后勤管理部管理制度

后勤管理部管理制度總則目的為了加強公司后勤管理，規(guī)范后勤工作流程，提高后勤服務(wù)質(zhì)量和效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司后勤管理部全體員工，以及與后勤服務(wù)相關(guān)的各項工作和活動。基本原則1.服務(wù)至上原則：后勤工作以服務(wù)公司全體員工為宗旨，樹立主動服務(wù)意識，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和水平。2.勤儉節(jié)約原則：合理利用公司資源，降低運營成本，杜絕浪費現(xiàn)象，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。3.規(guī)范高效原則：建立健全各項規(guī)章制度，明確工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，提高工作效率，確保后勤工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。4.安全第一原則：加強安全管理，落實安全責(zé)任，確保公司員工的生命財產(chǎn)安全和公司的正常運營。組織架構(gòu)與職責(zé)后勤管理部組織架構(gòu)后勤管理部設(shè)部門經(jīng)理1名，副經(jīng)理[X]名，下轄行政組、采購組、物業(yè)組、餐飲組、車輛管理組等。部門職責(zé)1.部門經(jīng)理職責(zé)全面負(fù)責(zé)后勤管理部的日常工作，制定部門工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。負(fù)責(zé)與公司其他部門的溝通協(xié)調(diào)，確保后勤工作與公司整體工作的順利銜接。審核后勤各項費用支出，控制成本，提高資金使用效益。負(fù)責(zé)后勤團隊的建設(shè)與管理，組織員工培訓(xùn)和考核，提高員工素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。及時處理后勤工作中的突發(fā)事件和重大問題，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報工作進展情況。2.行政組職責(zé)負(fù)責(zé)公司行政管理工作，包括文件收發(fā)、檔案管理、印章管理、辦公用品采購與發(fā)放等。組織公司會議、活動的籌備與安排，做好會議記錄和活動總結(jié)。負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，制定衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和檢查制度，定期進行檢查和評比。負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)的登記、清查和管理，建立固定資產(chǎn)臺賬，確保資產(chǎn)安全完整。協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)做好對外接待工作，安排接待事宜，維護公司形象。3.采購組職責(zé)負(fù)責(zé)公司各類物資的采購工作，根據(jù)公司需求制定采購計劃，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同。負(fù)責(zé)采購物資的質(zhì)量控制，對采購物資進行驗收，確保物資符合質(zhì)量要求。建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行評估和考核，維護良好的合作關(guān)系。負(fù)責(zé)采購成本的控制，通過市場調(diào)研、招標(biāo)采購等方式，降低采購成本，提高采購效益。4.物業(yè)組職責(zé)負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的物業(yè)管理工作，包括房屋及附屬設(shè)施設(shè)備的維修、保養(yǎng)、管理等。制定物業(yè)管理制度和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，組織實施物業(yè)管理服務(wù)，定期對物業(yè)工作進行檢查和評估。負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的安全保衛(wèi)工作，制定安全保衛(wèi)制度，加強門禁管理、巡邏檢查等，確保公司安全。負(fù)責(zé)公司水電、空調(diào)等能源設(shè)備的管理，制定節(jié)能措施，降低能源消耗。協(xié)調(diào)處理物業(yè)管理中的各類糾紛和投訴，及時解決業(yè)主的問題，提高業(yè)主滿意度。5.餐飲組職責(zé)負(fù)責(zé)公司食堂的管理工作，制定食堂管理制度和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，確保食堂食品安全和衛(wèi)生。負(fù)責(zé)食堂食材的采購、驗收、儲存和加工，合理搭配菜品，提供營養(yǎng)均衡的餐飲服務(wù)。負(fù)責(zé)食堂工作人員的管理和培訓(xùn)，提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率。定期收集員工對食堂餐飲服務(wù)的意見和建議，不斷改進食堂工作。6.車輛管理組職責(zé)負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用和管理，制定車輛管理制度和使用流程，確保車輛安全、正常運行。負(fù)責(zé)車輛的日常維護和保養(yǎng)，定期對車輛進行檢查和維修，確保車輛性能良好。負(fù)責(zé)駕駛員的管理和培訓(xùn)，提高駕駛員的安全意識和駕駛技能。做好車輛費用的核算和控制，合理安排車輛使用，降低車輛使用成本。行政管理制度文件收發(fā)管理1.公司文件由行政組統(tǒng)一收發(fā)、登記、傳閱、歸檔。2.收到文件后，行政組應(yīng)及時進行登記，注明文件名稱、文號、來文單位、日期等信息，并按照文件內(nèi)容和緊急程度進行分類處理。3.需傳閱的文件，行政組應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍進行傳閱，并做好傳閱記錄。傳閱人應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期。4.文件傳閱完畢后，行政組應(yīng)及時收回文件，并進行歸檔保存。重要文件應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進行長期保存。檔案管理1.行政組負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集和整理，并定期移交行政組歸檔。3.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進行分類整理，建立檔案目錄和索引，便于查詢和利用。4.檔案庫房應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、防潮、防火、防盜等，確保檔案安全。5.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下進行查閱。查閱人員不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案。印章管理1.公司印章由行政組統(tǒng)一保管和使用，嚴(yán)格執(zhí)行印章使用審批制度。2.使用印章應(yīng)填寫印章使用申請表，注明使用事由、印章名稱、使用部門、使用人等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可使用。3.印章管理人員應(yīng)認(rèn)真核對印章使用申請表的內(nèi)容，確保使用事由真實、合法、合規(guī)。使用印章時，應(yīng)在印章使用登記簿上進行登記，注明使用日期、使用人、使用事由等信息。4.印章使用完畢后，印章管理人員應(yīng)及時收回印章，并妥善保管。嚴(yán)禁將印章帶出公司或交他人代管。辦公用品管理1.行政組負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購、發(fā)放和管理工作。2.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，定期向行政組提交辦公用品需求計劃。行政組根據(jù)需求計劃，結(jié)合庫存情況，制定辦公用品采購計劃，并組織采購。3.辦公用品采購應(yīng)選擇合格的供應(yīng)商，確保采購物資的質(zhì)量和價格合理。采購?fù)瓿珊螅姓M應(yīng)及時組織驗收，并辦理入庫手續(xù)。4.辦公用品應(yīng)按照規(guī)定的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進行發(fā)放，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取和保管。領(lǐng)取辦公用品時，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用登記表，注明領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用物品名稱、數(shù)量等信息。5.行政組應(yīng)定期對辦公用品的使用情況進行統(tǒng)計和分析，合理控制辦公用品的消耗，避免浪費現(xiàn)象。采購管理制度采購計劃制定1.采購組應(yīng)根據(jù)公司各部門的需求和庫存情況，定期制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間等信息。2.在制定采購計劃時，采購組應(yīng)充分考慮市場供應(yīng)情況、價格波動等因素，合理安排采購時間和數(shù)量，確保采購物資的及時供應(yīng)和成本控制。3.采購計劃制定后，應(yīng)報部門經(jīng)理審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。供應(yīng)商選擇與管理1.采購組應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的基本情況、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等進行詳細(xì)記錄。2.選擇供應(yīng)商時，采購組應(yīng)進行市場調(diào)研，綜合考慮供應(yīng)商的信譽、實力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格等因素，選擇合格的供應(yīng)商。3.采購組應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。4.采購組應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評估和考核，根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等情況，給予相應(yīng)的評價和獎懲。對于不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時進行淘汰和更換。采購流程1.各部門根據(jù)工作需要填寫采購申請表，注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交采購組。2.采購組收到采購申請表后，對采購物資進行審核，確認(rèn)采購需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要的采購項目，采購組應(yīng)組織相關(guān)部門進行論證和審批。3.采購組根據(jù)審核后的采購申請表，制定采購方案，選擇合適的供應(yīng)商，并向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等信息。4.供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)按照訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并及時將發(fā)貨信息反饋給采購組。5.采購組收到供應(yīng)商的發(fā)貨通知后，應(yīng)及時通知相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備。物資到貨后，采購組應(yīng)組織相關(guān)部門按照合同要求進行驗收，驗收合格后辦理入庫手續(xù)。對于驗收不合格的物資，采購組應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商進行退換貨或補貨處理。6.采購組根據(jù)驗收情況和合同約定，辦理付款手續(xù)。付款時，采購組應(yīng)審核相關(guān)憑證，確保付款金額準(zhǔn)確無誤，并按照公司財務(wù)制度的規(guī)定進行審批和支付。采購成本控制1.采購組應(yīng)通過市場調(diào)研、招標(biāo)采購、詢價采購等方式，選擇性價比高的供應(yīng)商和采購物資，降低采購成本。2.在采購過程中，采購組應(yīng)與供應(yīng)商進行充分的溝通和談判，爭取更優(yōu)惠的價格和條款。對于批量采購或長期合作的供應(yīng)商，采購組應(yīng)爭取簽訂框架協(xié)議，鎖定采購價格和供應(yīng)數(shù)量。3.采購組應(yīng)加強對采購成本的核算和分析，定期對采購價格、采購數(shù)量、采購費用等進行統(tǒng)計和比較，及時發(fā)現(xiàn)采購成本控制中存在的問題，并采取有效措施進行改進。4.采購組應(yīng)嚴(yán)格控制采購過程中的各項費用支出，如運輸費、裝卸費、保險費等，確保采購成本的合理性和可控性。物業(yè)管理制度房屋及附屬設(shè)施設(shè)備管理1.物業(yè)組應(yīng)建立房屋及附屬設(shè)施設(shè)備檔案，對房屋的結(jié)構(gòu)、面積、用途、附屬設(shè)施設(shè)備的型號、規(guī)格、數(shù)量、維護保養(yǎng)記錄等進行詳細(xì)記錄。2.物業(yè)組應(yīng)定期對房屋及附屬設(shè)施設(shè)備進行檢查和維護保養(yǎng)，確保其正常運行。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行維修處理，并做好記錄。3.物業(yè)組應(yīng)制定房屋及附屬設(shè)施設(shè)備的維修計劃和應(yīng)急預(yù)案，根據(jù)設(shè)備的使用年限、運行狀況等因素，合理安排維修時間和費用。對于突發(fā)的設(shè)備故障，應(yīng)及時啟動應(yīng)急預(yù)案，確保設(shè)備盡快恢復(fù)正常運行。4.物業(yè)組應(yīng)加強對房屋及附屬設(shè)施設(shè)備的安全管理，設(shè)置明顯的安全警示標(biāo)志，定期進行安全檢查，確保設(shè)備的安全運行。對于存在安全隱患的設(shè)備，應(yīng)及時進行整改，消除安全隱患。安全保衛(wèi)管理1.物業(yè)組應(yīng)制定安全保衛(wèi)制度，明確安全保衛(wèi)職責(zé)和工作流程，加強對公司辦公區(qū)域的安全保衛(wèi)工作。2.物業(yè)組應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，對公司辦公區(qū)域進行封閉式管理。員工進入公司辦公區(qū)域應(yīng)憑有效證件刷卡進入，外來人員進入公司應(yīng)進行登記，并經(jīng)被訪人員同意后，方可進入。3.物業(yè)組應(yīng)加強巡邏檢查，安排專人定時對公司辦公區(qū)域進行巡邏，重點檢查門窗、水電、消防等設(shè)施設(shè)備的安全情況，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.物業(yè)組應(yīng)配備必要的安全保衛(wèi)設(shè)備和器材，如監(jiān)控設(shè)備、報警設(shè)備、消防器材等，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)備器材的正常使用。5.物業(yè)組應(yīng)加強對員工的安全教育，提高員工的安全意識和自我防范能力。對于發(fā)生的安全事故，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并配合有關(guān)部門進行調(diào)查處理。環(huán)境衛(wèi)生管理1.物業(yè)組應(yīng)制定環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和工作流程，加強對公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理。2.物業(yè)組應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生工作，定期對辦公區(qū)域進行清掃、拖地、擦拭等，保持辦公區(qū)域的整潔衛(wèi)生。3.物業(yè)組應(yīng)加強對公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，如走廊、樓梯、電梯、衛(wèi)生間等，定期進行消毒、通風(fēng)等，確保公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)。4.物業(yè)組應(yīng)設(shè)置垃圾桶、垃圾袋等垃圾收集設(shè)施，并定期進行清理和運輸，確保垃圾日產(chǎn)日清。對于可回收垃圾，應(yīng)進行分類回收處理。5.物業(yè)組應(yīng)加強對環(huán)境衛(wèi)生的檢查和監(jiān)督，定期對辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生進行檢查和評比，對環(huán)境衛(wèi)生不達標(biāo)的部門或個人進行督促整改。能源設(shè)備管理1.物業(yè)組應(yīng)加強對公司水電、空調(diào)等能源設(shè)備的管理，制定能源設(shè)備管理制度和操作規(guī)程，確保能源設(shè)備的安全、正常運行。2.物業(yè)組應(yīng)定期對能源設(shè)備進行檢查和維護保養(yǎng)，及時發(fā)現(xiàn)和處理設(shè)備故障，確保設(shè)備的運行效率和節(jié)能效果。3.物業(yè)組應(yīng)加強對能源消耗的統(tǒng)計和分析，制定節(jié)能措施，合理控制能源消耗。如采用節(jié)能燈具、優(yōu)化空調(diào)運行模式、加強用水管理等，降低公司的能源成本。4.物業(yè)組應(yīng)加強對員工的節(jié)能宣傳教育，提高員工的節(jié)能意識，倡導(dǎo)員工養(yǎng)成節(jié)約能源的良好習(xí)慣。餐飲管理制度食堂管理1.餐飲組應(yīng)制定食堂管理制度，明確食堂工作人員的職責(zé)和工作流程，加強對食堂的管理。2.食堂工作人員應(yīng)持健康證上崗，定期進行體檢，確保身體健康。工作時應(yīng)穿戴工作服、工作帽、口罩等，保持個人衛(wèi)生。3.餐飲組應(yīng)加強對食堂食材的采購、驗收、儲存和加工管理，確保食材的安全和衛(wèi)生。采購食材應(yīng)選擇合格的供應(yīng)商，嚴(yán)格按照食品安全標(biāo)準(zhǔn)進行驗收，儲存食材應(yīng)分類存放，防止變質(zhì)和污染。加工食材應(yīng)做到生熟分開，煮熟煮透，確保食品安全。4.餐飲組應(yīng)合理搭配菜品，提供營養(yǎng)均衡的餐飲服務(wù)。根據(jù)員工的口味和需求，制定每周食譜，并提前公布。5.餐飲組應(yīng)加強對食堂環(huán)境衛(wèi)生的管理，定期對食堂進行清潔消毒，保持食堂環(huán)境整潔衛(wèi)生。餐具應(yīng)做到每餐消毒，確保餐具的衛(wèi)生安全。食品安全管理1.餐飲組應(yīng)嚴(yán)格遵守國家食品安全法律法規(guī)，建立食品安全管理制度，加強對食品安全的管理。2.食堂應(yīng)配備必要的食品安全檢測設(shè)備和器材，如食品留樣冰箱、農(nóng)藥殘留檢測儀等，定期對食材進行檢測，確保食材的安全。3.餐飲組應(yīng)加強對食堂工作人員的食品安全培訓(xùn)，提高工作人員的食品安全意識和操作技能。工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照食品安全操作規(guī)程進行操作，防止食品安全事故的發(fā)生。4.餐飲組應(yīng)建立食品留樣制度，每餐提供的食品應(yīng)留樣，留樣量不少于100克，留樣時間不少于48小時。留樣食品應(yīng)存放在專用的留樣冰箱中，并做好記錄。5.如發(fā)生食品安全事故，餐飲組應(yīng)立即采取措施進行處理，并及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。配合有關(guān)部門進行調(diào)查處理，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。員工就餐管理1.公司員工應(yīng)按照規(guī)定的就餐時間和地點就餐，遵守食堂秩序。2.員工應(yīng)自覺排隊打飯，不得插隊或擁擠。就餐時應(yīng)文明用餐，不得浪費食物。3.員工應(yīng)愛護食堂設(shè)施設(shè)備和餐具，如有損壞應(yīng)照價賠償。4.餐飲組應(yīng)定期收集員工對食堂餐飲服務(wù)的意見和建議，不斷改進食堂工作。對于員工的投訴和建議，應(yīng)及時進行處理和反饋。車輛管理制度車輛調(diào)度與使用1.車輛管理組應(yīng)根據(jù)公司工作需要，合理調(diào)度車輛，確保車輛的高效使用。2.各部門如需使用車輛，應(yīng)提前填寫車輛使用申請表，注明使用事由、使用時間、行駛路線等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交車輛管