各公司文件管理制度

各公司文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件管理，確保文件的有效利用和規(guī)范流轉(zhuǎn)，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的所有文件管理工作。（三）文件定義本制度所稱文件，是指公司在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的信息記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文件管理工作由行政部門統(tǒng)一負責(zé)，確保文件管理的規(guī)范化、標準化。2.分級負責(zé)原則：根據(jù)文件的重要性和涉及范圍，實行分級管理，明確各級人員的職責(zé)。3.高效利用原則：優(yōu)化文件管理流程，提高文件的檢索、查閱和利用效率，為公司決策和業(yè)務(wù)開展提供有力支持。4.安全保密原則：加強文件的安全保密措施，防止文件泄露、丟失和損壞，確保公司信息安全。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司決議、決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等各類行政公文。2.人事文件：涉及員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動合同等人事管理方面的文件。3.財務(wù)文件：財務(wù)預(yù)算、決算、報表、審計報告、財務(wù)制度等財務(wù)相關(guān)文件。4.業(yè)務(wù)文件：公司業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的各類文件，如市場調(diào)研報告、銷售合同、項目方案、技術(shù)文檔等。5.其他文件：不屬于上述分類的其他文件，如會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)等。（二）文件編號1.編號規(guī)則行政文件：[公司簡稱][年份][流水號]，如[XX公司][2023][001]。人事文件：[公司簡稱][RS][年份][流水號]，如[XX公司][RS][2023][001]。財務(wù)文件：[公司簡稱][CW][年份][流水號]，如[XX公司][CW][2023][001]。業(yè)務(wù)文件：[公司簡稱][YW][部門代碼][年份][流水號]，部門代碼根據(jù)公司組織架構(gòu)設(shè)定，如市場部為[SC]，銷售部為[XS]等，如[XX公司][YW][SC][2023][001]。其他文件：[公司簡稱][QT][年份][流水號]，如[XX公司][QT][2023][001]。2.編號說明年份為文件形成的公元紀年，取后兩位數(shù)字。流水號為該類文件在本年度內(nèi)的順序號，從001開始依次編排。三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草由相關(guān)部門或人員負責(zé)，起草人應(yīng)確保文件內(nèi)容準確、完整、清晰，符合公司政策和法律法規(guī)要求。2.起草文件時應(yīng)明確文件的主題、目的、范圍、主要內(nèi)容等，語言表達應(yīng)簡潔明了，避免歧義。（二）審核1.文件起草完成后，需經(jīng)部門負責(zé)人審核。部門負責(zé)人應(yīng)重點審核文件內(nèi)容是否符合部門職責(zé)和工作實際，格式是否規(guī)范，與其他相關(guān)文件是否協(xié)調(diào)一致等。2.涉及多個部門的文件，需經(jīng)相關(guān)部門會簽后再提交審核。會簽部門應(yīng)認真審查文件中涉及本部門的內(nèi)容，提出意見和建議。3.重要文件或涉及公司重大決策的文件，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對文件的必要性、可行性、合法性等進行全面審查。四、文件發(fā)布與歸檔（一）發(fā)布1.經(jīng)審核批準的文件，由行政部門負責(zé)統(tǒng)一發(fā)布。發(fā)布方式包括印發(fā)紙質(zhì)文件、在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)發(fā)布電子文件等。2.紙質(zhì)文件發(fā)布時，應(yīng)按照文件編號順序進行排版印刷，確保文件格式規(guī)范、字跡清晰。文件印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)實際需要確定，避免浪費。3.電子文件發(fā)布時，應(yīng)上傳至公司指定的文件管理系統(tǒng)，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，確保文件的安全訪問和有效利用。（二）歸檔1.文件發(fā)布后，相關(guān)部門應(yīng)及時將文件原件及相關(guān)資料整理歸檔。歸檔文件應(yīng)保持齊全、完整，按照文件分類和編號順序進行裝訂或存儲。2.紙質(zhì)文件歸檔時，應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾，并在盒面或文件夾上標明文件類別、年份、起止編號等信息。3.電子文件歸檔時，應(yīng)按照文件分類和編號建立文件夾結(jié)構(gòu)，將電子文件存儲在指定的存儲設(shè)備或服務(wù)器上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、文件查閱與借閱（一）查閱1.公司員工因工作需要查閱文件，可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)文件管理系統(tǒng)或到行政部門檔案室進行查閱。2.在文件管理系統(tǒng)查閱文件時，員工應(yīng)使用自己的賬號登錄系統(tǒng)，按照系統(tǒng)提示進行操作。如需查閱紙質(zhì)文件，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，到行政部門檔案室查閱。3.行政部門檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)員工填寫的申請表，及時提供所需文件，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱文件名稱及編號、查閱目的等。（二）借閱1.公司員工因工作需要借閱文件，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，報行政部門負責(zé)人審批。2.行政部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)文件的重要性和保密級別，對借閱申請進行審批。對于涉及公司機密的文件，應(yīng)嚴格控制借閱范圍和期限，并要求借閱人簽署保密協(xié)議。3.借閱人經(jīng)審批同意后，到行政部門檔案室辦理借閱手續(xù)。檔案室管理人員應(yīng)將借閱文件交付借閱人，并在《文件借閱登記簿》上進行登記，注明借閱日期、借閱人姓名、部門、借閱文件名稱及編號、借閱期限等信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞文件。如需延長借閱期限，應(yīng)在借閱期限屆滿前向行政部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。5.借閱人歸還文件時，應(yīng)確保文件完整無損。檔案室管理人員應(yīng)認真核對歸還文件的名稱、編號、數(shù)量等信息，確認無誤后在《文件借閱登記簿》上注明歸還日期，并將文件歸檔保存。六、文件保管與保密（一）保管1.行政部門負責(zé)公司文件的集中保管，應(yīng)建立專門的檔案室或文件存儲區(qū)域，確保文件存放安全、有序。2.檔案室應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，定期對文件進行檢查和維護，確保文件的完整性和可讀性。3.對于電子文件，應(yīng)采取有效的數(shù)據(jù)備份和存儲措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，應(yīng)定期對電子文件進行清理和整理，確保電子文件存儲系統(tǒng)的正常運行。（二）保密1.公司員工應(yīng)嚴格遵守公司文件保密制度，對涉及公司機密的文件予以保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.對于機密文件，應(yīng)在文件上加蓋“機密”印章，并嚴格控制傳閱范圍和知悉人員。傳閱時應(yīng)使用專門的傳閱單，注明傳閱日期、傳閱人姓名、部門等信息，確保文件傳遞過程的可追溯性。3.因工作需要接觸機密文件的人員，應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。如因工作變動或離職，應(yīng)及時將所保管的機密文件交回公司，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。4.公司應(yīng)加強對文件保密工作的監(jiān)督檢查，對違反文件保密制度的行為進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的將依法追究法律責(zé)任。七、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的文件。2.因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因不再使用或已失效的文件。3.經(jīng)鑒定確屬保密期限已滿或已解密且無其他保存價值的保密文件。（二）銷毀程序1.行政部門定期對公司文件進行清理和鑒定，確定需要銷毀的文件清單。2.對于需要銷毀的文件，行政部門應(yīng)填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，行政部門負責(zé)組織實施文件銷毀工作。文件銷毀可采用粉碎、焚燒等方式進行，確保文件信息無法恢復(fù)。4.文件銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《