酒店項(xiàng)目合同管理規(guī)定

酒店項(xiàng)目合同管理規(guī)定

酒店項(xiàng)目合同管理規(guī)定一、總則1.目的為加強(qiáng)酒店項(xiàng)目合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更及終止等行為，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)酒店合法權(quán)益，提高酒店項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)效率和經(jīng)濟(jì)效益，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于酒店所有項(xiàng)目合同的管理，包括但不限于工程建設(shè)合同、物資采購(gòu)合同、服務(wù)合同、租賃合同等。3.管理原則-合法性原則：合同的簽訂和履行必須符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。-平等自愿原則：合同當(dāng)事人在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，充分表達(dá)各自的真實(shí)意愿。-公平誠(chéng)信原則：合同的內(nèi)容應(yīng)公平合理，當(dāng)事人應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同義務(wù)。-分級(jí)管理原則：根據(jù)合同的性質(zhì)、金額和重要程度，實(shí)行分級(jí)管理，明確各級(jí)管理部門(mén)和人員的職責(zé)。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組-組成：由酒店總經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，副總經(jīng)理?yè)?dān)任副組長(zhǎng)，各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。-職責(zé)：-審議酒店合同管理制度及相關(guān)規(guī)定。-對(duì)重大合同的簽訂、變更、終止等事項(xiàng)進(jìn)行決策。-協(xié)調(diào)解決合同管理過(guò)程中的重大問(wèn)題。2.合同管理部門(mén)-設(shè)立：酒店設(shè)立專(zhuān)門(mén)的合同管理部門(mén)（可設(shè)為法務(wù)部或綜合管理部等），負(fù)責(zé)合同管理的日常工作。-職責(zé)：-制定和完善合同管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)文本。-對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、登記、歸檔和保管。-審核合同的合法性、合規(guī)性和完整性，提出審核意見(jiàn)。-監(jiān)督合同的履行情況，定期檢查合同執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。-組織合同糾紛的處理，參與協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟活動(dòng)。3.業(yè)務(wù)部門(mén)-職責(zé)：-負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的起草、洽談和簽訂工作。-對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、資質(zhì)、信譽(yù)等進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估。-按照合同約定組織實(shí)施項(xiàng)目，確保合同的履行。-及時(shí)向合同管理部門(mén)反饋合同履行過(guò)程中的問(wèn)題和情況。三、合同的簽訂1.合同相對(duì)方的選擇與審查-選擇：業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需求，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式，選擇具有相應(yīng)資質(zhì)、信譽(yù)良好的合同相對(duì)方。-審查：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)情況、信譽(yù)狀況等進(jìn)行全面審查，并收集相關(guān)證明材料。合同管理部門(mén)應(yīng)協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審查，必要時(shí)可委托專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)查。審查內(nèi)容包括但不限于：-營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本原件及復(fù)印件，核實(shí)其是否具有合法的經(jīng)營(yíng)資格。-資質(zhì)證書(shū)，確認(rèn)其是否具備履行合同所需的專(zhuān)業(yè)資質(zhì)。-業(yè)績(jī)證明材料，如類(lèi)似項(xiàng)目的合同復(fù)印件等，評(píng)估其實(shí)際履約能力。-信譽(yù)情況，通過(guò)查詢信用記錄、向相關(guān)單位了解等方式，判斷其信譽(yù)狀況。2.合同的起草-起草主體：合同原則上由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)起草，涉及重大項(xiàng)目或復(fù)雜法律問(wèn)題的合同，可邀請(qǐng)合同管理部門(mén)或法律顧問(wèn)共同起草。-內(nèi)容要求：合同應(yīng)具備以下主要條款：-當(dāng)事人的名稱(chēng)或者姓名和住所。-標(biāo)的，明確合同所涉及的項(xiàng)目、貨物或服務(wù)的具體內(nèi)容。-數(shù)量和質(zhì)量，詳細(xì)規(guī)定標(biāo)的的數(shù)量和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。-價(jià)款或者報(bào)酬，明確金額及支付方式、支付時(shí)間等。-履行期限、地點(diǎn)和方式，確定合同履行的具體時(shí)間、地點(diǎn)和方式。-違約責(zé)任，明確雙方在違反合同約定時(shí)應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。-解決爭(zhēng)議的方法，約定爭(zhēng)議解決的途徑，如協(xié)商、仲裁或訴訟。-文本規(guī)范：合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，條款表述清晰、準(zhǔn)確、完整，避免產(chǎn)生歧義。合同應(yīng)采用書(shū)面形式，并使用酒店統(tǒng)一的合同編號(hào)。3.合同的審核-內(nèi)部審核流程：合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)組織本部門(mén)內(nèi)部審核，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)要求。審核通過(guò)后，將合同文本提交合同管理部門(mén)進(jìn)行審核。合同管理部門(mén)應(yīng)從合法性、合規(guī)性、完整性等方面進(jìn)行審核，并提出書(shū)面審核意見(jiàn)。涉及財(cái)務(wù)、技術(shù)等專(zhuān)業(yè)內(nèi)容的，合同管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。-審核重點(diǎn)：-合法性審核：審查合同是否符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在違法違規(guī)條款。-合規(guī)性審核：檢查合同是否符合酒店的規(guī)章制度和內(nèi)部管理要求。-完整性審核：核實(shí)合同條款是否齊全，內(nèi)容是否完整，權(quán)利義務(wù)是否明確。-風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：對(duì)合同可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，并提出防范措施。4.合同的審批-審批權(quán)限：根據(jù)合同的金額和重要程度，設(shè)定不同的審批權(quán)限。一般合同由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管副總經(jīng)理審批；重大合同需經(jīng)合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議，報(bào)總經(jīng)理審批。-審批流程：業(yè)務(wù)部門(mén)將經(jīng)過(guò)審核的合同文本及相關(guān)資料按照審批權(quán)限提交審批。審批人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批，并簽署明確的審批意見(jiàn)。對(duì)于審批意見(jiàn)為不同意的合同，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)意見(jiàn)進(jìn)行修改后重新提交審批。5.合同的簽訂-簽訂主體：合同應(yīng)由酒店法定代表人或其授權(quán)代理人簽訂。授權(quán)代理人簽訂合同前，應(yīng)取得法定代表人的書(shū)面授權(quán)委托書(shū)，并在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同。-簽訂程序：合同經(jīng)審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)與合同相對(duì)方就合同條款進(jìn)行最終確認(rèn)，確保雙方達(dá)成一致意見(jiàn)。確認(rèn)無(wú)誤后，雙方在合同文本上簽字蓋章。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同原件一份交合同管理部門(mén)存檔，同時(shí)留存副本供本部門(mén)使用。四、合同的履行1.履行責(zé)任合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)作為合同履行的責(zé)任主體，應(yīng)按照合同約定組織實(shí)施項(xiàng)目，確保合同的全面履行。業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同的跟蹤和執(zhí)行，及時(shí)協(xié)調(diào)解決履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.履行監(jiān)督-合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，建立合同履行臺(tái)賬，記錄合同履行的進(jìn)度、質(zhì)量、付款等情況。-業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期向合同管理部門(mén)匯報(bào)合同履行情況，如發(fā)現(xiàn)合同履行出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施加以解決。3.付款管理-財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和時(shí)間，審核付款申請(qǐng)，并辦理付款手續(xù)。付款申請(qǐng)應(yīng)附合同復(fù)印件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)證明材料。-業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在合同約定的付款節(jié)點(diǎn)前，及時(shí)向財(cái)務(wù)部門(mén)提交付款申請(qǐng)，并確保相關(guān)證明材料的真實(shí)性和完整性。財(cái)務(wù)部門(mén)在付款前，應(yīng)核實(shí)合同履行情況，對(duì)不符合合同約定的付款申請(qǐng)有權(quán)拒絕支付。4.變更與轉(zhuǎn)讓-變更：合同履行過(guò)程中，如需對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行變更，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響。變更申請(qǐng)經(jīng)合同管理部門(mén)審核，報(bào)原審批人審批后，與合同相對(duì)方簽訂變更協(xié)議。-轉(zhuǎn)讓?zhuān)何唇?jīng)酒店書(shū)面同意，合同相對(duì)方不得擅自轉(zhuǎn)讓合同權(quán)利和義務(wù)。如因特殊情況需要轉(zhuǎn)讓合同，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)進(jìn)行調(diào)查評(píng)估，并報(bào)合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。經(jīng)審批同意后，與合同相對(duì)方及受讓方簽訂三方轉(zhuǎn)讓協(xié)議。5.終止與解除-終止：合同履行完畢，雙方權(quán)利義務(wù)全部實(shí)現(xiàn)后，合同自然終止。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向合同管理部門(mén)提交合同履行完畢的報(bào)告，合同管理部門(mén)核實(shí)后辦理合同終止手續(xù)。-解除：在合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知合同相對(duì)方，并按照法律規(guī)定和合同約定辦理解除手續(xù)。解除合同的通知應(yīng)以書(shū)面形式送達(dá)對(duì)方，并留存相關(guān)證據(jù)。合同解除后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)與合同相對(duì)方辦理相關(guān)結(jié)算和清理手續(xù)。五、合同的檔案管理1.檔案建立合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)建立合同檔案，對(duì)合同從簽訂到終止的全過(guò)程資料進(jìn)行收集、整理和歸檔。合同檔案應(yīng)包括合同文本、審批文件、相對(duì)方資質(zhì)證明材料、往來(lái)函件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算憑證等與合同相關(guān)的資料。2.分類(lèi)保管合同檔案應(yīng)按照合同的類(lèi)型、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)保管，建立電子和紙質(zhì)檔案目錄，便于查詢和檢索。合同檔案應(yīng)存放在安全、保密的場(chǎng)所，防止檔案資料的損壞、丟失和泄露。3.借閱與查閱因工作需要借閱或查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案借閱/查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到合同管理部門(mén)辦理借閱或查閱手續(xù)。借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或損壞檔案資料。4.檔案銷(xiāo)毀合同檔案的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)和酒店的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。保管期限屆滿后，合同管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《合同檔案銷(xiāo)毀清單》，報(bào)酒店領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案資料徹底銷(xiāo)毀。六、合同的風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估-合同管理部門(mén)應(yīng)定期組織業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)合同管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如法律風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)等。-針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施-根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施包括但不限于：-風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)的合同項(xiàng)目，如法律法規(guī)不明確、合同相對(duì)方信譽(yù)極差等情況，應(yīng)考慮放棄簽訂合同。-風(fēng)險(xiǎn)降低：通過(guò)完善合同條款、加強(qiáng)合同履行監(jiān)督、要求提供擔(dān)保等方式，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。-風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：對(duì)于一些無(wú)法通過(guò)自身措施降低的風(fēng)險(xiǎn)，可考慮通過(guò)購(gòu)買(mǎi)保險(xiǎn)、要求對(duì)方提供擔(dān)保等方式將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給第三方。-風(fēng)險(xiǎn)接受：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)較低、影響程度較小的風(fēng)險(xiǎn)，在采取一定的防范措施后，可考慮接受風(fēng)險(xiǎn)。3.應(yīng)急處理機(jī)制-建立合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急處理機(jī)制，制定應(yīng)急預(yù)案。當(dāng)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)事件時(shí)，如合同相對(duì)方違約、不可抗力等，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，減少損失。-合同管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)事件進(jìn)行調(diào)查和分析，評(píng)估損失情況，并及時(shí)與合同相對(duì)方進(jìn)行溝通協(xié)商，尋求解決方案。如協(xié)商無(wú)果，可根據(jù)合同約定和法律規(guī)定，通過(guò)仲裁或訴訟等方式維護(hù)酒店的合法權(quán)益。七、合同糾紛處理1.糾紛處理原則-酒店在處理合同糾紛時(shí)，應(yīng)遵循合法、公正、及時(shí)的原則，積極維護(hù)酒店的合法權(quán)益，盡量減少糾紛對(duì)酒店經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的影響。-合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)首先通過(guò)友好協(xié)商解決，爭(zhēng)取達(dá)成雙方都能接受的解決方案。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。2.糾紛處理程序-糾紛報(bào)告：合同履行過(guò)程中發(fā)生糾紛時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向合同管理部門(mén)報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明糾紛的起因、經(jīng)過(guò)、現(xiàn)狀及可能的解決方案。-內(nèi)部協(xié)調(diào)：合同管理部門(mén)接到報(bào)告后，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行討論和分析，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)明確處理方式、責(zé)任人員、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容。-協(xié)商解決：根據(jù)糾紛處理方案，由業(yè)務(wù)部門(mén)或指定的人員與合同相對(duì)方進(jìn)行協(xié)商。協(xié)商過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，及時(shí)向合同管理部門(mén)反饋協(xié)商進(jìn)展情況。如協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)，應(yīng)簽訂書(shū)面協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)。-仲裁或訴訟：如協(xié)商不成，需要通過(guò)仲裁或訴訟方式解決糾紛的，合同管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同法律顧問(wèn)制定仲裁或訴訟策略，準(zhǔn)備相關(guān)證據(jù)材料，并委托專(zhuān)業(yè)的律師或仲裁代理人參與仲裁或訴訟活動(dòng)。在仲裁或訴訟過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)應(yīng)積極配合，提供必要的支持和協(xié)助。3.糾紛處理結(jié)果的執(zhí)行-合同糾紛處理結(jié)果生效后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)執(zhí)行。如對(duì)方未按照處理結(jié)果履行義務(wù)，應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)強(qiáng)制執(zhí)行。-合同管理部門(mén)應(yīng)跟蹤糾紛處理結(jié)果的執(zhí)行情況，確保酒店的合法權(quán)益得到有效維護(hù)。同時(shí)，應(yīng)對(duì)糾紛處理過(guò)程進(jìn)行總結(jié)分析，針對(duì)存在的問(wèn)題提出改進(jìn)措施，完善合同管理制度和流程。八、責(zé)任追究1.責(zé)任界定在合同管理過(guò)程中，因相關(guān)人員故意或重大過(guò)失導(dǎo)致合同出現(xiàn)問(wèn)題，給酒店造成損失的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。責(zé)任界定包括以下方面：-合同起草人員對(duì)合同條款的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，因起草失誤導(dǎo)致合同出現(xiàn)漏洞或歧義，給酒店造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。-合同審核人員對(duì)合同的合法性、合規(guī)性和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估負(fù)責(zé)，因?qū)徍瞬粐?yán)導(dǎo)致合同存在法律風(fēng)險(xiǎn)或其他重大問(wèn)題，給酒店造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。-合同審批人員對(duì)合同的審批決策負(fù)責(zé)，因?qū)徟д`導(dǎo)致合同簽訂或履行出現(xiàn)問(wèn)題，給酒店造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。-合同履行責(zé)任人對(duì)合同的履行情況負(fù)責(zé)，因未按照合同約定履行義務(wù)或?qū)β男羞^(guò)程監(jiān)管不力，導(dǎo)致合同出現(xiàn)糾紛或給酒店造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.責(zé)任追究方式根據(jù)責(zé)任的性質(zhì)和程度，對(duì)相關(guān)責(zé)任人采取以下責(zé)任追究方式：-批評(píng)教育：對(duì)情節(jié)較輕的責(zé)任人，給予批評(píng)教育，責(zé)令其改正錯(cuò)誤。-經(jīng)濟(jì)處罰：根據(jù)損失情況，對(duì)責(zé)任人處以一定金額的罰款，賠償酒店的部分損失。-崗位調(diào)整：對(duì)情節(jié)較為嚴(yán)重的責(zé)任人，視情況進(jìn)行崗位調(diào)整，降低其工作權(quán)限和職責(zé)。-解除勞動(dòng)合同：對(duì)情節(jié)嚴(yán)重、給酒店造成重大損失的責(zé)任人，依法解除勞動(dòng)合同，并追究其法律責(zé)任。3.責(zé)任追究程序-發(fā)現(xiàn)問(wèn)題：合同管理部門(mén)在日常監(jiān)督檢查或處理合同糾紛過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)相關(guān)人員存在責(zé)任問(wèn)題時(shí)，應(yīng)及