設(shè)計(jì)文件歸檔管理制度

設(shè)計(jì)文件歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司設(shè)計(jì)文件的管理，確保設(shè)計(jì)文件的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于設(shè)計(jì)文件的查閱、利用和長期保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有設(shè)計(jì)項(xiàng)目文件的歸檔管理，包括但不限于產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工程設(shè)計(jì)、平面設(shè)計(jì)等各類設(shè)計(jì)相關(guān)文件。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：設(shè)計(jì)文件由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和安全性。2.分類管理原則：按照設(shè)計(jì)項(xiàng)目的類別、階段等進(jìn)行分類，便于查找和利用。3.全程參與原則：檔案管理部門應(yīng)參與設(shè)計(jì)項(xiàng)目從啟動到結(jié)束的全過程，確保文件的及時收集和歸檔。4.確保質(zhì)量原則：歸檔的設(shè)計(jì)文件應(yīng)符合質(zhì)量要求，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰。二、設(shè)計(jì)文件的形成與積累（一）設(shè)計(jì)項(xiàng)目啟動階段1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目啟動時，應(yīng)向參與項(xiàng)目的設(shè)計(jì)人員明確文件歸檔的要求和標(biāo)準(zhǔn)，包括文件格式、內(nèi)容規(guī)范等。2.設(shè)計(jì)人員應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需求，制定文件形成計(jì)劃，明確各階段應(yīng)產(chǎn)生的文件清單。（二）設(shè)計(jì)過程中1.設(shè)計(jì)人員應(yīng)及時整理和保存設(shè)計(jì)過程中產(chǎn)生的各類文件，包括設(shè)計(jì)圖紙、計(jì)算書、技術(shù)文件、會議紀(jì)要、往來信函等。2.文件應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)度和類別進(jìn)行分類存放，確保文件的有序性。3.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)定期檢查設(shè)計(jì)文件的形成和積累情況，及時督促設(shè)計(jì)人員完成文件整理工作。（三）設(shè)計(jì)變更管理1.設(shè)計(jì)變更發(fā)生時，變更提出人應(yīng)填寫《設(shè)計(jì)變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容和影響范圍。2.變更申請表應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施變更。3.設(shè)計(jì)人員應(yīng)及時更新設(shè)計(jì)文件，確保變更后的文件準(zhǔn)確反映設(shè)計(jì)要求，并將變更文件與原文件一同歸檔，注明變更的日期和相關(guān)信息。三、設(shè)計(jì)文件的分類與編號（一）分類方法1.按照設(shè)計(jì)項(xiàng)目的性質(zhì)分類，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工程設(shè)計(jì)、平面設(shè)計(jì)等。2.對于工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目，可進(jìn)一步按照專業(yè)分類，如建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等。3.按照設(shè)計(jì)階段分類，如方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。（二）編號規(guī)則1.設(shè)計(jì)文件編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。2.編號格式為：項(xiàng)目代號專業(yè)代號階段代號順序號。項(xiàng)目代號：采用項(xiàng)目名稱的英文縮寫或特定代碼。專業(yè)代號：采用專業(yè)名稱的英文縮寫。階段代號：采用方案設(shè)計(jì)（S）、初步設(shè)計(jì)（P）、施工圖設(shè)計(jì)（C）等英文縮寫。順序號：按照文件產(chǎn)生的先后順序依次編號。3.示例：某產(chǎn)品設(shè)計(jì)項(xiàng)目的電氣專業(yè)施工圖設(shè)計(jì)文件編號為：PDEC001，表示產(chǎn)品設(shè)計(jì)項(xiàng)目中的電氣專業(yè)施工圖設(shè)計(jì)的第一份文件。四、設(shè)計(jì)文件的歸檔要求（一）歸檔時間1.設(shè)計(jì)項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)組織相關(guān)人員對設(shè)計(jì)文件進(jìn)行整理和審核，確保文件齊全、準(zhǔn)確。2.審核通過后的設(shè)計(jì)文件應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)歸檔至公司檔案管理部門。（二）歸檔內(nèi)容1.設(shè)計(jì)文件應(yīng)包括設(shè)計(jì)過程中產(chǎn)生的所有文件，如設(shè)計(jì)圖紙、計(jì)算書、技術(shù)文件、說明書、測試報告、用戶手冊等。2.對于重要的設(shè)計(jì)項(xiàng)目，還應(yīng)歸檔項(xiàng)目相關(guān)的合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等資料。3.設(shè)計(jì)文件的電子版本和紙質(zhì)版本應(yīng)同時歸檔，電子版本應(yīng)存儲在規(guī)定的存儲介質(zhì)上，并按照分類和編號進(jìn)行命名和存儲。（三）歸檔質(zhì)量要求1.紙質(zhì)設(shè)計(jì)文件應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全。2.電子設(shè)計(jì)文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整、存儲安全，確保能夠正常打開和查閱。3.歸檔文件應(yīng)按照分類和編號順序進(jìn)行排列，編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文件名稱、日期、編制人等信息。五、設(shè)計(jì)文件的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱設(shè)計(jì)文件時，應(yīng)填寫《設(shè)計(jì)文件查閱申請表》，注明查閱的項(xiàng)目名稱、文件名稱和查閱目的。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保文件的安全和完整。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱設(shè)計(jì)文件時，應(yīng)填寫《設(shè)計(jì)文件借閱申請表》，注明借閱的項(xiàng)目名稱、文件名稱、借閱期限和歸還日期。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的設(shè)計(jì)文件，不得擅自復(fù)制、涂改、轉(zhuǎn)借或損壞文件。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還文件，檔案管理人員應(yīng)對歸還的文件進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。六、設(shè)計(jì)文件的保管與維護(hù)（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.庫房應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。（二）保管期限1.設(shè)計(jì)文件的保管期限應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，一般分為短期、中期和長期。短期保管期限為[X]年，適用于一般性的設(shè)計(jì)文件。中期保管期限為[X]年，適用于重要的設(shè)計(jì)項(xiàng)目文件。長期保管期限為永久，適用于具有重要?dú)v史價值或?qū)景l(fā)展有重大影響的設(shè)計(jì)文件。2.檔案管理人員應(yīng)定期對設(shè)計(jì)文件的保管期限進(jìn)行檢查和清理，對超過保管期限的文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）維護(hù)措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對設(shè)計(jì)文件進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保文件的數(shù)量和完整性。2.對于紙質(zhì)設(shè)計(jì)文件，應(yīng)定期進(jìn)行除塵、消毒等維護(hù)工作，防止文件發(fā)霉、蟲蛀。3.對于電子設(shè)計(jì)文件，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理部門應(yīng)建立設(shè)計(jì)文件維護(hù)記錄，記錄維護(hù)的時間、內(nèi)容、維護(hù)人員等信息。七、設(shè)計(jì)文件的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.公司成立設(shè)計(jì)文件鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對到期的設(shè)計(jì)文件進(jìn)行鑒定，確定文件的保存價值和銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.鑒定小組應(yīng)根據(jù)設(shè)計(jì)文件的內(nèi)容、歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，綜合判斷文件的保存價值。2.對于已失去保存價值的設(shè)計(jì)文件，如一般性的設(shè)計(jì)草圖、過期的設(shè)計(jì)變更文件等，可予以銷毀。3.對于具有重要?dú)v史價值或?qū)景l(fā)展有重大影響的設(shè)計(jì)文件，應(yīng)繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的設(shè)計(jì)文件進(jìn)行審核后，編制《設(shè)計(jì)文件銷毀清單》，清單應(yīng)包括文件編號、文件名稱、日期、鑒定意見等信息。2.《設(shè)計(jì)文件銷毀清單》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀設(shè)計(jì)文件時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保文件徹底銷毀。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字，記錄銷毀的時間、地點(diǎn)、文件名稱和數(shù)量等信息。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司設(shè)計(jì)文件歸檔管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)文件的集中統(tǒng)一管理，包括文件的收集、整理、分類、編號、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定和銷毀等工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保庫房環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。4.負(fù)責(zé)對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)文件的具體收集、整理、分類、編號、歸檔等工作，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常維護(hù)和管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。3.負(fù)責(zé)為公司內(nèi)部