電子公章使用管理制度

電子公章使用管理制度總則目的為規(guī)范公司電子公章的使用，確保電子公章使用的安全性、合法性和有效性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在處理與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、合同、報(bào)表等各類事務(wù)時，使用電子公章的行為。基本原則1.依法依規(guī)原則：電子公章的使用必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定。2.安全保密原則：嚴(yán)格保障電子公章的存儲、傳輸和使用過程中的安全性，防止信息泄露和濫用。3.權(quán)限明確原則：明確各部門及人員使用電子公章的權(quán)限范圍，嚴(yán)禁越權(quán)使用。4.痕跡可查原則：對電子公章的使用進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便追溯和查詢。電子公章的管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)管理機(jī)構(gòu)公司設(shè)立電子公章管理小組，由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，人事總監(jiān)擔(dān)任副組長，成員包括財(cái)務(wù)總監(jiān)、法務(wù)總監(jiān)以及各部門負(fù)責(zé)人。職責(zé)1.管理小組職責(zé)負(fù)責(zé)制定和修訂電子公章使用管理制度。審批電子公章的使用申請，協(xié)調(diào)解決電子公章使用過程中的重大問題。監(jiān)督檢查電子公章的使用情況，對違規(guī)行為進(jìn)行處理。2.人事部門職責(zé)負(fù)責(zé)電子公章系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，包括用戶信息錄入、權(quán)限設(shè)置等。審核電子公章使用申請，確保申請內(nèi)容完整、合規(guī)。對電子公章使用記錄進(jìn)行整理和歸檔，定期向管理小組匯報(bào)使用情況。3.法務(wù)部門職責(zé)審查電子公章使用涉及的法律文件，確保使用行為符合法律法規(guī)要求。對電子公章使用過程中出現(xiàn)的法律糾紛提供專業(yè)意見和支持。4.使用部門及人員職責(zé)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的流程和權(quán)限使用電子公章。對使用電子公章的文件內(nèi)容負(fù)責(zé)，確保文件真實(shí)、合法、有效。妥善保管電子公章使用的相關(guān)賬號和密碼，不得泄露給他人。電子公章的申請與審批申請條件1.公司員工因工作需要，在處理涉及公司對外發(fā)文、合同簽訂、重要文件證明等業(yè)務(wù)時，可申請使用電子公章。2.申請使用電子公章的文件應(yīng)經(jīng)過相應(yīng)的審核流程，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、合規(guī)。申請流程1.使用部門或人員填寫《電子公章使用申請表》，詳細(xì)注明申請事項(xiàng)、文件名稱、文號、使用范圍、使用期限等內(nèi)容，并附上相關(guān)文件的電子稿或紙質(zhì)稿。2.將申請表提交至本部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核申請事項(xiàng)是否符合本部門業(yè)務(wù)范圍及工作需要，文件內(nèi)容是否合規(guī)。審核通過后，在申請表上簽署意見并簽字。3.將經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后的申請表提交至人事部門。人事部門對申請表及相關(guān)文件進(jìn)行形式審查，檢查申請內(nèi)容是否完整、手續(xù)是否齊全。審查通過后，在申請表上簽署意見。4.對于涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同等文件，需提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門審查通過后，在申請表上簽署意見。5.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、人事部門、法務(wù)部門審核通過后，提交至電子公章管理小組組長審批。審批通過后，申請表返回人事部門。審批權(quán)限1.一般性文件、報(bào)表等使用電子公章，由部門負(fù)責(zé)人審核，人事部門審查后，報(bào)電子公章管理小組副組長審批。2.涉及合同簽訂、重要協(xié)議等重要文件使用電子公章，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、人事部門、法務(wù)部門審核后，報(bào)電子公章管理小組組長審批。電子公章的使用使用方式1.電子公章系統(tǒng)采用數(shù)字證書認(rèn)證方式，使用人員通過輸入賬號和密碼登錄系統(tǒng)，在經(jīng)過身份驗(yàn)證后，方可使用電子公章。2.使用人員應(yīng)根據(jù)審批通過的申請表，在電子文件上正確加蓋電子公章。加蓋電子公章的位置應(yīng)符合文件格式及排版要求，確保公章清晰、完整。3.對于需要多頁蓋章的文件，應(yīng)在每一頁上加蓋電子公章或采用騎縫章的方式蓋章，以確保文件的完整性和有效性。使用規(guī)范1.電子公章只能用于與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的正式文件、合同、報(bào)表等，嚴(yán)禁用于任何違法違規(guī)或與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的事項(xiàng)。2.使用電子公章的文件應(yīng)確保內(nèi)容真實(shí)、合法、有效，不得在虛假或有瑕疵的文件上加蓋電子公章。3.使用人員在加蓋電子公章后，應(yīng)對文件進(jìn)行再次核對，確保文件內(nèi)容與加蓋公章后的文件一致。4.電子公章的使用應(yīng)遵循先審批后使用的原則，未經(jīng)審批同意，不得擅自使用電子公章。電子公章的存儲與安全存儲方式1.電子公章存儲于公司指定的安全服務(wù)器中，采用加密存儲技術(shù)，確保公章數(shù)據(jù)的安全性。2.服務(wù)器應(yīng)配備防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)設(shè)備，防止外部非法入侵。安全措施1.嚴(yán)格控制電子公章系統(tǒng)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能登錄系統(tǒng)。2.使用人員應(yīng)定期更換電子公章系統(tǒng)的登錄密碼，密碼應(yīng)具備一定的強(qiáng)度要求，包含字母、數(shù)字和特殊字符。3.對電子公章系統(tǒng)的操作進(jìn)行日志記錄，詳細(xì)記錄使用人員、使用時間、使用文件等信息，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。4.定期對電子公章系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。5.加強(qiáng)對員工的安全意識培訓(xùn)，提高員工對電子公章安全重要性的認(rèn)識，防止因人為疏忽導(dǎo)致安全事故。電子公章使用的監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.電子公章管理小組定期對電子公章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括申請審批流程是否規(guī)范、使用行為是否合規(guī)、安全措施是否落實(shí)等。2.人事部門負(fù)責(zé)對電子公章使用記錄進(jìn)行日常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。檢查方式1.查閱電子公章使用申請表、使用記錄等相關(guān)文檔，核實(shí)申請事項(xiàng)與實(shí)際使用情況是否一致。2.抽查使用電子公章的文件，檢查文件內(nèi)容是否真實(shí)、合法、有效，公章加蓋是否規(guī)范。3.檢查電子公章系統(tǒng)的安全防護(hù)措施是否到位，登錄日志是否完整。違規(guī)處理1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用電子公章的行為，電子公章管理小組將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.情節(jié)較輕的，給予警告批評，并責(zé)令立即改正；情節(jié)嚴(yán)重的，將追究相關(guān)人員的責(zé)任，包括但不限于解除勞動合同、追究法律責(zé)任等。3.因違規(guī)使用電子公章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。電子公章使用記錄與檔案管理使用記錄1.人事部門負(fù)責(zé)對電子公章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括使用日期、使用人員、申請事項(xiàng)、文件名稱、文號、使用范圍、審批情況等。2.使用記錄應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，并存檔保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。檔案管理1.電子公章使用涉及的相關(guān)文件、申請表等資料應(yīng)按照公司檔案管理要求進(jìn)行整理和歸檔。2.檔案管理人員應(yīng)定期對電子公章使用檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和安全性。3.電子公章使用檔案的查閱應(yīng)按照公司檔案查