對辦公設備管理制度

對辦公設備管理制度一、總則（一）目的為了加強公司辦公設備的管理，規(guī)范辦公設備的采購、使用、維護、報廢等流程，提高辦公設備的使用效率，降低辦公成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有辦公設備的管理，包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、投影儀、辦公家具等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司辦公設備由行政部門統(tǒng)一管理，負責設備的采購、調(diào)配、維護、報廢等工作。2.合理使用原則：員工應合理使用辦公設備，確保設備的正常運行，提高工作效率。3.定期維護原則：行政部門應定期對辦公設備進行維護保養(yǎng)，確保設備性能良好，延長設備使用壽命。4.節(jié)約成本原則：在辦公設備的采購、使用、維護等過程中，應充分考慮節(jié)約成本，避免浪費。二、辦公設備采購管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公設備采購申請表》，詳細說明采購設備的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等。2.《辦公設備采購申請表》經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。（二）采購審批1.行政部門收到《辦公設備采購申請表》后，對申請內(nèi)容進行審核，核實是否確有采購必要。2.對于金額較小的辦公設備采購申請，由行政部門負責人審批；對于金額較大的辦公設備采購申請，需報公司領導審批。（三）采購實施1.經(jīng)審批通過的采購申請，行政部門負責組織采購。采購人員應根據(jù)審批要求，選擇合適的供應商進行采購。2.在采購過程中，應遵循公平、公正、公開的原則，確保采購設備的質(zhì)量和價格合理。3.采購人員應與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括設備規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、售后服務等條款。（四）驗收與入庫1.辦公設備到貨后，行政部門應組織相關人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括設備的規(guī)格、型號、數(shù)量、外觀、性能等是否符合采購合同要求。2.驗收合格的辦公設備，由行政部門辦理入庫手續(xù)，并填寫《辦公設備入庫登記表》。3.驗收不合格的辦公設備，行政部門應及時與供應商聯(lián)系，要求其更換或處理。三、辦公設備使用管理（一）領用登記1.員工因工作需要領用辦公設備時，應填寫《辦公設備領用申請表》，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到行政部門辦理領用手續(xù)。2.行政部門根據(jù)《辦公設備領用申請表》，為員工發(fā)放辦公設備，并填寫《辦公設備領用登記表》，記錄設備的領用時間、型號、數(shù)量、領用人等信息。（二）使用規(guī)范1.員工應按照辦公設備的使用說明書正確使用設備，不得擅自更改設備的設置和參數(shù)。2.嚴禁使用辦公設備從事與工作無關的活動，如玩游戲、看電影、聽音樂等。3.員工在使用辦公設備過程中發(fā)現(xiàn)問題，應及時向行政部門報告，不得自行拆卸或維修設備。（三）保管責任1.員工領用的辦公設備由個人負責保管，應妥善使用和維護，防止設備損壞、丟失。2.如因個人原因導致辦公設備損壞或丟失，員工應照價賠償。（四）歸還與交接1.員工離職或崗位調(diào)動時，應將領用的辦公設備歸還至行政部門，并辦理交接手續(xù)。2.行政部門在辦理歸還手續(xù)時，應對設備進行檢查，如發(fā)現(xiàn)設備有損壞或丟失情況，應要求員工照價賠償。四、辦公設備維護管理（一）定期巡檢1.行政部門應定期對辦公設備進行巡檢，檢查設備的運行狀況、性能指標、使用情況等。2.巡檢周期根據(jù)設備的使用頻率和重要程度確定，一般為每月或每季度進行一次。（二）日常維護1.員工在使用辦公設備過程中，應做好設備的日常清潔和保養(yǎng)工作，保持設備的整潔和良好運行狀態(tài)。2.行政部門應定期對辦公設備進行軟件升級和病毒查殺，確保設備系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。（三）故障維修1.辦公設備出現(xiàn)故障時，員工應及時向行政部門報告。行政部門接到報告后，應及時安排維修人員進行維修。2.維修人員在維修設備時，應填寫《辦公設備維修登記表》，記錄設備故障現(xiàn)象、維修過程、維修結果等信息。3.對于維修時間較長的設備，行政部門應協(xié)調(diào)相關部門，采取臨時替代措施，確保工作不受影響。（四）維修費用管理1.辦公設備的維修費用由行政部門統(tǒng)一管理，根據(jù)維修實際發(fā)生的費用進行報銷。2.對于因人為原因導致的設備故障維修費用，由責任人承擔。五、辦公設備報廢管理（一）報廢鑒定1.辦公設備因使用年限已久、技術落后、損壞嚴重等原因無法繼續(xù)使用時，由使用部門填寫《辦公設備報廢申請表》，并提交至行政部門。2.行政部門組織相關人員對申請報廢的辦公設備進行鑒定，確認是否符合報廢條件。（二）報廢審批1.經(jīng)鑒定符合報廢條件的辦公設備，由行政部門填寫《辦公設備報廢審批表》，報公司領導審批。2.公司領導審批通過后，方可對辦公設備進行報廢處理。（三）報廢處理1.辦公設備報廢后，行政部門應及時組織清理和處置。對于有利用價值的零部件，可以進行回收再利用；對于無利用價值的設備，應按照環(huán)保要求進行處理。2.在報廢處理過程中，應填寫《辦公設備報廢處理登記表》，記錄設備的報廢時間、處理方式、處理結果等信息。六、辦公設備盤點管理（一）盤點計劃1.行政部門應定期組織辦公設備盤點工作，制定盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員等。2.盤點計劃應提前通知各部門，以便各部門做好準備工作。（二）盤點實施1.盤點人員按照盤點計劃對辦公設備進行逐一清點，核對設備的型號、數(shù)量、使用狀態(tài)等信息。2.在盤點過程中，應填寫《辦公設備盤點表》，記錄設備的實際情況。（三）盤點結果處理1.盤點結束后，行政部門應及時對盤點結果進行匯總和分析，編制《辦公設備盤點報告》。2.如發(fā)現(xiàn)盤點結果與賬實不符，應查明原因，及時調(diào)整相關賬目，