局信函收發(fā)管理制度

局信函收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范本局信函收發(fā)管理工作，確保信函傳遞的及時、準確、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門及全體工作人員。（三）基本原則1.及時準確原則：確保信函能夠及時收發(fā)，并準確傳遞給相關(guān)人員或部門。2.安全保密原則：嚴格遵守保密規(guī)定，防止信函內(nèi)容泄露。3.規(guī)范有序原則：明確收發(fā)流程和職責(zé)，保證信函收發(fā)工作規(guī)范有序進行。二、信函分類（一）外部來函1.上級機關(guān)來函：包括政府部門、上級主管單位等發(fā)來的各類文件、通知、公函等。2.平行單位來函：與本局業(yè)務(wù)往來的其他單位、企業(yè)等發(fā)來的信函。3.下級單位來函：本局下屬各部門、單位報送的請示、報告、匯報等信函。4.其他外部來函：如客戶、供應(yīng)商、社會機構(gòu)等發(fā)來的信函。（二）內(nèi)部信函1.部門之間往來信函：本局各部門之間因工作需要相互發(fā)送的文件、通知、協(xié)作函等。2.個人工作信函：工作人員因個人事務(wù)與本局內(nèi)部其他人員或外部相關(guān)方溝通的信函。三、收發(fā)流程（一）收文流程1.信函接收局辦公室設(shè)立專門的信函接收崗位，負責(zé)接收各類信函。信函接收人員應(yīng)在信函送達時及時進行簽收，并記錄信函的來源、數(shù)量、日期等信息。2.信函分揀信函接收人員將收到的信函按照類別進行分揀，區(qū)分外部來函和內(nèi)部信函。對于外部來函，進一步按照上級機關(guān)、平行單位、下級單位、其他外部來函等進行細分。3.信函登記對分揀后的信函進行詳細登記，登記內(nèi)容包括信函編號、日期、來文單位、標(biāo)題、文號、密級、份數(shù)、承辦部門、簽收人等。登記應(yīng)準確、完整，以便于查詢和跟蹤信函處理情況。4.信函呈批辦公室根據(jù)信函的內(nèi)容和性質(zhì)，提出擬辦意見，呈送局領(lǐng)導(dǎo)審批。對于重要信函或涉及多個部門的信函，應(yīng)組織相關(guān)部門進行會簽后再呈送領(lǐng)導(dǎo)審批。5.信函交辦根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)的批示，辦公室將信函交辦給相關(guān)承辦部門或人員，并明確辦理要求和期限。承辦部門或人員收到交辦的信函后，應(yīng)及時簽收，并按照要求進行辦理。（二）發(fā)文流程1.發(fā)文擬稿各部門根據(jù)工作需要起草信函文稿，文稿應(yīng)內(nèi)容準確、格式規(guī)范、語言通順。擬稿人應(yīng)在文稿上注明擬稿部門、擬稿人、日期等信息，并確保文稿經(jīng)過部門負責(zé)人審核。2.文稿審核辦公室對各部門報送的文稿進行審核，重點審核文稿的內(nèi)容是否符合政策法規(guī)、格式是否規(guī)范、語言是否準確等。對于涉及重要事項或多個部門的文稿，應(yīng)組織相關(guān)部門進行會簽審核。3.領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)審核通過的文稿呈送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。局領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作需要對文稿進行審批，并簽署意見。文稿未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)不得印發(fā)。4.編號登記辦公室對簽發(fā)后的文稿進行編號登記，編號應(yīng)連續(xù)、唯一，登記內(nèi)容包括發(fā)文編號、日期、發(fā)文單位、標(biāo)題、文號、密級、份數(shù)、主送單位、抄送單位等。5.排版印刷根據(jù)文稿內(nèi)容和格式要求進行排版印刷，確保信函的質(zhì)量和外觀規(guī)范。排版印刷過程中應(yīng)注意核對文稿內(nèi)容，避免出現(xiàn)錯誤。6.信函封裝將印刷好的信函按照主送單位、抄送單位進行分類封裝，并在信封上準確填寫收件單位名稱、地址、郵編等信息。對于密級較高的信函，應(yīng)按照保密規(guī)定進行封裝和傳遞。7.信函發(fā)送信函封裝完成后，通過郵政快遞、專人送達等方式及時發(fā)送給收件單位或人員，并做好發(fā)送記錄。發(fā)送記錄應(yīng)包括信函編號、日期、收件單位、收件人、發(fā)送方式、快遞單號等信息。四、職責(zé)分工（一）局辦公室1.負責(zé)信函收發(fā)工作的組織、協(xié)調(diào)和管理。2.制定和完善信函收發(fā)管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.接收、分揀、登記、呈批、交辦外部來函和內(nèi)部信函。4.審核發(fā)文文稿，編號登記發(fā)文，排版印刷、封裝和發(fā)送信函。5.定期對信函收發(fā)情況進行統(tǒng)計和分析，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。（二）各部門1.負責(zé)本部門信函的起草、審核和發(fā)送工作。2.及時簽收辦公室交辦的信函，并按照要求進行辦理。3.配合辦公室做好信函收發(fā)的相關(guān)工作，提供必要的信息和協(xié)助。（三）信函接收人員1.負責(zé)信函的接收和初步分揀工作，確保信函及時、準確送達。2.做好信函簽收記錄，保證記錄的真實性和完整性。（四）信函承辦人員1.認真辦理辦公室交辦的信函，按照要求及時反饋辦理結(jié)果。2.妥善保管承辦的信函，不得丟失或擅自銷毀。五、保密規(guī)定（一）信函保密范圍1.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的信函。2.局內(nèi)部研究討論的重要事項、未公開的工作方案、決策等信函。（二）保密措施1.信函接收人員和承辦人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露信函內(nèi)容。2.對于密級較高的信函，應(yīng)在專門的保密場所進行處理，限制知悉范圍。3.信函傳遞過程中應(yīng)采取必要的保密措施，如密封包裝、專人送達等，防止信函被竊取或泄露。4.信函處理完畢后，應(yīng)按照規(guī)定進行歸檔或銷毀，不得隨意丟棄。（三）責(zé)任追究1.對于違反保密規(guī)定，泄露信函內(nèi)容的人員，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分。2.構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。六、檔案管理（一）信函歸檔1.辦公室負責(zé)信函的歸檔工作，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，定期將信函整理歸檔。2.歸檔信函應(yīng)分類存放，便于查詢和利用。歸檔內(nèi)容包括信函原件、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理結(jié)果等相關(guān)材料。（二）檔案查閱1.本局工作人員因工作需要查閱信函檔案的，應(yīng)填寫《信函檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，到辦公室查閱。2.查閱檔案時應(yīng)在辦公室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。（三）檔案保管期限1.信函檔案的保管期限根據(jù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為短期、中期和長期。2.短期檔案保管期限為15年，中期檔案保管期限為510年，長期檔案保管期限為10年以上。（四）檔案銷毀1.對于超過保管期限的信函檔案，辦公室應(yīng)定期進行清理，提出銷毀意見。2.銷毀檔案應(yīng)填寫《信函檔案銷毀申請表》，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保檔案銷毀徹底、安全。七、信息化管理（一）信函收發(fā)系統(tǒng)建設(shè)1.建立本局信函收發(fā)管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)信函收發(fā)流程的信息化管理。2.信函收發(fā)系統(tǒng)應(yīng)具備信函接收、分揀、登記、呈批、交辦、發(fā)文擬稿、審核、簽發(fā)、編號登記、排版印刷、封裝發(fā)送、查詢統(tǒng)計等功能。（二）系統(tǒng)使用與維護1.全體工作人員應(yīng)按照規(guī)定使用信函收發(fā)系統(tǒng)，確保信息錄入及時、準確、完整。2.辦公室負責(zé)信函收發(fā)系統(tǒng)的日常維護和管理，及時處理系統(tǒng)故障和問題，保證系統(tǒng)的正常運行。3.定期對信函收發(fā)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.辦公室定期對信函收發(fā)工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括收發(fā)流程執(zhí)行情況、信函登記情況、保密規(guī)定落實情況、檔案管理情況等。2.檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）不定期抽查1.局領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門不定期對信函收發(fā)工作進行抽查，了解信函收發(fā)工作的實際情況。2.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時責(zé)令相關(guān)部門或人員進行整改。（三）考核評價1.將信函收發(fā)工作納入本局工作人員的績效考核體系，對工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門