藥業(yè)原料采購(gòu)管理制度

藥業(yè)原料采購(gòu)管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司藥業(yè)原料采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)工作流程，確保采購(gòu)的原料符合質(zhì)量要求，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有藥業(yè)原料的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于中藥材、化學(xué)原料藥、藥用輔料等。3.基本原則按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃和銷售需求，合理確定原料采購(gòu)數(shù)量和時(shí)間，避免積壓和浪費(fèi)。質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：嚴(yán)格把控原料質(zhì)量，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)的原料符合國(guó)家藥品標(biāo)準(zhǔn)和公司質(zhì)量要求。價(jià)格合理原則：在保證原料質(zhì)量的前提下，通過市場(chǎng)調(diào)研、招標(biāo)采購(gòu)、談判等方式，尋求合理的采購(gòu)價(jià)格，降低采購(gòu)成本。誠(chéng)實(shí)守信原則：在采購(gòu)活動(dòng)中，采購(gòu)人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，遵守法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，維護(hù)公司利益。二、采購(gòu)部門及職責(zé)1.采購(gòu)部門設(shè)置公司設(shè)立采購(gòu)部，負(fù)責(zé)藥業(yè)原料的采購(gòu)工作。采購(gòu)部設(shè)采購(gòu)經(jīng)理一名，采購(gòu)專員若干名，具體負(fù)責(zé)不同類別原料的采購(gòu)任務(wù)。2.采購(gòu)經(jīng)理職責(zé)全面負(fù)責(zé)采購(gòu)部的日常管理工作，制定采購(gòu)部工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。組織制定和完善采購(gòu)管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估、管理和維護(hù)，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。組織開展采購(gòu)市場(chǎng)調(diào)研，掌握原料市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)和供求信息，為采購(gòu)決策提供依據(jù)。審核采購(gòu)訂單，確保采購(gòu)訂單的準(zhǔn)確性、合理性和合規(guī)性，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過程中的問題。負(fù)責(zé)與其他部門的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解生產(chǎn)、銷售等部門的需求變化，調(diào)整采購(gòu)策略。定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購(gòu)工作進(jìn)展情況，提出改進(jìn)建議和措施。3.采購(gòu)專員職責(zé)在采購(gòu)經(jīng)理的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)具體原料的采購(gòu)工作，按照采購(gòu)計(jì)劃和流程進(jìn)行采購(gòu)操作。負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系、洽談采購(gòu)業(yè)務(wù)，收集供應(yīng)商報(bào)價(jià)、樣品等資料，進(jìn)行比價(jià)、議價(jià)工作。根據(jù)采購(gòu)訂單要求，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、審核、簽訂和執(zhí)行，及時(shí)處理合同執(zhí)行過程中的變更、糾紛等問題。協(xié)助采購(gòu)經(jīng)理進(jìn)行供應(yīng)商管理工作，參與供應(yīng)商的評(píng)估、考核等活動(dòng)。整理和歸檔采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)資料，建立采購(gòu)臺(tái)賬，定期進(jìn)行采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，通過多種渠道開發(fā)潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證、產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)資質(zhì)文件，并進(jìn)行審核。組織對(duì)符合基本條件的潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、研發(fā)能力、信譽(yù)狀況等，填寫《供應(yīng)商考察報(bào)告》。根據(jù)考察結(jié)果，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，確定合格供應(yīng)商名單，報(bào)采購(gòu)經(jīng)理審核后納入供應(yīng)商檔案管理。2.供應(yīng)商評(píng)估與考核采購(gòu)部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估與考核，評(píng)估周期為每年一次。評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等方面。采購(gòu)專員負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，如產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告、交貨記錄、發(fā)票等，并填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》。采購(gòu)經(jīng)理組織相關(guān)人員對(duì)《供應(yīng)商評(píng)估表》進(jìn)行審核和綜合評(píng)價(jià)，根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理：A類供應(yīng)商：評(píng)估得分在90分以上，產(chǎn)品質(zhì)量?jī)?yōu)秀，交貨期準(zhǔn)時(shí)，價(jià)格合理，服務(wù)良好，與公司合作關(guān)系緊密，為重點(diǎn)合作供應(yīng)商。B類供應(yīng)商：評(píng)估得分在7089分之間，產(chǎn)品質(zhì)量較好，交貨期基本準(zhǔn)時(shí)，價(jià)格較合理，服務(wù)較好，保持正常合作關(guān)系。C類供應(yīng)商：評(píng)估得分在6069分之間，產(chǎn)品質(zhì)量一般，交貨期有時(shí)延遲，價(jià)格或服務(wù)存在一定問題，需加強(qiáng)管理和監(jiān)督。D類供應(yīng)商：評(píng)估得分在60分以下，產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定，交貨期經(jīng)常延遲，價(jià)格或服務(wù)較差，應(yīng)考慮淘汰或更換。對(duì)于評(píng)估結(jié)果為D類的供應(yīng)商，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)終止合作，并從供應(yīng)商檔案中刪除。3.供應(yīng)商檔案管理采購(gòu)部負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)文件、考察報(bào)告、評(píng)估記錄、合作記錄等進(jìn)行詳細(xì)登記和管理。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。嚴(yán)格保密供應(yīng)商檔案信息，未經(jīng)授權(quán)不得泄露給第三方。四、采購(gòu)計(jì)劃管理1.采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)專員應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃、銷售預(yù)測(cè)、庫(kù)存狀況等信息，編制月度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確原料名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。采購(gòu)計(jì)劃編制完成后，需經(jīng)采購(gòu)專員所在部門負(fù)責(zé)人審核，確保計(jì)劃的合理性和可行性。審核通過后的采購(gòu)計(jì)劃報(bào)采購(gòu)經(jīng)理審批。采購(gòu)經(jīng)理根據(jù)公司整體運(yùn)營(yíng)情況和資源配置要求，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審批。如采購(gòu)計(jì)劃存在重大問題或不合理之處，采購(gòu)經(jīng)理應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，提出修改意見。2.采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整在采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行過程中，如因生產(chǎn)計(jì)劃變更、銷售訂單增加或減少、原料市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)等原因，需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)填寫《采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等。《采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)采購(gòu)經(jīng)理審批。采購(gòu)經(jīng)理審批通過后，采購(gòu)專員按照調(diào)整后的采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)。五、采購(gòu)流程管理1.采購(gòu)申請(qǐng)公司各部門根據(jù)生產(chǎn)、銷售等工作需要，如需采購(gòu)藥業(yè)原料，應(yīng)填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明原料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時(shí)間、用途等信息，并提交給采購(gòu)部。《采購(gòu)申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字確認(rèn)，確保申請(qǐng)內(nèi)容真實(shí)、合理、必要。2.采購(gòu)審批采購(gòu)專員收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)其進(jìn)行初步審核，檢查申請(qǐng)內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，是否符合采購(gòu)計(jì)劃和公司相關(guān)規(guī)定。對(duì)于金額較小的采購(gòu)申請(qǐng)（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況另行規(guī)定），采購(gòu)專員審核通過后可直接安排采購(gòu)；對(duì)于金額較大的采購(gòu)申請(qǐng)，需報(bào)采購(gòu)經(jīng)理審批。采購(gòu)經(jīng)理對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批，重點(diǎn)審核采購(gòu)的必要性、預(yù)算合理性、供應(yīng)商選擇等方面。審批通過后，采購(gòu)專員方可開展采購(gòu)工作。3.采購(gòu)詢價(jià)與比價(jià)根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)內(nèi)容，采購(gòu)專員通過電話、郵件、傳真等方式向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品報(bào)價(jià)、交貨期、付款方式等信息。采購(gòu)專員收集整理各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)資料，進(jìn)行比價(jià)分析。在比價(jià)過程中，應(yīng)綜合考慮原料質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。對(duì)于重要原料或采購(gòu)金額較大的項(xiàng)目，采購(gòu)專員應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行商務(wù)談判，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的采購(gòu)條件。商務(wù)談判應(yīng)做好記錄，并形成《商務(wù)談判紀(jì)要》。4.采購(gòu)合同簽訂確定供應(yīng)商后，采購(gòu)專員負(fù)責(zé)起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括原料名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同初稿完成后，提交給采購(gòu)經(jīng)理審核。采購(gòu)經(jīng)理對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、合理，符合公司利益。采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的采購(gòu)合同應(yīng)加蓋公司合同專用章，并及時(shí)交采購(gòu)專員存檔。5.采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)專員根據(jù)簽訂的采購(gòu)合同，在公司采購(gòu)管理系統(tǒng)中下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)與采購(gòu)合同內(nèi)容一致，明確訂單編號(hào)、原料信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、包裝要求等。采購(gòu)訂單下達(dá)后，采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商確認(rèn)訂單內(nèi)容，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。6.采購(gòu)驗(yàn)收原料到貨前，采購(gòu)專員應(yīng)通知質(zhì)量控制部門安排驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收準(zhǔn)備。原料到貨時(shí)，采購(gòu)專員應(yīng)會(huì)同質(zhì)量控制部門驗(yàn)收人員共同對(duì)原料的數(shù)量、規(guī)格、外觀等進(jìn)行檢查，并核對(duì)送貨清單、發(fā)票等相關(guān)憑證。質(zhì)量控制部門驗(yàn)收人員按照公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)程對(duì)原料進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報(bào)告。檢驗(yàn)合格的原料辦理入庫(kù)手續(xù)，檢驗(yàn)不合格的原料由采購(gòu)專員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。7.采購(gòu)付款采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收情況，填寫《付款申請(qǐng)單》，注明付款金額、付款方式、收款單位等信息，并附上采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)憑證?！陡犊钌暾?qǐng)單》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核付款金額是否準(zhǔn)確、付款方式是否符合合同約定、相關(guān)憑證是否齊全等。財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財(cái)務(wù)部門按照審批意見辦理付款手續(xù)。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)部應(yīng)密切關(guān)注藥業(yè)原料市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供求變化等信息，制定應(yīng)對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)的策略。通過與多家供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系、簽訂框架協(xié)議、套期保值等方式，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購(gòu)成本的影響。加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析，提前預(yù)測(cè)市場(chǎng)趨勢(shì)，合理安排采購(gòu)計(jì)劃，避免因市場(chǎng)供應(yīng)短缺導(dǎo)致原料采購(gòu)困難。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格按照質(zhì)量?jī)?yōu)先原則選擇供應(yīng)商，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理和監(jiān)督，確保所采購(gòu)的原料符合質(zhì)量要求。要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量保證文件和檢驗(yàn)報(bào)告，在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任。加強(qiáng)原料驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，確保不合格原料不入庫(kù)、不使用。建立質(zhì)量追溯機(jī)制，對(duì)采購(gòu)的原料質(zhì)量問題進(jìn)行跟蹤和處理，及時(shí)采取措施防止問題擴(kuò)大。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和評(píng)估，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，及時(shí)淘汰不合格供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約束供應(yīng)商的行為。建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機(jī)制，在供應(yīng)商出現(xiàn)突發(fā)情況（如停產(chǎn)、倒閉、質(zhì)量事故等）時(shí)，能夠迅速采取應(yīng)對(duì)措施，確保原料供應(yīng)不受影響。4.內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)采購(gòu)人員的培訓(xùn)和教育，提高其業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德素養(yǎng)，防范采購(gòu)人員因違規(guī)操作給公司帶來?yè)p失。建立健全采購(gòu)內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)流程各環(huán)節(jié)的監(jiān)督和制約，防止采購(gòu)過程中的舞弊行為。定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，不斷完善采購(gòu)管理制度和流程。七、采購(gòu)信息管理1.采購(gòu)文件管理采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)文件的收集、整理、歸檔和保管工作，采購(gòu)文件包括采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)計(jì)劃、詢價(jià)函、報(bào)價(jià)單、商務(wù)談判紀(jì)要、采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款申請(qǐng)單等。采購(gòu)文件應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，建立電子和紙質(zhì)檔案，確保檔案的完整性和可追溯性。采購(gòu)文件的查閱和借閱應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱、復(fù)印或借閱采購(gòu)文件。2.采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析采購(gòu)專員定期對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，如采購(gòu)金額、采購(gòu)數(shù)量、供應(yīng)商分布、采購(gòu)價(jià)格變動(dòng)等。通過采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)工作中存在的問題，如采購(gòu)成本過高、供應(yīng)商交貨延遲、質(zhì)量問題等，并提出改進(jìn)措施和建議。采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析結(jié)果應(yīng)定期向采購(gòu)經(jīng)理匯報(bào)，為采購(gòu)決策提供依據(jù)。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)部的采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)行為是否規(guī)范、采購(gòu)成本是否合理等。采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將整