設計公司外協(xié)管理制度

設計公司外協(xié)管理制度一、總則（一）目的為加強公司外協(xié)業(yè)務管理，規(guī)范外協(xié)工作流程，確保外協(xié)工作的質量、進度和成本可控，保障公司利益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及外協(xié)業(yè)務的項目，包括但不限于設計項目中的部分專業(yè)分包、材料采購外包、技術服務外協(xié)等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外協(xié)業(yè)務必須符合國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.擇優(yōu)選擇原則：在選擇外協(xié)供應商時，應綜合評估其資質、信譽、能力等，優(yōu)先選擇優(yōu)質供應商。3.成本效益原則：在保證外協(xié)工作質量和進度的前提下，合理控制成本，提高經(jīng)濟效益。4.監(jiān)督管理原則：加強對外協(xié)業(yè)務全過程的監(jiān)督管理，確保外協(xié)工作按合同要求執(zhí)行。二、外協(xié)業(yè)務流程（一）需求提出1.項目負責人根據(jù)項目需求，填寫《外協(xié)業(yè)務需求申請表》，詳細說明外協(xié)業(yè)務的內容、要求、預計工作量、時間節(jié)點等信息。2.將申請表提交給部門主管審核，部門主管審核通過后，報公司分管領導審批。（二）供應商選擇1.采購部門根據(jù)審批后的《外協(xié)業(yè)務需求申請表》，通過多種渠道收集潛在供應商信息，建立供應商庫。2.對潛在供應商進行資格預審，審查其營業(yè)執(zhí)照、資質證書、業(yè)績案例、信譽情況等。3.組織相關人員對通過資格預審的供應商進行實地考察，評估其生產能力、技術水平、管理能力等。4.根據(jù)考察結果，綜合評估各供應商的報價、服務承諾等，選擇合適的供應商，并簽訂《外協(xié)業(yè)務合作合同》。（三）合同管理1.采購部門負責合同的起草、審核、簽訂等工作。合同應明確雙方的權利和義務、工作內容、質量標準、價格、付款方式、交付時間、違約責任等條款。2.合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給相關部門，如項目負責人、財務部門等，以便各部門按照合同要求開展工作。3.加強合同執(zhí)行過程的跟蹤和監(jiān)督，及時解決合同執(zhí)行中出現(xiàn)的問題。如遇合同變更或解除，應按照相關規(guī)定辦理手續(xù)。（四）外協(xié)工作實施1.項目負責人負責與外協(xié)供應商溝通協(xié)調，按照合同要求向供應商提供必要的技術資料、圖紙等，明確工作要求和標準。2.供應商按照合同約定組織開展外協(xié)工作，項目負責人應定期對外協(xié)工作進度和質量進行檢查和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。3.如因特殊情況需要調整外協(xié)工作進度或內容，項目負責人應及時與供應商協(xié)商，并報公司相關領導批準。（五）驗收結算1.外協(xié)工作完成后，項目負責人應組織相關人員按照合同約定的質量標準進行驗收。驗收合格后，填寫《外協(xié)業(yè)務驗收單》。2.采購部門根據(jù)驗收單和合同約定，辦理付款手續(xù)。付款前，財務部門應對發(fā)票等相關憑證進行審核。3.如驗收不合格，項目負責人應及時通知供應商進行整改，整改合格后重新組織驗收。如供應商拒絕整改或整改后仍不合格，公司有權按照合同約定扣除相應款項，并追究供應商的違約責任。三、供應商管理（一）供應商準入1.建立供應商準入標準，明確供應商應具備的資質、信譽、生產能力、技術水平等條件。2.供應商申請準入時，應提交相關證明材料，如營業(yè)執(zhí)照副本、資質證書、業(yè)績證明、財務狀況等。3.采購部門對供應商提交的材料進行初審，初審合格后組織實地考察，考察合格的供應商納入公司供應商庫。（二）供應商評價1.定期對供應商進行評價，評價內容包括產品質量、交貨期、服務水平、價格合理性等方面。2.項目負責人負責對外協(xié)供應商的工作表現(xiàn)進行評價，填寫《供應商評價表》。3.采購部門根據(jù)項目負責人的評價結果，結合其他相關部門的反饋意見，對供應商進行綜合評價，評價結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。（三）供應商激勵與約束1.對于評價結果為優(yōu)秀的供應商，公司給予一定的獎勵，如優(yōu)先合作、增加訂單量等。2.對于評價結果為不合格的供應商，公司采取警告、暫停合作、取消合作資格等措施。3.建立供應商誠信檔案，記錄供應商的基本信息、合作情況、評價結果等，作為供應商管理的重要依據(jù)。四、風險管理（一）風險識別1.各部門應定期對外協(xié)業(yè)務進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如質量風險、進度風險、成本風險、法律風險等。2.針對識別出的風險因素，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對1.質量風險應對：在合同中明確質量標準和驗收條款，加強對外協(xié)工作質量的監(jiān)督檢查，要求供應商提供質量保證措施等。2.進度風險應對：合理安排外協(xié)工作時間節(jié)點，加強與供應商的溝通協(xié)調，及時解決影響進度的問題，如因供應商原因導致進度延誤，追究其違約責任。3.成本風險應對：在合同談判中爭取合理的價格條款，加強成本控制和核算，定期對外協(xié)成本進行分析和監(jiān)控。4.法律風險應對：加強合同管理，確保合同條款合法合規(guī)，避免法律糾紛。同時，關注法律法規(guī)變化，及時調整外協(xié)業(yè)務操作流程。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.成立外協(xié)業(yè)務監(jiān)督小組，由采購部門、項目管理部門、財務部門等相關人員組成，負責對外協(xié)業(yè)務全過程進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對外協(xié)業(yè)務進行檢查，檢查內容包括合同執(zhí)行情況、工作質量、進度、成本等方面。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核制度1.建立外協(xié)業(yè)務考核制度，對項目負責人、采購部門等相關人員在外協(xié)業(yè)務中的工作表現(xiàn)進行考核。2.考核指標包括外協(xié)工作質量、進度、成本控制、供應商管理等方面。3.根據(jù)考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對未完成考核指標的部門和個人進行處罰。六、信息管理（一）建立外協(xié)業(yè)務信息檔案1.采購部門負責建立外協(xié)業(yè)務信息檔案，檔案內容包括《外協(xié)業(yè)務需求申請表》、《外協(xié)業(yè)務合作合同》、《供應商評價表》、《外協(xié)業(yè)務驗收單》等相關文件資料。2.信息檔案應按照項目和供應商進行分類管理，便于查詢和使用。（二）信息共享1.建立外協(xié)業(yè)務信息共享平臺，相關部門可以通過平臺查詢外協(xié)業(yè)務的進展情況、合同執(zhí)行情況、供應商信息等。2