營業(yè)道具采購管理制度

營業(yè)道具采購管理制度總則目的為規(guī)范公司營業(yè)道具采購管理，確保采購工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，保障公司營業(yè)活動的順利開展，提高采購效率，降低采購成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與營業(yè)道具采購相關(guān)的部門和人員，包括但不限于市場部、銷售部、門店運營部門等?；驹瓌t1.按需采購原則：根據(jù)公司營業(yè)活動的實際需求，合理確定采購數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購和浪費。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、符合公司營業(yè)需求的道具產(chǎn)品，確保道具能夠滿足客戶需求，提升公司形象。3.成本控制原則：在保證道具質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保采購信息的透明化。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂或不正當利益，維護公司利益。采購組織與職責(zé)采購決策機構(gòu)成立采購決策小組，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負責(zé)人等組成。采購決策小組負責(zé)審議和批準重大采購項目、采購預(yù)算、采購政策等事項，確保采購決策的科學(xué)性和合理性。采購執(zhí)行部門設(shè)立采購部門，負責(zé)具體的采購工作。采購部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，明確其崗位職責(zé)和工作流程，確保采購工作的高效執(zhí)行。采購人員應(yīng)具備以下能力和素質(zhì)：1.熟悉采購業(yè)務(wù)流程，具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力和談判技巧。2.具備市場分析能力，能夠及時掌握市場動態(tài)和供應(yīng)商信息。3.具備較強的責(zé)任心和廉潔自律意識，能夠嚴格遵守公司采購制度和相關(guān)法律法規(guī)。相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：負責(zé)提出營業(yè)道具的采購需求，明確采購道具的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購道具的使用效果進行評估。2.財務(wù)部門：負責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同，監(jiān)督采購資金的使用情況，確保采購資金的合理支出。3.質(zhì)量控制部門：負責(zé)對采購道具的質(zhì)量進行檢驗和驗收，確保采購道具符合公司質(zhì)量標準和相關(guān)要求。4.法務(wù)部門：負責(zé)審查采購合同的合法性和合規(guī)性，為采購工作提供法律支持和保障。采購流程需求申請1.需求部門根據(jù)公司營業(yè)活動的實際需求，填寫《營業(yè)道具采購申請表》，詳細說明采購道具的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、預(yù)計采購時間等信息。2.《營業(yè)道具采購申請表》經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。采購審批1.采購部門收到《營業(yè)道具采購申請表》后，對采購需求進行初步審核，核實需求的合理性和必要性。2.對于金額較小的采購項目，采購部門負責(zé)人可直接審批；對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應(yīng)將《營業(yè)道具采購申請表》提交至采購決策小組進行審批。3.采購決策小組根據(jù)公司采購政策和實際情況，對采購項目進行審議和批準，并簽署審批意見。供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應(yīng)商進行調(diào)查和評估，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面，篩選出符合公司要求的供應(yīng)商。2.供應(yīng)商選擇：根據(jù)采購項目的特點和需求，從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商進行詢價。采購人員應(yīng)向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求供應(yīng)商提供詳細的報價清單，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期、付款方式等信息。3.供應(yīng)商評估：采購部門對供應(yīng)商的報價進行分析和比較，綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。對于重要采購項目，采購部門可組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進行實地考察，進一步了解供應(yīng)商的實際情況。4.供應(yīng)商管理：采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、采購歷史、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨情況等，定期對供應(yīng)商進行評估和考核，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。采購合同簽訂1.采購部門根據(jù)采購決策小組的審批意見和與供應(yīng)商協(xié)商的結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確采購道具的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等條款，確保合同內(nèi)容完整、準確、合法。2.采購合同起草完成后，提交至法務(wù)部門進行審核。法務(wù)部門對合同的合法性和合規(guī)性進行審查，提出修改意見和建議。采購部門根據(jù)法務(wù)部門的審核意見對合同進行修改和完善。3.采購合同經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，由采購部門負責(zé)人與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如需求部門、財務(wù)部門、質(zhì)量控制部門等，以便各部門及時了解合同內(nèi)容，做好相關(guān)工作。采購執(zhí)行與跟蹤1.訂單下達：采購部門根據(jù)采購合同的約定，向供應(yīng)商下達采購訂單，明確采購道具的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章，并及時發(fā)送給供應(yīng)商。2.采購跟蹤：采購部門應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解生產(chǎn)進度、質(zhì)量狀況、交貨時間等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問題或可能影響交貨期的情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施，確保采購任務(wù)按時完成。3.到貨驗收：采購道具到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量控制部門做好驗收準備工作。質(zhì)量控制部門按照公司質(zhì)量標準和采購合同的要求，對采購道具進行檢驗和驗收。驗收合格的，質(zhì)量控制部門出具《驗收報告》；驗收不合格的，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。付款管理1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同的約定和到貨驗收情況，填寫《付款申請表》，詳細說明采購項目名稱、合同編號、付款金額、付款方式、發(fā)票號碼等信息?！陡犊钌暾埍怼方?jīng)采購部門負責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門。2.付款審核：財務(wù)部門收到《付款申請表》后，對采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證進行審核，核實付款金額的準確性和合理性。如發(fā)現(xiàn)問題，財務(wù)部門應(yīng)及時與采購部門溝通協(xié)商，要求其補充或更正相關(guān)資料。3.付款審批：財務(wù)部門審核通過后，將《付款申請表》提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財務(wù)制度和資金狀況，對付款申請進行審批，并簽署審批意見。4.付款執(zhí)行：財務(wù)部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，按照采購合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)。付款完成后，財務(wù)部門應(yīng)做好付款記錄，并將付款憑證歸檔保存。采購預(yù)算管理預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度營業(yè)計劃和采購需求，編制年度采購預(yù)算。年度采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購金額等信息，并按照公司財務(wù)預(yù)算編制要求進行編制。2.采購預(yù)算編制完成后，采購部門應(yīng)將其提交至財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)狀況和資金安排，對采購預(yù)算進行審核，提出修改意見和建議。采購部門根據(jù)財務(wù)部門的審核意見對采購預(yù)算進行修改和完善。3.采購預(yù)算經(jīng)財務(wù)部門審核通過后，提交至采購決策小組進行審議和批準。采購決策小組根據(jù)公司戰(zhàn)略目標和實際情況，對采購預(yù)算進行審議和批準，并下達給采購部門執(zhí)行。預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部門應(yīng)嚴格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算的，采購部門應(yīng)填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等信息。2.《采購預(yù)算調(diào)整申請表》經(jīng)采購部門負責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)制度和預(yù)算管理規(guī)定，對采購預(yù)算調(diào)整申請進行審核，提出審核意見。3.采購預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)財務(wù)部門審核通過后，提交至采購決策小組進行審議和批準。采購決策小組根據(jù)公司實際情況，對采購預(yù)算調(diào)整申請進行審議和批準，并下達給采購部門執(zhí)行。4.采購部門應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行分析和總結(jié)，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施加以解決。財務(wù)部門應(yīng)加強對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)督和檢查，確保采購預(yù)算的嚴格執(zhí)行。采購風(fēng)險管理風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.對于識別出的風(fēng)險，采購部門應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對：密切關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握市場價格波動情況，通過與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場風(fēng)險對采購成本的影響。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：加強對供應(yīng)商的管理和評估，建立供應(yīng)商淘汰機制，定期對供應(yīng)商進行考核，確保供應(yīng)商的穩(wěn)定性和可靠性。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商，降低因供應(yīng)商原因?qū)е碌牟少忥L(fēng)險。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：加強對采購道具質(zhì)量的控制和檢驗，嚴格按照公司質(zhì)量標準和采購合同的要求進行驗收。在采購合同中明確質(zhì)量條款和違約責(zé)任，對不合格產(chǎn)品及時要求供應(yīng)商進行處理，確保采購道具的質(zhì)量符合要求。4.合同風(fēng)險應(yīng)對：加強對采購合同的管理，嚴格按照合同簽訂流程進行操作，確保合同內(nèi)容完整、準確、合法。在合同履行過程中，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，避免合同糾紛的發(fā)生。5.付款風(fēng)險應(yīng)對：加強對付款環(huán)節(jié)的管理，嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間進行付款。在付款前，對采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證進行嚴格審核，確保付款金額的準確性和合理性。建立付款風(fēng)險預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)和解決付款過程中存在的問題，避免因付款問題導(dǎo)致的供應(yīng)商糾紛和公司信譽損失。采購監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購工作進行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見和建議。2.采購部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購人員的日常管理和監(jiān)督，確保采購人員嚴格遵守公司采購制度和相關(guān)法律法規(guī)。外部監(jiān)督1.公司應(yīng)主動接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合政府部門開展的采購專項檢查和