購買中介服務(wù)管理制度

購買中介服務(wù)管理制度總則1.目的為規(guī)范公司購買中介服務(wù)的行為，確保中介服務(wù)的質(zhì)量和效果，有效控制服務(wù)成本，防范相關(guān)風險，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司及各部門因業(yè)務(wù)需要購買各類中介服務(wù)的活動，包括但不限于財務(wù)審計、稅務(wù)咨詢、法律咨詢、資產(chǎn)評估、人力資源咨詢、市場調(diào)研、工程監(jiān)理等服務(wù)。3.基本原則合法合規(guī)原則：購買中介服務(wù)應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)、政策規(guī)定以及公司內(nèi)部規(guī)章制度。公平公正原則：遵循公平競爭機制，確保選擇中介服務(wù)機構(gòu)的過程公開、公正，維護公司利益。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇具備專業(yè)資質(zhì)、良好信譽和豐富經(jīng)驗，能夠提供高質(zhì)量服務(wù)的中介機構(gòu)。成本效益原則：在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下，合理控制購買中介服務(wù)的成本，實現(xiàn)效益最大化。中介服務(wù)需求提出1.需求識別各部門根據(jù)業(yè)務(wù)開展需要，識別對中介服務(wù)的需求。需求應(yīng)明確服務(wù)的內(nèi)容、目的、時間要求、預(yù)期成果等關(guān)鍵要素。例如，財務(wù)部門在年度財務(wù)審計時，需明確審計范圍涵蓋的會計期間、重點關(guān)注的財務(wù)領(lǐng)域等；工程部門在項目建設(shè)過程中，若需要工程監(jiān)理服務(wù)，應(yīng)確定監(jiān)理服務(wù)的具體階段、工程范圍、質(zhì)量和進度控制要求等。2.需求審批部門負責人對提出的中介服務(wù)需求進行審核，確保需求合理、必要，并與部門業(yè)務(wù)目標相符。審核通過后，提交至公司管理層審批。公司管理層根據(jù)公司整體戰(zhàn)略、資源狀況和預(yù)算安排等因素，對需求進行最終審批。對于重大或特殊的中介服務(wù)需求，可能需要經(jīng)過公司決策層會議討論決定。中介服務(wù)機構(gòu)選擇1.供應(yīng)商庫建立信息收集：通過多種渠道收集潛在中介服務(wù)機構(gòu)的信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、以往合作機構(gòu)介紹、專業(yè)協(xié)會提供等。收集的信息應(yīng)涵蓋機構(gòu)的基本情況（如成立時間、注冊資本、經(jīng)營范圍等）、資質(zhì)證書、業(yè)績案例、專業(yè)人員配備、服務(wù)收費標準、客戶評價等方面。篩選與入庫：對收集到的信息進行整理和分析，篩選出符合公司要求的中介服務(wù)機構(gòu)，建立公司的中介服務(wù)供應(yīng)商庫。入庫機構(gòu)應(yīng)定期進行評估和更新，對于不符合要求或不再具備合作條件的機構(gòu)及時清理出庫。2.采購方式確定根據(jù)中介服務(wù)的性質(zhì)、金額大小、緊急程度等因素，確定合適的采購方式。公開招標：適用于金額較大、服務(wù)要求明確、潛在供應(yīng)商較多的中介服務(wù)采購項目。通過發(fā)布招標公告，吸引眾多符合條件的中介服務(wù)機構(gòu)參與投標，按照規(guī)定的評標標準進行評審，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。邀請招標：對于一些特定行業(yè)或領(lǐng)域，潛在供應(yīng)商數(shù)量有限的情況，可采用邀請招標方式。向若干家在供應(yīng)商庫中信譽良好、具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的中介服務(wù)機構(gòu)發(fā)出投標邀請，進行競爭性談判，確定中標單位。競爭性談判：當項目時間緊迫，需要快速確定中介服務(wù)機構(gòu)時，可采用競爭性談判方式。與不少于三家符合條件的供應(yīng)商進行談判，綜合比較其報價、服務(wù)方案、技術(shù)能力等因素，選擇最適合項目需求的供應(yīng)商。單一來源采購：在以下特殊情況下，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式時，應(yīng)提供充分的理由和相關(guān)證明材料，并按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。3.選擇流程組建評審小組：根據(jù)采購方式的不同，組建相應(yīng)的評審小組。評審小組應(yīng)由公司內(nèi)部相關(guān)部門人員組成，包括但不限于需求部門代表、財務(wù)部門代表、法務(wù)部門代表等，必要時可邀請外部專家參與。評審小組應(yīng)具備專業(yè)知識和經(jīng)驗，能夠?qū)χ薪榉?wù)機構(gòu)的資質(zhì)、服務(wù)方案、報價等進行全面評估。發(fā)布采購文件：對于公開招標和邀請招標項目，編制并發(fā)布招標文件。招標文件應(yīng)明確項目基本情況、服務(wù)要求、投標文件格式、評標標準等內(nèi)容。對于競爭性談判項目，制定談判文件，包括談判邀請書、項目需求、供應(yīng)商應(yīng)答文件格式、談判程序等。供應(yīng)商應(yīng)答：中介服務(wù)機構(gòu)按照采購文件的要求編制應(yīng)答文件，提交給公司。應(yīng)答文件應(yīng)包括公司簡介、資質(zhì)證明文件、服務(wù)方案、項目團隊成員介紹、業(yè)績案例、報價明細等內(nèi)容。評審與確定：評審小組對供應(yīng)商的應(yīng)答文件進行評審，按照既定的評標標準或談判規(guī)則進行打分或評估。根據(jù)評審結(jié)果，確定中標或成交的中介服務(wù)機構(gòu)。評審過程應(yīng)記錄詳細的評審意見和結(jié)果，確保評審的公正性和透明度。合同簽訂1.合同起草根據(jù)與中介服務(wù)機構(gòu)達成的協(xié)議，由公司法務(wù)部門或相關(guān)專業(yè)人員起草服務(wù)合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)費用及支付方式、質(zhì)量標準、保密條款、違約責任等重要條款。例如，服務(wù)費用應(yīng)明確具體金額、支付時間節(jié)點和支付方式（如分期支付的具體期數(shù)和每期金額）；質(zhì)量標準應(yīng)詳細描述服務(wù)應(yīng)達到的具體要求和驗收方式；保密條款應(yīng)規(guī)定雙方對在服務(wù)過程中知悉的對方商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息的保密責任和期限。2.合同審核合同起草完成后，提交至公司法務(wù)部門進行合法性審核，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求。同時，財務(wù)部門對合同中的費用條款進行審核，評估費用的合理性和經(jīng)濟性。需求部門對合同中的服務(wù)內(nèi)容和要求進行再次確認，確保與業(yè)務(wù)需求一致。審核通過后，合同提交至公司管理層審批簽字。3.合同簽訂與存檔經(jīng)公司管理層審批通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與中介服務(wù)機構(gòu)簽訂合同。合同簽訂后，由公司行政部門負責合同的存檔管理，建立合同臺賬，記錄合同的簽訂時間、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)費用、履行情況等信息，以便跟蹤和查詢。服務(wù)過程管理1.溝通協(xié)調(diào)機制建立公司與中介服務(wù)機構(gòu)之間的定期溝通協(xié)調(diào)機制，確保服務(wù)過程中的信息及時傳遞和問題有效解決。一般情況下，每月或每季度召開一次溝通會議，由需求部門、中介服務(wù)機構(gòu)和相關(guān)部門參加。會議上，中介服務(wù)機構(gòu)匯報服務(wù)進展情況、遇到的問題及解決方案，公司各部門提出意見和建議，共同協(xié)商確定下一步工作計劃。對于服務(wù)過程中出現(xiàn)的緊急問題，應(yīng)及時通過電話、郵件等方式進行溝通協(xié)調(diào)，確保問題得到及時處理。2.服務(wù)監(jiān)督與檢查定期檢查：公司相關(guān)部門定期對中介服務(wù)機構(gòu)的工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括服務(wù)進度、服務(wù)質(zhì)量、人員配備等方面。例如，財務(wù)審計服務(wù)過程中，檢查審計人員是否按照審計計劃開展工作，審計程序是否合規(guī)，審計工作底稿是否完整等；工程監(jiān)理服務(wù)中，檢查監(jiān)理人員是否按時到崗，對工程質(zhì)量和進度的監(jiān)督是否到位等。不定期抽查：除定期檢查外，公司還可根據(jù)實際情況對中介服務(wù)機構(gòu)進行不定期抽查。抽查方式包括現(xiàn)場檢查、資料查閱、客戶反饋收集等。通過不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)服務(wù)過程中存在的問題，督促中介服務(wù)機構(gòu)及時整改，保證服務(wù)質(zhì)量。3.變更管理在中介服務(wù)過程中，如因客觀原因需要變更服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)費用等合同條款，應(yīng)按照以下流程進行：提出變更申請：由中介服務(wù)機構(gòu)或公司需求部門提出變更申請，詳細說明變更的原因、內(nèi)容及對項目的影響。評估與審核：公司組織相關(guān)部門對變更申請進行評估，包括對變更的必要性、可行性、費用影響等方面進行分析。評估通過后，提交至公司管理層進行審核。簽訂變更協(xié)議：經(jīng)公司管理層審核同意后，雙方簽訂變更協(xié)議，明確變更后的合同條款。變更協(xié)議作為原服務(wù)合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。服務(wù)驗收1.驗收準備在中介服務(wù)完成前，公司需求部門應(yīng)根據(jù)合同要求和服務(wù)目標，制定詳細的驗收方案，明確驗收標準、驗收流程、驗收人員等內(nèi)容。驗收標準應(yīng)具體、可量化，能夠準確衡量中介服務(wù)機構(gòu)是否按照合同約定完成服務(wù)任務(wù)。例如，對于財務(wù)審計服務(wù)，驗收標準可包括審計報告的準確性、合規(guī)性，審計發(fā)現(xiàn)問題的整改情況等；對于市場調(diào)研服務(wù)，驗收標準可包括調(diào)研報告的內(nèi)容完整性、數(shù)據(jù)分析準確性、結(jié)論對公司決策的參考價值等。2.驗收實施資料審查：中介服務(wù)機構(gòu)提交服務(wù)成果后，驗收人員首先對相關(guān)資料進行審查，包括服務(wù)報告、工作底稿、數(shù)據(jù)文件等。審查資料的完整性、真實性和合規(guī)性，確保資料能夠支持服務(wù)成果的有效性。實地檢查（如有需要）：對于一些涉及實地操作或現(xiàn)場服務(wù)的中介服務(wù)項目，驗收人員可進行實地檢查。例如，工程監(jiān)理服務(wù)驗收時，實地檢查工程質(zhì)量是否符合標準要求，工程進度是否與計劃一致等。綜合評估：驗收人員根據(jù)資料審查和實地檢查情況，結(jié)合驗收標準，對中介服務(wù)機構(gòu)的服務(wù)成果進行綜合評估。評估結(jié)果分為合格、不合格兩個等級。對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要求中介服務(wù)機構(gòu)限期整改，直至達到驗收標準。3.驗收報告驗收完成后，驗收人員編寫驗收報告，詳細記錄驗收過程、驗收結(jié)果、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等內(nèi)容。驗收報告經(jīng)驗收人員簽字確認后，提交至公司管理層。驗收報告作為支付服務(wù)費用、評價中介服務(wù)機構(gòu)服務(wù)質(zhì)量的重要依據(jù)。服務(wù)費用支付1.支付申請中介服務(wù)機構(gòu)按照合同約定完成服務(wù)任務(wù)并通過驗收后，向公司提交服務(wù)費用支付申請。支付申請應(yīng)包括服務(wù)合同編號、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、已完成工作量、應(yīng)支付金額等信息，并附上驗收報告、發(fā)票等相關(guān)證明材料。2.支付審核公司財務(wù)部門收到支付申請后，對申請內(nèi)容進行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的執(zhí)行情況、服務(wù)費用的計算準確性、發(fā)票的真實性和合規(guī)性等。財務(wù)部門在審核過程中，如有疑問可與需求部門或中介服務(wù)機構(gòu)進行溝通核實。審核通過后，提交至公司管理層審批。3.支付執(zhí)行經(jīng)公司管理層審批同意后，財務(wù)部門按照合同約定的支付方式和時間節(jié)點，辦理服務(wù)費用支付手續(xù)。支付過程應(yīng)嚴格遵守公司財務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)要求，確保支付的準確性和安全性。監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對購買中介服務(wù)的活動進行審計監(jiān)督，檢查中介服務(wù)采購流程的合規(guī)性、合同執(zhí)行情況、服務(wù)費用支付情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。內(nèi)部審計部門應(yīng)定期向公司管理層匯報審計結(jié)果，為公司決策提供參考依據(jù)。2.供應(yīng)商考核建立中介服務(wù)機構(gòu)考核評價機制，對合作過的中介服務(wù)機構(gòu)進行年度考核?？己藘?nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效率、合同履行情況、客戶滿意度等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的中介服務(wù)機構(gòu)給予表彰和獎勵，如增加合作機會、提高服務(wù)費用標準等；對表現(xiàn)不佳的中介服務(wù)機構(gòu)進行警告、限制合作范圍或終止合作等處理?？己私Y(jié)果