財(cái)政總賬賬本管理制度

財(cái)政總賬賬本管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)政總賬賬本的管理，規(guī)范財(cái)務(wù)核算流程，確保財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)的財(cái)政總賬賬本管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度，確保賬本管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：如實(shí)記錄公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，保證賬目數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整性原則：涵蓋公司所有財(cái)務(wù)收支活動(dòng)，全面反映公司財(cái)務(wù)狀況。4.安全性原則：采取有效措施保護(hù)賬本信息安全，防止數(shù)據(jù)泄露和損壞。二、賬本設(shè)置與登記（一）賬本種類1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目分類，全面記錄公司各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況和期末余額。2.明細(xì)賬：根據(jù)總賬科目所屬明細(xì)科目設(shè)置，詳細(xì)反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，序時(shí)記錄現(xiàn)金和銀行存款的收支情況。（二）賬本啟用1.賬本啟用時(shí)，應(yīng)在賬本扉頁上詳細(xì)填寫單位名稱、賬本名稱、啟用日期、賬本頁數(shù)、記賬人員和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）姓名等，并加蓋單位公章。2.記賬人員或會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)注明交接日期、接辦人員和監(jiān)交人員姓名，并由交接雙方簽名或蓋章。（三）登記要求1.記賬人員應(yīng)根據(jù)審核無誤的原始憑證或記賬憑證進(jìn)行登記，做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時(shí)、字跡工整。2.登記賬本時(shí)，應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆（銀行的復(fù)寫賬本除外）或鉛筆書寫。3.賬本應(yīng)按照連續(xù)編號(hào)的頁碼順序登記，不得跳行、隔頁。如果發(fā)生跳行、隔頁，應(yīng)當(dāng)將空行、空頁劃線注銷，或者注明“此行空白”、“此頁空白”字樣，并由記賬人員簽名或者蓋章。4.每一賬頁登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)出本頁合計(jì)數(shù)及余額，寫在本頁最后一行和下頁第一行有關(guān)欄內(nèi)，并在摘要欄內(nèi)注明“過次頁”和“承前頁”字樣；也可以將本頁合計(jì)數(shù)及金額只寫在下頁第一行有關(guān)欄內(nèi)，并在摘要欄內(nèi)注明“承前頁”字樣。三、賬本審核與監(jiān)督（一）內(nèi)部審核1.記賬人員應(yīng)在每日工作結(jié)束后，對(duì)當(dāng)天登記的賬本進(jìn)行自我審核，檢查賬目記錄是否準(zhǔn)確、完整。2.會(huì)計(jì)主管人員應(yīng)定期對(duì)賬本進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括賬本記錄的準(zhǔn)確性、合規(guī)性、完整性以及賬賬相符、賬證相符、賬實(shí)相符情況。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)要求記賬人員進(jìn)行更正。（二）外部審計(jì)1.公司應(yīng)定期聘請具有資質(zhì)的外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司財(cái)務(wù)賬目進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)財(cái)政總賬賬本進(jìn)行全面審查，并出具審計(jì)報(bào)告。2.對(duì)于外部審計(jì)提出的意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改，并將整改情況反饋給審計(jì)機(jī)構(gòu)。四、賬本保管與存檔（一）保管期限1.總賬、明細(xì)賬、日記賬等主要賬本的保管期限為[X]年。2.涉及外事和對(duì)私改造的會(huì)計(jì)賬本應(yīng)永久保管。（二）保管要求1.賬本應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止受潮、蟲蛀、鼠咬等損壞。2.賬本應(yīng)分類存放，便于查找和使用。同時(shí)，應(yīng)建立賬本目錄，注明賬本名稱、所屬年度、存放位置等信息。3.對(duì)于電子賬本，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如光盤、硬盤等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管，防止丟失。（三）存檔管理1.賬本在保管期滿后，需要銷毀的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)編制賬本銷毀清冊，注明賬本名稱、所屬年度、冊數(shù)、起止日期、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，并由單位負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在銷毀清冊上簽署意見。2.對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。五、賬本查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱賬本時(shí)，應(yīng)填寫《賬本查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱賬本時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得將賬本攜帶出公司或擅自轉(zhuǎn)借他人。查閱人員應(yīng)愛護(hù)賬本，不得在賬本上涂改、標(biāo)記、抽換賬頁等。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將賬本歸還，并在《賬本查閱申請表》上注明查閱情況。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱公司賬本時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的賬本，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄賬本內(nèi)容，不得在賬本上進(jìn)行任何形式的記錄或標(biāo)記。借閱人員歸還賬本時(shí)，應(yīng)由會(huì)計(jì)主管人員進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)賬本無損壞、無遺失后，方可辦理歸還手續(xù)。六、賬本信息化管理（一）系統(tǒng)選型1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和財(cái)務(wù)管理要求，選擇適合的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)用于財(cái)政總賬賬本的信息化管理。2.財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)應(yīng)具備功能齊全、操作簡便、數(shù)據(jù)安全可靠等特點(diǎn)，并符合國家有關(guān)財(cái)務(wù)軟件管理的規(guī)定。（二）系統(tǒng)操作1.財(cái)務(wù)人員應(yīng)經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)后，方可使用財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)進(jìn)行賬本登記、查詢、打印等操作。2.在使用財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確、及時(shí)。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的升級(jí)和維護(hù)，應(yīng)及時(shí)關(guān)注軟件供應(yīng)商發(fā)布的更新信息，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行升級(jí)操作，以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全性。（三）數(shù)據(jù)安全1.加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保不同人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)。2.采用加密技術(shù)對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中被竊取或篡改。3.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。同時(shí)，安裝防火墻、防病毒軟件等安全防護(hù)工具，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按照本制度規(guī)定設(shè)置、登記、審核賬本的。2.擅自銷毀賬本或涂改、偽造賬本記錄的。3.未按照規(guī)定保管賬本，導(dǎo)致賬本損壞、丟失的。4.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱、借閱賬本或泄露賬本信息的。5.在賬本信息化管理過程中，違反系統(tǒng)操作規(guī)定或數(shù)據(jù)安全管理要求的。（二）處理措施1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處罰措施包括警告、罰款、降職、辭退等。對(duì)于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)責(zé)令責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.對(duì)于構(gòu)成犯罪的違規(guī)行為，應(yīng)依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。（二）