設計文件收發(fā)管理制度

設計文件收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為加強公司設計文件收發(fā)管理，確保文件傳遞的及時性、準確性和完整性，提高工作效率，規(guī)范工作流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間設計文件的收發(fā)管理。（三）職責分工1.行政部門負責設計文件收發(fā)的歸口管理工作，制定文件收發(fā)流程和標準。負責設計文件收發(fā)的登記、編號、歸檔、保管和查閱等工作。負責與外部單位進行文件收發(fā)的溝通協(xié)調(diào)工作。2.設計部門負責本部門設計文件的起草、審核、簽署和發(fā)放工作。負責接收和處理其他部門或外部單位發(fā)送的與本部門相關的設計文件。負責對本部門設計文件的流轉(zhuǎn)情況進行跟蹤和反饋。3.其他部門負責接收行政部門轉(zhuǎn)發(fā)的與本部門相關的設計文件，并按照要求進行處理。負責向行政部門發(fā)送與設計工作相關的文件，并配合行政部門做好文件收發(fā)管理工作。二、設計文件的分類與編號（一）分類1.項目設計文件：包括項目前期規(guī)劃、方案設計、初步設計、施工圖設計等階段產(chǎn)生的各類文件。2.技術標準文件：公司內(nèi)部制定的設計技術規(guī)范、標準、手冊等文件。3.設計變更文件：對已批準的設計文件進行修改、補充而產(chǎn)生的文件。4.其他設計文件：與設計工作相關的其他文件，如設計合同、協(xié)議等。（二）編號設計文件編號采用統(tǒng)一格式，由部門代碼、年份、文件類別代碼、順序號組成。具體如下：[部門代碼][年份][文件類別代碼][順序號]1.部門代碼：采用兩位字母縮寫表示各部門，如“SJ”表示設計部門，“XZ”表示行政部門等。2.年份：采用公元紀年的后兩位數(shù)字表示，如“23”表示2023年。3.文件類別代碼：采用一位字母表示文件類別，如“X”表示項目設計文件，“J”表示技術標準文件，“B”表示設計變更文件，“Q”表示其他設計文件。4.順序號：采用四位數(shù)字表示文件的順序，從0001開始依次編號。例如：SJ23X0010表示設計部門2023年產(chǎn)生的第10份項目設計文件。三、設計文件的起草與審核（一）起草1.設計文件由相關部門或人員按照工作要求和規(guī)范進行起草。起草人應確保文件內(nèi)容準確、完整、清晰，符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準和公司規(guī)定。2.起草文件時應使用公司統(tǒng)一的文件格式模板，注明文件名稱、編號、起草部門、起草人、日期等信息。（二）審核1.設計文件起草完成后，應提交部門負責人進行審核。審核人應認真審查文件內(nèi)容，確保文件質(zhì)量，并提出審核意見。2.對于重要的設計文件，應組織相關部門或?qū)＜疫M行會審，會審意見應作為文件修改和完善的依據(jù)。3.審核通過的文件，由審核人簽字確認，并注明審核日期。四、設計文件的簽署與發(fā)放（一）簽署1.設計文件經(jīng)審核通過后，由相關負責人進行簽署。簽署人應確保文件內(nèi)容符合要求，并承擔相應的責任。2.文件簽署應使用黑色或藍色中性筆，簽字應清晰、完整。（二）發(fā)放1.行政部門負責設計文件的發(fā)放工作。文件發(fā)放前，應進行登記，記錄文件名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放日期、領取人等信息。2.設計文件一般采用紙質(zhì)文件發(fā)放，特殊情況可采用電子文件發(fā)放。采用電子文件發(fā)放時，應確保文件的安全性和完整性，并按照規(guī)定進行備份。3.文件發(fā)放時，應填寫《設計文件發(fā)放登記表》，領取人應簽字確認。對于重要文件，應要求領取人簽收，并注明簽收日期。五、設計文件的接收與處理（一）接收1.各部門應指定專人負責設計文件的接收工作。接收人應及時查收文件，確保文件不丟失、不延誤。2.接收文件時，應核對文件的名稱、編號、份數(shù)等信息，如有不符，應及時與發(fā)送部門聯(lián)系。（二）處理1.接收人收到設計文件后，應及時將文件傳遞給相關負責人或部門，并做好記錄。2.相關負責人或部門應按照文件要求進行處理，如需回復的，應及時組織人員進行回復，并將回復文件按照規(guī)定進行發(fā)放。3.對于涉及多個部門的設計文件，接收部門應及時組織相關部門進行協(xié)調(diào)溝通，共同推進文件的處理工作。六、設計文件的流轉(zhuǎn)與跟蹤（一）流轉(zhuǎn)1.設計文件在公司內(nèi)部各部門之間流轉(zhuǎn)時，應按照規(guī)定的流程進行傳遞，確保文件傳遞的及時性和準確性。2.文件流轉(zhuǎn)過程中，應填寫《設計文件流轉(zhuǎn)單》，記錄文件名稱、編號、流轉(zhuǎn)部門、流轉(zhuǎn)日期、處理意見等信息。（二）跟蹤1.行政部門負責對設計文件的流轉(zhuǎn)情況進行跟蹤，及時掌握文件的去向和處理進度。2.對于重要設計文件或緊急文件，行政部門應重點跟蹤，確保文件得到及時處理。3.各部門應積極配合行政部門的跟蹤工作，及時反饋文件處理情況。七、設計文件的歸檔與保管（一）歸檔1.設計文件處理完畢后，相關部門應按照規(guī)定及時將文件歸檔。歸檔文件應齊全、完整、準確，符合檔案管理要求。2.歸檔文件應按照分類和編號順序進行整理，編制檔案目錄，便于查閱和管理。（二）保管1.行政部門負責設計文件的保管工作，應建立專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，確保文件的安全和完整。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合規(guī)定要求。3.設計文件應按照檔案管理規(guī)定進行定期檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題應及時處理。八、設計文件的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱設計文件時，應填寫《設計文件查閱申請表》，注明查閱文件名稱、編號、查閱原因等信息，經(jīng)部門負責人批準后，到行政部門查閱。2.查閱人應在行政部門指定的地點查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案庫房。查閱完畢后，應及時歸還文件，并在《設計文件查閱登記表》上簽字確認。3.涉及公司機密的設計文件，查閱人應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱設計文件時，應填寫《設計文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門負責人和行政部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱人應按照批準的借閱期限及時歸還文件，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應對借閱的文件妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、涂改、損壞文件。如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，應及時報告行政部門，并承擔相應的責任。九、設計文件的保密與銷毀（一）保密1.設計文件涉及公司的商業(yè)秘密和技術秘密，各部門和人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。2.接觸設計文件的人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.對于涉及公司機密的設計文件，應采取加密存儲、專人保管等措施，確保文件的安全性。（二）銷毀1.設計文件超過保管期限或已失去保存價值時，應按照規(guī)定進行銷毀。2.銷毀設計文件時，應填寫《設計文件銷毀申請表》，注明銷毀文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)部