統(tǒng)計(jì)管理檔案管理制度

統(tǒng)計(jì)管理檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司統(tǒng)計(jì)管理檔案工作，確保統(tǒng)計(jì)資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性，充分發(fā)揮統(tǒng)計(jì)資料在公司決策、管理和發(fā)展中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬單位的統(tǒng)計(jì)管理檔案工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司統(tǒng)計(jì)管理檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：統(tǒng)計(jì)資料必須如實(shí)反映公司的實(shí)際情況，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、拒報(bào)、遲報(bào)，不得偽造、篡改。3.及時(shí)有效原則：統(tǒng)計(jì)工作要及時(shí)收集、整理、分析和報(bào)送統(tǒng)計(jì)資料，為公司決策提供及時(shí)有效的依據(jù)。4.保密原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的統(tǒng)計(jì)資料，要嚴(yán)格保密，防止泄露。二、統(tǒng)計(jì)管理檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表類：包括公司年度、季度、月度綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表，以及各類專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.統(tǒng)計(jì)調(diào)查資料類：如市場調(diào)研、客戶滿意度調(diào)查、員工滿意度調(diào)查等資料。3.統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告類：對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營、市場動(dòng)態(tài)、行業(yè)趨勢等進(jìn)行分析的報(bào)告。4.統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬類：記錄公司各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的詳細(xì)數(shù)據(jù)，如銷售臺(tái)賬、生產(chǎn)臺(tái)賬、庫存臺(tái)賬等。5.統(tǒng)計(jì)原始記錄類：如員工考勤記錄、生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表、銷售訂單等。（二）編號(hào)1.采用分類編號(hào)法，按照上述分類順序，依次為每一類檔案賦予一個(gè)代碼。2.綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表類代碼為“TJ01”，統(tǒng)計(jì)調(diào)查資料類代碼為“TJ02”，統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告類代碼為“TJ03”，統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬類代碼為“TJ04”，統(tǒng)計(jì)原始記錄類代碼為“TJ05”。3.每一類檔案再根據(jù)年份、月份等進(jìn)行細(xì)分編號(hào)，例如“TJ01202301”表示2023年1月份的綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表。三、統(tǒng)計(jì)管理檔案的收集（一）職責(zé)分工1.各部門負(fù)責(zé)本部門統(tǒng)計(jì)資料的收集、整理和初步審核，并按時(shí)報(bào)送至公司統(tǒng)計(jì)管理部門。2.公司統(tǒng)計(jì)管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門報(bào)送的統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行匯總、審核和歸檔。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)資料的收集工作，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。2.統(tǒng)計(jì)資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，字跡清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全。3.對(duì)于統(tǒng)計(jì)原始記錄，應(yīng)及時(shí)收集、整理，確保記錄的連續(xù)性和真實(shí)性。4.各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將統(tǒng)計(jì)資料報(bào)送至公司統(tǒng)計(jì)管理部門，不得延誤。（三）收集渠道1.內(nèi)部報(bào)表：各部門按照公司統(tǒng)一制定的報(bào)表格式，定期報(bào)送各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.業(yè)務(wù)系統(tǒng)：通過公司的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，提取相關(guān)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。3.專項(xiàng)調(diào)查：針對(duì)特定的統(tǒng)計(jì)需求，開展專項(xiàng)調(diào)查，收集相關(guān)資料。4.外部信息：收集政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)、市場研究機(jī)構(gòu)等發(fā)布的與公司相關(guān)的統(tǒng)計(jì)信息。四、統(tǒng)計(jì)管理檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于統(tǒng)計(jì)資料的檢索和查詢。（二）整理方法1.分類整理：按照統(tǒng)計(jì)管理檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的資料進(jìn)行分類。2.編號(hào)排序：對(duì)每一類檔案按照編號(hào)順序進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性。3.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固。4.編制目錄：為每一類檔案編制詳細(xì)的目錄，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、來源等信息，便于查找和利用。五、統(tǒng)計(jì)管理檔案的審核（一）審核內(nèi)容1.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：審核統(tǒng)計(jì)資料中的數(shù)據(jù)是否真實(shí)、準(zhǔn)確，是否與實(shí)際情況相符。2.邏輯一致性：檢查統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系是否合理，是否存在矛盾或異常情況。3.完整性：審核統(tǒng)計(jì)資料是否完整，是否涵蓋了應(yīng)統(tǒng)計(jì)的所有內(nèi)容。4.規(guī)范性：檢查統(tǒng)計(jì)資料的格式、填寫方法、簽字蓋章等是否符合規(guī)定要求。（二）審核流程1.各部門在報(bào)送統(tǒng)計(jì)資料前，應(yīng)進(jìn)行自我審核，確保資料的質(zhì)量。2.公司統(tǒng)計(jì)管理部門收到各部門報(bào)送的統(tǒng)計(jì)資料后，進(jìn)行初步審核，對(duì)存在問題的資料及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行修改。3.對(duì)于重要的統(tǒng)計(jì)資料，公司統(tǒng)計(jì)管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行會(huì)審，確保審核結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。六、統(tǒng)計(jì)管理檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表類：月度報(bào)表應(yīng)在次月5個(gè)工作日內(nèi)歸檔，季度報(bào)表應(yīng)在季度結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)歸檔，年度報(bào)表應(yīng)在次年1月31日前歸檔。2.統(tǒng)計(jì)調(diào)查資料類：調(diào)查結(jié)束后15個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告類：報(bào)告完成后10個(gè)工作日內(nèi)歸檔。4.統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬類：每月末應(yīng)將當(dāng)月的臺(tái)賬數(shù)據(jù)整理歸檔。5.統(tǒng)計(jì)原始記錄類：應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，定期進(jìn)行歸檔，確保記錄的完整性。（二）歸檔要求1.歸檔的統(tǒng)計(jì)資料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合整理和審核要求。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂整齊，編目清晰，裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可訪問性。4.歸檔的統(tǒng)計(jì)資料應(yīng)編制詳細(xì)的移交清單，雙方簽字確認(rèn)。七、統(tǒng)計(jì)管理檔案的保管（一）保管期限1.綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表類：年度報(bào)表永久保管，季度報(bào)表保管10年，月度報(bào)表保管5年。2.統(tǒng)計(jì)調(diào)查資料類：根據(jù)調(diào)查目的和重要程度確定保管期限，一般為310年。3.統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告類：保管期限為510年。4.統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬類：保管期限為5年。5.統(tǒng)計(jì)原始記錄類：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為35年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。八、統(tǒng)計(jì)管理檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱統(tǒng)計(jì)管理檔案的，應(yīng)填寫《統(tǒng)計(jì)管理檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的統(tǒng)計(jì)資料，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)印、摘抄或傳播。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱統(tǒng)計(jì)管理檔案的，應(yīng)填寫《統(tǒng)計(jì)管理檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過15個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損或丟失。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。九、統(tǒng)計(jì)管理檔案的銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限且已無保存價(jià)值的統(tǒng)計(jì)管理檔案。2.因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、變質(zhì)，無法修復(fù)的。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對(duì)擬銷毀的統(tǒng)計(jì)管理檔案進(jìn)行清理和鑒定，編制《統(tǒng)計(jì)管理檔案銷毀清單》。2.《統(tǒng)計(jì)管理檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，參加銷毀的人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。4.對(duì)于涉及公司機(jī)密的統(tǒng)計(jì)資料，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行銷毀，確保信息安全。十、統(tǒng)計(jì)管理檔案的信息化管理（一）建立統(tǒng)計(jì)管理檔案信息系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立公司統(tǒng)計(jì)管理檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)資料的電子化管理。2.統(tǒng)計(jì)管理檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表生成、備份存儲(chǔ)等功能，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案中的數(shù)據(jù)錄入統(tǒng)計(jì)管理檔案信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)統(tǒng)計(jì)管理檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)管理檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、傳輸?shù)却胧Ｕ闲畔踩?。十一、統(tǒng)計(jì)管理檔案工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)各部門的統(tǒng)計(jì)管理檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、審核、歸檔、保管、查閱與借閱等環(huán)節(jié)。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1