對外包材料管理制度

對外包材料管理制度一、總則（一）目的為加強公司外包材料的管理，規(guī)范外包材料的采購、驗收、存儲、使用及核銷等環(huán)節(jié)，確保外包材料的質(zhì)量、安全與合理使用，降低成本，提高公司整體運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及外包材料的采購、使用及管理活動，包括但不限于生產(chǎn)外包、項目外包等業(yè)務中所使用的各類材料。（三）基本原則1.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購的外包材料符合相關質(zhì)量標準和公司生產(chǎn)、項目需求，從源頭上保障產(chǎn)品質(zhì)量和項目順利進行。2.成本控制原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略、庫存管理等措施，降低外包材料采購成本和使用成本。3.流程規(guī)范原則：明確外包材料管理各環(huán)節(jié)的操作流程和職責分工，做到有章可循、規(guī)范有序。4.責任追究原則：對于外包材料管理過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為和質(zhì)量問題，追究相關責任人的責任。二、職責分工（一）采購部門1.負責外包材料的供應商開發(fā)、評估與選擇，建立合格供應商名錄。2.根據(jù)生產(chǎn)、項目需求，制定外包材料采購計劃，并組織實施采購活動。3.負責與供應商簽訂采購合同，明確采購材料的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準等條款。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。（二）質(zhì)量部門1.制定外包材料的檢驗標準和檢驗流程。2.對外包材料進行到貨檢驗、抽檢等質(zhì)量檢驗工作，確保材料質(zhì)量符合要求。3.對不合格外包材料進行判定，并跟蹤處理結(jié)果，防止不合格材料投入使用或流轉(zhuǎn)。（三）倉庫管理部門1.負責外包材料的入庫、存儲、保管及發(fā)放工作。2.建立外包材料庫存臺賬，定期盤點庫存，確保賬實相符。3.按照規(guī)定的存儲條件和保管要求，妥善保管外包材料，防止材料損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。（四）使用部門1.根據(jù)生產(chǎn)、項目進度需求，提前提交外包材料使用計劃，明確材料規(guī)格、數(shù)量、使用時間等要求。2.負責外包材料的領用、使用過程管理，確保材料合理使用，避免浪費。3.配合質(zhì)量部門做好外包材料的質(zhì)量反饋工作，及時提供材料使用過程中的質(zhì)量問題信息。（五）財務部門1.負責審核外包材料采購合同、發(fā)票等相關財務憑證，辦理付款手續(xù)。2.對外包材料采購成本進行核算與分析，提供成本控制建議。3.參與外包材料庫存盤點工作，監(jiān)督庫存管理情況。三、采購管理（一）供應商管理1.供應商開發(fā)采購部門根據(jù)公司外包材料需求，通過多種渠道收集供應商信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，考察其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價格競爭力、信譽等方面情況，確定入圍供應商名單。2.供應商評估定期（每年至少一次）對供應商進行全面評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務、環(huán)保等方面。采購部門收集相關評估數(shù)據(jù)，組織質(zhì)量、使用等部門人員參與評估，形成供應商評估報告。3.供應商選擇根據(jù)供應商評估結(jié)果，選擇綜合表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商作為合格供應商，納入合格供應商名錄。對于新的外包材料采購項目，優(yōu)先從合格供應商名錄中選擇供應商進行采購。（二）采購計劃制定1.使用部門應提前[X]個工作日向采購部門提交外包材料使用計劃，明確材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計使用時間等詳細信息。2.采購部門結(jié)合使用部門需求、庫存情況以及生產(chǎn)、項目進度安排，制定外包材料采購計劃。采購計劃應包括采購材料明細、采購數(shù)量、預計采購時間、采購預算等內(nèi)容。3.采購計劃需經(jīng)相關部門負責人審核，報公司主管領導批準后實施。如遇緊急采購情況，可先口頭請示主管領導同意后采購，但事后應及時補辦相關審批手續(xù)。（三）采購合同簽訂1.采購部門根據(jù)批準的采購計劃，與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括但不限于材料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂前，采購部門應將合同草本提交法律部門或公司法律顧問進行審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。3.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給質(zhì)量、倉庫管理、財務等相關部門，以便各部門做好相應的準備和對接工作。（四）采購訂單執(zhí)行1.采購部門根據(jù)采購合同下達采購訂單給供應商，明確訂單要求和交貨時間等信息。2.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。如遇供應商交貨延遲、質(zhì)量問題等異常情況，應及時采取措施解決，并向相關部門反饋。3.對于采購過程中發(fā)生的變更事項，如采購數(shù)量、交貨期、材料規(guī)格等變更，采購部門應及時與供應商協(xié)商簽訂補充協(xié)議，并按規(guī)定程序進行審批。四、驗收管理（一）到貨通知1.采購部門在預計外包材料到貨前[X]個工作日，通知倉庫管理部門做好收貨準備，并告知質(zhì)量部門到貨時間、材料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.倉庫管理部門根據(jù)到貨通知，安排好收貨場地、人員和設備，確保能夠及時、準確地接收貨物。（二）檢驗流程1.外包材料到貨后，倉庫管理部門核對送貨單與采購訂單信息，確認無誤后通知質(zhì)量部門進行檢驗。2.質(zhì)量部門按照制定的檢驗標準和流程，對外包材料進行檢驗。檢驗方式包括外觀檢驗、尺寸測量、性能測試、抽樣送檢等。3.對于重要的外包材料或質(zhì)量要求較高的材料，質(zhì)量部門可增加檢驗頻次或進行全檢。（三）檢驗結(jié)果處理1.經(jīng)檢驗合格的外包材料，質(zhì)量部門出具檢驗合格報告，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)。2.對于檢驗不合格的外包材料，質(zhì)量部門出具不合格報告，明確不合格項目和原因。采購部門負責與供應商溝通協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補貨等，并跟蹤處理結(jié)果。3.不合格外包材料在未處理完畢前，應單獨存放，做好標識，防止與合格材料混淆。五、存儲管理（一）入庫管理1.倉庫管理部門根據(jù)質(zhì)量部門出具的檢驗合格報告，辦理外包材料入庫手續(xù)。入庫時，應核對材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應商等信息與送貨單、采購訂單一致。2.按照規(guī)定的存儲區(qū)域和倉位，將外包材料分類存放，并做好標識。標識應包括材料名稱、規(guī)格、型號、批次、入庫日期等信息。3.建立外包材料入庫臺賬，詳細記錄入庫日期、材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應商、入庫單號等信息，確保賬實相符。（二）存儲條件與保管要求1.根據(jù)外包材料的特性和要求，設置合適的存儲條件，如溫度、濕度、通風、防火、防潮、防蟲等。2.對于易損、易變質(zhì)、易燃易爆等特殊材料，應采取特殊的保管措施，如單獨存放、設置防護設施、定期檢查等。3.倉庫管理人員應定期對存儲的外包材料進行巡查，檢查材料的存儲狀態(tài)、質(zhì)量狀況、標識情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期（每月至少一次）對庫存外包材料進行盤點，確保賬實相符。盤點時，應核對庫存臺賬與實物數(shù)量、規(guī)格、型號等信息。2.盤點結(jié)束后，倉庫管理部門編制庫存盤點報告，詳細記錄盤點結(jié)果，包括盤盈、盤虧數(shù)量及原因分析等。如發(fā)現(xiàn)賬實不符情況，應及時查明原因，進行相應的賬務調(diào)整和處理。3.財務部門參與庫存盤點工作，對盤點結(jié)果進行監(jiān)督和審核。對于盤盈、盤虧金額較大或存在重大差異的情況，應組織相關部門進行專項調(diào)查，追究相關責任人的責任。（四）庫存預警1.倉庫管理部門根據(jù)外包材料的庫存周轉(zhuǎn)率、安全庫存等因素，設定庫存預警指標。當庫存數(shù)量低于或高于預警值時，及時發(fā)出預警信息。2.采購部門根據(jù)庫存預警信息，結(jié)合生產(chǎn)、項目需求和采購周期，及時調(diào)整采購計劃，確保庫存合理。六、使用管理（一）領用管理1.使用部門根據(jù)生產(chǎn)、項目進度需求，填寫外包材料領用申請表，注明材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。2.領用申請表經(jīng)部門負責人審核后，到倉庫管理部門辦理領用手續(xù)。倉庫管理人員核對領用申請表與庫存臺賬信息，確認庫存有貨且符合領用要求后，辦理發(fā)料手續(xù)。3.倉庫管理部門按照先進先出原則發(fā)放外包材料，并在庫存臺賬上記錄領用日期、領用部門、材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。（二）使用過程管理1.使用部門應按照規(guī)定的操作規(guī)程和工藝要求使用外包材料，確保材料合理使用，避免浪費和濫用。2.在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)外包材料存在質(zhì)量問題或不適用情況，應及時停止使用，并通知質(zhì)量部門和采購部門進行處理。3.質(zhì)量部門定期對外包材料的使用情況進行監(jiān)督檢查，收集使用部門的質(zhì)量反饋信息，及時發(fā)現(xiàn)和解決質(zhì)量問題。（三）余料管理1.項目或生產(chǎn)任務結(jié)束后，使用部門應及時清理剩余的外包材料，并填寫余料退庫申請表，注明余料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。2.余料經(jīng)倉庫管理部門驗收合格后，辦理退庫手續(xù)。倉庫管理部門對余料進行妥善保管，并在庫存臺賬上記錄余料入庫日期、余料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。3.對于可重復使用的余料，倉庫管理部門應根據(jù)后續(xù)需求情況，優(yōu)先調(diào)配使用。對于不再使用的余料，采購部門應根據(jù)實際情況進行處理，如報廢、變賣等。七、核銷管理（一）核銷流程1.項目或生產(chǎn)任務完成后，使用部門應及時統(tǒng)計外包材料實際使用數(shù)量，并填寫外包材料核銷申請表，附上相關的領料單、入庫單、發(fā)票等憑證。2.采購部門核對采購合同執(zhí)行情況，確認實際采購數(shù)量與使用數(shù)量、庫存數(shù)量之間的邏輯關系是否一致。3.財務部門根據(jù)采購合同、發(fā)票、入庫單、領料單等憑證，對外包材料采購成本進行核算，并與使用部門提供的核銷數(shù)據(jù)進行核對。4.經(jīng)采購部門、財務部門審核無誤后，報公司主管領導審批。審批通過后，完成外包材料的核銷工作。（二）差異處理1.在核銷過程中，如發(fā)現(xiàn)實際使用數(shù)量與采購數(shù)量、庫存數(shù)量存在差異，應及時查明原因。2.對于因合理損耗、質(zhì)量問題等原因?qū)е碌牟町?，?jīng)相關部門核實后，按照規(guī)定程序進行處理，調(diào)整庫存臺賬和成本核算。3.對于因人為原因?qū)е碌牟町?，如領用錯誤、浪費等，追究相關責任人的責任，并要求責任人采取措施彌補損失。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對外包材料管理情況進行審計監(jiān)督，檢查采購、驗收、存儲、使用、核銷等環(huán)節(jié)的制度執(zhí)行情況和工作流程的規(guī)范性。2.質(zhì)量部門、倉庫管理部門等相關部門應定期對本部門負責的外包材料管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改結(jié)果。（二）考核機制1.建立外包材料管理考核制度，對采購部門、質(zhì)量部門、倉庫管理部門、使用部門等相關部門及責任