東莞工作群管理制度

東莞工作群管理制度一、總則1.目的為規(guī)范東莞工作群的使用，確保信息傳遞及時、準(zhǔn)確、高效，營造良好的工作溝通氛圍，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于東莞公司全體員工參與的各類工作群，包括但不限于部門工作群、項目協(xié)作群、跨部門溝通群等。3.管理原則（1）遵守國家法律法規(guī)及公司各項規(guī)章制度，不得在群內(nèi)發(fā)布違法、違規(guī)、有害及不良信息。（2）以工作為導(dǎo)向，明確群內(nèi)溝通目的，提高工作效率，避免無關(guān)信息干擾。（3）尊重他人，文明交流，不得在群內(nèi)進行爭吵、辱罵、詆毀等行為。二、群成員規(guī)范1.群成員加入與退出（1）因工作需要加入工作群的員工，由所在部門負責(zé)人或項目負責(zé)人審核同意后加入。（2）離職員工應(yīng)及時退出相關(guān)工作群，所在部門負責(zé)人負責(zé)確認(rèn)并通知群主移除。2.群成員職責(zé)（1）積極參與群內(nèi)工作溝通，及時回復(fù)與工作相關(guān)的信息，確保信息傳遞的及時性和準(zhǔn)確性。（2）認(rèn)真閱讀群內(nèi)消息，領(lǐng)會工作要求，如有疑問及時提出，不得隨意忽視重要信息。（3）對工作群內(nèi)的信息嚴(yán)格保密，不得隨意泄露給無關(guān)人員。涉及公司機密信息的，嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行。三、信息發(fā)布規(guī)范1.發(fā)布內(nèi)容要求（1）與工作相關(guān)的通知、公告、工作進展匯報、問題反饋、解決方案等。（2）重要工作安排、會議紀(jì)要、決策結(jié)果等應(yīng)及時在群內(nèi)發(fā)布，并確保群成員知曉。（3）分享與工作相關(guān)的經(jīng)驗、技巧、知識等，但不得發(fā)布未經(jīng)證實的謠言和不實信息。2.發(fā)布格式要求（1）通知類信息應(yīng)明確標(biāo)題、發(fā)布部門、發(fā)布時間、正文內(nèi)容及要求回復(fù)的事項等。（2）工作匯報類信息應(yīng)條理清晰，包括工作任務(wù)、完成情況、遇到的問題及解決措施等。（3）語言表達應(yīng)簡潔明了、準(zhǔn)確規(guī)范，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。3.發(fā)布頻率要求（1）對于緊急重要的工作信息，應(yīng)立即發(fā)布通知群成員，并確保群成員及時響應(yīng)。（2）常規(guī)工作相關(guān)信息，應(yīng)根據(jù)工作需要定期發(fā)布，避免過于頻繁或過少發(fā)布。（3）不得在群內(nèi)頻繁發(fā)送無關(guān)的圖片、表情、鏈接等信息，以免影響工作溝通效率。四、群聊管理1.群主職責(zé)（1）負責(zé)工作群的日常管理，維護群內(nèi)秩序，確保群內(nèi)溝通正常進行。（2）審核群成員加入申請，對不符合要求的成員拒絕加入，并向申請人說明原因。（3）及時清理長期不活躍或已離職的群成員，保證群成員信息的準(zhǔn)確性和有效性。（4）對群內(nèi)違規(guī)行為進行制止和糾正，情節(jié)嚴(yán)重的及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。（5）定期組織群內(nèi)工作總結(jié)與交流活動，提高群成員的工作協(xié)作能力。2.群管理員職責(zé)（1）協(xié)助群主進行群內(nèi)管理工作，包括信息整理、記錄重要事項等。（2）及時關(guān)注群成員動態(tài)，對群內(nèi)出現(xiàn)的問題和矛盾進行協(xié)調(diào)溝通，維護群內(nèi)和諧氛圍。（3）按照群主要求發(fā)布相關(guān)工作信息，并確保信息準(zhǔn)確傳達給每位群成員。（4）對群成員反饋的意見和建議進行收集整理，定期反饋給群主。3.群內(nèi)秩序維護（1）禁止在群內(nèi)發(fā)布與工作無關(guān)的廣告、推銷、拉票、募捐等信息。（2）不得在群內(nèi)隨意討論敏感話題，如政治、宗教、色情等內(nèi)容。（3）對于群內(nèi)出現(xiàn)的爭議或分歧，應(yīng)通過理性溝通解決，避免情緒化爭吵和攻擊。（4）不得在群內(nèi)惡意刷屏，影響其他成員正常接收信息。連續(xù)發(fā)送超過3條以上無關(guān)信息視為刷屏行為。五、會議管理1.線上會議組織（1）需要召開線上工作會議的，由會議組織者提前確定會議主題、時間、參會人員范圍等，并在工作群內(nèi)發(fā)布會議通知。（2）會議組織者應(yīng)提前測試會議設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)，確保會議順利進行。（3）參會人員應(yīng)提前5分鐘進入會議，調(diào)試好設(shè)備，遵守會議紀(jì)律，保持靜音狀態(tài)，不得隨意離開會議。如需中途離開，應(yīng)向主持人請假并說明原因。2.會議記錄與傳達（1）會議組織者指定專人負責(zé)會議記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確完整，包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、討論要點、決策結(jié)果等。（2）會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)及時整理會議記錄，并在工作群內(nèi)發(fā)布會議紀(jì)要，明確工作任務(wù)、責(zé)任人、完成時間等要求，確保群成員對會議精神和工作安排清晰了解。3.會議跟進與反饋（1）會議安排的工作任務(wù)責(zé)任人應(yīng)按照要求及時推進工作，并定期在群內(nèi)反饋工作進展情況。（2）對于會議決策事項執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題或困難，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時在群內(nèi)反饋，共同協(xié)商解決方案。六、培訓(xùn)與學(xué)習(xí)1.線上培訓(xùn)組織（1）公司組織的線上培訓(xùn)課程，由培訓(xùn)負責(zé)人提前發(fā)布培訓(xùn)通知，包括培訓(xùn)主題、時間、培訓(xùn)方式、參與人員等信息。（2）培訓(xùn)過程中，學(xué)員應(yīng)認(rèn)真聽講，積極參與互動交流，不得隨意發(fā)表無關(guān)言論干擾培訓(xùn)秩序。（3）培訓(xùn)結(jié)束后，學(xué)員應(yīng)按照要求完成培訓(xùn)作業(yè)或考核，并將相關(guān)成果反饋至工作群或指定郵箱。2.知識分享與交流（1）鼓勵群成員在工作群內(nèi)分享與工作相關(guān)的專業(yè)知識、技能、經(jīng)驗等內(nèi)容，促進知識共享和共同成長。（2）知識分享內(nèi)容應(yīng)具有實用性和價值性，分享者應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，并對相關(guān)問題進行解答和交流。（3）對于群成員提出的與工作學(xué)習(xí)相關(guān)的問題，其他成員應(yīng)積極給予幫助和建議，營造良好的學(xué)習(xí)氛圍。七、工作流程溝通1.流程發(fā)起與審批（1）員工發(fā)起工作流程時，應(yīng)按照公司規(guī)定的格式在工作群內(nèi)詳細說明流程事項、目的、涉及部門和人員、預(yù)計時間等信息，并附上相關(guān)資料。（2）流程審批環(huán)節(jié)，審批人員應(yīng)及時查看流程信息，按照審批權(quán)限和標(biāo)準(zhǔn)進行審批，明確審批意見（同意、不同意或補充修改意見），并在規(guī)定時間內(nèi)完成審批操作。（3）對于需多部門協(xié)同的工作流程，發(fā)起部門應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保流程順利推進，各部門之間應(yīng)密切配合，及時反饋流程執(zhí)行過程中的問題。2.流程執(zhí)行與監(jiān)控（1）工作流程責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格按照流程要求執(zhí)行任務(wù)，確保工作質(zhì)量和進度。（2）相關(guān)部門和人員應(yīng)積極配合流程執(zhí)行，及時提供支持和協(xié)助，不得推諉扯皮。（3）對于重要工作流程，應(yīng)建立監(jiān)控機制，定期在群內(nèi)通報流程執(zhí)行情況，對出現(xiàn)的延誤或異常情況及時進行分析和解決，確保工作流程按時、高質(zhì)量完成。八、問題反饋與解決1.問題反饋機制（1）員工在工作中遇到問題或困難時，應(yīng)及時在工作群內(nèi)反饋，說明問題詳細情況、可能產(chǎn)生的影響及初步解決方案等。（2）問題反饋應(yīng)盡量做到客觀、準(zhǔn)確，避免模糊不清或夸大其詞。同時，應(yīng)提供必要的證據(jù)或數(shù)據(jù)支持，以便更好地分析和解決問題。2.問題解決流程（1）對于群內(nèi)反饋的問題，相關(guān)責(zé)任人或熟悉情況的人員應(yīng)及時響應(yīng)，共同探討解決方案。（2）根據(jù)問題的性質(zhì)和復(fù)雜程度，確定解決問題的牽頭部門或人員，并明確解決時間節(jié)點。（3）解決問題的過程中，相關(guān)人員應(yīng)積極協(xié)作，及時溝通信息，確保問題得到妥善解決。解決結(jié)果應(yīng)及時在群內(nèi)反饋，接受群成員監(jiān)督。3.案例分享與預(yù)防（1）定期收集整理工作中出現(xiàn)的問題及解決案例，在工作群內(nèi)分享，供群成員學(xué)習(xí)借鑒。（2）針對共性問題或反復(fù)出現(xiàn)的問題，組織相關(guān)人員進行分析總結(jié)，制定預(yù)防措施，避免類似問題再次發(fā)生。九、保密管理1.保密信息范圍本制度所涉及的保密信息包括但不限于公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、客戶信息、員工個人信息等公司規(guī)定的各類保密內(nèi)容。2.保密措施要求（1）嚴(yán)禁在工作群內(nèi)發(fā)布涉及公司保密信息的內(nèi)容。如因工作需要必須提及保密信息，應(yīng)先進行脫敏處理，并確保接收人員具有相應(yīng)的保密權(quán)限。（2）群成員應(yīng)增強保密意識，對在工作群內(nèi)知悉的保密信息嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露。（3）對于離職人員，群主應(yīng)及時提醒其退出工作群，并要求其在離職前刪除群內(nèi)涉及公司保密信息的聊天記錄。3.保密監(jiān)督與責(zé)任追究（1）公司將定期對工作群內(nèi)信息進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有違反保密規(guī)