石材企業(yè)采購管理制度

石材企業(yè)采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司石材采購管理工作，確保采購活動(dòng)的合規(guī)、高效、有序進(jìn)行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營所需石材的質(zhì)量和供應(yīng)，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及石材采購的部門和人員，包括但不限于采購部、生產(chǎn)部、工程部、質(zhì)量部等。3.基本原則合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、符合公司要求的石材供應(yīng)商，確保所采購石材滿足生產(chǎn)、工程等需求。成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。合作共贏原則：與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏。二、采購組織與職責(zé)1.采購部負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃和預(yù)算：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，制定年度、季度、月度石材采購計(jì)劃，并編制相應(yīng)的采購預(yù)算。供應(yīng)商開發(fā)與管理：通過多種渠道開發(fā)合格的石材供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，維護(hù)良好的合作關(guān)系。采購執(zhí)行：按照采購計(jì)劃和審批流程，負(fù)責(zé)具體的石材采購工作，包括詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、簽訂采購合同、跟進(jìn)訂單執(zhí)行等。采購成本控制：通過與供應(yīng)商談判、優(yōu)化采購批量、選擇合適的運(yùn)輸方式等措施，降低采購成本。采購信息管理：及時(shí)收集、整理、分析采購相關(guān)信息，為公司決策提供支持。2.需求部門提出采購需求：根據(jù)生產(chǎn)、工程等實(shí)際需要，準(zhǔn)確、及時(shí)地向采購部提交石材采購申請，明確采購石材的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等。參與供應(yīng)商評估：協(xié)助采購部對供應(yīng)商進(jìn)行評估，提供相關(guān)意見和建議。驗(yàn)收采購物資：負(fù)責(zé)對采購回來的石材進(jìn)行驗(yàn)收，確保質(zhì)量符合要求，并及時(shí)反饋驗(yàn)收結(jié)果。3.質(zhì)量部制定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)公司產(chǎn)品要求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定石材的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。參與供應(yīng)商評估：從質(zhì)量角度對供應(yīng)商進(jìn)行評估，提出質(zhì)量方面的意見和建議。檢驗(yàn)采購物資：對采購的石材進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保其符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對不合格品提出處理意見。4.財(cái)務(wù)部審核采購預(yù)算：對采購部編制的采購預(yù)算進(jìn)行審核，確保預(yù)算合理、準(zhǔn)確。資金安排：根據(jù)采購計(jì)劃和資金狀況，合理安排采購資金，確保采購活動(dòng)順利進(jìn)行。賬務(wù)處理：負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。成本核算與分析：參與采購成本的核算與分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。三、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)生產(chǎn)、工程等實(shí)際需要，填寫《石材采購申請表》，詳細(xì)注明采購石材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)交貨時(shí)間、用途等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人對采購申請進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性，簽字后提交采購部。2.采購計(jì)劃制定采購部收到采購申請后，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)情況等，制定詳細(xì)的采購計(jì)劃，明確采購石材的品種、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等，并報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。采購計(jì)劃經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審批后，下達(dá)給采購人員執(zhí)行。3.供應(yīng)商選擇與詢價(jià)采購人員根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道選擇潛在的石材供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商目錄等。向選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)函，詳細(xì)說明采購石材的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單，進(jìn)行整理和分析，比較不同供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等因素。4.比價(jià)與議價(jià)采購人員對至少三家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比價(jià)，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、信譽(yù)、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。與選定的供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)，爭取更有利的采購價(jià)格、付款方式、交貨期等條款。在議價(jià)過程中，采購人員應(yīng)保持客觀、公正的態(tài)度，維護(hù)公司利益。5.采購合同簽訂經(jīng)比價(jià)和議價(jià)確定供應(yīng)商后，采購人員起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括石材的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。將采購合同提交采購部負(fù)責(zé)人審核，審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購合同經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購人員與供應(yīng)商簽訂正式合同，并加蓋公司合同專用章。6.采購訂單下達(dá)采購人員根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確訂單編號、采購石材的具體信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。采購訂單下達(dá)后，及時(shí)將訂單副本發(fā)送給需求部門、質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。7.訂單跟蹤與催貨采購人員負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。根據(jù)合同約定的交貨時(shí)間，提前提醒供應(yīng)商按時(shí)交貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時(shí)交貨，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向采購部負(fù)責(zé)人匯報(bào)。對于延遲交貨的供應(yīng)商，按照合同約定追究其違約責(zé)任。8.到貨驗(yàn)收石材到貨前，采購人員通知需求部門和質(zhì)量部做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。石材到貨時(shí)，由需求部門和質(zhì)量部共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括石材的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否符合合同要求。質(zhì)量部按照制定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對石材進(jìn)行檢驗(yàn)，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時(shí)通知采購人員與供應(yīng)商協(xié)商解決。驗(yàn)收合格后，需求部門在《石材到貨驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，采購人員將驗(yàn)收單提交財(cái)務(wù)部作為付款依據(jù)。9.付款結(jié)算財(cái)務(wù)部根據(jù)采購合同和驗(yàn)收單，審核付款申請，確保付款金額準(zhǔn)確無誤。按照合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款手續(xù)，支付貨款給供應(yīng)商。采購人員負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商開具的發(fā)票等相關(guān)憑證，及時(shí)提交給財(cái)務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部定期通過多種渠道收集石材供應(yīng)商信息，如行業(yè)展會、網(wǎng)絡(luò)平臺、供應(yīng)商推薦等。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，選擇符合公司基本要求的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察。實(shí)地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、環(huán)保措施、信譽(yù)狀況、價(jià)格水平等方面。根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、考察情況、評估結(jié)果等，并將合格供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商評估與考核采購部定期（每年至少一次）對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估內(nèi)容包括質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)、環(huán)保等方面。質(zhì)量方面主要考核供應(yīng)商提供的石材是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，不合格品率等指標(biāo)；交貨期方面考核供應(yīng)商是否按時(shí)交貨，交貨準(zhǔn)時(shí)率等；價(jià)格方面比較供應(yīng)商的報(bào)價(jià)與市場平均價(jià)格水平；服務(wù)方面評估供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量，響應(yīng)速度等；環(huán)保方面考察供應(yīng)商的環(huán)保措施是否符合要求。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對于優(yōu)秀供應(yīng)商給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會；對于不合格供應(yīng)商，及時(shí)采取整改措施或終止合作關(guān)系。3.供應(yīng)商激勵(lì)與約束激勵(lì)措施：對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、禮品等；在采購訂單分配上給予優(yōu)先考慮；與供應(yīng)商共同開展技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量改進(jìn)等合作項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)互利共贏。約束措施：在采購合同中明確約定雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責(zé)任；對于供應(yīng)商的違約行為，按照合同約定追究其責(zé)任，如扣除貨款、要求賠償損失等；對多次違約或嚴(yán)重違反公司規(guī)定的供應(yīng)商，終止合作關(guān)系，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.市場風(fēng)險(xiǎn)關(guān)注石材市場價(jià)格波動(dòng)情況，定期收集市場價(jià)格信息，分析價(jià)格走勢，制定相應(yīng)的采購策略，如套期保值、簽訂長期合同等，以降低市場價(jià)格波動(dòng)對公司采購成本的影響。建立市場風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，當(dāng)市場價(jià)格出現(xiàn)異常波動(dòng)時(shí)，及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃和預(yù)算，采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對供應(yīng)商質(zhì)量控制體系的審核和評估，確保供應(yīng)商具備穩(wěn)定的質(zhì)量保證能力。在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法，加強(qiáng)到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，對不合格品及時(shí)處理，避免因質(zhì)量問題給公司帶來損失。定期對采購的石材進(jìn)行質(zhì)量抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量隱患及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決，并對質(zhì)量問題進(jìn)行分析總結(jié)，采取改進(jìn)措施，防止類似問題再次發(fā)生。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)對供應(yīng)商進(jìn)行全面的盡職調(diào)查，了解供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、信譽(yù)狀況、財(cái)務(wù)狀況等，降低因供應(yīng)商經(jīng)營不善或信譽(yù)問題導(dǎo)致的采購風(fēng)險(xiǎn)。與重要供應(yīng)商簽訂長期合作合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，建立穩(wěn)定的合作關(guān)系，減少因供應(yīng)商更換帶來的風(fēng)險(xiǎn)。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在的問題，并采取相應(yīng)的措施加以解決，避免供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大化。4.合同風(fēng)險(xiǎn)采購合同應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)和公司合同管理制度的要求簽訂，確保合同條款合法、合規(guī)、完整、明確。在簽訂合同前，對合同條款進(jìn)行仔細(xì)審核，避免出現(xiàn)模糊不清、容易引起歧義的條款。加強(qiáng)合同執(zhí)行過程的管理，跟蹤合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同順利履行。定期對合同進(jìn)行清理和歸檔，妥善保管合同相關(guān)資料，以備查閱。六、采購信息管理1.建立采購信息數(shù)據(jù)庫采購部負(fù)責(zé)建立采購信息數(shù)據(jù)庫，收集、整理、存儲與采購相關(guān)的各類信息，包括供應(yīng)商信息、采購合同、采購訂單、采購價(jià)格、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。采購信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，方便公司內(nèi)部各部門查詢和使用采購信息。2.信息共享與溝通采購部應(yīng)及時(shí)將采購相關(guān)信息在公司內(nèi)部進(jìn)行共享，通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件等方式向需求部門、質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門發(fā)布采購計(jì)劃、訂單執(zhí)行情況、到貨信息、質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果等。需求部門、質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部等部門應(yīng)及時(shí)將與采購相關(guān)的信息反饋給采購部，如需求變更、質(zhì)量問題、付款申請等，確保信息溝通順暢。3.采購數(shù)據(jù)分析與利用采購部定期對采購信息進(jìn)行分析，如采購成本分析、供應(yīng)商績效分析、采購趨勢分析等，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。通過采購數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的問題和不足，及時(shí)采取改進(jìn)措施，優(yōu)化采購流程，提高采購管理水平。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購活動(dòng)是否符合法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，采購流程是否規(guī)范，采購合同是否有效，采購成本是否合理等。對審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.紀(jì)檢監(jiān)察監(jiān)督