紙質(zhì)文件歸類管理制度

紙質(zhì)文件歸類管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司紙質(zhì)文件的管理，提高文件的利用效率，確保文件的安全性和完整性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有紙質(zhì)文件的歸類、整理、存儲、保管、查閱、借閱和銷毀等管理活動。（三）職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)制定和完善紙質(zhì)文件歸類管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)公司各類紙質(zhì)文件的統(tǒng)一收集、初步整理和分類。負(fù)責(zé)建立公司紙質(zhì)文件的存儲倉庫，確保文件存儲環(huán)境安全、整潔。負(fù)責(zé)對過期或無用的紙質(zhì)文件進(jìn)行定期清理和銷毀。2.各部門負(fù)責(zé)本部門紙質(zhì)文件的日常整理、分類和保管。按照規(guī)定的時間和要求，將本部門產(chǎn)生的重要紙質(zhì)文件移交行政部門統(tǒng)一存儲。配合行政部門做好紙質(zhì)文件的查閱、借閱等工作。二、文件分類標(biāo)準(zhǔn)（一）行政文件1.公司制度：包括公司章程、各項管理制度、規(guī)定、辦法等。2.行政公文：如通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。3.會議文件：會議通知、議程、紀(jì)要、決議等。4.人事文件：員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。5.財務(wù)文件：預(yù)算報告、財務(wù)報表、審計報告等。（二）業(yè)務(wù)文件1.市場業(yè)務(wù)：市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料等。2.研發(fā)業(yè)務(wù)：項目立項報告、技術(shù)文檔、實驗數(shù)據(jù)等。3.生產(chǎn)業(yè)務(wù)：生產(chǎn)計劃、工藝文件、質(zhì)量檢驗報告等。4.采購業(yè)務(wù)：采購訂單、供應(yīng)商資料、采購合同等。5.銷售業(yè)務(wù)：銷售合同、報價單、客戶訂單等。（三）其他文件1.外來文件：政府部門文件、行業(yè)協(xié)會文件、合作伙伴文件等。2.榮譽(yù)證書：公司獲得的各類榮譽(yù)證書、獎杯等。3.資質(zhì)文件：營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、許可證等。三、文件編號規(guī)則（一）編號原則1.唯一性：每個文件都有唯一的編號，避免編號重復(fù)。2.系統(tǒng)性：編號應(yīng)體現(xiàn)文件的類別、年份、順序等信息，便于分類和查找。3.穩(wěn)定性：編號一旦確定，不得隨意更改。（二）編號方法1.行政文件：AD[年份][順序號]“AD”表示行政文件類別?！癧年份]”為文件產(chǎn)生的年份，采用四位數(shù)字表示，如“2023”?！癧順序號]”為該類別文件在當(dāng)年的順序編號，從“001”開始遞增。2.業(yè)務(wù)文件：根據(jù)業(yè)務(wù)部門的不同，分別采用以下編號方式市場業(yè)務(wù)：M[年份][順序號]研發(fā)業(yè)務(wù)：R[年份][順序號]生產(chǎn)業(yè)務(wù)：P[年份][順序號]采購業(yè)務(wù)：S[年份][順序號]銷售業(yè)務(wù)：T[年份][順序號]其中，字母含義與業(yè)務(wù)部門對應(yīng)，編號規(guī)則同行政文件。3.其他文件：OT[年份][順序號]“OT”表示其他文件類別，編號規(guī)則同行政文件。四、文件整理與歸類（一）文件收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件的收集工作，確保文件及時、完整地收集。2.對于外來文件，行政部門應(yīng)及時簽收，并按照文件類別進(jìn)行初步分類。（二）文件整理1.收集后的文件應(yīng)進(jìn)行整理，去除文件中的訂書釘、回形針等金屬物品，確保文件平整。2.對于破損、褶皺的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或更換。3.將文件按照類別、時間順序進(jìn)行排列，同一類文件應(yīng)按照重要程度和相關(guān)性進(jìn)行排序。（三）文件歸類1.根據(jù)文件分類標(biāo)準(zhǔn)，將整理好的文件歸入相應(yīng)的類別。2.在文件上標(biāo)注文件編號、類別、日期等信息，以便于識別和查找。3.對于跨類別的文件，應(yīng)根據(jù)文件的主要內(nèi)容歸入相應(yīng)的類別，并在其他相關(guān)類別中注明該文件的存在。五、文件存儲與保管（一）存儲環(huán)境1.行政部門應(yīng)建立專門的紙質(zhì)文件存儲倉庫，倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.倉庫內(nèi)應(yīng)有足夠的存儲空間，文件應(yīng)分類存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于查找。3.文件應(yīng)存放在專用的文件柜或貨架上，文件柜和貨架應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其安全性和穩(wěn)定性。（二）保管期限1.根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，確定文件的保管期限。保管期限分為短期（13年）、中期（35年）、長期（5年以上）和永久保存。2.具體保管期限如下：行政文件公司制度、行政公文等重要文件一般永久保存。會議文件、人事文件等根據(jù)實際情況確定保管期限，一般為35年。業(yè)務(wù)文件市場調(diào)研報告、營銷策劃方案等重要業(yè)務(wù)文件一般保存5年以上。生產(chǎn)計劃、工藝文件等根據(jù)生產(chǎn)需要確定保管期限，一般為13年。其他文件外來文件、榮譽(yù)證書等根據(jù)文件要求確定保管期限，一般為35年。資質(zhì)文件一般永久保存。（三）定期盤點1.行政部門應(yīng)定期對紙質(zhì)文件進(jìn)行盤點，確保文件的數(shù)量和存儲情況與記錄一致。2.盤點周期為每年一次，盤點結(jié)果應(yīng)形成報告，如有差異應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。六、文件查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱紙質(zhì)文件，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱原因等信息。2.《文件查閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交行政部門審批。3.行政部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專人協(xié)助查閱，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱文件，不得擅自將文件帶出或轉(zhuǎn)借他人，查閱完畢后應(yīng)及時歸還。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱紙質(zhì)文件，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交行政部門審批。3.行政部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自復(fù)印、涂改、損壞文件，如因特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員歸還文件時，行政部門應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。七、文件銷毀（一）銷毀條件1.文件保管期限已滿，且已無保存價值。2.文件內(nèi)容涉及公司機(jī)密，但已過保密期限，且經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)可以銷毀。3.文件因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無法修復(fù)且已無保存必要。（二）銷毀程序1.行政部門定期對過期或無用的紙質(zhì)文件進(jìn)行清理，列出擬銷毀文件清單。2.擬銷毀文件清單經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，行政部門安排專人負(fù)責(zé)文件銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、文件名稱、數(shù)量等。4.文件銷毀可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件信息無法恢復(fù)。5.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對各部門紙質(zhì)文件的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的歸類、整理、存儲、保管、查閱、借閱和銷毀等環(huán)節(jié)。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.將紙質(zhì)文件管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和相關(guān)人員的文件管理工作進(jìn)行考