股東人員報銷管理制度

股東人員報銷管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財務(wù)管理，規(guī)范股東人員的費(fèi)用報銷行為，確保公司費(fèi)用支出的合理性、真實性和合規(guī)性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體股東人員。（三）基本原則1.真實性原則：報銷費(fèi)用必須真實發(fā)生，嚴(yán)禁虛報、假報。2.合理性原則：費(fèi)用報銷應(yīng)符合公司業(yè)務(wù)實際需要，具有合理的商業(yè)目的。3.合規(guī)性原則：報銷行為必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。4.及時性原則：股東人員應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后及時辦理報銷手續(xù)，不得拖延。二、費(fèi)用報銷范圍及標(biāo)準(zhǔn)（一）差旅費(fèi)1.交通費(fèi)用飛機(jī)票：經(jīng)濟(jì)艙實報實銷，如有特殊情況需乘坐商務(wù)艙或頭等艙，需提前經(jīng)公司董事長批準(zhǔn)?；疖嚻保喊凑諏嶋H購買價格報銷，但原則上應(yīng)選擇高鐵二等座或火車硬臥，如因特殊情況需乘坐高鐵一等座或軟臥，需提前經(jīng)公司董事長批準(zhǔn)。長途汽車票：按照實際購買價格報銷。市內(nèi)交通費(fèi)：根據(jù)出差實際情況，按照[X]元/天的標(biāo)準(zhǔn)報銷，如因特殊情況需要超標(biāo)準(zhǔn)乘坐出租車，需在報銷單上注明原因并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.住宿費(fèi)用根據(jù)出差地區(qū)不同，分為以下幾類標(biāo)準(zhǔn)：一線城市：[X]元/天二線城市：[X]元/天三線及以下城市：[X]元/天住宿應(yīng)選擇經(jīng)濟(jì)實惠、安全舒適的酒店或賓館，如因特殊情況需要超標(biāo)準(zhǔn)住宿，需提前經(jīng)公司董事長批準(zhǔn)。3.餐飲補(bǔ)貼按照出差自然（日歷）天數(shù)計算，每人每天補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為[X]元，不再報銷其他餐飲費(fèi)用。（二）業(yè)務(wù)招待費(fèi)1.因業(yè)務(wù)需要招待客戶的，應(yīng)提前填寫《業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請單》，注明招待對象、事由、預(yù)計金額等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行招待。2.業(yè)務(wù)招待費(fèi)應(yīng)嚴(yán)格控制在合理范圍內(nèi)，單次招待費(fèi)用超過[X]元的，需經(jīng)公司董事長批準(zhǔn)。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)報銷時，應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票、消費(fèi)清單及《業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請單》，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與招待事項相符。（三）辦公用品及設(shè)備購置1.股東人員因工作需要購置辦公用品及設(shè)備的，應(yīng)填寫《辦公用品及設(shè)備購置申請單》，注明購置物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門統(tǒng)一采購。2.辦公用品及設(shè)備購置費(fèi)用應(yīng)在預(yù)算范圍內(nèi)支出，如因特殊情況需要超出預(yù)算，需經(jīng)公司董事長批準(zhǔn)。3.購置的辦公用品及設(shè)備應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行登記入賬，并定期進(jìn)行盤點。（四）通訊費(fèi)股東人員的通訊費(fèi)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/月，憑通訊費(fèi)發(fā)票在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)報銷。（五）其他費(fèi)用1.培訓(xùn)費(fèi)用：股東人員參加與工作相關(guān)的培訓(xùn)，需提前填寫《培訓(xùn)費(fèi)用申請單》，注明培訓(xùn)內(nèi)容、時間、地點、費(fèi)用等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可參加培訓(xùn)。培訓(xùn)費(fèi)用按照實際發(fā)生金額報銷，但不得超過公司規(guī)定的培訓(xùn)預(yù)算。2.會議費(fèi)用：因工作需要參加會議的，應(yīng)提前填寫《會議費(fèi)用申請單》，注明會議名稱、時間、地點、費(fèi)用等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可參加會議。會議費(fèi)用按照實際發(fā)生金額報銷，但不得超過公司規(guī)定的會議預(yù)算。3.其他費(fèi)用：如因工作需要發(fā)生的咨詢費(fèi)、審計費(fèi)、訴訟費(fèi)等，需提前填寫《其他費(fèi)用申請單》，注明費(fèi)用名稱、金額、事由等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可支出。報銷時應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票及相關(guān)合同協(xié)議等證明材料。三、報銷流程（一）費(fèi)用發(fā)生股東人員在費(fèi)用發(fā)生時，應(yīng)取得真實、合法、有效的原始憑證，并按照公司財務(wù)規(guī)定進(jìn)行整理粘貼。（二）填寫報銷單1.股東人員應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的《費(fèi)用報銷單》，按照報銷單上的格式和要求填寫各項內(nèi)容，包括報銷日期、報銷部門、報銷人姓名、費(fèi)用明細(xì)、金額等。2.報銷單上的內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，不得涂改、挖補(bǔ)。如有錯誤，應(yīng)重新填寫報銷單。（三）部門負(fù)責(zé)人審核1.股東人員所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核報銷單的真實性、合理性和合規(guī)性，對報銷費(fèi)用的用途、金額等進(jìn)行核實，并簽署審核意見。2.如發(fā)現(xiàn)報銷單存在問題，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時與報銷人溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。（四）分管領(lǐng)導(dǎo)審批1.分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對報銷單進(jìn)行審批，重點審核費(fèi)用是否符合公司業(yè)務(wù)需要、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、審批流程是否合規(guī)等。2.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審核情況簽署審批意見，同意報銷的，在報銷單上簽字批準(zhǔn)；不同意報銷的，應(yīng)注明理由并退回報銷單。（五）財務(wù)審核1.公司財務(wù)部門對報銷單進(jìn)行財務(wù)審核，主要審核報銷憑證的真實性、合法性、完整性，報銷金額是否準(zhǔn)確，審批流程是否齊全等。2.財務(wù)人員如發(fā)現(xiàn)報銷單存在問題，應(yīng)及時與報銷人或相關(guān)部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。經(jīng)審核無誤的報銷單，財務(wù)人員在報銷單上簽字確認(rèn)。（六）董事長審批1.對于金額較大或涉及重要事項的報銷，需經(jīng)公司董事長審批。2.董事長根據(jù)公司財務(wù)狀況、業(yè)務(wù)發(fā)展需要等因素，對報銷單進(jìn)行最終審批。同意報銷的，在報銷單上簽字批準(zhǔn)；不同意報銷的，應(yīng)注明理由并退回報銷單。（七）報銷支付1.經(jīng)董事長審批通過的報銷單，由財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度進(jìn)行報銷支付。2.報銷支付方式包括現(xiàn)金支付、銀行轉(zhuǎn)賬等，具體支付方式由財務(wù)部門根據(jù)實際情況確定。四、報銷時間規(guī)定（一）日常費(fèi)用報銷股東人員應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)，逾期未辦理的，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。（二）差旅費(fèi)報銷股東人員出差歸來后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)整理好差旅費(fèi)報銷憑證，并填寫報銷單辦理報銷手續(xù)。（三）其他費(fèi)用報銷對于定期發(fā)生的費(fèi)用，如通訊費(fèi)、房租等，應(yīng)按照公司規(guī)定的時間進(jìn)行報銷；對于臨時性發(fā)生的費(fèi)用，應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。五、報銷憑證要求（一）發(fā)票1.報銷必須提供正規(guī)發(fā)票，發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際業(yè)務(wù)相符，包括發(fā)票抬頭、日期、貨物或服務(wù)名稱、數(shù)量、單價、金額等。2.發(fā)票不得涂改、挖補(bǔ)，如有錯誤，應(yīng)由開票單位重新開具發(fā)票或在原發(fā)票上加蓋更正章。3.對于不符合規(guī)定的發(fā)票，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。（二）其他憑證1.除發(fā)票外，報銷還可能需要提供其他憑證，如收據(jù)、合同協(xié)議、審批文件等。這些憑證應(yīng)真實、合法、有效，并與報銷事項相關(guān)。2.其他憑證應(yīng)按照公司財務(wù)規(guī)定進(jìn)行整理粘貼，與發(fā)票一起作為報銷的附件。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對股東人員的費(fèi)用報銷情況進(jìn)行審計，檢查報銷是否符合公司制度規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。（二）財務(wù)監(jiān)督財務(wù)部門負(fù)責(zé)對股東人員的費(fèi)用報銷進(jìn)行日常審核監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題及時與相關(guān)人員溝通，要求其整改。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的報