廣告印務(wù)部管理制度

廣告印務(wù)部管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)廣告印務(wù)部的管理，規(guī)范部門工作流程，提高工作效率和質(zhì)量，確保廣告印務(wù)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于廣告印務(wù)部全體員工。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度。2.以客戶為中心，提供優(yōu)質(zhì)、高效、及時(shí)的服務(wù)。3.注重團(tuán)隊(duì)協(xié)作，共同完成部門目標(biāo)。4.持續(xù)改進(jìn)，不斷提升工作水平和業(yè)務(wù)能力。二、部門職責(zé)（一）業(yè)務(wù)承接1.負(fù)責(zé)與客戶溝通，了解客戶需求，準(zhǔn)確把握客戶意圖，為客戶提供專業(yè)的廣告印務(wù)解決方案。2.對(duì)客戶訂單進(jìn)行評(píng)估，確保訂單的可行性和盈利性。3.簽訂業(yè)務(wù)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，確保合同的合法性和有效性。（二）設(shè)計(jì)制作1.根據(jù)客戶需求和業(yè)務(wù)要求，組織設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行廣告印務(wù)的創(chuàng)意設(shè)計(jì)和制作。2.對(duì)設(shè)計(jì)方案進(jìn)行審核，確保設(shè)計(jì)質(zhì)量符合客戶要求和公司標(biāo)準(zhǔn)。3.與客戶溝通設(shè)計(jì)方案，根據(jù)客戶意見進(jìn)行修改和完善，直至客戶滿意。（三）印刷生產(chǎn)1.根據(jù)設(shè)計(jì)制作完成的稿件，安排印刷生產(chǎn)計(jì)劃，確保印刷任務(wù)按時(shí)完成。2.負(fù)責(zé)印刷設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，保證印刷質(zhì)量。3.對(duì)印刷過程進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)處理印刷過程中出現(xiàn)的問題，確保印刷產(chǎn)品質(zhì)量合格。（四）質(zhì)量控制1.建立健全質(zhì)量控制體系，制定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程。2.對(duì)廣告印務(wù)產(chǎn)品進(jìn)行全過程質(zhì)量檢驗(yàn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合客戶要求和公司標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)檢驗(yàn)不合格的產(chǎn)品，及時(shí)進(jìn)行返工處理，直至產(chǎn)品質(zhì)量合格。（五）物流配送1.根據(jù)客戶要求，安排廣告印務(wù)產(chǎn)品的物流配送，確保產(chǎn)品按時(shí)、安全送達(dá)客戶手中。2.負(fù)責(zé)物流運(yùn)輸過程中的貨物跟蹤和信息反饋，及時(shí)處理物流運(yùn)輸過程中出現(xiàn)的問題。（六）客戶服務(wù)1.建立客戶服務(wù)檔案，及時(shí)記錄客戶需求和反饋信息。2.定期回訪客戶，了解客戶對(duì)廣告印務(wù)產(chǎn)品和服務(wù)的滿意度，及時(shí)處理客戶投訴和建議。3.不斷改進(jìn)客戶服務(wù)工作，提高客戶滿意度和忠誠度。三、工作流程（一）業(yè)務(wù)承接流程1.客戶咨詢：客戶通過電話、郵件、上門等方式咨詢廣告印務(wù)業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)人員應(yīng)熱情接待，詳細(xì)了解客戶需求。2.需求分析：業(yè)務(wù)人員對(duì)客戶需求進(jìn)行分析，判斷是否屬于本部門業(yè)務(wù)范圍，如不屬于，應(yīng)及時(shí)告知客戶并提供相關(guān)建議。3.方案制定：根據(jù)客戶需求，業(yè)務(wù)人員組織設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)制定廣告印務(wù)解決方案，包括設(shè)計(jì)思路、制作工藝、價(jià)格預(yù)算等，并向客戶進(jìn)行詳細(xì)介紹。4.合同簽訂：客戶對(duì)方案滿意后，業(yè)務(wù)人員與客戶簽訂業(yè)務(wù)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、工作內(nèi)容、交付時(shí)間、價(jià)格等條款。5.訂單下達(dá)：業(yè)務(wù)人員將簽訂好的合同提交給部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后下達(dá)訂單至相關(guān)崗位，安排后續(xù)工作。（二）設(shè)計(jì)制作流程1.任務(wù)分配：設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人根據(jù)訂單要求，將設(shè)計(jì)任務(wù)分配給具體的設(shè)計(jì)人員。2.創(chuàng)意設(shè)計(jì)：設(shè)計(jì)人員根據(jù)客戶需求和業(yè)務(wù)要求，進(jìn)行廣告印務(wù)的創(chuàng)意設(shè)計(jì)，形成初步設(shè)計(jì)方案。3.內(nèi)部審核：設(shè)計(jì)人員完成初步設(shè)計(jì)方案后，提交給團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人進(jìn)行內(nèi)部審核，審核內(nèi)容包括設(shè)計(jì)思路、表現(xiàn)形式、色彩搭配、文字內(nèi)容等是否符合客戶要求和公司標(biāo)準(zhǔn)。4.修改完善：根據(jù)內(nèi)部審核意見，設(shè)計(jì)人員對(duì)設(shè)計(jì)方案進(jìn)行修改完善，直至團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人審核通過。5.客戶溝通：設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人將審核通過的設(shè)計(jì)方案提交給業(yè)務(wù)人員，業(yè)務(wù)人員與客戶進(jìn)行溝通，向客戶展示設(shè)計(jì)方案，并根據(jù)客戶意見進(jìn)行修改，直至客戶滿意。6.定稿確認(rèn)：客戶對(duì)設(shè)計(jì)方案滿意后，業(yè)務(wù)人員與客戶簽訂設(shè)計(jì)方案定稿確認(rèn)書，作為后續(xù)印刷生產(chǎn)的依據(jù)。（三）印刷生產(chǎn)流程1.生產(chǎn)計(jì)劃安排：根據(jù)設(shè)計(jì)方案定稿確認(rèn)書和客戶交付時(shí)間要求，生產(chǎn)主管制定印刷生產(chǎn)計(jì)劃，明確印刷任務(wù)、印刷工藝、印刷數(shù)量、交付時(shí)間等，并安排相應(yīng)的生產(chǎn)人員和設(shè)備。2.物料準(zhǔn)備：生產(chǎn)人員根據(jù)印刷生產(chǎn)計(jì)劃，準(zhǔn)備所需的印刷材料和輔料，如紙張、油墨、版材等，并確保物料質(zhì)量符合要求。3.印前準(zhǔn)備：生產(chǎn)人員對(duì)印刷設(shè)備進(jìn)行調(diào)試和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。同時(shí)，根據(jù)設(shè)計(jì)文件制作印刷版，進(jìn)行印前檢查，確保印刷版質(zhì)量合格。4.印刷生產(chǎn)：印刷人員按照印刷生產(chǎn)計(jì)劃和操作規(guī)程進(jìn)行印刷生產(chǎn)，嚴(yán)格控制印刷質(zhì)量，確保印刷產(chǎn)品符合設(shè)計(jì)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。5.質(zhì)量檢驗(yàn)：印刷完成后，質(zhì)量檢驗(yàn)人員對(duì)印刷產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀質(zhì)量、顏色偏差、套印精度、文字清晰度等。對(duì)檢驗(yàn)不合格的產(chǎn)品，及時(shí)進(jìn)行返工處理，直至產(chǎn)品質(zhì)量合格。6.成品包裝：質(zhì)量檢驗(yàn)合格的印刷產(chǎn)品，由包裝人員進(jìn)行成品包裝，確保產(chǎn)品在運(yùn)輸過程中不受損壞。7.入庫存儲(chǔ)：包裝好的印刷產(chǎn)品入庫存儲(chǔ)，等待物流配送。（四）物流配送流程1.訂單接收：物流人員接收業(yè)務(wù)人員下達(dá)的物流配送訂單，明確客戶收貨地址、聯(lián)系電話、產(chǎn)品名稱、數(shù)量等信息。2.貨物分揀：物流人員根據(jù)訂單信息，對(duì)庫存的印刷產(chǎn)品進(jìn)行分揀，確保所發(fā)貨物與訂單一致。3.包裝加固：對(duì)分揀好的貨物進(jìn)行再次包裝加固，防止貨物在運(yùn)輸過程中受損。4.運(yùn)輸安排：根據(jù)客戶要求和貨物數(shù)量，選擇合適的運(yùn)輸方式，如快遞、物流專線等，并安排運(yùn)輸車輛或物流公司進(jìn)行運(yùn)輸。5.貨物跟蹤：物流人員對(duì)運(yùn)輸過程進(jìn)行貨物跟蹤，及時(shí)了解貨物運(yùn)輸狀態(tài)，確保貨物按時(shí)、安全送達(dá)客戶手中。6.送貨簽收：貨物送達(dá)客戶后，物流人員與客戶進(jìn)行送貨簽收，要求客戶在送貨單上簽字確認(rèn)。如客戶發(fā)現(xiàn)貨物有損壞或數(shù)量不符等問題，物流人員應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，并協(xié)助客戶解決問題。7.信息反饋：物流人員將送貨簽收情況及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)人員，業(yè)務(wù)人員將相關(guān)信息錄入客戶服務(wù)檔案。（五）客戶服務(wù)流程1.客戶咨詢：客戶通過電話、郵件、上門等方式咨詢廣告印務(wù)業(yè)務(wù)，客戶服務(wù)人員應(yīng)熱情接待，詳細(xì)了解客戶需求，并及時(shí)回復(fù)客戶。2.需求記錄：客戶服務(wù)人員將客戶咨詢內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括客戶基本信息、需求內(nèi)容、咨詢時(shí)間等，并錄入客戶服務(wù)檔案。3.問題解答：客戶服務(wù)人員根據(jù)客戶咨詢內(nèi)容，及時(shí)解答客戶疑問。如無法當(dāng)場(chǎng)解答，應(yīng)告知客戶會(huì)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予答復(fù)，并及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通，獲取準(zhǔn)確信息后回復(fù)客戶。4.訂單跟蹤：客戶服務(wù)人員對(duì)客戶訂單進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解訂單執(zhí)行情況，如設(shè)計(jì)制作進(jìn)度、印刷生產(chǎn)進(jìn)度、物流配送進(jìn)度等，并將相關(guān)信息及時(shí)反饋給客戶。5.客戶反饋處理：客戶對(duì)廣告印務(wù)產(chǎn)品和服務(wù)提出反饋意見或投訴時(shí)，客戶服務(wù)人員應(yīng)認(rèn)真傾聽客戶意見，記錄客戶反饋內(nèi)容，并及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門或人員進(jìn)行處理。處理結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給客戶，并跟蹤客戶滿意度。6.定期回訪：客戶服務(wù)人員定期對(duì)客戶進(jìn)行回訪，了解客戶對(duì)廣告印務(wù)產(chǎn)品和服務(wù)的滿意度，收集客戶意見和建議，不斷改進(jìn)客戶服務(wù)工作。四、人員管理（一）招聘與錄用1.根據(jù)部門業(yè)務(wù)發(fā)展需要，制定招聘計(jì)劃，明確招聘崗位、招聘人數(shù)、任職要求等。2.通過多種渠道發(fā)布招聘信息，如招聘網(wǎng)站、社交媒體、校園招聘、人才市場(chǎng)等，吸引符合條件的人員應(yīng)聘。3.對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行簡(jiǎn)歷篩選、面試、筆試、背景調(diào)查等環(huán)節(jié)，確定錄用人員。4.辦理錄用手續(xù)，簽訂勞動(dòng)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。（二）培訓(xùn)與發(fā)展1.制定部門培訓(xùn)計(jì)劃，根據(jù)員工崗位需求和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，定期組織內(nèi)部培訓(xùn)和外部培訓(xùn)，提升員工業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。2.內(nèi)部培訓(xùn)包括業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)、技能培訓(xùn)、溝通技巧培訓(xùn)、團(tuán)隊(duì)協(xié)作培訓(xùn)等；外部培訓(xùn)根據(jù)實(shí)際情況參加行業(yè)研討會(huì)、專業(yè)課程培訓(xùn)等。3.鼓勵(lì)員工自主學(xué)習(xí)和自我提升，對(duì)取得相關(guān)職業(yè)資格證書或在工作中有突出表現(xiàn)的員工給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。4.建立員工培訓(xùn)檔案，記錄員工培訓(xùn)情況和學(xué)習(xí)成果，為員工職業(yè)發(fā)展提供參考依據(jù)。（三）績(jī)效考核1.建立科學(xué)合理的績(jī)效考核體系，明確考核指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、考核周期等。2.績(jī)效考核指標(biāo)包括工作業(yè)績(jī)、工作能力、工作態(tài)度等方面，具體指標(biāo)根據(jù)不同崗位特點(diǎn)進(jìn)行設(shè)定。3.考核周期為月度考核和年度考核相結(jié)合，月度考核主要對(duì)員工當(dāng)月工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，年度考核綜合全年工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)。4.績(jī)效考核結(jié)果與員工薪酬、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤，激勵(lì)員工積極工作，提高工作績(jī)效。（四）薪酬福利1.制定合理的薪酬體系，根據(jù)員工崗位、工作業(yè)績(jī)、工作能力等因素確定薪酬水平。2.薪酬結(jié)構(gòu)包括基本工資、績(jī)效工資、獎(jiǎng)金等部分，基本工資根據(jù)崗位等級(jí)確定，績(jī)效工資與績(jī)效考核結(jié)果掛鉤，獎(jiǎng)金根據(jù)部門業(yè)績(jī)和個(gè)人貢獻(xiàn)發(fā)放。3.按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定，為員工繳納社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金等福利。4.提供其他福利，如帶薪年假、病假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等法定假期，節(jié)日福利、生日福利、定期體檢等。（五）考勤管理1.嚴(yán)格執(zhí)行公司考勤制度，員工應(yīng)按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。2.員工請(qǐng)假應(yīng)提前按照規(guī)定程序辦理請(qǐng)假手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可休假。請(qǐng)假分為病假、事假、年假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等，不同類型的請(qǐng)假有相應(yīng)的審批流程和規(guī)定。3.部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本部門員工的考勤情況進(jìn)行監(jiān)督和管理，每月按時(shí)將考勤情況報(bào)送給人力資源部門。4.對(duì)遲到、早退、曠工等違反考勤制度的行為，按照公司規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的處罰。五、財(cái)務(wù)管理（一）預(yù)算管理1.根據(jù)部門業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃和工作目標(biāo)，制定年度預(yù)算計(jì)劃，包括收入預(yù)算、成本預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算等。2.預(yù)算編制應(yīng)遵循實(shí)事求是、科學(xué)合理、統(tǒng)籌兼顧的原則，確保預(yù)算的準(zhǔn)確性和可執(zhí)行性。3.年度預(yù)算計(jì)劃經(jīng)公司審批后，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得隨意調(diào)整。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。（二）成本控制1.加強(qiáng)成本意識(shí)，嚴(yán)格控制各項(xiàng)成本費(fèi)用支出，降低運(yùn)營成本。2.對(duì)印刷材料、輔料、設(shè)備維護(hù)、辦公用品等成本費(fèi)用進(jìn)行精細(xì)化管理，優(yōu)化采購流程，降低采購成本。3.合理安排生產(chǎn)計(jì)劃，提高生產(chǎn)效率，減少浪費(fèi)，降低生產(chǎn)成本。（三）費(fèi)用報(bào)銷1.員工因工作需要發(fā)生的費(fèi)用，按照公司費(fèi)用報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。2.費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)提供真實(shí)、合法、有效的票據(jù)，并填寫完整的報(bào)銷單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審批后報(bào)銷。3.嚴(yán)格控制費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，不得超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷費(fèi)用。對(duì)不符合報(bào)銷規(guī)定的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷。（四）應(yīng)收賬款管理1.業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)客戶應(yīng)收賬款的催收工作，及時(shí)與客戶溝通，確保應(yīng)收賬款按時(shí)收回。2.建立應(yīng)收賬款臺(tái)賬，詳細(xì)記錄客戶應(yīng)收賬款的發(fā)生時(shí)間、金額、還款情況等信息，定期對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行清理和分析。3.對(duì)逾期未收回的應(yīng)收賬款，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行催收，如發(fā)送催款函、電話催收、上門催收等。如仍無法收回，應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、設(shè)備與物料管理（一）設(shè)備管理1.建立印刷設(shè)備臺(tái)賬，詳細(xì)記錄設(shè)備名稱、型號(hào)、購置時(shí)間、使用部門、維護(hù)保養(yǎng)記錄等信息。2.制定設(shè)備操作規(guī)程和維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.設(shè)備操作人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉設(shè)備操作規(guī)程，嚴(yán)格按照操作規(guī)程操作設(shè)備。4.對(duì)設(shè)備故障應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修，維修記錄應(yīng)詳細(xì)填寫，包括故障現(xiàn)象、維修時(shí)間、維修人員、維修費(fèi)用等信息。5.定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查和評(píng)估，根據(jù)設(shè)備使用情況和技術(shù)發(fā)展，及時(shí)更新設(shè)備，提高設(shè)備性能和生產(chǎn)效率。（二）物料管理1.建立物料臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間、入庫時(shí)間、領(lǐng)用情況等信息。2.制定物料采購計(jì)劃，根據(jù)業(yè)務(wù)需求和庫存情況，合理采購物料，確保物料供應(yīng)及時(shí)、充足。3.物料采購應(yīng)選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，確保物料質(zhì)量符合要求。4.物料入庫時(shí)應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可辦理入庫手續(xù)。物料存儲(chǔ)應(yīng)分類存放，做好防潮、防火、防盜等措施。5.物料領(lǐng)用應(yīng)填寫領(lǐng)料單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后領(lǐng)取。領(lǐng)用物料應(yīng)按照規(guī)定用途使用，不得隨意浪費(fèi)。6.定期對(duì)物料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)盤盈、盤虧的物料應(yīng)及時(shí)查明原因，按照規(guī)定進(jìn)行處理。七、安全與保密管理（一）安全管理1.建立健全安全管理制度，加強(qiáng)安全教育培訓(xùn)，提高員工安全意識(shí)。2.對(duì)印刷生產(chǎn)過程中的安全隱患進(jìn)行定期排查和整改，確保生產(chǎn)環(huán)境安全。3.加強(qiáng)對(duì)印刷設(shè)備、電氣設(shè)備、消防設(shè)施等的安全管理，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，消防設(shè)施完好有效。4.制定安全應(yīng)急預(yù)案，如火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案、設(shè)備故障應(yīng)急預(yù)案等，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。（二）保密管理1.加強(qiáng)保密意識(shí)教育，提高員工保密意識(shí)，確保公司商業(yè)秘密和客戶信息安全。2.明確保密范圍，包括客戶資料、設(shè)計(jì)文件、業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)信息等。