中石油合同管理制度

中石油合同管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司（以下簡(jiǎn)稱“中石油”）合同管理活動(dòng)，加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防范，維護(hù)公司合法權(quán)益，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行。2.適用范圍本制度適用于中石油總部及所屬各企事業(yè)單位、全資子公司、控股子公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）各類合同的訂立、履行、變更、解除、終止及相關(guān)管理活動(dòng)。3.基本原則（1）依法合規(guī)原則。合同的訂立、履行、變更、解除等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。（2）平等自愿原則。合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致，簽訂合同。（3）誠(chéng)實(shí)守信原則。合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行合同約定的義務(wù)，不得欺詐、脅迫或惡意串通。（4）全面履行原則。合同雙方應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，確保合同目的的實(shí)現(xiàn)。（5）效益優(yōu)先原則。合同管理應(yīng)注重經(jīng)濟(jì)效益，合理控制成本，提高合同的履行質(zhì)量和效率。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.合同管理委員會(huì)（1）組成合同管理委員會(huì)由公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，主任由公司主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。（2）職責(zé)合同管理委員會(huì)負(fù)責(zé)審議重大合同事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問(wèn)題，指導(dǎo)和監(jiān)督公司合同管理工作。2.合同管理部門（1）設(shè)置公司總部及各單位應(yīng)設(shè)立專門的合同管理部門，負(fù)責(zé)本單位合同的歸口管理工作。（2）職責(zé)合同管理部門的主要職責(zé)包括：制定和完善合同管理制度；參與合同的談判、起草、審查、簽訂等工作；負(fù)責(zé)合同的登記、歸檔、保管等工作；監(jiān)督合同的履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行中的問(wèn)題；處理合同糾紛；定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議等。3.合同承辦部門（1）職責(zé)合同承辦部門負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、申請(qǐng)簽訂等工作，并在合同簽訂后負(fù)責(zé)組織合同的履行，及時(shí)向合同管理部門報(bào)告合同履行情況。同時(shí)，合同承辦部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同管理工作，確保合同管理工作的順利進(jìn)行。三、合同的訂立1.合同訂立的流程（1）合同立項(xiàng)合同承辦部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，填寫(xiě)《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，明確合同的名稱、標(biāo)的、對(duì)方當(dāng)事人、合同金額、履行期限等基本內(nèi)容，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)合同管理部門。（2）合同談判合同管理部門對(duì)合同立項(xiàng)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，組織合同承辦部門與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行合同談判。談判過(guò)程中，合同承辦部門應(yīng)收集對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資質(zhì)、信用等相關(guān)資料，了解對(duì)方的合同要求和談判底線，制定談判策略，確保合同條款符合公司利益。（3）合同起草合同談判達(dá)成一致意見(jiàn)后，合同承辦部門負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的合同示范文本，如無(wú)示范文本，應(yīng)參照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)慣例起草，確保合同條款完整、準(zhǔn)確、合法、有效。合同文本中應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、合同標(biāo)的、合同金額、履行期限、違約責(zé)任等主要內(nèi)容。（4）合同審查合同承辦部門起草完成合同文本后，應(yīng)將合同文本提交本部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)審核無(wú)誤后，報(bào)合同管理部門進(jìn)行審查。合同管理部門應(yīng)從法律、財(cái)務(wù)、技術(shù)等方面對(duì)合同文本進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，是否存在風(fēng)險(xiǎn)漏洞，是否維護(hù)了公司的合法權(quán)益等。對(duì)于審查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，合同管理部門應(yīng)及時(shí)與合同承辦部門溝通，提出修改意見(jiàn)，合同承辦部門應(yīng)根據(jù)修改意見(jiàn)對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。（5）合同簽訂合同文本經(jīng)審查通過(guò)后，合同承辦部門應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程，將合同文本提交公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)授權(quán)人審批。審批通過(guò)后，合同承辦部門應(yīng)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同專用章，并由法定代表人或其授權(quán)代表簽字。合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)將合同副本一份交合同管理部門存檔。2.合同主體資格審查合同承辦部門在簽訂合同前，應(yīng)認(rèn)真審查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資質(zhì)、信用等情況，確保對(duì)方當(dāng)事人具有簽訂合同的合法資格和履行合同的能力。審查內(nèi)容包括：（1）對(duì)方當(dāng)事人的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等證照是否齊全、有效；（2）對(duì)方當(dāng)事人的經(jīng)營(yíng)范圍是否與合同標(biāo)的相符；（3）對(duì)方當(dāng)事人的法定代表人或授權(quán)代表的身份證明是否真實(shí)、有效；（4）對(duì)方當(dāng)事人的信用狀況，是否存在違約記錄、涉訴案件等情況。對(duì)于涉及重大合同或風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，合同承辦部門可以委托專業(yè)的信用評(píng)估機(jī)構(gòu)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的信用狀況進(jìn)行評(píng)估，作為簽訂合同的參考依據(jù)。3.合同條款審查合同管理部門在審查合同文本時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，是否存在風(fēng)險(xiǎn)漏洞，是否維護(hù)了公司的合法權(quán)益等。審查內(nèi)容包括：（1）合同標(biāo)的是否明確、具體，數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等是否清晰；（2）合同金額是否明確，付款方式、付款期限等是否合理；（3）合同履行期限、地點(diǎn)、方式等是否明確；（4）雙方的權(quán)利和義務(wù)是否對(duì)等，違約責(zé)任是否明確、合理；（5）合同爭(zhēng)議解決方式是否明確、合法，是否有利于公司維護(hù)自身權(quán)益；（6）合同其他條款是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，是否存在歧義、矛盾或潛在風(fēng)險(xiǎn)等。四、合同的履行1.合同履行的原則合同雙方應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，遵循誠(chéng)實(shí)信用原則，及時(shí)通知對(duì)方有關(guān)合同履行中的重大事項(xiàng)，積極配合對(duì)方履行合同，確保合同目的的實(shí)現(xiàn)。2.合同履行的跟蹤與監(jiān)督合同承辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)合同的履行工作，指定專人跟蹤合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，建立合同履行臺(tái)賬，記錄合同的履行進(jìn)度、付款情況、質(zhì)量驗(yàn)收等信息，及時(shí)掌握合同履行動(dòng)態(tài)。對(duì)于合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，合同管理部門應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門共同研究解決方案，采取有效措施防范風(fēng)險(xiǎn)，確保合同的順利履行。3.合同變更合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商，達(dá)成一致意見(jiàn)后，簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)采用書(shū)面形式，明確變更的內(nèi)容、原因、生效時(shí)間等，并按照合同簽訂的審批流程進(jìn)行審批。合同變更協(xié)議簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將變更情況通知合同管理部門，合同管理部門應(yīng)將變更后的合同文本存檔，并對(duì)合同履行臺(tái)賬進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。4.合同解除合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除事由，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商，解除合同。合同解除應(yīng)簽訂合同解除協(xié)議，明確解除的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等，并按照合同簽訂的審批流程進(jìn)行審批。合同解除協(xié)議簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將解除情況通知合同管理部門，合同管理部門應(yīng)將解除后的合同文本存檔，并對(duì)合同履行臺(tái)賬進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。對(duì)于因解除合同給對(duì)方造成損失的，公司應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、合同的檔案管理1.合同檔案的收集合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)在合同生效之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同副本一份交合同管理部門存檔。合同管理部門應(yīng)及時(shí)收集合同履行過(guò)程中形成的各種文件資料，包括合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等，確保合同檔案的完整性。2.合同檔案的整理與歸檔合同管理部門應(yīng)對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行整理和歸檔，按照合同的類別、年份、編號(hào)等進(jìn)行分類存放，建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保存，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并定期進(jìn)行備份，確保檔案的安全性和完整性。3.合同檔案的查閱與借閱（1）查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱合同檔案，不得擅自將合同檔案帶出查閱地點(diǎn)，不得在合同檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。（2）借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱的原因、期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。合同管理部門應(yīng)與借閱人員簽訂《合同檔案借閱承諾書(shū)》，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還合同檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。借閱人員不得將合同檔案轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、傳播合同檔案內(nèi)容。六、合同糾紛的處理1.合同糾紛的預(yù)防合同管理部門應(yīng)加強(qiáng)合同管理工作，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。合同承辦部門在簽訂合同和履行合同過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司規(guī)定，認(rèn)真履行合同義務(wù)，加強(qiáng)與對(duì)方當(dāng)事人的溝通和協(xié)調(diào)，及時(shí)處理對(duì)方提出的問(wèn)題，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。2.合同糾紛的處理程序（1）糾紛發(fā)生后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人溝通協(xié)商，了解對(duì)方的意見(jiàn)和要求，分析糾紛產(chǎn)生的原因，尋求解決方案。（2）如協(xié)商不成，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，合同管理部門應(yīng)會(huì)同法律事務(wù)部門等相關(guān)部門共同研究處理方案。根據(jù)糾紛的性質(zhì)和復(fù)雜程度，必要時(shí)可聘請(qǐng)律師或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)提供法律支持和咨詢服務(wù)。（3）對(duì)于涉及重大利益或影響較大的合同糾紛，合同管理部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，按照公司領(lǐng)導(dǎo)的指示進(jìn)行處理。在處理合同糾紛過(guò)程中，應(yīng)注意收集和保存相關(guān)證據(jù)材料，如合同文本、往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等，為維護(hù)公司合法權(quán)益提供有力支持。（4）合同糾紛處理完畢后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將處理結(jié)果向合同管理部門報(bào)告，合同管理部門應(yīng)將處理情況記錄在案，并對(duì)合同管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議，避免類似糾紛的再次發(fā)生。七、合同的信息化管理1.合同管理信息系統(tǒng)建設(shè)公司應(yīng)建立合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同從立項(xiàng)、談判、起草、審查、簽訂、履行、變更、解除到檔案管理等全過(guò)程的信息化管理。合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備合同模板管理、合同審批流程設(shè)置、合同文本在線編輯、合同履行跟蹤、合同檔案存儲(chǔ)與查詢等功能，提高合同管理工作的效率和質(zhì)量。2.合同數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)合同承辦部門應(yīng)按照合同管理信息系統(tǒng)的要求，及時(shí)將合同相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際合同情況一致。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。八、合同管理的考核與獎(jiǎng)懲1.考核內(nèi)容公司對(duì)各單位合同管理工作進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的質(zhì)量和效率、合同風(fēng)險(xiǎn)防范情況、合同糾紛處理情況、合同檔案管理情況等。2.考核方式公司合同管理部門定期對(duì)各單位合同管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，根據(jù)考核內(nèi)容制定考核指標(biāo)和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，采取定性與定量相結(jié)合的方式進(jìn)行考核?？己私Y(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。