藥品庫房來貨管理制度

藥品庫房來貨管理制度一、總則1.目的為加強藥品庫房來貨管理，確保入庫藥品的質(zhì)量、數(shù)量準確無誤，保障藥品儲存和銷售的正常運作，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司藥品庫房所有來貨的管理，包括藥品采購到貨、供應(yīng)商退貨、委托儲存藥品到貨等。3.職責采購部門負責與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確藥品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點等條款。提前通知庫房做好來貨接收準備工作。庫房管理部門負責來貨的驗收、入庫、儲存、養(yǎng)護及發(fā)貨等工作。對來貨的數(shù)量、質(zhì)量、包裝等進行檢查，確保符合相關(guān)規(guī)定。建立健全來貨臺賬，記錄來貨的詳細信息。質(zhì)量管理部門負責對來貨藥品進行質(zhì)量檢驗，確保藥品質(zhì)量符合國家標準和公司要求。對不合格藥品進行審核確認，并監(jiān)督處理過程。財務(wù)部門負責審核采購發(fā)票，辦理貨款結(jié)算手續(xù)。對來貨成本進行核算和控制。二、來貨準備1.信息溝通采購部門在采購合同簽訂后，及時將采購訂單信息傳遞給庫房管理部門，包括藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計到貨時間等。庫房管理部門收到采購訂單信息后，根據(jù)庫房存儲空間和貨物存儲要求，合理安排貨位，并做好收貨準備工作，如準備驗收工具、清潔貨位等。2.人員安排根據(jù)來貨數(shù)量和時間，庫房管理部門合理安排驗收人員和搬運人員。驗收人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉藥品驗收流程和標準。搬運人員應(yīng)負責將貨物從運輸工具搬運至庫房指定位置。對參與來貨管理的人員進行培訓，使其熟悉本制度和相關(guān)操作規(guī)程，確保來貨管理工作的順利進行。三、來貨驗收1.驗收依據(jù)以采購合同、藥品質(zhì)量標準、藥品說明書等為驗收依據(jù)。檢查藥品的內(nèi)、外包裝是否完好，標簽、說明書內(nèi)容是否符合規(guī)定，有無破損、污染、標識不清等情況。2.驗收內(nèi)容數(shù)量驗收依據(jù)送貨憑證或采購訂單，對來貨的品種、規(guī)格、數(shù)量進行逐一核對，確保數(shù)量準確無誤。采用稱重、計數(shù)等方法進行數(shù)量驗收，對于貴重藥品、特殊藥品等應(yīng)進行雙人核對。質(zhì)量驗收按照藥品質(zhì)量驗收標準，對來貨藥品的外觀、性狀、色澤、氣味等進行檢查。檢查藥品的有效期、批準文號、生產(chǎn)批號等是否符合規(guī)定。對需要進行抽樣檢驗的藥品，按照規(guī)定的抽樣方法和比例進行抽樣，送質(zhì)量管理部門檢驗。包裝驗收檢查藥品包裝材料是否符合要求，有無破損、變形、滲漏等情況。核對包裝上的標簽、說明書與藥品實物是否一致，標簽內(nèi)容是否齊全，包括藥品名稱、規(guī)格、劑型、適應(yīng)癥、用法用量、不良反應(yīng)、禁忌、注意事項、貯藏、生產(chǎn)日期、有效期、批準文號、生產(chǎn)企業(yè)等。3.驗收流程來貨到達庫房后，搬運人員首先將貨物搬運至待驗區(qū)，并向驗收人員交接送貨憑證或采購訂單。驗收人員按照驗收依據(jù)和驗收內(nèi)容，對來貨進行逐批驗收。在驗收過程中，應(yīng)及時記錄驗收情況，對于驗收合格的藥品，在送貨憑證或采購訂單上簽字確認；對于驗收不合格的藥品，應(yīng)注明不合格原因，并填寫《藥品拒收報告單》。將驗收合格的藥品搬運至合格區(qū)存放，并及時辦理入庫手續(xù)；將驗收不合格的藥品移至不合格區(qū)存放，并按照不合格藥品管理制度進行處理。四、入庫管理1.入庫手續(xù)驗收合格的藥品，庫房管理人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)。填寫《藥品入庫單》，注明藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)批號、有效期、入庫日期等信息，并由驗收人員、庫房管理人員簽字確認。將《藥品入庫單》的一聯(lián)交采購部門，作為采購付款的依據(jù)；一聯(lián)交財務(wù)部門，作為賬務(wù)處理的依據(jù)；一聯(lián)留存庫房，作為庫存管理的憑證。2.入庫擺放根據(jù)藥品的性質(zhì)、劑型、用途等進行分類存放，遵循藥品儲存的“五距”要求，即藥品與墻、屋頂（房梁）的間距不小于30厘米，與庫房散熱器或供暖管道的間距不小于30厘米，與地面的間距不小于10厘米。按照藥品的有效期遠近，實行先進先出、近期先出的原則進行擺放，確保藥品在有效期內(nèi)發(fā)出。對特殊管理的藥品，如麻醉藥品、精神藥品、醫(yī)療用毒性藥品、放射性藥品等，應(yīng)設(shè)置專庫或?qū)９翊娣?，雙人雙鎖保管，并建立專用賬冊，實行雙人核對制度。五、退貨管理1.退貨原因因藥品質(zhì)量問題、滯銷、過期等原因需要退貨的，由采購部門或相關(guān)部門提出退貨申請。退貨申請應(yīng)注明退貨藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)批號、退貨原因等信息，并經(jīng)相關(guān)負責人審批。2.退貨流程采購部門根據(jù)審批后的退貨申請，與供應(yīng)商協(xié)商退貨事宜，并簽訂退貨協(xié)議。明確退貨的時間、方式、運輸費用承擔等條款。庫房管理部門根據(jù)退貨協(xié)議，對需要退貨的藥品進行核對、清點，確保退貨藥品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等與退貨申請一致。將退貨藥品包裝好，并在包裝上注明退貨藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)批號等信息。按照退貨協(xié)議約定的時間和方式，將退貨藥品發(fā)運給供應(yīng)商，并取得供應(yīng)商的收貨回執(zhí)。庫房管理人員根據(jù)退貨實際情況，填寫《藥品退貨單》，注明退貨藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)批號、退貨日期、退貨原因等信息，并由相關(guān)人員簽字確認。將《藥品退貨單》的一聯(lián)交采購部門，作為與供應(yīng)商結(jié)算的依據(jù)；一聯(lián)交財務(wù)部門，作為賬務(wù)處理的依據(jù)；一聯(lián)留存庫房，作為庫存管理的憑證。六、委托儲存藥品管理1.委托儲存協(xié)議公司與委托儲存藥品的單位簽訂委托儲存協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。委托儲存協(xié)議應(yīng)包括委托儲存藥品的范圍、儲存條件、儲存期限、保管要求、費用結(jié)算、質(zhì)量責任等條款。2.來貨驗收委托儲存藥品到貨后，庫房管理部門按照本制度的驗收要求進行驗收。驗收合格的，辦理入庫手續(xù)，并在庫存系統(tǒng)中注明為委托儲存藥品。對驗收不合格的委托儲存藥品，按照不合格藥品管理制度進行處理，并及時通知委托方。3.儲存管理根據(jù)委托儲存協(xié)議的要求，為委托儲存藥品提供適宜的儲存條件，確保藥品質(zhì)量安全。定期對委托儲存藥品進行檢查和盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)藥品有質(zhì)量問題或其他異常情況，應(yīng)及時通知委托方，并采取相應(yīng)的措施。4.發(fā)貨管理按照委托方的發(fā)貨通知，對委托儲存藥品進行發(fā)貨。發(fā)貨時，應(yīng)核對藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)批號等信息，確保發(fā)貨準確無誤。發(fā)貨后，及時在庫存系統(tǒng)中進行記錄，并將發(fā)貨憑證等相關(guān)資料傳遞給委托方。七、不合格藥品管理1.不合格藥品確認質(zhì)量管理部門對驗收不合格、儲存養(yǎng)護過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量可疑、過期失效等藥品進行審核確認。確認后的不合格藥品，應(yīng)填寫《不合格藥品確認表》，注明藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)批號、不合格原因等信息，并經(jīng)質(zhì)量管理部門負責人簽字確認。2.不合格藥品處理對確認的不合格藥品，應(yīng)立即移至不合格區(qū)存放，并設(shè)置明顯的標識。對于一般不合格藥品，由質(zhì)量管理部門會同采購部門、庫房管理部門等相關(guān)部門進行分析，提出處理意見，如退貨、換貨、報損等，并報公司質(zhì)量負責人審批后實施。對于嚴重不合格藥品，如假藥、劣藥等，應(yīng)按照《藥品管理法》等相關(guān)法律法規(guī)的要求，立即封存，并及時報告藥品監(jiān)督管理部門。3.不合格藥品記錄建立不合格藥品臺賬，詳細記錄不合格藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)批號、不合格原因、處理情況等信息。對不合格藥品的處理過程進行記錄，包括處理時間、處理人員、處理方式等，確?？勺匪菪?。八、庫存盤點1.盤點計劃庫房管理部門應(yīng)制定年度庫存盤點計劃，明確盤點的范圍、時間、人員安排等。盤點計劃應(yīng)報公司財務(wù)部門和質(zhì)量負責人審批后實施。2.盤點實施按照盤點計劃，組織相關(guān)人員對藥品庫房進行全面盤點。盤點人員應(yīng)認真核對藥品的實物與庫存賬冊，確保賬實相符。在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時記錄，并查明原因，提出處理意見。3.盤點結(jié)果處理盤點結(jié)束后，庫房管理人員應(yīng)根據(jù)盤點結(jié)果填寫《庫存盤點表》，注明藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、賬存數(shù)、實存數(shù)、盤盈盤虧數(shù)量及原因等信息，并由盤點人員簽字確認。將《庫存盤點表》報財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。對于盤盈盤虧的藥品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行審批和處理。對庫存盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，如庫存管理不善、藥品質(zhì)量問題等，應(yīng)進行分析總結(jié)，采取相應(yīng)的措施加以改進，防止類似問題再次發(fā)生。九、數(shù)據(jù)管理1.來貨臺賬庫房管理部門應(yīng)建立來貨臺賬，詳細記錄來貨藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)批號、有效期、到貨日期、驗收情況、入庫日期等信息。來貨臺賬應(yīng)及時更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.庫存管理系統(tǒng)利用庫存管理系統(tǒng)對藥品的出入庫情況進行實時記錄和管理。庫房管理人員應(yīng)及時將藥品的驗收、入庫、退貨、發(fā)貨等信息錄入系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際庫存一致。定期