為加強會議管理制度

為加強會議管理制度一、總則（一）目的為了加強公司會議管理，提高會議效率，確保會議質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部召開的各類會議，包括但不限于公司例會、部門會議、專題會議等。（三）會議原則1.精簡高效原則：會議應注重實效，精簡會議議程和參會人員，提高會議效率。2.充分準備原則：會議組織者應提前做好會議準備工作，包括會議議題、資料、場地等，確保會議順利進行。3.嚴肅紀律原則：參會人員應嚴格遵守會議紀律，按時參會，認真聽取會議內容，積極參與討論，不得隨意遲到、早退、缺席或中途退場。二、會議分類及組織（一）公司例會1.會議周期：每周[X]召開一次，如遇節(jié)假日則提前或順延。2.參會人員：公司高層管理人員、各部門負責人。3.會議內容：各部門負責人匯報上周工作進展及本周工作計劃。公司領導總結上周工作情況，部署本周工作任務。討論公司重大事項及決策。4.會議組織：由公司行政部負責組織，提前通知參會人員會議時間、地點、議程等。（二）部門會議1.會議周期：由各部門根據(jù)工作需要自行安排，原則上每周不少于[X]次。2.參會人員：本部門全體員工。3.會議內容：傳達公司例會精神及相關工作要求。總結本部門上周工作情況，分析存在的問題及原因。部署本部門本周工作任務，明確工作重點和責任人。討論本部門內部管理及團隊建設等相關問題。4.會議組織：由各部門負責人負責組織，提前通知本部門員工會議時間、地點、議程等。（三）專題會議1.會議周期：根據(jù)工作需要不定期召開。2.參會人員：根據(jù)會議議題確定相關人員，包括公司領導、各部門負責人及相關業(yè)務人員等。3.會議內容：針對公司某一專項工作或問題進行深入討論和研究，提出解決方案和措施。4.會議組織：由相關部門或項目負責人提出會議申請，經公司領導批準后，由行政部協(xié)助組織會議，提前通知參會人員會議時間、地點、議程等。三、會議準備（一）會議申請1.會議組織者應提前填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程等內容，報公司領導審批。2.對于重要會議或涉及多個部門的會議，需提前與相關部門溝通協(xié)調，確保會議順利進行。（二）會議資料準備1.根據(jù)會議議題，準備相關的文件、資料、報告等，確保參會人員能夠提前了解會議內容。2.如需在會議上進行演示或講解，應提前準備好演示文稿、投影儀等設備，并進行調試。（三）會議場地布置1.根據(jù)會議規(guī)模和類型，選擇合適的會議場地，并進行布置。2.確保會議場地整潔、舒適，提供必要的會議設施和用品，如桌椅、茶水、文具等。（四）會議通知1.會議組織者應提前[X]天向參會人員發(fā)送會議通知，通知內容應包括會議主題、時間、地點、議程、參會要求等。2.對于重要會議，應采用多種方式進行通知，如郵件、短信、電話等，確保參會人員能夠及時收到通知。四、會議流程（一）會議簽到1.參會人員應提前到達會議場地，在會議簽到表上簽到。2.會議組織者應安排專人負責簽到工作，對遲到、早退、缺席的人員進行記錄，并及時向會議主持人報告。（二）會議開場1.會議主持人應提前到達會議場地，做好會議開場準備工作。2.會議開場時，主持人應簡要介紹會議目的、議程和參會人員，宣布會議開始。（三）會議議程進行1.按照會議議程順序，依次進行各項議題的討論和匯報。2.參會人員應認真聽取會議內容，積極參與討論，發(fā)表自己的意見和建議。3.會議主持人應引導會議討論方向，控制會議節(jié)奏，確保會議順利進行。（四）會議記錄1.會議組織者應安排專人負責會議記錄，記錄會議內容、討論結果、決策事項等。2.會議記錄應準確、完整、清晰，使用統(tǒng)一的記錄格式和符號。3.會議結束后，會議記錄人員應及時整理會議記錄，形成會議紀要，并經會議主持人審核后發(fā)送給參會人員。（五）會議決策1.對于會議討論的事項，應根據(jù)公司決策程序進行決策。2.決策事項應明確責任部門、責任人、完成時間和要求等。3.會議主持人應在會議結束時，對會議決策事項進行總結和強調，確保參會人員明確工作任務和要求。（六）會議結束1.會議主持人應在會議結束時，對會議進行總結，感謝參會人員的參與和支持。2.參會人員應有序離開會議場地，保持會議場地整潔。五、會議紀律（一）按時參會1.參會人員應提前安排好工作，確保能夠按時參加會議。2.如有特殊情況不能參會，應提前向會議組織者請假，并安排合適的人員代替參會。（二）遵守會議秩序1.參會人員應關閉手機或調至靜音狀態(tài)，不得在會議期間接聽電話或發(fā)送短信。2.不得在會議期間隨意交談、走動、吸煙或做其他與會議無關的事情。3.如有意見或建議，應在會議指定時間發(fā)言，不得打斷他人發(fā)言。（三）認真記錄1.參會人員應認真聽取會議內容，做好會議記錄。2.對于重要的會議內容和決策事項，應及時整理和傳達給本部門相關人員。（四）保守會議機密1.參會人員應對會議討論的內容和涉及的機密信息嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.會議結束后，應妥善保管會議資料，不得隨意丟棄或外傳。六、會議后續(xù)工作（一）會議紀要跟蹤1.會議組織者應負責跟蹤會議決策事項的執(zhí)行情況，及時向會議主持人匯報。2.對于未按時完成的決策事項，應查明原因，督促責任部門和責任人盡快落實。（二）會議資料歸檔1.會議結束后，會議組織者應及時將會議資料進行整理和歸檔，包括會議申請表、會議通知、會議簽到表、會議記錄、會議紀要等。2.會議資料應按照公司檔案管理規(guī)定進行分類存放，便于查閱和使用。七、會議考核（一）考核對象本制度適用于公司內部所有參會人員。（二）考核內容1.參會情況：包括按時參會率、請假情況等。2.會議紀律：包括遵守會議秩序、認真記錄、保守會議機密等情況。3.會議貢獻：包括在會議上的發(fā)言質量、提出的建議和意見等。（三）考核方式1.會議組織者應定期對參會人員的會議表現(xiàn)進行記錄和評價。2.公司行政部將根據(jù)會議組織者的記錄和評價，對參會人員進行考核。3.考核結果將作為員工績效考核的重要依據(jù)之一。（四）考核結果應用1.對于會議表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，公司將給予表彰和獎勵。2