廣西正版化管理制度

廣西正版化管理制度一、總則（一）目的為加強公司知識產權保護，規(guī)范公司軟件正版化工作，營造尊重知識、尊重創(chuàng)新的良好環(huán)境，根據國家相關法律法規(guī)和政策要求，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于廣西地區(qū)公司總部及各分支機構、全資子公司、控股子公司等所有下屬單位（以下統(tǒng)稱“公司”）。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則嚴格遵守國家關于軟件正版化的法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保公司軟件使用行為合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則涵蓋公司所有辦公場所、業(yè)務系統(tǒng)、員工個人電腦等涉及軟件使用的各個環(huán)節(jié)，實現軟件正版化的全面管理。3.預防為主原則通過加強宣傳教育、完善管理流程、建立監(jiān)督機制等措施，預防和杜絕盜版軟件的使用。4.責任明確原則明確各部門、各崗位在軟件正版化工作中的職責，確保責任落實到人。二、管理職責（一）軟件正版化工作領導小組成立公司軟件正版化工作領導小組，由公司總經理擔任組長，分管副總經理擔任副組長，成員包括各部門負責人。領導小組負責統(tǒng)籌規(guī)劃、指導協(xié)調公司軟件正版化工作，審議軟件正版化工作相關重大事項，監(jiān)督檢查軟件正版化工作落實情況。（二）信息化管理部門1.負責制定公司軟件采購計劃，優(yōu)先采購正版軟件，并確保采購渠道合法合規(guī)。2.建立公司軟件資產管理系統(tǒng)，對公司所有軟件資產進行詳細登記、分類管理，實時掌握軟件資產的使用情況。3.定期對公司軟件資產進行清查盤點，核實軟件的安裝、使用情況，及時發(fā)現和處理軟件使用中的問題。4.負責對員工進行軟件正版化相關培訓，提高員工對軟件正版化的認識和操作技能。（三）各部門1.負責本部門軟件正版化工作的具體實施，確保本部門員工使用正版軟件。2.配合信息化管理部門做好軟件采購、資產清查等工作，及時反饋本部門軟件使用需求和問題。3.對本部門員工進行軟件正版化宣傳教育，督促員工遵守軟件正版化規(guī)定。（四）員工個人1.嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司軟件正版化制度，不得使用未經授權的盜版軟件。2.積極配合公司開展軟件正版化工作，及時更新個人電腦上的軟件至正版版本。3.發(fā)現他人使用盜版軟件或存在軟件正版化問題時，應及時向公司相關部門報告。三、軟件采購管理（一）采購計劃制定1.信息化管理部門應根據公司業(yè)務發(fā)展需求、軟件使用現狀及更新計劃，每年定期制定公司軟件采購計劃。采購計劃應明確軟件名稱、版本、數量、預算等詳細信息。2.在制定采購計劃時，應充分考慮軟件的合法性、適用性、性價比等因素，優(yōu)先選擇具有良好信譽、技術支持和售后服務的正版軟件供應商。（二）采購流程1.軟件采購申請由使用部門提出，填寫《軟件采購申請表》，詳細說明采購軟件的名稱、用途、版本要求、預計采購數量等信息，并提交至信息化管理部門。2.信息化管理部門對采購申請進行審核，審核內容包括申請的必要性、軟件選型的合理性、預算的合規(guī)性等。審核通過后，報分管副總經理審批。3.經分管副總經理審批同意后，信息化管理部門按照公司采購管理制度的相關規(guī)定，通過招標、詢價、單一來源采購等方式確定軟件供應商，并簽訂采購合同。采購合同應明確軟件的版本、數量、價格、授權方式、售后服務等條款。4.軟件采購到貨后，信息化管理部門負責組織驗收。驗收內容包括軟件的數量、版本、功能、授權情況等是否與采購合同一致。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，并將軟件安裝至相應的辦公場所或業(yè)務系統(tǒng)。（三）采購渠道管理1.公司軟件采購應通過正規(guī)渠道進行，優(yōu)先選擇軟件供應商的官方網站、授權經銷商等進行采購。2.嚴禁通過非正規(guī)渠道，如盜版軟件市場、未經授權的網絡下載等獲取軟件。對于從非正規(guī)渠道采購軟件的行為，一經發(fā)現，將嚴肅追究相關責任人的責任。四、軟件資產管理（一）資產登記1.信息化管理部門應建立公司軟件資產管理系統(tǒng)，對公司所有軟件資產進行詳細登記。登記內容包括軟件名稱、版本、購買日期、購買價格、授權方式、使用部門、安裝位置等信息。2.對于通過采購方式獲得的軟件，應在采購合同簽訂后及時進行資產登記；對于通過其他方式獲得的軟件，如捐贈、自主開發(fā)等，也應在獲取后及時進行登記。（二）分類管理1.根據軟件的用途、性質等因素，對公司軟件資產進行分類管理。分類可包括操作系統(tǒng)軟件、辦公軟件、殺毒軟件、行業(yè)應用軟件等。2.針對不同類型的軟件資產，制定相應的管理措施和維護計劃，確保軟件資產的正常使用和安全運行。（三）清查盤點1.信息化管理部門應定期對公司軟件資產進行清查盤點，清查盤點周期一般為每年一次。清查盤點內容包括軟件資產的數量、安裝情況、使用情況、授權情況等。2.在清查盤點過程中，如發(fā)現軟件資產存在丟失、損壞、未授權使用等問題，應及時查明原因，并采取相應的處理措施。同時，應將清查盤點結果形成報告，報公司軟件正版化工作領導小組。（四）資產變更管理1.公司軟件資產發(fā)生變更時，如軟件升級、轉讓、報廢等，信息化管理部門應及時在軟件資產管理系統(tǒng)中進行相應的變更登記。2.軟件升級應按照公司軟件采購管理流程進行，確保升級后的軟件為正版授權版本。軟件轉讓應辦理相關手續(xù)，明確轉讓雙方的權利和義務。軟件報廢應經相關部門審批后，在軟件資產管理系統(tǒng)中進行注銷處理。五、軟件使用管理（一）安裝使用規(guī)定1.員工個人電腦及公司辦公場所內的計算機設備應安裝正版操作系統(tǒng)、辦公軟件、殺毒軟件等基礎軟件。嚴禁在公司計算機設備上安裝未經授權的盜版軟件。2.對于公司業(yè)務系統(tǒng)中使用的軟件，應嚴格按照系統(tǒng)要求和授權范圍進行使用，不得擅自更改軟件配置或進行非法操作。3.員工離職時，應將個人電腦上安裝的公司授權軟件卸載或歸還公司，并辦理相關資產交接手續(xù)。（二）授權管理1.公司所采購的軟件應確保獲得合法有效的授權許可。信息化管理部門應妥善保管軟件授權文件，并建立授權文件管理制度，確保授權文件的安全、完整。2.對于需要授權使用的軟件，員工應在使用前確認已獲得相應的授權許可，并按照授權要求使用軟件。未經授權許可，不得擅自使用軟件。（三）使用監(jiān)督1.信息化管理部門應定期對公司軟件使用情況進行檢查，檢查方式可包括網絡監(jiān)測、現場抽查、軟件資產管理系統(tǒng)數據分析等。2.各部門應配合信息化管理部門的軟件使用檢查工作，如實提供相關軟件使用信息。對于檢查中發(fā)現的問題，應及時整改。3.鼓勵員工對發(fā)現的軟件使用違規(guī)行為進行舉報，公司將對舉報屬實的員工給予適當獎勵，并對違規(guī)行為進行嚴肅處理。六、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.信息化管理部門應制定年度軟件正版化培訓計劃，明確培訓內容、培訓對象、培訓時間、培訓方式等。培訓計劃應根據公司實際情況和員工需求進行制定，確保培訓的針對性和實效性。2.培訓內容應包括國家軟件正版化法律法規(guī)、公司軟件正版化制度、軟件正版化操作技能等方面。培訓方式可采用集中培訓、在線培訓、現場指導等多種形式。（二）培訓實施1.按照培訓計劃組織開展軟件正版化培訓工作，確保培訓覆蓋公司所有員工。培訓過程中應注重與員工的互動交流，及時解答員工提出的問題。2.培訓結束后，應對員工的培訓效果進行考核評估?？己朔绞娇砂荚?、實際操作、撰寫心得體會等。對于考核合格的員工，頒發(fā)培訓合格證書；對于考核不合格的員工，應進行補考或再次培訓，直至考核合格。（三）宣傳活動1.通過公司內部網站、宣傳欄、郵件、微信群等多種渠道，廣泛宣傳軟件正版化的重要意義、法律法規(guī)和公司相關制度，提高員工對軟件正版化工作的認識和重視程度。2.定期發(fā)布軟件正版化工作動態(tài)和典型案例，引導員工樹立正確的軟件使用觀念，自覺遵守軟件正版化規(guī)定。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司軟件正版化工作領導小組負責對公司軟件正版化工作進行監(jiān)督檢查，定期聽取軟件正版化工作匯報，及時發(fā)現和解決工作中存在的問題。2.信息化管理部門應建立日常監(jiān)督檢查機制，加強對公司軟件采購、資產清查、使用情況等方面的監(jiān)督檢查，確保軟件正版化工作各項措施落實到位。3.設立軟件正版化舉報郵箱和舉報電話，接受員工和社會公眾的監(jiān)督舉報。對于舉報信息，應及時進行調查核實，并按照相關規(guī)定進行處理。（二）考核辦法1.將軟件正版化工作納入公司績效考核體系，對各部門和員工的軟件正版化工作進行考核評價?？己酥笜税ㄜ浖少徍弦?guī)率、軟件資產登記準確率、軟件使用合規(guī)率等。2.對于在軟件正版化工作中表現突出的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于軟件正版化工作落實不到位的部門和個人，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、績效扣分等處罰，并責令限期整改。整改仍不到位的，將追究相關責任人的責任。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經授權使用盜版軟件。2.擅自更改軟件授權文件或超出授權范圍使用軟件。3.通過非正規(guī)渠道采購軟件。4.拒絕配合公司軟件正版化工作檢查或提供虛假軟件使用信息。5.其他違反公司軟件正版化制度的行為。（二）處理措施1.對于首次發(fā)現使用盜版軟件或存在其他輕微違規(guī)行為的員工，給予警告，并責令其立即停止違規(guī)行為，限期整改。2.對于多次違規(guī)或違規(guī)情節(jié)嚴重的員工，除給予警告外，還將視情節(jié)輕重給予罰款、降職、降薪、解除勞動合