股份公司管章管理制度

股份公司管章管理制度一、總則1.目的為規(guī)范股份公司印章的管理，保證印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的利益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于股份公司總部及所屬各分子公司、各部門。3.印章種類公司公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等。公司法定代表人章：用于特定的財務(wù)票據(jù)、授權(quán)委托書等。公司合同專用章：用于簽訂各類合同。公司財務(wù)專用章：用于財務(wù)結(jié)算、票據(jù)等。各部門章：用于部門內(nèi)部文件、通知等。4.管理原則印章管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、規(guī)范使用、嚴(yán)格審批”的原則。確保印章使用合法合規(guī)，防止未經(jīng)授權(quán)使用印章造成公司損失。二、印章的刻制與啟用1.印章的刻制公司各類印章由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)刻制?？讨朴≌虑埃杼顚憽队≌驴讨粕暾埍怼?，詳細(xì)注明印章名稱、規(guī)格、使用范圍等信息，并經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。選擇具有資質(zhì)的正規(guī)印章刻制單位進(jìn)行刻制，確保印章質(zhì)量和安全性。2.印章的啟用新印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時進(jìn)行印章備案登記，并填寫《印章啟用申請表》。經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人簽字批準(zhǔn)后，方可啟用。啟用時，應(yīng)在印章使用登記表上記錄啟用日期、啟用人等信息。三、印章的保管1.保管部門與保管人公司公章由行政部門指定專人保管。公司法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)的專人保管。公司合同專用章由合同管理部門指定專人保管。公司財務(wù)專用章由財務(wù)部門指定專人保管。各部門章由各部門指定專人保管。2.保管要求保管人應(yīng)嚴(yán)格遵守印章保管制度，妥善保管印章，確保印章安全。印章必須存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并設(shè)置密碼或鑰匙進(jìn)行雙重保護(hù)。印章保管人不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要臨時交接，應(yīng)辦理交接手續(xù)，并由部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督。印章保管人如發(fā)現(xiàn)印章丟失、被盜或損壞等情況，應(yīng)立即報告部門負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的措施，如掛失、補(bǔ)辦等，同時追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。四、印章的使用1.使用范圍公司公章用于公司對外的各類正式文件、信函、合同、協(xié)議、證明等。公司法定代表人章用于特定的財務(wù)票據(jù)、授權(quán)委托書等。公司合同專用章用于簽訂各類合同。公司財務(wù)專用章用于財務(wù)結(jié)算、票據(jù)等。各部門章用于部門內(nèi)部文件、通知、報告等。2.使用流程填寫申請表：使用印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)注明用印事由、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息。審批流程：一般事項用?。航?jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可使用印章。重要事項用?。盒杞?jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。重大事項用?。罕仨毥?jīng)公司法定代表人簽字批準(zhǔn)。用印登記：印章保管人應(yīng)在印章使用登記表上詳細(xì)記錄用印日期、用印文件名稱、份數(shù)、用印申請人、審批人等信息。用印蓋章：印章保管人應(yīng)按照審批后的申請表內(nèi)容進(jìn)行用印蓋章，確保印章與文件內(nèi)容一致。用印后，應(yīng)將申請表與用印文件一并存檔。3.合同用印特別規(guī)定簽訂合同使用合同專用章時，合同經(jīng)辦部門應(yīng)先對合同條款進(jìn)行審核，確保合同合法合規(guī)。合同用印前，合同經(jīng)辦部門應(yīng)將合同文本提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查，經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，方可辦理用印手續(xù)。合同用印時，應(yīng)在合同文本規(guī)定的用印位置加蓋合同專用章，并確保印章清晰、完整。五、印章的停用與銷毀1.停用情形公司名稱變更、重組、分立等原因，原印章不再使用。印章?lián)p壞、丟失等原因，無法繼續(xù)使用。因其他原因需要停用印章的。2.停用程序印章保管人發(fā)現(xiàn)印章需要停用時，應(yīng)及時報告部門負(fù)責(zé)人，并填寫《印章停用申請表》。經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，方可辦理印章停用手續(xù)。行政部門應(yīng)及時將停用印章的相關(guān)信息進(jìn)行備案登記，并通知相關(guān)部門。3.銷毀程序?qū)τ谕Ｓ玫挠≌?，行政部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)注明印章名稱、規(guī)格、停用原因等信息，并經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。選擇具有資質(zhì)的正規(guī)銷毀單位進(jìn)行銷毀，并確保銷毀過程可追溯。銷毀后，應(yīng)將銷毀證明文件存檔。六、印章管理的監(jiān)督與檢查1.公司設(shè)立印章管理監(jiān)督小組，由行政部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對公司印章管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對印章的保管、使用情況進(jìn)行檢查，重點檢查印章使用是否符合規(guī)定、審批流程是否健全、用印登記是否完整等。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)