行政檔案利用效果反饋制度?

行政檔案利用效果反饋制度?

行政檔案利用效果反饋制度一、總則（一）目的為加強本高端賓館行政檔案的管理與利用，充分發(fā)揮行政檔案在賓館運營管理中的重要作用，及時了解行政檔案利用情況及產生的效果，不斷提高行政檔案管理水平和服務質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本賓館內所有涉及行政檔案利用及效果反饋的部門和人員。行政檔案涵蓋賓館在行政管理活動中形成的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于會議紀要、人事檔案、財務報表、合同協(xié)議、政策法規(guī)文件等。（三）原則1.真實性原則：反饋信息必須真實、準確，如實反映行政檔案利用的實際情況和效果。2.及時性原則：在行政檔案利用活動結束后，相關人員應及時進行效果反饋，確保信息的時效性。3.全面性原則：反饋內容應涵蓋行政檔案利用的各個方面，包括利用目的、利用方式、對工作的幫助、存在的問題等，以提供全面的信息參考。二、反饋主體與職責（一）利用部門1.指定反饋責任人：各利用行政檔案的部門應指定專人負責行政檔案利用效果的反饋工作。該責任人需熟悉本部門的檔案利用情況，具備良好的溝通和文字表達能力。2.收集反饋信息：責任人負責收集本部門員工在行政檔案利用過程中的意見和建議，了解檔案利用對各項工作產生的實際影響。3.整理反饋內容：將收集到的反饋信息進行整理和歸納，按照規(guī)定的反饋格式和要求進行填寫，確保反饋內容完整、清晰。4.按時提交反饋報告：按照本制度規(guī)定的時間節(jié)點，將整理好的反饋報告提交給賓館的檔案管理部門。（二）檔案管理部門1.接收反饋報告：負責接收各利用部門提交的行政檔案利用效果反饋報告，并進行初步審核，檢查反饋報告的完整性和規(guī)范性。2.分析反饋信息：對反饋報告中的信息進行深入分析，總結行政檔案利用過程中存在的問題、取得的成效以及潛在的改進方向。3.反饋處理與跟蹤：根據反饋信息，提出相應的處理措施和改進建議，并及時反饋給相關部門。對處理措施的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保問題得到有效解決。4.建立反饋檔案：將反饋報告及相關處理記錄進行整理歸檔，建立行政檔案利用效果反饋檔案，為后續(xù)的檔案管理工作提供參考依據。（三）其他相關部門1.配合反饋工作：其他相關部門在接到檔案管理部門關于行政檔案利用效果反饋的溝通需求時，應積極配合，提供必要的信息和支持。2.落實改進措施：對于檔案管理部門提出的涉及本部門的改進措施，應認真落實，確保行政檔案管理和利用工作得到持續(xù)優(yōu)化。三、反饋內容與格式（一）反饋內容1.利用基本信息：包括檔案利用的日期、利用人姓名、所在部門、聯(lián)系方式等。2.檔案信息：檔案名稱、檔案編號、檔案形成時間、檔案來源等。3.利用目的：詳細說明利用行政檔案的具體目的，如決策參考、業(yè)務辦理、問題解決、歷史資料查詢等。4.利用方式：記錄獲取檔案的方式，如查閱、借閱、復印、掃描等，以及利用過程中是否借助了特殊的工具或技術手段。5.利用效果評估：-對工作的幫助：闡述行政檔案對具體工作任務的完成、業(yè)務流程的推進、決策的制定等方面產生的積極影響。例如，是否提供了關鍵的數據支持、是否幫助解決了工作中的難題、是否為新業(yè)務的開展提供了參考等。-存在的問題：指出在行政檔案利用過程中遇到的問題，如檔案內容不完整、信息不準確、檔案查找不便、檔案利用手續(xù)繁瑣等。-改進建議：針對存在的問題，提出具體的改進建議，包括檔案管理方式的優(yōu)化、檔案內容的完善、服務流程的簡化等方面。6.滿意度評價：對本次行政檔案利用服務進行滿意度評價，評價等級分為非常滿意、滿意、一般、不滿意、非常不滿意五個等級，并簡要說明理由。（二）反饋格式1.反饋報告應采用統(tǒng)一的模板：模板應包括上述反饋內容的各個項目，以確保反饋信息的規(guī)范性和一致性。2.文本格式要求：反饋報告應使用A4紙張，字體為宋體，字號為小四，行間距為1.5倍。報告應按照規(guī)定的項目順序填寫，內容應簡潔明了、條理清晰。3.電子文檔要求：反饋報告應以電子文檔形式提交，文檔格式為.doc或.docx。電子文檔應命名為“[部門名稱]行政檔案利用效果反饋報告-[反饋日期]”，以便于檔案管理部門進行識別和管理。四、反饋流程（一）利用前登記1.利用部門在使用行政檔案前，需填寫《行政檔案利用登記表》，詳細記錄利用人信息、利用目的、擬利用檔案清單等內容。該登記表由檔案管理部門提供，并負責保存。2.檔案管理部門對利用申請進行審核，審核通過后，按照規(guī)定的程序為利用部門提供檔案。（二）利用過程溝通1.在行政檔案利用過程中，利用部門如有任何問題或特殊需求，可隨時與檔案管理部門進行溝通。檔案管理部門應及時解答疑問，提供必要的協(xié)助。2.檔案管理部門可定期對利用部門的檔案利用情況進行回訪，了解利用過程中是否存在困難，收集相關意見和建議。（三）利用后反饋1.定期反饋：利用部門應在每次檔案利用活動結束后的[具體時間周期，如一周]內，將填寫好的行政檔案利用效果反饋報告提交給檔案管理部門。對于長期或持續(xù)利用行政檔案的項目，利用部門應至少每月提交一次反饋報告。2.重大利用事項及時反饋：如果行政檔案的利用對賓館的重大決策、重要業(yè)務項目等產生了重要影響，利用部門應在利用活動結束后的[具體時間，如24小時]內，及時向檔案管理部門提交反饋報告。3.反饋報告審核：檔案管理部門收到反饋報告后，應在[具體時間，如三個工作日]內進行審核。如反饋報告存在內容不完整、格式不規(guī)范等問題，檔案管理部門應及時通知利用部門進行補充或修正。（四）反饋處理與跟蹤1.分析與評估：檔案管理部門對審核通過的反饋報告進行深入分析和評估，確定反饋問題的性質和嚴重程度，評估反饋效果的重要性和影響力。2.制定處理措施：根據反饋分析結果，檔案管理部門會同相關部門制定針對性的處理措施。對于一般性問題，可直接由檔案管理部門自行處理；對于涉及多個部門或較為復雜的問題，應組織相關部門召開專題會議進行研究，確定解決方案。3.處理措施執(zhí)行：相關部門按照制定的處理措施認真組織實施，明確責任人和時間節(jié)點，確保問題得到有效解決。檔案管理部門對處理措施的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時協(xié)調解決執(zhí)行過程中出現的問題。4.反饋結果公示：檔案管理部門定期將行政檔案利用效果反饋的處理結果在賓館內部進行公示，接受全體員工的監(jiān)督。公示內容包括反饋問題、處理措施、執(zhí)行情況等。五、培訓與宣傳（一）培訓1.定期組織培訓活動：檔案管理部門應定期組織行政檔案利用效果反饋制度的培訓活動，向各部門的反饋責任人及相關員工詳細介紹反饋制度的內容、要求和流程，提高員工對反饋工作的認識和理解。2.培訓內容：培訓內容包括反饋制度的解讀、反饋報告的填寫規(guī)范、反饋信息的收集方法等。同時，可結合實際案例進行分析，讓員工更好地掌握反饋工作的要點和技巧。3.培訓方式：培訓方式可采用集中授課、線上學習、現場演示等多種形式，以滿足不同員工的學習需求。培訓結束后，可通過考核等方式檢驗員工的學習效果，確保員工能夠熟練掌握反饋工作的相關知識和技能。（二）宣傳1.內部宣傳渠道：利用賓館內部的宣傳欄、內部網站、電子郵件等渠道，宣傳行政檔案利用效果反饋制度的重要性和意義，提高全體員工對反饋工作的重視程度。2.宣傳內容：宣傳內容包括反饋制度的主要條款、反饋工作的流程和方法、反饋對賓館發(fā)展的積極作用等。通過通俗易懂的語言和生動形象的案例，讓員工充分認識到反饋工作與自身工作的緊密聯(lián)系。3.定期宣傳活動：定期開展行政檔案利用效果反饋制度的宣傳活動，如舉辦主題宣傳周、發(fā)放宣傳手冊等，營造良好的反饋工作氛圍。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內部監(jiān)督：檔案管理部門負責對各利用部門的行政檔案利用效果反饋工作進行日常監(jiān)督，檢查反饋報告的提交情況、反饋內容的真實性和準確性等。對于未按照規(guī)定進行反饋的部門，應及時督促整改。2.審計監(jiān)督：賓館內部審計部門可定期對行政檔案利用效果反饋制度的執(zhí)行情況進行審計，檢查反饋工作是否符合制度要求，反饋信息是否得到有效處理和利用。審計結果應向賓館管理層報告，并提出改進建議。（二）考核機制1.納入績效考核：將行政檔案利用效果反饋工作納入各部門的績效考核體系，明確考核指標和權重?？己酥笜税ǚ答亪蟾娴奶峤患皶r性、反饋內容的完整性和準確性、反饋問題的解決情況等。2.獎勵與懲罰措施：-獎勵：對于在行政檔案利用效果反饋工作中表現突出的部門和個人，賓館將給予一定的獎勵，如表彰通報、績效加分、物質獎勵等。表現突出的標準包括反饋報告質量高、提出的改進建議被采納并取得顯著成效等。-懲罰：對于未按照本制度要求開展反饋工作的部門和個人，將視情節(jié)輕重給予相應的懲罰，如績效扣分、警告、通報批評等。對于因反饋工作不力導致嚴重后果的，將追究相關人員的責任。七、附則（一）制度修訂本制度將根據賓館的發(fā)展和實際工作需要進行定期修訂和完善。修訂工作由檔案管理部門負責，征求各相關部門意見后，報賓館管理層審批通過后實施。（二）解釋權本制度的解釋權歸本賓館檔案管理