行政檔案信息利用登記制度?

行政檔案信息利用登記制度?

行政檔案信息利用登記制度一、總則1.目的為規(guī)范本高端賓館行政檔案信息的利用行為，確保檔案信息的合理使用、安全保密以及可追溯性，提高檔案信息的利用效率，更好地服務(wù)于賓館的各項(xiàng)工作和決策，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本賓館內(nèi)所有部門(mén)及員工對(duì)行政檔案信息的利用活動(dòng)。行政檔案信息涵蓋賓館在行政管理過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、資料、記錄等，包括但不限于人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、會(huì)議紀(jì)要、合同文件、工作報(bào)告等。3.原則-合法性原則：檔案信息的利用必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及賓館的相關(guān)規(guī)定，不得利用檔案信息從事違法違規(guī)活動(dòng)。-真實(shí)性原則：利用檔案信息時(shí)應(yīng)確保所獲取信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，不得篡改、偽造檔案信息。-保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及賓館商業(yè)秘密、客戶(hù)隱私等敏感信息予以保密，防止信息泄露。-按需利用原則：檔案信息的利用應(yīng)基于工作實(shí)際需要，避免不必要的查閱和使用，提高工作效率。二、檔案信息利用申請(qǐng)1.申請(qǐng)主體本賓館各部門(mén)員工因工作需要均可申請(qǐng)利用行政檔案信息。2.申請(qǐng)流程-填寫(xiě)申請(qǐng)表：申請(qǐng)人需填寫(xiě)《行政檔案信息利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明利用目的、所需檔案信息的名稱(chēng)、類(lèi)別、時(shí)間段等內(nèi)容。如申請(qǐng)利用涉及多個(gè)檔案信息，應(yīng)逐一列出。-部門(mén)負(fù)責(zé)人審批：申請(qǐng)表填寫(xiě)完成后，提交至申請(qǐng)人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行審核，如同意申請(qǐng)，在申請(qǐng)表上簽字并注明審批意見(jiàn)；如不同意，應(yīng)說(shuō)明理由并反饋給申請(qǐng)人。-檔案管理部門(mén)審核：經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)的申請(qǐng)表，提交至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，主要審核申請(qǐng)利用的檔案信息是否存在、是否符合保密規(guī)定等。如審核通過(guò)，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽字；如存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)人溝通并說(shuō)明原因。3.特殊情況申請(qǐng)-緊急情況申請(qǐng)：如遇緊急工作需要，無(wú)法按照正常流程進(jìn)行申請(qǐng)時(shí)，申請(qǐng)人可先口頭向部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)說(shuō)明情況，經(jīng)同意后可先行利用檔案信息，但應(yīng)在事后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)辦申請(qǐng)手續(xù)。-外部單位申請(qǐng)：如有外部單位因合法事由申請(qǐng)利用本賓館行政檔案信息，需提供正式的公函，說(shuō)明利用目的、利用范圍等內(nèi)容。經(jīng)賓館分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，按照本制度規(guī)定的流程進(jìn)行辦理。同時(shí)，應(yīng)與外部單位簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。三、檔案信息利用方式1.查閱-現(xiàn)場(chǎng)查閱：申請(qǐng)人經(jīng)審批同意后，可在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)人的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案信息，并在旁監(jiān)督查閱過(guò)程，確保檔案信息的安全和完整。查閱過(guò)程中，申請(qǐng)人不得擅自將檔案信息帶出指定查閱地點(diǎn)，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。-電子查閱：對(duì)于已進(jìn)行數(shù)字化處理的行政檔案信息，申請(qǐng)人在符合相關(guān)規(guī)定的前提下，可通過(guò)賓館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行電子查閱。檔案管理部門(mén)應(yīng)為申請(qǐng)人提供必要的查閱權(quán)限和操作指導(dǎo)，并對(duì)電子查閱過(guò)程進(jìn)行記錄和監(jiān)控。2.復(fù)制-申請(qǐng)復(fù)制：如申請(qǐng)人因工作需要確需復(fù)制檔案信息，應(yīng)在申請(qǐng)表中明確注明復(fù)制的內(nèi)容、數(shù)量等信息。經(jīng)檔案管理部門(mén)審核并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行復(fù)制。-復(fù)制要求：復(fù)制檔案信息應(yīng)使用賓館指定的設(shè)備和場(chǎng)所，由檔案管理人員進(jìn)行操作或監(jiān)督操作。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)的印章，并注明“復(fù)制件”字樣。同時(shí)，應(yīng)對(duì)復(fù)制的檔案信息進(jìn)行登記，記錄復(fù)制的內(nèi)容、數(shù)量、申請(qǐng)人等信息。3.摘錄-摘錄申請(qǐng)：申請(qǐng)人如需摘錄檔案信息中的部分內(nèi)容，應(yīng)在申請(qǐng)表中詳細(xì)說(shuō)明摘錄的內(nèi)容和用途。經(jīng)審批同意后，方可進(jìn)行摘錄。-摘錄規(guī)范：摘錄應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，申請(qǐng)人應(yīng)使用檔案管理部門(mén)提供的專(zhuān)用摘錄本進(jìn)行摘錄，并由檔案管理人員對(duì)摘錄內(nèi)容進(jìn)行審核和簽字確認(rèn)。摘錄內(nèi)容不得隨意傳播，應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)用途使用。四、檔案信息利用登記1.登記內(nèi)容-基本信息：對(duì)每一次檔案信息利用活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括申請(qǐng)人姓名、部門(mén)、利用時(shí)間、利用目的等基本信息。-檔案信息詳情：記錄所利用檔案信息的名稱(chēng)、類(lèi)別、編號(hào)、保管期限等詳細(xì)信息，確保檔案信息的可追溯性。-利用方式：明確檔案信息的利用方式，如查閱、復(fù)制、摘錄等，并記錄相應(yīng)的數(shù)量、范圍等具體情況。-審批信息：登記申請(qǐng)表的審批情況，包括部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)的審批意見(jiàn)和簽字時(shí)間等。2.登記方式-手工登記：檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的《行政檔案信息利用登記簿》，對(duì)檔案信息利用情況進(jìn)行手工登記。登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保信息的完整性。-電子登記：同時(shí)，利用賓館的檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行電子登記，將手工登記的內(nèi)容錄入系統(tǒng)，以便于查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)和分析。電子登記系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和安全防護(hù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。3.登記審核-定期審核：檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)檔案信息利用登記情況進(jìn)行審核，確保登記內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。審核周期為每月一次，審核后應(yīng)在登記簿上簽字確認(rèn)。-異常情況處理：如發(fā)現(xiàn)登記內(nèi)容存在異常情況，如利用目的不合理、利用數(shù)量過(guò)多等，應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)人及相關(guān)部門(mén)進(jìn)行核實(shí)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、檔案信息利用監(jiān)督與保密1.監(jiān)督機(jī)制-內(nèi)部監(jiān)督：檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案信息利用過(guò)程進(jìn)行日常監(jiān)督，檢查申請(qǐng)人是否按照規(guī)定的方式、范圍和用途利用檔案信息。同時(shí)，賓館內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案信息利用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查是否存在違規(guī)行為。-反饋與投訴：鼓勵(lì)員工對(duì)發(fā)現(xiàn)的檔案信息利用違規(guī)行為進(jìn)行反饋和投訴。設(shè)立專(zhuān)門(mén)的反饋渠道，如投訴郵箱、投訴電話等，對(duì)反饋和投訴的信息進(jìn)行及時(shí)處理和回復(fù)。2.保密措施-保密培訓(xùn)：對(duì)涉及檔案信息利用的員工進(jìn)行定期的保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家保密法律法規(guī)、賓館保密制度、檔案信息保密要求等。-保密協(xié)議：與接觸檔案信息的員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在檔案信息利用過(guò)程中的保密義務(wù)和違約責(zé)任。保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、保密措施、違約責(zé)任等條款。-技術(shù)防護(hù)：采用先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)檔案信息進(jìn)行保密防護(hù)，如加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)脫敏等。對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全加固，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。六、檔案信息利用效果評(píng)估1.評(píng)估目的通過(guò)對(duì)檔案信息利用效果進(jìn)行評(píng)估，了解檔案信息對(duì)賓館各項(xiàng)工作的支持程度，發(fā)現(xiàn)檔案信息管理中存在的問(wèn)題，為改進(jìn)檔案信息管理工作提供依據(jù)，提高檔案信息的利用價(jià)值。2.評(píng)估指標(biāo)-利用效率指標(biāo)：包括檔案信息利用申請(qǐng)的審批時(shí)間、利用過(guò)程中的等待時(shí)間等，評(píng)估檔案信息利用流程的便捷性和高效性。-利用質(zhì)量指標(biāo)：如利用的檔案信息對(duì)工作的幫助程度、是否滿足工作需求等，衡量檔案信息的實(shí)用性和準(zhǔn)確性。-保密指標(biāo)：檢查在檔案信息利用過(guò)程中是否發(fā)生保密事件，評(píng)估保密措施的有效性。-滿意度指標(biāo)：通過(guò)向檔案信息利用申請(qǐng)人及相關(guān)部門(mén)發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷等方式，收集他們對(duì)檔案信息利用服務(wù)的滿意度評(píng)價(jià)。3.評(píng)估方式-定期評(píng)估：每季度開(kāi)展一次檔案信息利用效果評(píng)估，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施。評(píng)估過(guò)程中應(yīng)收集相關(guān)數(shù)據(jù)和資料，進(jìn)行分析和總結(jié)。-專(zhuān)項(xiàng)評(píng)估：針對(duì)重大項(xiàng)目或特殊工作對(duì)檔案信息的利用情況，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)評(píng)估。專(zhuān)項(xiàng)評(píng)估應(yīng)深入分析檔案信息在項(xiàng)目或工作中的作用和影響，提出針對(duì)性的改進(jìn)建議。4.評(píng)估結(jié)果應(yīng)用-改進(jìn)工作：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)檔案信息管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)整改，優(yōu)化檔案信息利用流程，提高檔案信息的質(zhì)量和服務(wù)水平。-表彰獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)在檔案信息利用工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)員工積極利用檔案信息，為賓館發(fā)展做出貢獻(xiàn)。七、責(zé)任追究1.違規(guī)行為界定-未經(jīng)審批利用檔案信息：未按照規(guī)定流程申請(qǐng)并獲得審批，擅自利用行政檔案信息。-超范圍利用檔案信息：超出申請(qǐng)審批的范圍查閱、復(fù)制、摘錄檔案信息。-泄露檔案信息：因故意或過(guò)失導(dǎo)致檔案信息中的機(jī)密內(nèi)容被泄露給無(wú)關(guān)人員。-篡改、偽造檔案信息：對(duì)檔案信息進(jìn)行篡改、偽造等破壞行為。-其他違規(guī)行為：違反本制度規(guī)定的其他行為。2.責(zé)任追究措施-對(duì)于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工：給予警告處分，責(zé)令其立即停止違規(guī)行為，并進(jìn)行書(shū)面檢討。同時(shí)，對(duì)其進(jìn)行檔案信息管理相關(guān)規(guī)定的再培訓(xùn)。-對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)較為嚴(yán)重的員工：視情節(jié)輕重給予罰款、降職、降薪等處罰，并要求其采取措施消除違規(guī)行為造成的不良影響。如因違規(guī)行為給賓館造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。-對(duì)于因違規(guī)行為構(gòu)成違法犯罪的員工：依法移送司法機(jī)關(guān)處理，并解除與該員工的勞動(dòng)合同關(guān)系。-對(duì)于部門(mén)存在違規(guī)行為的情況：追究部門(mén)負(fù)責(zé)人的管理責(zé)任，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰，并要求部門(mén)制定整改措施，限期整改。八、附則1.制度解釋權(quán)本制度由賓館行政檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。2.制度修訂本制度將根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、賓館發(fā)展情況以及實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，適時(shí)進(jìn)行修訂和完善。3.制度生效本制度自