往來內(nèi)部控制管理辦法

往來內(nèi)部控制管理辦法總則制定目的為了加強公司往來業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范往來業(yè)務(wù)的操作流程，防范往來業(yè)務(wù)中的風(fēng)險，確保公司資產(chǎn)的安全、完整，提高資金使用效率，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)以及與公司有往來業(yè)務(wù)的所有外部單位和個人。往來業(yè)務(wù)主要包括應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、其他應(yīng)收款、其他應(yīng)付款等業(yè)務(wù)。管理原則1.合法性原則：往來業(yè)務(wù)的處理必須符合國家法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度。2.全面性原則：對往來業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)進行全面控制，涵蓋業(yè)務(wù)的發(fā)生、核算、監(jiān)控和清理等全過程。3.制衡性原則：在往來業(yè)務(wù)的處理過程中，應(yīng)建立相互制約、相互監(jiān)督的機制，確保不相容職務(wù)相分離。4.成本效益原則：在保證往來業(yè)務(wù)內(nèi)部控制有效性的前提下，合理安排內(nèi)部控制的成本，提高內(nèi)部控制的效益。組織架構(gòu)與職責(zé)分工組織架構(gòu)公司設(shè)立往來業(yè)務(wù)內(nèi)部控制管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，財務(wù)總監(jiān)擔(dān)任副組長，成員包括各業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、財務(wù)部門相關(guān)人員等。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，辦公室設(shè)在財務(wù)部門，負責(zé)日常工作的組織和協(xié)調(diào)。職責(zé)分工1.總經(jīng)理：全面負責(zé)公司往來業(yè)務(wù)內(nèi)部控制管理工作，審批重大往來業(yè)務(wù)事項，對往來業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的有效性負責(zé)。2.財務(wù)總監(jiān)：協(xié)助總經(jīng)理做好往來業(yè)務(wù)內(nèi)部控制管理工作，組織制定和完善往來業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，監(jiān)督和檢查往來業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況。3.業(yè)務(wù)部門負責(zé)人：負責(zé)本部門往來業(yè)務(wù)的日常管理工作，確保本部門往來業(yè)務(wù)的真實性、合法性和合理性，及時與客戶或供應(yīng)商進行對賬和催收賬款。4.財務(wù)部門：負責(zé)往來業(yè)務(wù)的核算和監(jiān)督工作，建立健全往來業(yè)務(wù)臺賬，定期進行往來賬款的清理和分析，及時向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)提供往來業(yè)務(wù)的財務(wù)信息。5.審計部門：負責(zé)對往來業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進行審計和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議，確保往來業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的有效執(zhí)行。往來業(yè)務(wù)流程控制應(yīng)收賬款管理1.客戶信用評估：業(yè)務(wù)部門在與客戶簽訂銷售合同前，應(yīng)會同財務(wù)部門對客戶的信用狀況進行評估，確定客戶的信用額度和信用期限。信用評估的內(nèi)容包括客戶的財務(wù)狀況、經(jīng)營業(yè)績、信用記錄等。2.銷售合同簽訂：業(yè)務(wù)部門應(yīng)與客戶簽訂正式的銷售合同，明確銷售商品的名稱、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式等條款。銷售合同應(yīng)經(jīng)公司法律部門審核，確保合同的合法性和有效性。3.發(fā)貨與開票：業(yè)務(wù)部門根據(jù)銷售合同的約定安排發(fā)貨，并及時通知財務(wù)部門開具發(fā)票。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)發(fā)貨單和銷售合同開具發(fā)票，確保發(fā)票的真實性和準(zhǔn)確性。4.應(yīng)收賬款核算：財務(wù)部門應(yīng)及時對應(yīng)收賬款進行核算，建立應(yīng)收賬款臺賬，記錄應(yīng)收賬款的發(fā)生、收回和余額情況。定期與客戶進行對賬，確保應(yīng)收賬款的準(zhǔn)確性。5.應(yīng)收賬款催收：業(yè)務(wù)部門應(yīng)負責(zé)應(yīng)收賬款的催收工作，按照合同約定的付款期限及時向客戶催收賬款。對于逾期未收回的賬款，應(yīng)及時采取有效的催收措施，如發(fā)送催款函、電話催收、上門催收等。財務(wù)部門應(yīng)定期對應(yīng)收賬款的催收情況進行統(tǒng)計和分析，向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)提供應(yīng)收賬款的催收進度和風(fēng)險情況。6.壞賬處理：對于確實無法收回的應(yīng)收賬款，應(yīng)按照公司的壞賬處理程序進行處理。壞賬處理應(yīng)經(jīng)公司管理層審批，確保壞賬處理的合法性和合理性。應(yīng)付賬款管理1.供應(yīng)商選擇與評估：采購部門在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)會同財務(wù)部門對供應(yīng)商的信譽、質(zhì)量、價格等進行評估，選擇合適的供應(yīng)商。供應(yīng)商評估的內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證等資質(zhì)證書，以及供應(yīng)商的財務(wù)狀況、經(jīng)營業(yè)績、信用記錄等。2.采購合同簽訂：采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂正式的采購合同，明確采購商品的名稱、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式等條款。采購合同應(yīng)經(jīng)公司法律部門審核，確保合同的合法性和有效性。3.收貨與驗收：采購部門收到供應(yīng)商發(fā)來的貨物后，應(yīng)及時組織驗收。驗收合格后，應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，并通知財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。4.應(yīng)付賬款核算：財務(wù)部門應(yīng)及時對應(yīng)付賬款進行核算，建立應(yīng)付賬款臺賬，記錄應(yīng)付賬款的發(fā)生、支付和余額情況。定期與供應(yīng)商進行對賬，確保應(yīng)付賬款的準(zhǔn)確性。5.應(yīng)付賬款支付：采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同的約定及時向供應(yīng)商支付貨款。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗收單審核付款申請，確保付款的合法性和合理性。對于逾期未支付的賬款，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，說明原因，并爭取供應(yīng)商的理解和支持。其他應(yīng)收款管理1.借款申請：員工因工作需要借款時，應(yīng)填寫借款申請單，注明借款用途、借款金額、借款期限等事項，并經(jīng)部門負責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借款發(fā)放：財務(wù)部門根據(jù)審批后的借款申請單發(fā)放借款，并及時進行賬務(wù)處理。3.借款歸還：借款人應(yīng)按照借款申請單上注明的借款期限及時歸還借款。對于逾期未歸還的借款，財務(wù)部門應(yīng)及時進行催收，必要時可以從借款人的工資中扣除。4.其他應(yīng)收款核算：財務(wù)部門應(yīng)及時對其他應(yīng)收款進行核算，建立其他應(yīng)收款臺賬，記錄其他應(yīng)收款的發(fā)生、收回和余額情況。定期對其他應(yīng)收款進行清理和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。其他應(yīng)付款管理1.其他應(yīng)付款發(fā)生：公司因業(yè)務(wù)需要發(fā)生其他應(yīng)付款時，應(yīng)及時進行賬務(wù)處理，記錄其他應(yīng)付款的發(fā)生情況。2.其他應(yīng)付款支付：財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)其他應(yīng)付款的性質(zhì)和期限及時進行支付。對于逾期未支付的其他應(yīng)付款，應(yīng)及時與相關(guān)單位或個人溝通，說明原因，并爭取對方的理解和支持。3.其他應(yīng)付款核算：財務(wù)部門應(yīng)及時對其他應(yīng)付款進行核算，建立其他應(yīng)付款臺賬，記錄其他應(yīng)付款的發(fā)生、支付和余額情況。定期對其他應(yīng)付款進行清理和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。往來業(yè)務(wù)監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計監(jiān)督審計部門應(yīng)定期對公司往來業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進行審計和監(jiān)督。審計的內(nèi)容包括往來業(yè)務(wù)的發(fā)生、核算、監(jiān)控和清理等環(huán)節(jié)，檢查往來業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度是否健全、有效，是否存在違規(guī)操作和風(fēng)險隱患。審計結(jié)束后，應(yīng)出具審計報告，提出審計意見和建議。財務(wù)部門日常監(jiān)督財務(wù)部門應(yīng)加強對往來業(yè)務(wù)的日常監(jiān)督，定期對往來賬款進行清理和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。對于異常的往來業(yè)務(wù)，應(yīng)及時進行調(diào)查和處理，確保往來業(yè)務(wù)的真實性和合法性。業(yè)務(wù)部門自我監(jiān)督業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強對本部門往來業(yè)務(wù)的自我監(jiān)督，定期對本部門的往來業(yè)務(wù)進行檢查和分析，確保本部門往來業(yè)務(wù)的真實性、合法性和合理性。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行整改。信息與溝通信息收集與整理各部門應(yīng)及時收集和整理與往來業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，包括客戶和供應(yīng)商的基本信息、往來業(yè)務(wù)的發(fā)生情況、賬款的收回和支付情況等。信息收集應(yīng)全面、準(zhǔn)確、及時，確保信息的真實性和可靠性。信息傳遞與共享各部門應(yīng)及時將與往來業(yè)務(wù)相關(guān)的信息傳遞給相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)，確保信息的及時共享。信息傳遞應(yīng)采用書面形式或電子形式，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。溝通機制建立公司應(yīng)建立健全往來業(yè)務(wù)信息溝通機制，加強各部門之間的溝通和協(xié)作。定期召開往來業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會議，解決往來業(yè)務(wù)中存在的問題，確保往來業(yè)務(wù)的順利進行。風(fēng)險管理風(fēng)險識別與評估公司應(yīng)定期對往來業(yè)務(wù)中的風(fēng)險進行識別和評估，分析風(fēng)險的來源、影響程度和可能性。風(fēng)險識別和評估應(yīng)采用定性和定量相結(jié)合的方法，確保風(fēng)險評估的準(zhǔn)確性和可靠性。風(fēng)險應(yīng)對措施針對識別和評估出的風(fēng)險，公司應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險承受等。風(fēng)險應(yīng)對措施應(yīng)具有針對性和