工會(huì)檔案建設(shè)管理辦法

工會(huì)檔案建設(shè)管理辦法總則目的與依據(jù)為了加強(qiáng)工會(huì)檔案建設(shè)與管理，充分發(fā)揮工會(huì)檔案在工會(huì)工作中的重要作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《工會(huì)法》以及國(guó)家有關(guān)檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本工會(huì)實(shí)際工作情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本工會(huì)及所屬各級(jí)工會(huì)組織的檔案建設(shè)與管理工作。定義本辦法所稱工會(huì)檔案，是指工會(huì)在履行各項(xiàng)職能、開展各項(xiàng)工作和活動(dòng)過程中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。管理原則工會(huì)檔案建設(shè)與管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保存、便于利用的原則，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。檔案管理體制與職責(zé)管理體制本工會(huì)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的體制。工會(huì)檔案工作在工會(huì)委員會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)下，由工會(huì)辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，各部門和基層工會(huì)組織負(fù)責(zé)本部門、本單位工會(huì)檔案的收集、整理和歸檔工作。工會(huì)委員會(huì)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，將檔案工作納入工會(huì)整體工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃。2.建立健全工會(huì)檔案工作管理體制和規(guī)章制度，保障檔案工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)施設(shè)備。3.定期研究檔案工作中的重大問題，督促檢查檔案工作任務(wù)的落實(shí)情況。工會(huì)辦公室職責(zé)1.制定工會(huì)檔案工作的具體規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)工會(huì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等日常管理工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門和基層工會(huì)組織的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.定期向工會(huì)委員會(huì)匯報(bào)檔案工作情況，提出改進(jìn)工作的意見和建議。各部門和基層工會(huì)組織職責(zé)1.明確本部門、本單位檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門、本單位工會(huì)檔案的收集、整理和歸檔工作。2.按照本辦法的要求，及時(shí)將本部門、本單位在工作和活動(dòng)中形成的檔案材料收集齊全、整理規(guī)范，并移交工會(huì)辦公室集中保管。3.配合工會(huì)辦公室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。檔案收集與整理收集范圍1.工會(huì)組織建設(shè)方面的檔案，包括工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、工會(huì)委員會(huì)會(huì)議、工會(huì)換屆選舉等文件材料。2.工會(huì)維權(quán)工作方面的檔案，包括勞動(dòng)法律法規(guī)宣傳、集體合同簽訂、勞動(dòng)爭(zhēng)議調(diào)解等文件材料。3.工會(huì)職工教育與文化體育工作方面的檔案，包括職工培訓(xùn)、技能競(jìng)賽、文化體育活動(dòng)等文件材料。4.工會(huì)經(jīng)費(fèi)收支管理方面的檔案，包括工會(huì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算、審計(jì)等文件材料。5.工會(huì)資產(chǎn)管理方面的檔案，包括工會(huì)固定資產(chǎn)購置、使用、處置等文件材料。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料，如上級(jí)工會(huì)的重要文件、工會(huì)榮譽(yù)證書等。收集要求1.各部門和基層工會(huì)組織應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.檔案材料應(yīng)及時(shí)收集，一般應(yīng)在文件材料形成后的一個(gè)月內(nèi)完成收集工作。3.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，符合國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)范要求。整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.檔案整理一般按照年度、問題（類別）、保管期限等進(jìn)行分類，采用“件”為單位進(jìn)行整理。3.每份文件材料應(yīng)編目編號(hào)，填寫檔案盒封面和備考表，注明檔案的類別、年度、保管期限等信息。檔案保管與保護(hù)保管條件1.工會(huì)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器等，確保檔案庫房的溫度、濕度符合檔案保管的要求。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案受到損壞、霉變和蟲害。保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)的順序存放在檔案柜中，排列整齊，便于查找和利用。2.檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人管理，嚴(yán)格控制人員出入，確保檔案的安全。3.對(duì)重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。保護(hù)措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案的日常檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)和保護(hù)措施。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行消毒和殺蟲處理，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。3.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的在線存儲(chǔ)和利用，同時(shí)做好電子檔案的備份和安全管理工作。檔案鑒定與銷毀鑒定組織工會(huì)應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由工會(huì)辦公室、財(cái)務(wù)部門、紀(jì)檢部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)工會(huì)檔案進(jìn)行鑒定工作。鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定進(jìn)行，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，將檔案分為永久、長(zhǎng)期和短期三類。鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行全面檢查和鑒定，提出檔案鑒定意見。2.對(duì)經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的類別、年度、保管期限、數(shù)量等信息。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)工會(huì)委員會(huì)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息不泄露。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的憑證。檔案統(tǒng)計(jì)與利用統(tǒng)計(jì)工作1.工會(huì)辦公室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案工作的基本情況。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報(bào)送及時(shí)，為工會(huì)檔案工作的決策和管理提供依據(jù)。利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、安全、方便的原則，既要滿足工會(huì)工作和職工群眾的需要，又要確保檔案的安全和保密。利用方式1.工會(huì)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)工會(huì)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.對(duì)重要檔案和涉及職工個(gè)人隱私的檔案，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行審批。利用服務(wù)1.工會(huì)辦公室應(yīng)積極開展檔案利用服務(wù)工作，為查閱檔案的人員提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.對(duì)檔案進(jìn)行編研開發(fā)，編寫檔案參考資料，如工會(huì)工作大事記、工會(huì)組織史等，為工會(huì)工作和職工群眾提供更多的檔案信息服務(wù)。檔案信息化建設(shè)建設(shè)目標(biāo)工會(huì)應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案工作的效率和服務(wù)水平。建設(shè)內(nèi)容1.建立工會(huì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等功能。2.對(duì)庫存檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.加強(qiáng)檔案信息資源的整合和共享，實(shí)現(xiàn)與工會(huì)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通，為工會(huì)工作提供更加便捷的檔案信息服務(wù)。安全管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的安全管理，建立健全檔案信息安全管理制度，采取必要的安全技術(shù)措施，確保檔案信息的安全和保密。2.對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)和電子檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期備份，防止檔案信息丟失和損壞。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)人員的安全培訓(xùn)和教育，提高安全意識(shí)和防范能力。檔案工作監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.工會(huì)辦公室應(yīng)定期對(duì)各部門和基層工會(huì)組織的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案工作制度執(zhí)行情況、檔案收集整理情況、檔案保管保護(hù)情況等。2.對(duì)檔案工作中存在的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，督促有關(guān)部門和單位限期整改?？己嗽u(píng)價(jià)