自行分散采購管理辦法

自行分散采購管理辦法一、前言在公司的日常運營中，采購工作是確保各項業(yè)務(wù)順利開展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。隨著公司規(guī)模的擴大和業(yè)務(wù)的多樣化，除了集中采購，自行分散采購也逐漸占據(jù)一定的比例。自行分散采購能夠更靈活地滿足各部門特定的、即時性的需求，但同時也帶來了諸如采購流程不規(guī)范、成本難以控制、質(zhì)量參差不齊等問題。為了規(guī)范公司自行分散采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，合理控制采購成本，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際運營情況，特制定本《自行分散采購管理辦法》。希望大家認真學習并嚴格遵守本辦法，共同做好公司的采購工作，為公司的發(fā)展貢獻力量。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)在滿足一定條件下開展的自行分散采購活動。這些采購活動主要是指單次采購金額未達到公司規(guī)定的集中采購限額標準，且因業(yè)務(wù)的特殊性、緊迫性等原因，不適宜通過集中采購流程進行的采購項目。三、職責分工1.采購需求部門：作為采購活動的發(fā)起方，負責根據(jù)本部門實際業(yè)務(wù)需求，準確提出采購項目的詳細需求，包括但不限于采購物品或服務(wù)的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間、交付地點等。同時，負責對采購項目進行前期的市場調(diào)研，初步了解市場價格、供應(yīng)商情況等信息，為后續(xù)的采購決策提供參考。在采購過程中，積極參與供應(yīng)商的選擇、合同的簽訂與執(zhí)行等環(huán)節(jié)，對采購物品或服務(wù)進行驗收，確保滿足本部門的使用需求。我們鼓勵各需求部門提前規(guī)劃采購需求，避免因臨時需求導致采購成本增加和采購風險上升。2.采購管理部門：負責制定和完善公司自行分散采購管理制度，并監(jiān)督各部門執(zhí)行情況。對各部門提交的采購申請進行審核，包括采購需求的合理性、合規(guī)性，采購預算的準確性等。為各部門提供采購流程指導和培訓，協(xié)助需求部門選擇合適的供應(yīng)商，參與重要采購項目的談判和合同審核。定期對自行分散采購工作進行總結(jié)和分析，不斷優(yōu)化采購流程和管理辦法。希望采購管理部門能夠發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，為各部門提供優(yōu)質(zhì)高效的采購服務(wù)和支持。3.財務(wù)部門：負責對采購項目的預算進行審核和控制，確保采購資金的合理安排和使用。參與重大采購項目的成本核算和價格分析，為采購決策提供財務(wù)方面的建議。負責采購合同的財務(wù)條款審核，監(jiān)督采購款項的支付，確保符合公司財務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)。我們希望財務(wù)部門嚴格把關(guān)，保障公司采購資金的安全和有效使用。4.法務(wù)部門：負責對采購合同進行法律條款審核，確保合同的合法性、完整性和有效性。為采購活動提供法律咨詢和支持，協(xié)助處理采購過程中可能出現(xiàn)的法律糾紛。希望法務(wù)部門從法律專業(yè)角度為公司采購活動保駕護航，降低法律風險。四、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要，填寫《自行分散采購申請表》，詳細注明采購項目名稱、采購原因、采購物品或服務(wù)描述、預算金額、預計交付時間等信息。同時，附上前期市場調(diào)研資料，如供應(yīng)商報價單、產(chǎn)品說明書等。需求部門負責人對采購申請進行審核，確認采購需求的合理性和必要性后簽字批準。對于涉及金額較大或重要的采購項目，需提交部門分管領(lǐng)導審批。采購申請經(jīng)需求部門審批通過后，提交至采購管理部門。2.采購審批采購管理部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進行全面審核。重點審核采購需求是否符合公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和相關(guān)制度規(guī)定，采購預算是否合理，市場調(diào)研資料是否充分等。對于審核通過的采購申請，采購管理部門根據(jù)采購項目的特點和實際情況，確定采購方式，并在申請表上注明。采購方式一般包括詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。對于審核不通過的采購申請，采購管理部門及時與需求部門溝通，說明原因，并協(xié)助需求部門進行修改完善。3.采購實施詢價采購采購管理部門協(xié)助需求部門選擇不少于三家符合要求的供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價函，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間等詳細信息，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。需求部門和采購管理部門共同對供應(yīng)商的報價進行分析和比較，選擇報價合理、信譽良好、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量有保障的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。如各供應(yīng)商報價差異較大，應(yīng)進一步了解原因，必要時可要求供應(yīng)商進行二次報價。競爭性談判采購采購管理部門和需求部門共同組建談判小組，制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項。邀請不少于三家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商參加談判。談判小組與供應(yīng)商分別進行談判，了解供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)特點、價格、優(yōu)惠條件等信息。在談判過程中，談判小組可以根據(jù)實際情況對談判文件進行調(diào)整和補充，但需確保所有供應(yīng)商都能獲得相同的信息。談判結(jié)束后，供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進行最后報價。談判小組根據(jù)談判文件規(guī)定的評定成交標準，綜合考慮供應(yīng)商的報價、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、售后服務(wù)等因素，確定成交供應(yīng)商。單一來源采購采用單一來源采購方式的，需求部門需在采購申請中詳細說明采用該方式的原因，如因?qū)＠Ｓ屑夹g(shù)等原因只能從唯一供應(yīng)商處采購等，并提供相關(guān)證明材料。采購管理部門對采用單一來源采購方式的合理性進行審核。審核通過后，與供應(yīng)商進行協(xié)商，確定采購價格、交付時間、質(zhì)量標準等合同條款。4.合同簽訂確定成交供應(yīng)商后，采購管理部門或需求部門負責起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于雙方當事人的名稱、地址、聯(lián)系方式，采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交付時間、交付地點、驗收標準、付款方式、違約責任等條款。合同起草完成后，提交至法務(wù)部門進行法律條款審核，財務(wù)部門進行財務(wù)條款審核。審核通過后，由需求部門分管領(lǐng)導或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，并加蓋公司合同專用章。合同簽訂后，采購管理部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的工作安排。5.采購驗收采購物品或服務(wù)交付時，需求部門應(yīng)按照合同約定的驗收標準和驗收方法進行驗收。對于重要的采購項目或技術(shù)復雜的采購物品，可邀請相關(guān)專業(yè)人員或第三方檢測機構(gòu)參與驗收。驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)采購物品或服務(wù)不符合合同要求，需求部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補救措施或重新提供符合要求的產(chǎn)品或服務(wù)。如供應(yīng)商未能及時解決問題，需求部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責任。驗收合格后，需求部門填寫《采購驗收報告》，記錄驗收情況，并由驗收人員簽字確認?！恫少忩炇請蟾妗纷鳛楦犊畹闹匾罁?jù)之一。6.采購付款財務(wù)部門根據(jù)合同約定和《采購驗收報告》，審核采購款項支付申請。審核無誤后，按照公司財務(wù)制度規(guī)定的付款流程辦理付款手續(xù)。對于分期付款的采購項目，財務(wù)部門應(yīng)嚴格按照合同約定的付款節(jié)點和付款比例進行付款，并做好相應(yīng)的賬務(wù)處理。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇無論是通過何種采購方式，需求部門和采購管理部門都應(yīng)注重對供應(yīng)商的選擇。優(yōu)先選擇具有良好商業(yè)信譽、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量可靠、價格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時，可以參考供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、相關(guān)資質(zhì)證書、業(yè)績證明、客戶評價等資料，對供應(yīng)商進行全面評估。同時，鼓勵通過實地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系等方式，深入了解供應(yīng)商的實際情況。2.供應(yīng)商評價采購管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商評價機制，定期組織需求部門等相關(guān)部門對供應(yīng)商進行評價。評價內(nèi)容包括產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、交貨及時性、價格合理性、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評價結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于評價為優(yōu)秀和良好的供應(yīng)商，可以在后續(xù)的采購項目中優(yōu)先考慮合作；對于評價為合格的供應(yīng)商，應(yīng)督促其改進不足之處，提高服務(wù)質(zhì)量；對于評價為不合格的供應(yīng)商，應(yīng)暫?；蚪K止與其合作。3.供應(yīng)商檔案管理采購管理部門負責建立和維護供應(yīng)商檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證書、報價記錄、合同簽訂及執(zhí)行情況、評價記錄等。供應(yīng)商檔案應(yīng)實行動態(tài)管理，及時更新供應(yīng)商的相關(guān)信息，確保檔案資料的準確性和完整性。六、監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門和采購管理部門應(yīng)加強對自行分散采購活動的日常監(jiān)督。重點監(jiān)督采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。對監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時向相關(guān)部門提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。對于違反本辦法規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)制度進行處理。2.審計檢查公司定期或不定期對自行分散采購活動進行專項審計。審計內(nèi)容包括采購項目的合規(guī)性、采購流程的合法性、采購價格的合理性、采購質(zhì)量的符合性