自主議價采購管理辦法

自主議價采購管理辦法一、引言在公司日常運(yùn)營中，采購工作至關(guān)重要。自主議價采購作為一種靈活的采購方式，能夠在一定程度上滿足公司多樣化的需求，提高采購效率，降低采購成本。然而，如果缺乏規(guī)范的管理，可能會引發(fā)一系列問題，如采購價格不合理、供應(yīng)商選擇不當(dāng)、采購過程不透明等。為了確保自主議價采購活動的順利開展，維護(hù)公司的合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際運(yùn)營情況，特制定本管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各部門以自主議價方式進(jìn)行的各類物資、服務(wù)采購活動。但涉及國家法律法規(guī)規(guī)定必須進(jìn)行招標(biāo)采購的項目，以及公司明確規(guī)定應(yīng)通過集中采購、框架協(xié)議采購等其他采購方式執(zhí)行的項目除外。三、職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)制定和完善自主議價采購相關(guān)流程和標(biāo)準(zhǔn)。希望大家在日常工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，優(yōu)化流程，提高采購工作的質(zhì)量和效率。組織開展自主議價采購活動，包括收集采購需求、尋找潛在供應(yīng)商、發(fā)起議價流程等。我們鼓勵采購人員積極拓展供應(yīng)商資源，建立豐富的供應(yīng)商庫，為公司采購提供更多選擇。對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理，建立供應(yīng)商檔案，跟蹤供應(yīng)商表現(xiàn)。采購人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好供應(yīng)商評估工作，確保選擇優(yōu)質(zhì)可靠的供應(yīng)商合作。協(xié)調(diào)處理采購過程中的爭議和問題，及時反饋采購進(jìn)展情況。遇到問題不要慌張，及時溝通協(xié)調(diào)，確保采購工作順利推進(jìn)。2.需求部門提出明確、合理的采購需求，包括物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間等。需求部門要盡可能詳細(xì)地描述需求，避免因需求不明確導(dǎo)致采購失誤。協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和議價工作，提供專業(yè)技術(shù)支持和意見。希望需求部門積極配合采購部門，發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，共同做好采購工作。參與采購合同的審核，確保合同條款符合需求部門的實際使用要求。需求部門要認(rèn)真審核合同，保障自身權(quán)益。負(fù)責(zé)采購物資或服務(wù)的驗收工作，及時反饋驗收結(jié)果。驗收工作要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，確保采購的物資或服務(wù)符合要求。3.財務(wù)部門審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排和使用。財務(wù)人員要嚴(yán)格把關(guān)預(yù)算，為采購活動提供資金保障。參與采購合同的審核，重點(diǎn)關(guān)注合同中的付款條款、稅務(wù)條款等財務(wù)相關(guān)內(nèi)容。希望財務(wù)部門從專業(yè)角度出發(fā)，防范財務(wù)風(fēng)險。負(fù)責(zé)采購款項的支付和結(jié)算工作，確保支付流程合規(guī)、及時。財務(wù)部門要高效準(zhǔn)確地完成款項支付，維護(hù)公司與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系。4.審計部門對自主議價采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購價格是否合理等。審計人員要秉持公正、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，確保采購活動合法合規(guī)。對采購合同進(jìn)行審計，審查合同條款的完整性和合法性。通過審計，保障公司利益不受損害。對供應(yīng)商的選擇和評估過程進(jìn)行審計，防止出現(xiàn)不正當(dāng)行為。希望審計部門發(fā)揮監(jiān)督作用，營造公平公正的采購環(huán)境。四、采購流程1.采購需求提出需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)計使用時間、交付地點(diǎn)等信息。需求部門在填寫申請表時，要認(rèn)真核對信息，確保準(zhǔn)確無誤?！恫少徯枨笊暾埍怼沸杞?jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。審核過程中，負(fù)責(zé)人要對需求的合理性進(jìn)行把關(guān)。2.供應(yīng)商選擇采購部門收到《采購需求申請表》后，根據(jù)需求信息，從公司供應(yīng)商庫中篩選潛在供應(yīng)商。如果供應(yīng)商庫中沒有合適的供應(yīng)商，采購人員要通過多種渠道尋找新的供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、參加展會等。采購人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步調(diào)查，了解其基本情況，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、信譽(yù)狀況等。調(diào)查過程要全面細(xì)致，為選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商提供依據(jù)。采購部門組織需求部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察（如有必要）?？疾旖Y(jié)束后，形成考察報告，作為供應(yīng)商選擇的重要參考。希望參與考察的人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，如實反饋考察情況。采購部門綜合考慮供應(yīng)商的各方面條件，選擇不少于三家（特殊情況除外）供應(yīng)商進(jìn)入議價環(huán)節(jié)，并向其發(fā)出《議價邀請函》，明確采購需求、議價時間、地點(diǎn)等信息。我們鼓勵選擇更多優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商參與議價，以獲得更有利的采購條件。3.議價準(zhǔn)備采購人員收集供應(yīng)商的報價資料，包括報價單、產(chǎn)品說明書、服務(wù)方案等。收集過程要及時、完整，確保資料的真實性和有效性。采購人員對供應(yīng)商的報價進(jìn)行初步分析，對比不同供應(yīng)商的價格、質(zhì)量、交貨期等關(guān)鍵因素，找出差異和優(yōu)勢。分析過程要客觀公正，為議價提供有力支持。采購部門組織需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員召開議價準(zhǔn)備會議，討論議價策略和底線。希望各部門積極參與會議，充分發(fā)表意見，共同制定合理的議價方案。4.議價過程采購部門按照《議價邀請函》約定的時間和地點(diǎn)，組織與供應(yīng)商進(jìn)行議價。議價過程要保持公正、公平、公開，尊重供應(yīng)商的合法權(quán)益。采購人員首先介紹采購需求和項目背景，讓供應(yīng)商充分了解公司的要求。介紹過程要清晰明了，避免產(chǎn)生誤解。供應(yīng)商依次闡述其報價依據(jù)、產(chǎn)品或服務(wù)優(yōu)勢等內(nèi)容。采購人員要認(rèn)真傾聽，做好記錄。采購人員與供應(yīng)商就價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商談判。談判過程中，采購人員要靈活運(yùn)用議價技巧，爭取最有利的采購條件。在議價過程中，如出現(xiàn)重大分歧或爭議，采購部門可暫停議價，組織相關(guān)部門進(jìn)行研究討論，尋求解決方案。不要急于做出決定，確保達(dá)成的協(xié)議符合公司利益。5.確定供應(yīng)商議價結(jié)束后，采購部門綜合考慮各供應(yīng)商的最終報價、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，提出推薦供應(yīng)商名單及建議采購價格，提交至公司相關(guān)決策部門審批。推薦名單要客觀公正，具有說服力。決策部門根據(jù)采購部門的推薦，結(jié)合公司實際情況，確定最終供應(yīng)商及采購價格。決策過程要遵循公司的決策程序，確保決策的科學(xué)性和合理性。6.合同簽訂采購部門根據(jù)確定的采購內(nèi)容和供應(yīng)商，起草采購合同。合同條款要明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨期、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。起草合同要嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，避免出現(xiàn)漏洞。采購合同需經(jīng)需求部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門審核。各部門要從自身專業(yè)角度出發(fā)，對合同條款進(jìn)行認(rèn)真審核，提出修改意見。采購部門根據(jù)各部門的審核意見，對合同進(jìn)行修改完善，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。修改過程要及時溝通協(xié)調(diào)，達(dá)成共識。合同經(jīng)雙方授權(quán)代表簽字蓋章后生效。簽訂合同要嚴(yán)格按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行，確保合同的法律效力。7.采購執(zhí)行與驗收供應(yīng)商按照合同約定的時間、地點(diǎn)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交付物資或提供服務(wù)。采購部門要及時跟蹤供應(yīng)商的執(zhí)行情況，確保按時交付。需求部門負(fù)責(zé)對采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗收。驗收過程要嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時與供應(yīng)商溝通解決。希望需求部門認(rèn)真做好驗收工作，保障采購物資或服務(wù)的質(zhì)量。驗收合格后，需求部門填寫《驗收報告》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購部門和財務(wù)部門。《驗收報告》是付款的重要依據(jù)，要確保內(nèi)容真實、準(zhǔn)確。8.付款與結(jié)算財務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款方式和《驗收報告》，辦理采購款項的支付手續(xù)。支付過程要嚴(yán)格遵守公司的財務(wù)制度和審批流程，確保資金安全。采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行采購結(jié)算，核對采購數(shù)量、價格、金額等信息，確保結(jié)算準(zhǔn)確無誤。結(jié)算完成后，整理相關(guān)采購資料，進(jìn)行歸檔保存。希望采購部門和財務(wù)部門密切配合，做好付款與結(jié)算工作。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入新供應(yīng)商申請進(jìn)入公司供應(yīng)商庫，需向采購部門提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表》及相關(guān)資質(zhì)證明文件，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證證書、業(yè)績證明等。供應(yīng)商提交的資料要真實、完整、有效。采購部門對供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行初審，符合要求的，組織相關(guān)部門進(jìn)行實地考察或背景調(diào)查。初審過程要認(rèn)真細(xì)致，篩選出有潛力的供應(yīng)商。根據(jù)考察或調(diào)查結(jié)果，采購部門會同相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的基本情況、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)、信譽(yù)狀況等。評估要客觀公正，為供應(yīng)商準(zhǔn)入提供科學(xué)依據(jù)。經(jīng)評估合格的供應(yīng)商，納入公司供應(yīng)商庫，并建立供應(yīng)商檔案。檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、評估資料、合作記錄等。希望采購部門做好供應(yīng)商庫的管理工作，不斷優(yōu)化供應(yīng)商資源。2.供應(yīng)商評價采購部門定期（每季度或每年）組織需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行評價。評價指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度等。評價過程要公開透明，確保評價結(jié)果的真實性和可靠性。需求部門根據(jù)供應(yīng)商的實際表現(xiàn)，填寫《供應(yīng)商評價表》，對供應(yīng)商在物資或服務(wù)質(zhì)量、交付及時性、售后服務(wù)響應(yīng)速度等方面進(jìn)行評價。需求部門要如實填寫評價表，為供應(yīng)商評價提供準(zhǔn)確信息。財務(wù)部門對供應(yīng)商的價格水平、付款條件等財務(wù)方面進(jìn)行評價。財務(wù)部門要從專業(yè)角度出發(fā)，評估供應(yīng)商的財務(wù)狀況和價格合理性。采購部門匯總各部門的評價意見，形成《供應(yīng)商綜合評價報告》。根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，我們鼓勵加大合作力度，給予一定的獎勵；對于不合格供應(yīng)商，要及時采取整改或淘汰措施。3.供應(yīng)商激勵與淘汰對于評價為優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司給予以下激勵措施：增加采購份額、優(yōu)先合作新項目、頒發(fā)榮譽(yù)證書等。希望優(yōu)秀供應(yīng)商繼續(xù)保持良好表現(xiàn)，與公司共同發(fā)展。對于評價為不合格的供應(yīng)商，采購部門向其發(fā)出《整改通知書》，要求其在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行整改。整改完成后，采購部門組織相關(guān)部門進(jìn)行復(fù)查。如復(fù)查仍不合格，將該供應(yīng)商從供應(yīng)商庫中淘汰。淘汰供應(yīng)商要嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保公平公正。六、監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督公司建立健全自主議價采購內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，采購部門、需求部門、財務(wù)部門、審計部門等各部門之間相互監(jiān)督、相互制約。各部門要認(rèn)真履行監(jiān)督職責(zé)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。采購部門定期對自主議價采購活動進(jìn)行自查，檢查采購流程是否合規(guī)、采購文件是否齊全、供應(yīng)商管理是否規(guī)范等。自查過程要全面深入，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。需求部門對采購物資或服務(wù)的質(zhì)量、交付情況進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)問題，及時向采購部門反饋。需求部門要積極參與監(jiān)督工作，保障自身權(quán)益。財務(wù)部門對采購預(yù)算執(zhí)行情況、資金使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保采購活動符合財務(wù)規(guī)定。財務(wù)部門要嚴(yán)格把關(guān)，防范財務(wù)風(fēng)險。2.審計監(jiān)督審計部門定期對自主議價采購活動進(jìn)行專項審計，審計內(nèi)容包括采購流程的合規(guī)性、采購價格的合理性、供應(yīng)商選擇的公正性、合同簽訂與執(zhí)行情況等。審計工作要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，確保采購活動合法合規(guī)。審計部門在審計過