經(jīng)營(yíng)合同審核管理辦法

經(jīng)營(yíng)合同審核管理辦法一、前言在當(dāng)今復(fù)雜多變的商業(yè)環(huán)境中，經(jīng)營(yíng)合同作為企業(yè)開展各類業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要法律依據(jù)，其審核管理工作顯得尤為關(guān)鍵。一份經(jīng)過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)審核與妥善管理的經(jīng)營(yíng)合同，不僅能夠有效保障企業(yè)的合法權(quán)益，降低潛在風(fēng)險(xiǎn)，還能為企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。我們希望通過(guò)制定本《經(jīng)營(yíng)合同審核管理辦法》，為公司全體員工提供明確、規(guī)范且實(shí)用的操作指引，確保經(jīng)營(yíng)合同從起草、審核到履行的全過(guò)程都能得到科學(xué)、有效的管理。二、適用范圍本辦法適用于公司與外部主體簽訂的各類經(jīng)營(yíng)合同，包括但不限于采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作協(xié)議等。這里需要提醒大家，無(wú)論是涉及金額較大的重要合同，還是看似不起眼的小額合同，都應(yīng)嚴(yán)格按照本辦法的規(guī)定進(jìn)行審核與管理，切不可因合同金額小或業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單而放松要求。三、職責(zé)分工1.業(yè)務(wù)部門：作為經(jīng)營(yíng)合同的發(fā)起部門，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的前期洽談、起草工作。在起草合同前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)充分了解業(yè)務(wù)背景、交易目的以及雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，確保合同條款能夠準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)需求。希望業(yè)務(wù)部門的同事們?cè)谄鸩莺贤瑫r(shí)，務(wù)必認(rèn)真細(xì)致，對(duì)涉及業(yè)務(wù)核心的條款要反復(fù)斟酌，避免出現(xiàn)因表述不清或考慮不周而引發(fā)的潛在風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門需對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、信用狀況等進(jìn)行初步審查，并負(fù)責(zé)提供相關(guān)證明材料。2.法務(wù)部門：法務(wù)部門是經(jīng)營(yíng)合同審核的核心部門，負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性以及法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面審查。法務(wù)人員應(yīng)依據(jù)法律法規(guī)、行業(yè)慣例以及公司內(nèi)部規(guī)定，對(duì)合同條款進(jìn)行逐一審核，重點(diǎn)關(guān)注合同的主體、標(biāo)的、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款，確保合同不存在法律漏洞和風(fēng)險(xiǎn)隱患。我們鼓勵(lì)法務(wù)部門的同事們積極與業(yè)務(wù)部門溝通交流，深入了解業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)，為合同審核工作提供更具針對(duì)性和實(shí)用性的法律意見。3.財(cái)務(wù)部門：財(cái)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)對(duì)合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，包括但不限于價(jià)款支付方式、發(fā)票開具要求、稅務(wù)處理等內(nèi)容。財(cái)務(wù)人員應(yīng)從財(cái)務(wù)管理和風(fēng)險(xiǎn)控制的角度出發(fā)，對(duì)合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保合同的財(cái)務(wù)安排符合公司的財(cái)務(wù)政策和相關(guān)法律法規(guī)要求。希望財(cái)務(wù)部門在審核過(guò)程中，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，并提出合理的改進(jìn)建議。4.其他相關(guān)部門：根據(jù)合同的具體性質(zhì)和業(yè)務(wù)需求，其他相關(guān)部門如技術(shù)部門、質(zhì)量部門等可能需要參與合同審核工作。這些部門應(yīng)從各自專業(yè)角度出發(fā)，對(duì)合同中涉及本部門職責(zé)范圍內(nèi)的條款進(jìn)行審核，確保合同條款符合專業(yè)要求和實(shí)際操作可行性。例如，技術(shù)部門需對(duì)涉及技術(shù)服務(wù)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等合同中的技術(shù)條款進(jìn)行審核，質(zhì)量部門需對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)驗(yàn)收等條款進(jìn)行審核。四、合同審核流程1.提交審核：業(yè)務(wù)部門起草完成合同初稿后，應(yīng)填寫《合同審核申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明合同基本信息、業(yè)務(wù)背景、審核要點(diǎn)等內(nèi)容，并附上相關(guān)證明材料，提交給法務(wù)部門進(jìn)行審核。在提交審核前，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)先對(duì)合同初稿進(jìn)行初步審核，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求和公司內(nèi)部規(guī)定。這里提醒業(yè)務(wù)部門的同事們，務(wù)必確保提交審核的合同初稿內(nèi)容完整、表述清晰，相關(guān)附件齊全，以免因材料不齊或表述不清而影響審核進(jìn)度。2.法務(wù)初審：法務(wù)部門收到合同審核申請(qǐng)后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)（一般為[X]個(gè)工作日）對(duì)合同進(jìn)行初步審核。法務(wù)人員應(yīng)重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性以及法律風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)合同條款進(jìn)行逐一梳理，提出修改意見和建議。對(duì)于存在重大法律風(fēng)險(xiǎn)的合同，法務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，共同商討解決方案。在初審過(guò)程中，法務(wù)部門如發(fā)現(xiàn)合同涉及專業(yè)技術(shù)問(wèn)題或其他特殊事項(xiàng)，可要求業(yè)務(wù)部門協(xié)調(diào)相關(guān)部門提供專業(yè)支持。3.部門會(huì)審：法務(wù)初審?fù)ㄟ^(guò)后，由法務(wù)部門將合同及初審意見轉(zhuǎn)發(fā)給財(cái)務(wù)部門及其他相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。各會(huì)審部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)（一般為[X]個(gè)工作日）完成審核，并將審核意見反饋給法務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門主要審核合同的財(cái)務(wù)條款，其他相關(guān)部門則從各自專業(yè)角度對(duì)合同條款進(jìn)行審核。希望各會(huì)審部門在審核過(guò)程中，能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)，提出切實(shí)可行的審核意見。4.綜合審查：法務(wù)部門收到各會(huì)審部門的審核意見后，應(yīng)進(jìn)行綜合審查，對(duì)各方意見進(jìn)行梳理、匯總，并與業(yè)務(wù)部門及相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。對(duì)于各方意見不一致的條款，法務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行討論，尋求共識(shí)。在綜合審查過(guò)程中，法務(wù)部門應(yīng)充分考慮合同的合法性、合規(guī)性、商業(yè)合理性以及可操作性，確保合同條款既能滿足業(yè)務(wù)需求，又能有效控制風(fēng)險(xiǎn)。5.修改定稿：業(yè)務(wù)部門根據(jù)綜合審查意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善，形成合同定稿。修改后的合同應(yīng)再次提交法務(wù)部門進(jìn)行最終審核，確保修改內(nèi)容符合各方要求且不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。經(jīng)法務(wù)部門最終審核通過(guò)后，合同方可進(jìn)入簽署流程。這里提醒業(yè)務(wù)部門的同事們，在修改合同過(guò)程中，務(wù)必嚴(yán)格按照審核意見進(jìn)行修改，如有疑問(wèn)或不同意見，應(yīng)及時(shí)與法務(wù)部門溝通。五、合同審核要點(diǎn)1.主體資格審查：審核合同相對(duì)方是否具有簽訂合同的主體資格，包括但不限于營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等相關(guān)證件是否齊全、有效。同時(shí)，要核實(shí)合同相對(duì)方的經(jīng)營(yíng)范圍是否與合同標(biāo)的相符，避免超范圍經(jīng)營(yíng)引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)。例如，若對(duì)方是一家建筑企業(yè)，我們需審核其是否具備相應(yīng)的建筑資質(zhì)等級(jí)證書，以確保其有能力履行建筑工程相關(guān)合同。希望大家在審查主體資格時(shí)，務(wù)必仔細(xì)核對(duì)相關(guān)證件的真實(shí)性和有效性，留存復(fù)印件作為合同附件。2.合同條款審查標(biāo)的條款：明確合同標(biāo)的的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等具體內(nèi)容，確保標(biāo)的描述準(zhǔn)確、清晰，不存在歧義。對(duì)于涉及產(chǎn)品質(zhì)量的合同，應(yīng)明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、驗(yàn)收程序等內(nèi)容，以保障公司的合法權(quán)益。比如，在采購(gòu)合同中，要詳細(xì)注明產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)還是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以及如何進(jìn)行檢驗(yàn)驗(yàn)收。價(jià)款條款：審核價(jià)款的金額、支付方式、支付時(shí)間、支付條件等內(nèi)容是否明確、合理。價(jià)款的支付方式應(yīng)符合公司的財(cái)務(wù)管理制度和風(fēng)險(xiǎn)管理要求，避免出現(xiàn)大額預(yù)付款項(xiàng)或不合理的支付期限。同時(shí)，要關(guān)注價(jià)款是否包含稅費(fèi)，以及稅費(fèi)的承擔(dān)方式是否明確。例如，在銷售合同中，應(yīng)明確約定買方是在收到貨物后一次性支付貨款，還是分期支付，以及每一期的支付時(shí)間和金額。履行期限條款：明確合同的履行期限，包括開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間以及各個(gè)階段的節(jié)點(diǎn)要求。履行期限應(yīng)合理、可行，避免因期限過(guò)長(zhǎng)或過(guò)短給公司帶來(lái)不利影響。同時(shí)，要約定在一方未能按時(shí)履行合同義務(wù)時(shí)的違約責(zé)任和救濟(jì)措施。比如，在服務(wù)合同中，應(yīng)明確服務(wù)提供方在什么時(shí)間內(nèi)完成服務(wù)內(nèi)容，以及如果未能按時(shí)完成應(yīng)承擔(dān)怎樣的違約責(zé)任。違約責(zé)任條款：設(shè)置明確、具體且具有可操作性的違約責(zé)任條款，對(duì)雙方可能出現(xiàn)的違約情形進(jìn)行詳細(xì)列舉，并明確相應(yīng)的違約責(zé)任承擔(dān)方式。違約責(zé)任的設(shè)定應(yīng)合理適度，既要對(duì)違約方起到威懾作用，又要符合公平原則。例如，可約定違約方應(yīng)按照合同總金額的一定比例支付違約金，或者賠償對(duì)方因違約而遭受的實(shí)際損失。爭(zhēng)議解決條款：選擇合適的爭(zhēng)議解決方式，一般有協(xié)商、仲裁和訴訟三種。在選擇爭(zhēng)議解決方式時(shí)，應(yīng)綜合考慮合同的性質(zhì)、交易金額、雙方的地理位置等因素。如果選擇仲裁，要明確仲裁機(jī)構(gòu)的名稱；如果選擇訴訟，要明確管轄法院。通常情況下，我們建議優(yōu)先選擇在公司所在地的法院或仲裁機(jī)構(gòu)解決爭(zhēng)議，以便于公司維護(hù)自身權(quán)益。3.法律合規(guī)審查：審查合同是否符合法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定的要求。關(guān)注合同中是否存在違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定的條款，以及是否存在損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益或第三人合法權(quán)益的內(nèi)容。例如，合同條款不得違反《合同法》《消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》《環(huán)境保護(hù)法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。同時(shí)，合同內(nèi)容也應(yīng)符合公司的商業(yè)政策、保密制度等內(nèi)部規(guī)定。六、合同簽署與備案1.合同簽署：合同定稿后，應(yīng)由公司法定代表人或其授權(quán)代理人簽署。授權(quán)代理人簽署合同的，應(yīng)出具法定代表人授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍和期限。在簽署合同前，簽署人應(yīng)再次對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容與審核通過(guò)的版本一致。希望簽署人在簽署合同時(shí)，務(wù)必認(rèn)真閱讀合同條款，如有疑問(wèn)應(yīng)及時(shí)與法務(wù)部門溝通。同時(shí)，要注意簽署的規(guī)范性，確保簽字蓋章清晰、完整。2.合同備案：合同簽署后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同原件及相關(guān)附件一式[X]份，分別提交給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及其他相關(guān)部門進(jìn)行備案。備案部門應(yīng)建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同的基本信息、簽署時(shí)間、履行情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便于對(duì)合同進(jìn)行跟蹤管理。我們鼓勵(lì)各備案部門定期對(duì)合同臺(tái)賬進(jìn)行更新和核對(duì)，確保合同信息的準(zhǔn)確性和完整性。七、合同履行與變更1.合同履行：合同生效后，業(yè)務(wù)部門作為合同履行的主要責(zé)任部門，應(yīng)按照合同約定積極履行己方義務(wù)，并督促合同相對(duì)方履行義務(wù)。在合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)密切關(guān)注合同履行情況，及時(shí)記錄和反饋履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)于涉及合同履行的重要事項(xiàng)，如貨物交付、服務(wù)提供、價(jià)款支付等，應(yīng)保留相關(guān)憑證，以備后續(xù)查閱和糾紛處理。希望業(yè)務(wù)部門的同事們?cè)诤贤男羞^(guò)程中，樹立強(qiáng)烈的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)對(duì)方存在違約行為或可能影響合同正常履行的情況，應(yīng)及時(shí)與法務(wù)部門溝通，采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。2.合同變更：在合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要對(duì)合同進(jìn)行變更，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方進(jìn)行協(xié)商，并起草《合同變更協(xié)議》?！逗贤兏鼌f(xié)議》應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時(shí)間等事項(xiàng)，并按照合同審核流程進(jìn)行審核。經(jīng)審核通過(guò)后，由雙方簽署《合同變更協(xié)議》。未經(jīng)審核和簽署變更協(xié)議，任何部門和個(gè)人不得擅自變更合同內(nèi)容。這里提醒大家，合同變更可能會(huì)帶來(lái)新的風(fēng)險(xiǎn)，因此在協(xié)商變更和起草變更協(xié)議時(shí)，務(wù)必謹(jǐn)慎對(duì)待，充分考慮各種因素，確保變更后的合同仍然符合公司的利益和法律要求。八、合同檔案管理1.檔案收集：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件及相關(guān)附件（包括但不限于合同審核申請(qǐng)表、審核意見、變更協(xié)議、履行記錄、往來(lái)函件等）收集整理，移交公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔。檔案管理部門應(yīng)建立專門的合同檔案庫(kù)，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類存放，便于查詢和管理。希望業(yè)務(wù)部門在移交合同檔案時(shí)，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，不得遺漏重要文件。2.檔案保管：檔案管理部門應(yīng)制定完善的合同檔案保管制度，明確檔案的保管期限、保管方式、借閱程序等內(nèi)容。合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)和重要程度確定，一般不少于[X]年。在保管過(guò)程中，要采取有效的防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。同時(shí)，要建立檔案借閱登記制度，對(duì)檔案的借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，防止檔案丟失或泄露。3.檔案銷毀：對(duì)于超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的合同檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)編制《合同檔案銷毀清單》，報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案銷毀工作的合規(guī)性和可追溯性。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查：公司審計(jì)部門應(yīng)定期或不定期對(duì)經(jīng)營(yíng)合同的審核管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同審核流程的執(zhí)行情況、合同條款的合規(guī)性、合同履行情況以及檔案管理情況等。對(duì)監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。希望審計(jì)部門能夠認(rèn)真履行監(jiān)督職責(zé)，通過(guò)檢查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，不斷完善公司的合同審核管理工作。2.考核評(píng)價(jià)：公司應(yīng)建立經(jīng)營(yíng)合同審核管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及其他相關(guān)部門在合同審核管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己藘?nèi)容包括合同審核的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、風(fēng)險(xiǎn)防控效果、檔案管理規(guī)范性等方面?？己私Y(jié)果應(yīng)