外企財務(wù)資料管理辦法

外企財務(wù)資料管理辦法總則目的為了加強外企財務(wù)資料的科學(xué)管理，確保財務(wù)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮財務(wù)資料在企業(yè)經(jīng)營管理和決策中的作用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及國際通用的財務(wù)資料管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本外企及其下屬各分支機構(gòu)、子公司的所有財務(wù)資料管理活動。定義本辦法所稱財務(wù)資料，是指企業(yè)在財務(wù)活動過程中形成的各種憑證、賬簿、報表、文件、合同、發(fā)票以及其他具有保存價值的財務(wù)信息載體，包括紙質(zhì)資料和電子資料。財務(wù)資料的分類與收集分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。原始憑證是經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證；記賬憑證是會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證，按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類，并據(jù)以確定會計分錄后所填制的會計憑證。2.會計賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。總賬是根據(jù)總分類科目開設(shè)賬戶，用來登記全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)，進行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細(xì)賬是根據(jù)明細(xì)分類科目設(shè)置的，用來對會計要素具體內(nèi)容進行明細(xì)分類核算的賬簿。3.財務(wù)報告類：包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明等。會計報表是企業(yè)財務(wù)報告的主要部分，是企業(yè)向外傳遞會計信息的主要手段，主要包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。收集1.職責(zé)分工各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門財務(wù)資料的收集工作，并及時將收集到的財務(wù)資料移交財務(wù)部門。財務(wù)部門負(fù)責(zé)對全企業(yè)財務(wù)資料的統(tǒng)一收集、整理和保管。2.收集要求（1）各部門在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時取得或填制合法、有效的原始憑證，并按照規(guī)定的流程進行傳遞和審核。（2）財務(wù)人員在進行會計核算時，應(yīng)確保記賬憑證的編制準(zhǔn)確無誤，并將相關(guān)的原始憑證附在記賬憑證后面。（3）對于電子財務(wù)資料，應(yīng)及時進行備份，并建立相應(yīng)的索引和目錄，以便于查詢和使用。財務(wù)資料的整理與歸檔整理1.紙質(zhì)資料整理（1）會計憑證應(yīng)按照編號順序，折疊整齊，加具封面、封底，裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖號碼等信息。（2）會計賬簿應(yīng)在年度終了后，及時進行整理，裝訂成冊，并在封面上注明賬簿名稱、年度、單位名稱等信息。（3）財務(wù)報告應(yīng)按照時間順序進行整理，裝訂成冊，并在封面上注明報告名稱、年度、季度、月份等信息。2.電子資料整理（1）電子財務(wù)資料應(yīng)按照分類和時間順序進行存儲，并建立相應(yīng)的文件夾和子文件夾。（2）對于重要的電子財務(wù)資料，應(yīng)進行加密處理，確保其安全性。歸檔1.歸檔時間（1）會計憑證一般應(yīng)在每月結(jié)賬后10個工作日內(nèi)完成歸檔。（2）會計賬簿應(yīng)在年度終了后30個工作日內(nèi)完成歸檔。（3）財務(wù)報告應(yīng)在報告期結(jié)束后20個工作日內(nèi)完成歸檔。2.歸檔手續(xù)財務(wù)部門應(yīng)建立財務(wù)資料歸檔清冊，對歸檔的財務(wù)資料進行詳細(xì)登記，包括資料名稱、數(shù)量、歸檔時間、保管期限等信息。歸檔人員和保管人員應(yīng)在歸檔清冊上簽字確認(rèn)。財務(wù)資料的保管保管方式1.紙質(zhì)資料保管應(yīng)建立專門的財務(wù)資料檔案室，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)財務(wù)資料的安全。財務(wù)資料應(yīng)按照類別和時間順序進行存放，并建立相應(yīng)的索引和目錄，以便于查找和使用。2.電子資料保管電子財務(wù)資料應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害或其他原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子財務(wù)資料訪問權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制對電子財務(wù)資料的訪問。保管期限1.永久保管年度財務(wù)報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等財務(wù)資料應(yīng)永久保管。2.定期保管其他財務(wù)資料的保管期限按照國家相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行，一般分為10年、30年等。保管檢查財務(wù)部門應(yīng)定期對財務(wù)資料的保管情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括資料的完整性、安全性、存儲環(huán)境等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，并記錄檢查結(jié)果。財務(wù)資料的查閱與借閱查閱1.內(nèi)部查閱企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱財務(wù)資料時，應(yīng)填寫《財務(wù)資料查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到財務(wù)部門辦理查閱手續(xù)。查閱人員應(yīng)在財務(wù)部門指定的地點查閱財務(wù)資料，不得將資料帶出檔案室。2.外部查閱外部單位或個人因?qū)徲?、稅?wù)檢查等原因需要查閱財務(wù)資料時，應(yīng)持有相關(guān)的介紹信或證明文件，并經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，財務(wù)部門應(yīng)安排專人陪同，并對查閱情況進行記錄。借閱1.內(nèi)部借閱企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要借閱財務(wù)資料時，應(yīng)填寫《財務(wù)資料借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過15個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。2.外部借閱原則上不允許外部單位或個人借閱財務(wù)資料。如因特殊情況需要借閱的，應(yīng)經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。借閱期限不得超過30個工作日。查閱與借閱要求查閱和借閱人員應(yīng)愛護財務(wù)資料，不得在資料上涂畫、標(biāo)記、拆封或損壞。查閱和借閱結(jié)束后，應(yīng)及時歸還資料，并辦理歸還手續(xù)。財務(wù)資料的銷毀銷毀條件對于保管期限已滿且無保存價值的財務(wù)資料，經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以進行銷毀。銷毀程序1.編制銷毀清冊財務(wù)部門應(yīng)定期對保管期限已滿的財務(wù)資料進行清理，編制《財務(wù)資料銷毀清冊》，詳細(xì)列出銷毀資料的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批《財務(wù)資料銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、審計部門負(fù)責(zé)人和企業(yè)負(fù)責(zé)人審批。3.銷毀實施經(jīng)審批同意后，財務(wù)部門應(yīng)組織專人對財務(wù)資料進行銷毀。銷毀過程中，應(yīng)確保資料的徹底銷毀，并由監(jiān)銷人員進行監(jiān)督。銷毀結(jié)束后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《財務(wù)資料銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。財務(wù)資料的安全與保密安全措施1.人員管理財務(wù)部門應(yīng)加強對財務(wù)資料管理人員的安全教育和培訓(xùn)，提高其安全意識和防范能力。同時，應(yīng)與財務(wù)資料管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任。2.技術(shù)防范應(yīng)采用先進的技術(shù)手段，如加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)等，確保財務(wù)資料的安全。定期對財務(wù)資料管理系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。保密規(guī)定1.保密范圍財務(wù)資料涉及企業(yè)的商業(yè)秘密和財務(wù)信息，屬于保密范疇。所有接觸財務(wù)資料的人員都應(yīng)