學校物質采購管理辦法

學校物質采購管理辦法總則目的為了規(guī)范學校物資采購行為，加強采購管理，提高資金使用效益，保證采購質量，維護學校利益，根據國家有關法律法規(guī)和相關政策，結合學校實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于學校各部門、各單位使用財政性資金、自有資金及其他資金進行的物資采購活動。本辦法所稱物資，是指學校為開展教學、科研、行政管理、后勤服務等工作所需的各種設備、材料、辦公用品、圖書資料、藥品、醫(yī)療器械等。采購原則學校物資采購應當遵循公開、公平、公正和誠實信用的原則，嚴格按照規(guī)定的采購方式和程序進行，確保采購活動的合法性、規(guī)范性和透明度。采購管理機構及職責采購工作領導小組學校成立采購工作領導小組，由學校領導及相關部門負責人組成，負責領導和協(xié)調學校的物資采購工作，審議和決定采購工作中的重大事項。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關物資采購的法律法規(guī)和政策，制定學校物資采購工作的方針、政策和規(guī)章制度；2.審定學校年度物資采購計劃和預算；3.研究決定重大采購項目的采購方式和采購方案；4.協(xié)調解決采購工作中出現的重大問題；5.監(jiān)督采購工作的實施，對采購工作進行考核和評價。采購管理部門學校設立采購管理部門，負責學校物資采購的具體組織和實施工作。其主要職責包括：1.組織編制學校年度物資采購計劃和預算；2.受理各部門、各單位的采購申請，審核采購項目的必要性、合理性和可行性；3.根據采購項目的特點和要求，選擇合適的采購方式，并組織實施采購活動；4.負責采購合同的簽訂、履行和管理工作；5.組織采購項目的驗收工作，確保采購物資的質量和數量符合合同要求；6.建立采購檔案，對采購活動的相關文件、資料進行整理、歸檔和保管；7.負責與供應商的溝通和協(xié)調工作，處理采購過程中出現的問題和糾紛；8.定期向采購工作領導小組報告采購工作的進展情況和存在的問題。使用部門各使用部門是物資采購的需求提出者和使用者，其主要職責包括：1.根據本部門的工作需要，提出物資采購申請，并詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數量、技術要求、使用時間等；2.參與采購項目的論證和調研工作，提供相關的技術參數和使用要求；3.協(xié)助采購管理部門進行采購項目的招標、談判等工作，對供應商的技術實力、產品質量、售后服務等進行評估和考察；4.負責采購物資的驗收和使用管理工作，及時向采購管理部門反饋物資的使用情況和存在的問題；5.配合采購管理部門做好采購合同的簽訂、履行和管理工作。采購方式及程序采購方式學校物資采購可以采用公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等方式。具體采購方式的選擇應當根據采購項目的特點、金額大小、時間要求等因素，按照國家有關法律法規(guī)和學校的相關規(guī)定執(zhí)行。1.公開招標：是指采購人以招標公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標。公開招標適用于采購金額較大、技術要求較高、市場競爭充分的采購項目。2.邀請招標：是指采購人以投標邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標。邀請招標適用于采購項目具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的，或者采用公開招標方式的費用占政府采購項目總價值的比例過大的情況。3.競爭性談判：是指采購人通過與符合相應資格條件的供應商就采購貨物、工程和服務事宜進行談判，最后從中確定成交供應商的采購方式。競爭性談判適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的，技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的，采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的，不能事先計算出價格總額的采購項目。4.單一來源采購：是指采購人向唯一供應商進行采購的方式。單一來源采購適用于只能從唯一供應商處采購的，發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的，必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。5.詢價：是指采購人向有關供應商發(fā)出詢價單讓其報價，在報價的基礎上進行比較并確定最優(yōu)供應商的采購方式。詢價適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。采購程序1.采購申請：各使用部門根據本部門的工作需要，在規(guī)定的時間內提出物資采購申請，并填寫《學校物資采購申請表》，經部門負責人審核簽字后，報采購管理部門。2.采購計劃編制：采購管理部門根據各使用部門的采購申請，結合學校的年度預算和實際情況，編制學校年度物資采購計劃和預算，報采購工作領導小組審議通過。3.采購方式確定：采購管理部門根據采購項目的特點和要求，按照國家有關法律法規(guī)和學校的相關規(guī)定，選擇合適的采購方式，并報采購工作領導小組批準。4.采購文件編制：采購管理部門根據采購方式的要求，編制采購文件，包括招標文件、談判文件、詢價文件等。采購文件應當明確采購項目的名稱、數量、技術要求、質量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務等內容。5.供應商選擇：采購管理部門根據采購文件的要求，通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等方式，選擇合適的供應商。在選擇供應商時，應當對供應商的資格、信譽、技術實力、產品質量、售后服務等進行綜合評估和考察。6.采購合同簽訂：采購管理部門與中標供應商或者成交供應商簽訂采購合同。采購合同應當明確雙方的權利和義務，包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數量、價格、質量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務等內容。采購合同簽訂后，采購管理部門應當將合同副本送使用部門和財務部門備案。7.采購合同履行：采購管理部門和使用部門應當按照采購合同的要求，監(jiān)督供應商履行合同義務。供應商應當按照合同約定的時間、地點、質量標準等要求，按時、按質、按量提供采購物資。在合同履行過程中，如發(fā)生變更、解除等情況，應當按照合同約定的程序辦理相關手續(xù)。8.采購項目驗收：采購物資到貨后，采購管理部門應當組織使用部門、相關技術人員等組成驗收小組，按照采購合同的要求和相關標準，對采購物資進行驗收。驗收合格后，驗收小組應當出具《學校物資采購驗收報告》，并由驗收人員簽字確認。驗收不合格的，采購管理部門應當要求供應商限期整改或者退換貨物，直至驗收合格為止。9.采購資金支付：財務部門根據采購合同的約定和《學校物資采購驗收報告》，辦理采購資金的支付手續(xù)。采購合同管理合同簽訂1.采購合同應當采用書面形式，由采購管理部門與供應商簽訂。合同簽訂前，采購管理部門應當對合同條款進行認真審核，確保合同條款符合國家有關法律法規(guī)和學校的相關規(guī)定，明確雙方的權利和義務。2.采購合同應當明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數量、價格、質量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務等內容。對于技術要求較高、金額較大的采購項目，還應當簽訂技術協(xié)議，明確技術參數、技術服務等內容。3.采購合同簽訂后，采購管理部門應當將合同副本送使用部門和財務部門備案。合同履行1.采購管理部門和使用部門應當按照采購合同的要求，監(jiān)督供應商履行合同義務。供應商應當按照合同約定的時間、地點、質量標準等要求，按時、按質、按量提供采購物資。2.在合同履行過程中，如發(fā)生變更、解除等情況，應當按照合同約定的程序辦理相關手續(xù)。變更合同應當簽訂書面協(xié)議，明確變更的內容和雙方的權利義務。解除合同應當按照合同約定的條件和程序進行，并承擔相應的違約責任。3.采購管理部門應當定期檢查合同的履行情況，及時發(fā)現和解決合同履行過程中出現的問題。如供應商未能按照合同約定履行義務，采購管理部門應當及時向供應商發(fā)出書面通知，要求其限期整改。如供應商逾期仍未整改或者整改后仍不符合合同要求的，采購管理部門有權解除合同，并要求供應商承擔相應的違約責任。合同檔案管理采購管理部門應當建立采購合同檔案，對采購合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行詳細記錄和管理。合同檔案應當包括合同文本、技術協(xié)議、補充協(xié)議、驗收報告、付款憑證等相關文件和資料。合同檔案應當妥善保管，以備查閱和審計。采購驗收與付款采購驗收1.采購物資到貨后，采購管理部門應當組織使用部門、相關技術人員等組成驗收小組，按照采購合同的要求和相關標準，對采購物資進行驗收。驗收小組應當嚴格按照驗收程序和標準進行驗收，確保采購物資的質量和數量符合合同要求。2.驗收內容包括物資的品種、規(guī)格、型號、數量、質量、外觀、包裝等。對于技術要求較高的采購物資，還應當進行性能測試和調試。驗收過程中，如發(fā)現物資存在質量問題或者不符合合同要求的情況，驗收小組應當及時記錄，并要求供應商限期整改或者退換貨物。3.驗收合格后，驗收小組應當出具《學校物資采購驗收報告》，并由驗收人員簽字確認?！秾W校物資采購驗收報告》應當包括驗收時間、驗收地點、驗收人員、驗收物資的名稱、規(guī)格、型號、數量、質量情況、驗收結論等內容。4.對于大型設備、成套設備等采購項目，應當進行試運行和性能考核。試運行和性能考核合格后，方可辦理正式驗收手續(xù)。采購付款1.財務部門根據采購合同的約定和《學校物資采購驗收報告》，辦理采購資金的支付手續(xù)。付款方式應當按照合同約定執(zhí)行，一般采用銀行轉賬方式支付。2.在支付采購資金時，財務部門應當嚴格審核相關憑證和資料，確保支付的資金符合合同約定和學校的財務管理制度。對于不符合要求的支付申請，財務部門有權拒絕支付。3.對于分期付款的采購項目，財務部門應當按照合同約定的付款進度和條件，及時辦理付款手續(xù)。在支付最后一筆款項時，應當要求使用部門提供采購物資的使用情況報告和質量反饋意見。監(jiān)督與檢查內部監(jiān)督學校應當建立健全內部監(jiān)督機制，加強對物資采購工作的監(jiān)督和檢查。采購工作領導小組應當定期對采購工作進行檢查和評估，發(fā)現問題及時整改。審計、監(jiān)察等部門應當對采購活動的合法性、合規(guī)性、真實性進行審計和監(jiān)督，確保采購資金的安全和有效使用。外部監(jiān)督學校物資采購活動應當接受財政、審計、監(jiān)察等部門的監(jiān)