客流系統(tǒng)采購管理辦法

客流系統(tǒng)采購管理辦法總則目的為規(guī)范本公司客流系統(tǒng)采購管理工作，確保所采購的客流系統(tǒng)滿足公司業(yè)務(wù)需求，保證采購過程的公平、公正、公開，提高采購資金的使用效益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司及下屬各部門、分支機構(gòu)的客流系統(tǒng)采購活動。定義本辦法所稱客流系統(tǒng)，是指用于對人員流動情況進行監(jiān)測、統(tǒng)計、分析的軟硬件系統(tǒng)，包括但不限于客流計數(shù)器、數(shù)據(jù)采集設(shè)備、數(shù)據(jù)分析軟件、服務(wù)器等相關(guān)設(shè)備和軟件。管理原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證客流系統(tǒng)質(zhì)量和性能的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益的最大化。3.公開透明原則：采購信息、采購過程和采購結(jié)果應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部和外部的監(jiān)督。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：以滿足公司業(yè)務(wù)需求為導(dǎo)向，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、技術(shù)先進的客流系統(tǒng)。5.廉潔自律原則：參與采購活動的人員應(yīng)廉潔奉公，嚴禁利用職務(wù)之便謀取私利。管理職責(zé)采購部門1.負責(zé)制定客流系統(tǒng)采購計劃和預(yù)算。2.組織開展采購活動，包括發(fā)布采購信息、篩選供應(yīng)商、組織評標(biāo)等。3.與供應(yīng)商簽訂采購合同，并監(jiān)督合同的執(zhí)行情況。4.負責(zé)采購檔案的整理和保管工作。使用部門1.提出客流系統(tǒng)的采購需求，明確系統(tǒng)的功能、性能、技術(shù)參數(shù)等要求。2.參與供應(yīng)商的考察和評估工作。3.對采購的客流系統(tǒng)進行驗收和使用培訓(xùn)。4.及時反饋客流系統(tǒng)使用過程中出現(xiàn)的問題。財務(wù)部門1.審核采購預(yù)算和資金使用計劃。2.負責(zé)采購資金的支付和結(jié)算工作。3.對采購活動進行財務(wù)監(jiān)督和審計。審計部門1.對采購活動的合法性、合規(guī)性和效益性進行審計監(jiān)督。2.對采購合同的簽訂和執(zhí)行情況進行審計。3.對采購過程中的違規(guī)行為進行調(diào)查和處理。采購計劃與預(yù)算管理采購計劃的編制1.使用部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求和客流系統(tǒng)的使用狀況，于每年[具體時間]前提出下一年度的客流系統(tǒng)采購需求。2.采購部門根據(jù)使用部門的需求，結(jié)合公司的實際情況，編制年度客流系統(tǒng)采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容。3.采購計劃經(jīng)使用部門、財務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準后執(zhí)行。采購預(yù)算的編制1.財務(wù)部門根據(jù)采購計劃，結(jié)合市場價格和歷史采購數(shù)據(jù)，編制客流系統(tǒng)采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)包括設(shè)備采購費用、軟件授權(quán)費用、安裝調(diào)試費用、培訓(xùn)費用、售后服務(wù)費用等所有與采購相關(guān)的費用。3.采購預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后執(zhí)行。采購計劃和預(yù)算的調(diào)整1.如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要或其他特殊原因需要調(diào)整采購計劃和預(yù)算的，使用部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整的原因和內(nèi)容。2.采購部門和財務(wù)部門對申請進行審核，提出調(diào)整意見，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后執(zhí)行。供應(yīng)商管理供應(yīng)商的選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，對潛在供應(yīng)商進行篩選和評估。供應(yīng)商應(yīng)具備以下條件：具有獨立法人資格，具有良好的商業(yè)信譽和財務(wù)狀況。具有生產(chǎn)或銷售客流系統(tǒng)的相關(guān)資質(zhì)和經(jīng)驗。具有良好的售后服務(wù)能力和技術(shù)支持能力。能夠提供符合國家相關(guān)標(biāo)準和公司要求的客流系統(tǒng)。2.采購部門可通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等方式選擇供應(yīng)商。具體采購方式應(yīng)根據(jù)采購項目的特點和金額大小按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。供應(yīng)商的考察和評估1.對于重要的采購項目，采購部門應(yīng)組織使用部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進行實地考察。考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等方面。2.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格等方面。評估結(jié)果作為供應(yīng)商合作的重要依據(jù)。供應(yīng)商的淘汰和更新1.對于產(chǎn)品質(zhì)量不合格、交貨期延誤、售后服務(wù)不到位等嚴重違反合同約定的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時終止合作，并將其從供應(yīng)商信息庫中刪除。2.采購部門應(yīng)不斷尋找新的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，更新供應(yīng)商信息庫，以保證公司有更多的選擇空間。采購流程采購申請1.使用部門根據(jù)采購計劃和實際需求，填寫《客流系統(tǒng)采購申請表》，說明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、采購原因等內(nèi)容。2.《客流系統(tǒng)采購申請表》經(jīng)使用部門負責(zé)人簽字確認后，報采購部門。采購審批1.采購部門對使用部門的采購申請進行審核，審核內(nèi)容包括采購項目是否符合采購計劃、預(yù)算是否充足等。2.采購申請經(jīng)采購部門審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)采購金額的大小和重要程度進行審批。采購實施1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，按照規(guī)定的采購方式選擇供應(yīng)商。2.采購部門與供應(yīng)商進行商務(wù)談判，確定采購合同的條款和價格。3.采購部門起草采購合同，合同應(yīng)包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準、售后服務(wù)等內(nèi)容。4.采購合同經(jīng)公司法務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂。采購驗收1.采購的客流系統(tǒng)到貨后，采購部門應(yīng)組織使用部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、性能指標(biāo)等是否符合合同要求。2.驗收合格后，使用部門和采購部門應(yīng)在《客流系統(tǒng)驗收報告》上簽字確認。驗收不合格的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商更換設(shè)備或進行整改，直至驗收合格為止。采購付款1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，按照公司的財務(wù)管理制度進行付款。2.采購付款應(yīng)按照合同約定的付款方式和時間進行，確保供應(yīng)商的合法權(quán)益。合同管理合同的簽訂1.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同條款應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定。2.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交公司法務(wù)部門進行審核，確保合同的合法性和有效性。3.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。合同的履行1.采購部門和供應(yīng)商應(yīng)嚴格按照合同約定履行各自的義務(wù)。采購部門應(yīng)及時支付貨款，供應(yīng)商應(yīng)按時交貨并提供優(yōu)質(zhì)的售后服務(wù)。2.在合同履行過程中，如出現(xiàn)變更、解除等情況，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。合同的終止1.采購合同履行完畢后，合同自動終止。2.如因不可抗力、供應(yīng)商違約等原因?qū)е潞贤瑹o法履行的，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商，并按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定處理。驗收與售后服務(wù)管理驗收標(biāo)準1.客流系統(tǒng)的驗收應(yīng)按照國家相關(guān)標(biāo)準、行業(yè)標(biāo)準和合同約定的技術(shù)參數(shù)進行。2.驗收內(nèi)容包括設(shè)備的外觀、性能、功能、穩(wěn)定性等方面。設(shè)備應(yīng)能夠正常運行，各項指標(biāo)應(yīng)符合要求。驗收流程1.采購的客流系統(tǒng)到貨后，采購部門應(yīng)通知使用部門和技術(shù)部門進行驗收。2.驗收人員應(yīng)按照驗收標(biāo)準對設(shè)備進行檢查和測試，填寫《客流系統(tǒng)驗收報告》。3.驗收合格后，使用部門和采購部門應(yīng)在《客流系統(tǒng)驗收報告》上簽字確認。驗收不合格的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決。售后服務(wù)管理1.供應(yīng)商應(yīng)提供一定期限的售后服務(wù)，包括設(shè)備維修、軟件升級、技術(shù)支持等。2.使用部門在使用過程中如發(fā)現(xiàn)客流系統(tǒng)出現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知采購部門和供應(yīng)商。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)響應(yīng)并解決問題。3.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的售后服務(wù)進行評估，評估結(jié)果作為供應(yīng)商合作的重要依據(jù)。檔案管理采購檔案的內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括采購計劃、采購申請、采購合同、驗收報告、付款憑證、供應(yīng)商資料等所有與采購活動相關(guān)的文件和資料。采購檔案的整理和保管1.采購部門應(yīng)指定專人負責(zé)采購檔案的整理和保管工作。2.采購檔案應(yīng)按照采購項目進行分類整理，建立檔案目錄，便于查詢和管理。3.采購檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司的檔案管理制度執(zhí)行。監(jiān)督與責(zé)任追究監(jiān)督檢查1.審計部門應(yīng)定期對客流系統(tǒng)采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購活動的合法性、合規(guī)性和效益性。2.公