江西省學(xué)生檔案管理辦法

江西省學(xué)生檔案管理辦法?一、總則（一）目的和依據(jù)為了加強江西省學(xué)生檔案管理，提高學(xué)生檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化水平，有效保護和利用學(xué)生檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)和政策要求，結(jié)合本省實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于江西省行政區(qū)域內(nèi)各級各類學(xué)校（以下簡稱學(xué)校）的學(xué)生檔案管理工作，包括幼兒園、小學(xué)、中學(xué)、中等職業(yè)學(xué)校、高等學(xué)校等。（三）定義學(xué)生檔案是指學(xué)校在招生、培養(yǎng)、管理等活動中形成的，記錄學(xué)生個人經(jīng)歷、思想品德、學(xué)業(yè)成績、獎懲情況等方面的原始記錄，是學(xué)生個人成長過程的真實反映，也是學(xué)校教育教學(xué)管理工作的重要組成部分。（四）管理原則學(xué)生檔案管理工作應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)、規(guī)范有序、安全保密的原則，確保學(xué)生檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。二、管理體制與職責(zé)（一）教育行政部門職責(zé)1.江西省教育廳負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)和監(jiān)督全省學(xué)生檔案管理工作，制定相關(guān)政策和標(biāo)準(zhǔn)。2.設(shè)區(qū)市、縣（市、區(qū)）教育行政部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。（二）學(xué)校職責(zé)1.學(xué)校應(yīng)建立健全學(xué)生檔案管理工作制度，明確管理機構(gòu)和人員職責(zé)，保障學(xué)生檔案管理工作的正常開展。2.學(xué)校應(yīng)配備必要的檔案管理設(shè)施和設(shè)備，確保學(xué)生檔案的安全保管。3.學(xué)校應(yīng)加強對學(xué)生檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（三）檔案管理機構(gòu)職責(zé)1.學(xué)校檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理全校學(xué)生檔案，制定學(xué)生檔案管理具體辦法和工作流程。2.負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和信息化建設(shè)等工作。3.負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督校內(nèi)各部門、各學(xué)院（系）的學(xué)生檔案管理工作。（四）校內(nèi)各部門、各學(xué)院（系）職責(zé)1.校內(nèi)各部門、各學(xué)院（系）應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門、本學(xué)院（系）學(xué)生檔案材料的收集、整理和移交工作。2.按照學(xué)校檔案管理機構(gòu)的要求，及時、準(zhǔn)確地提供學(xué)生檔案材料。三、檔案內(nèi)容與分類（一）學(xué)生檔案內(nèi)容1.高中及以下學(xué)校學(xué)生檔案內(nèi)容-入學(xué)登記表、健康檢查表、體育合格情況登記表。-操行評語、獎懲材料。-學(xué)業(yè)成績表、升學(xué)考試成績記錄。-畢業(yè)生登記表等。2.中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案內(nèi)容-高中及以下學(xué)校學(xué)生檔案內(nèi)容。-職業(yè)技能鑒定證書、實習(xí)實訓(xùn)記錄。-獎懲材料、黨團組織材料等。3.高等學(xué)校學(xué)生檔案內(nèi)容-高中及以下學(xué)校學(xué)生檔案內(nèi)容。-高校錄取通知書、入學(xué)登記表、體檢表。-學(xué)習(xí)成績單、畢業(yè)論文（設(shè)計）。-學(xué)位授予材料、獎懲材料。-黨團組織材料、就業(yè)通知書等。（二）檔案分類學(xué)生檔案可分為紙質(zhì)檔案和電子檔案。紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)材料為載體，電子檔案以電子數(shù)據(jù)為載體。學(xué)校應(yīng)逐步推進(jìn)學(xué)生檔案的數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.校內(nèi)各部門、各學(xué)院（系）應(yīng)按照學(xué)校檔案管理機構(gòu)的要求，及時收集學(xué)生檔案材料，確保材料的真實、完整、準(zhǔn)確。2.學(xué)生檔案材料應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)移交學(xué)校檔案管理機構(gòu)，不得拖延或拒絕移交。3.對于新入學(xué)的學(xué)生，學(xué)校應(yīng)在入學(xué)后及時建立學(xué)生檔案，并收集相關(guān)材料。（二）收集范圍1.學(xué)生入學(xué)前形成的檔案材料，由學(xué)校負(fù)責(zé)從原畢業(yè)學(xué)?；蛳嚓P(guān)單位調(diào)取。2.學(xué)生在校期間形成的檔案材料，由校內(nèi)各部門、各學(xué)院（系）負(fù)責(zé)收集，包括學(xué)業(yè)成績、獎懲情況、黨團組織活動記錄等。3.學(xué)生畢業(yè)后形成的檔案材料，如就業(yè)單位反饋信息等，由學(xué)校檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)收集。（三）整理原則1.學(xué)生檔案整理應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律，保持檔案材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.檔案材料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，做到分類準(zhǔn)確、排列有序。3.對于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案材料的可讀性和完整性。（四）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理-對收集到的檔案材料進(jìn)行鑒別，剔除重復(fù)、無效的材料。-按照檔案內(nèi)容分類，將材料裝訂成冊或裝入檔案袋。-編寫檔案目錄，注明檔案材料的名稱、日期、份數(shù)等信息。2.電子檔案整理-對電子檔案材料進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保電子檔案的兼容性和可讀性。-建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進(jìn)行分類、編目和檢索。五、檔案保管與保護（一）保管設(shè)施1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的學(xué)生檔案庫房，庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案材料的有序存放。3.學(xué)校應(yīng)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化管理和存儲。（二）保管要求1.學(xué)生檔案應(yīng)按照類別、年級、專業(yè)等進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。2.檔案庫房應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護，確保檔案材料的安全。3.學(xué)校應(yīng)建立檔案保管清冊，對檔案的數(shù)量、存放位置等進(jìn)行詳細(xì)記錄。（三）保護措施1.對珍貴、重要的學(xué)生檔案材料，應(yīng)采取特殊的保護措施，如進(jìn)行數(shù)字化備份、異地存儲等。2.加強對檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備和報警裝置，防止檔案材料被盜、被毀。3.定期對檔案材料進(jìn)行消毒和殺蟲處理，防止檔案材料受到蟲害和霉變。六、檔案利用與服務(wù)（一）利用原則1.學(xué)生檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、保密的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行。2.檔案利用應(yīng)有利于學(xué)生的成長和發(fā)展，有利于學(xué)校的教育教學(xué)管理工作。（二）利用范圍1.學(xué)生本人或其法定監(jiān)護人可以查閱、復(fù)制本人的學(xué)生檔案材料。2.學(xué)校內(nèi)部各部門、各學(xué)院（系）因工作需要，可以查閱、借閱相關(guān)學(xué)生檔案材料。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)等因工作需要，可以依法查閱、調(diào)取學(xué)生檔案材料。（三）利用程序1.學(xué)生本人或其法定監(jiān)護人查閱、復(fù)制檔案材料，應(yīng)持有效身份證件到學(xué)校檔案管理機構(gòu)辦理查閱、復(fù)制手續(xù)。2.學(xué)校內(nèi)部各部門、各學(xué)院（系）查閱、借閱檔案材料，應(yīng)填寫查閱、借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或?qū)W院（系）領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到學(xué)校檔案管理機構(gòu)辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)等查閱、調(diào)取檔案材料，應(yīng)持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)學(xué)校檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱、調(diào)取。（四）服務(wù)方式1.學(xué)校檔案管理機構(gòu)應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記制度，對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.學(xué)校應(yīng)積極開展檔案信息服務(wù)工作，通過檔案管理信息系統(tǒng)為學(xué)生和學(xué)校各部門提供檔案查詢服務(wù)。3.學(xué)校檔案管理機構(gòu)應(yīng)根據(jù)學(xué)生和學(xué)校各部門的需求，提供檔案證明、檔案復(fù)制等服務(wù)。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立全省統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)學(xué)生檔案的數(shù)字化存儲、管理和共享。2.提高學(xué)生檔案管理工作的效率和水平，為學(xué)生和學(xué)校各部門提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.制定學(xué)生檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)格式和接口。2.對現(xiàn)有學(xué)生檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。3.建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的集中存儲和管理。4.開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線查詢、借閱、統(tǒng)計等功能。（三）安全保障1.加強對學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，采取身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。2.建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強對檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識和防范能力。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.學(xué)生檔案鑒定應(yīng)遵循科學(xué)、客觀、公正的原則，依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定進(jìn)行。2.檔案鑒定應(yīng)結(jié)合學(xué)校的實際情況，綜合考慮檔案的價值、保存期限等因素。（二）鑒定組織1.學(xué)校應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由學(xué)校檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人、校內(nèi)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和專業(yè)人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對學(xué)生檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案銷毀或繼續(xù)保存的意見。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組應(yīng)定期對學(xué)生檔案進(jìn)行全面檢查和評估，確定檔案的保存價值和期限。2.對失去保存價值的檔案材料，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，注明檔案材料的名稱、日期、份數(shù)等信息。3.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)學(xué)校檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人審核，報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等。2.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案材料被徹底銷毀。3.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案保管清冊上注明銷毀情況，并將檔案銷毀清冊存檔備查。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.江西省教育廳應(yīng)加強對全省學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的監(jiān)督檢查，定期組織開展檔案管理工作評估。2.設(shè)區(qū)市、縣（市、區(qū)）教育行政部門應(yīng)加強對本行政區(qū)域內(nèi)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的日常監(jiān)督檢查。3.學(xué)校應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對校內(nèi)各部門、各學(xué)院（系）學(xué)生檔案管理工作的監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.學(xué)生檔案管理工作制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案材料的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。