集中采購合同管理辦法

集中采購合同管理辦法?一、總則（一）目的為加強公司集中采購合同的管理，規(guī)范采購合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司的合法權益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關法律法規(guī)，結合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機構的集中采購合同管理活動。集中采購是指公司統(tǒng)一組織實施的對各類物資、服務和工程的采購活動。（三）管理原則1.合法性原則：采購合同的簽訂和履行必須遵守國家法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度。2.效益性原則：在保證采購質量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。3.風險防范原則：對采購合同的風險進行全面評估和控制，確保公司的利益不受損失。4.全過程管理原則：對采購合同的簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)進行全過程管理，確保合同的順利執(zhí)行。二、管理職責（一）采購部門1.負責集中采購項目的策劃、組織和實施。2.負責與供應商進行商務談判，起草采購合同文本。3.負責組織采購合同的簽訂工作。4.負責跟蹤采購合同的履行情況，協(xié)調解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。5.負責采購合同的驗收工作。（二）法務部門1.負責對采購合同的合法性進行審查。2.負責為采購合同的簽訂和履行提供法律咨詢服務。3.負責處理采購合同糾紛。（三）財務部門1.負責對采購合同的資金預算進行審核。2.負責按照采購合同的約定支付款項。3.負責對采購合同的財務收支進行核算和監(jiān)督。（四）審計部門1.負責對采購合同的簽訂和履行情況進行審計監(jiān)督。2.負責對采購合同的經(jīng)濟效益進行審計評價。（五）使用部門1.負責提出采購需求，參與采購項目的技術評審。2.負責對采購物資、服務和工程的質量進行驗收。3.負責在使用過程中對采購物資、服務和工程進行管理和維護。三、合同簽訂（一）供應商選擇1.采購部門應根據(jù)采購項目的要求，通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等方式選擇合格的供應商。2.對供應商的資格進行審查，包括供應商的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、資質證書、業(yè)績情況等。3.建立供應商檔案，對供應商的信譽、質量、價格等進行跟蹤評價，實行動態(tài)管理。（二）合同起草1.采購部門應根據(jù)采購項目的實際情況，起草采購合同文本。合同文本應包括以下主要內容：-合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息。-采購物資、服務和工程的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量標準等。-采購價格、付款方式、付款期限等。-交貨時間、交貨地點、運輸方式等。-驗收標準、驗收方式、驗收期限等。-違約責任、爭議解決方式等。2.合同文本應使用規(guī)范的語言，條款應明確、具體、完整，避免使用模糊、歧義的表述。（三）合同審查1.采購部門起草的合同文本應先經(jīng)本部門內部審核，審核內容包括合同的商務條款、技術條款等。2.審核通過后，將合同文本提交法務部門進行合法性審查。法務部門應重點審查合同的主體資格、合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定等。3.財務部門對合同的資金預算、付款方式等進行審核。4.審計部門對合同的經(jīng)濟效益、風險防范等進行審核。5.使用部門對合同的技術條款、質量標準等進行審核。（四）合同簽訂1.經(jīng)過各部門審查通過的合同文本，由采購部門與供應商進行協(xié)商，達成一致意見后簽訂正式合同。2.合同簽訂應采用書面形式，合同文本應一式多份，公司和供應商各執(zhí)一份，采購部門、法務部門、財務部門、審計部門、使用部門等各留存一份。3.合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給相關部門。四、合同履行（一）供應商履約1.供應商應按照合同的約定履行交貨、服務等義務，確保所提供的物資、服務和工程符合合同的質量標準和要求。2.供應商應及時向公司提供有關物資、服務和工程的質量檢驗報告、合格證書等文件。（二）公司履約1.公司應按照合同的約定支付款項，確保供應商的合法權益。2.公司應為供應商履行合同提供必要的協(xié)助和配合，如提供場地、水電等。（三）合同跟蹤1.采購部門應建立合同跟蹤臺賬，對合同的履行情況進行跟蹤和監(jiān)控。2.定期檢查供應商的履約情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。3.對合同履行過程中的重要事項進行記錄，如交貨時間、驗收情況、付款情況等。（四）合同變更1.在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同的，應經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應明確變更的內容、變更的原因、變更的時間等。3.變更協(xié)議應按照合同簽訂的程序進行審查和簽訂。（五）合同解除1.在合同履行過程中，如出現(xiàn)下列情形之一的，公司有權解除合同：-供應商嚴重違約，經(jīng)催告后仍不履行合同義務的。-因不可抗力等原因導致合同無法履行的。-合同約定的解除條件成就的。2.合同解除應按照法律規(guī)定和合同約定的程序進行，公司應及時通知供應商，并辦理相關的結算和交接手續(xù)。五、合同驗收（一）驗收組織1.采購部門應組織使用部門、法務部門、財務部門等相關部門對采購物資、服務和工程進行驗收。2.成立驗收小組，明確驗收小組的成員和職責。（二）驗收標準1.驗收應按照合同約定的質量標準和要求進行。2.如合同沒有約定質量標準的，應按照國家標準、行業(yè)標準進行驗收；沒有國家標準、行業(yè)標準的，應按照通常標準或者符合合同目的的特定標準進行驗收。（三）驗收程序1.供應商交貨后，采購部門應及時通知驗收小組進行驗收。2.驗收小組應按照驗收標準對采購物資、服務和工程進行檢查、測試等。3.驗收合格的，驗收小組應出具驗收報告，驗收報告應包括驗收的時間、地點、內容、結果等。4.驗收不合格的，采購部門應及時通知供應商進行整改，整改合格后重新進行驗收。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.采購部門應負責收集采購合同的相關文件，包括合同文本、招標文件、投標文件、評標報告、驗收報告、付款憑證等。2.相關部門應及時將與采購合同有關的文件提交給采購部門。（二）檔案整理1.采購部門應對收集到的合同文件進行整理，按照合同編號、時間順序等進行分類歸檔。2.建立合同檔案目錄，方便查詢和管理。（三）檔案保管1.采購部門應將整理好的合同檔案妥善保管，確保檔案的安全和完整。2.合同檔案的保管期限按照公司的檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)采購部門負責人批準后，方可查閱。2.外部人員因工作需要查閱合同檔案的，應持單位介紹信，經(jīng)公司領導批準后，方可查閱。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計部門應定期對采購合同的簽訂和履行情況進行審計監(jiān)督，檢查合同的合法性、合規(guī)性、效益性等。2.法務部門應不定期對采購合同的簽訂和履行情況進行法律風險檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決法律問題。3.采購部門應加強對采購合同的日常管理，對合同履行過程中出現(xiàn)的問題及時進行處理。（二）考核評價1.建立采購合同管理考核評價制度，對采購部門、法務部門、財務部門、審計部門、使用部門等相關部門的合同管