集團(tuán)物資申購管理辦法

集團(tuán)物資申購管理辦法?一、總則（一）目的為了規(guī)范集團(tuán)物資申購流程，加強(qiáng)物資管理，提高物資使用效率，降低采購成本，保障集團(tuán)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本集團(tuán)實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于集團(tuán)總部及各下屬子公司、分公司的物資申購管理工作。（三）定義本辦法所稱物資，是指集團(tuán)在日常運(yùn)營過程中所需的各類物品，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備、原材料、勞保用品、低值易耗品等。二、管理職責(zé)（一）集團(tuán)采購管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善集團(tuán)物資申購管理制度和流程；2.審核各部門和下屬公司的物資申購計(jì)劃；3.組織物資采購招標(biāo)、談判等采購活動(dòng)；4.監(jiān)控物資采購進(jìn)度和質(zhì)量，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題；5.建立和維護(hù)供應(yīng)商信息庫，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。（二）各部門及下屬公司1.根據(jù)本部門或本公司的業(yè)務(wù)需求，編制物資申購計(jì)劃；2.負(fù)責(zé)對(duì)申購物資的技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等進(jìn)行確認(rèn)；3.配合采購管理部門進(jìn)行物資采購招標(biāo)、談判等工作；4.對(duì)采購回來的物資進(jìn)行驗(yàn)收和使用管理。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核物資申購預(yù)算，確保申購資金的合理性和合規(guī)性；2.辦理物資采購款項(xiàng)的支付手續(xù)；3.對(duì)物資采購成本進(jìn)行核算和分析。（四）審計(jì)部門1.對(duì)物資申購和采購過程進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保采購活動(dòng)的合法性、合規(guī)性和公正性；2.對(duì)物資采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查。三、物資申購流程（一）需求提出1.各部門及下屬公司根據(jù)業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況，定期（如每月、每季度）或不定期提出物資申購需求。2.物資申購需求應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。3.對(duì)于緊急物資申購需求，應(yīng)在申購單上注明"緊急"字樣，并說明緊急原因。（二）預(yù)算審核1.申購部門將物資申購計(jì)劃提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)集團(tuán)預(yù)算管理制度和相關(guān)規(guī)定，對(duì)申購物資的預(yù)算進(jìn)行審核，確保申購資金在預(yù)算范圍內(nèi)。3.對(duì)于超出預(yù)算的申購需求，申購部門應(yīng)說明原因，并按照集團(tuán)預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行審批。（三）申購審批1.預(yù)算審核通過后，申購部門將物資申購計(jì)劃提交給上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.審批流程應(yīng)根據(jù)集團(tuán)的組織架構(gòu)和管理權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，一般包括部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等層級(jí)。3.各級(jí)審批人員應(yīng)根據(jù)物資申購的必要性、合理性和預(yù)算情況進(jìn)行審批，對(duì)于不符合要求的申購需求，應(yīng)及時(shí)退回并說明原因。（四）采購實(shí)施1.申購計(jì)劃經(jīng)審批通過后，采購管理部門根據(jù)物資的性質(zhì)、金額、數(shù)量等情況，選擇合適的采購方式，如招標(biāo)采購、詢價(jià)采購、直接采購等。2.采購管理部門按照采購方式的要求，組織采購活動(dòng)，包括發(fā)布采購信息、邀請(qǐng)供應(yīng)商報(bào)價(jià)、進(jìn)行談判、簽訂采購合同等。3.采購合同應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。（五）物資驗(yàn)收1.物資到貨后，申購部門和采購管理部門應(yīng)共同組織驗(yàn)收工作。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行檢查，確保物資符合要求。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，采購管理部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其進(jìn)行更換或處理。（六）付款結(jié)算1.物資驗(yàn)收合格后，采購管理部門將采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料提交給財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和相關(guān)規(guī)定，審核付款申請(qǐng)，辦理付款結(jié)算。四、物資申購計(jì)劃管理（一）年度申購計(jì)劃1.各部門及下屬公司應(yīng)在每年年底前，根據(jù)下一年度的業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實(shí)際需求，編制年度物資申購計(jì)劃。2.年度物資申購計(jì)劃應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。3.年度物資申購計(jì)劃經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交給集團(tuán)采購管理部門進(jìn)行匯總和平衡。4.集團(tuán)采購管理部門根據(jù)各部門和下屬公司的年度物資申購計(jì)劃，結(jié)合集團(tuán)的整體戰(zhàn)略和資源狀況，編制集團(tuán)年度物資采購計(jì)劃，并報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理辦公會(huì)審批。（二）月度/季度申購計(jì)劃1.各部門及下屬公司應(yīng)根據(jù)年度物資申購計(jì)劃和實(shí)際業(yè)務(wù)需求，編制月度或季度物資申購計(jì)劃。2.月度/季度物資申購計(jì)劃應(yīng)在每月或每季度初提交給采購管理部門進(jìn)行審核。3.采購管理部門根據(jù)集團(tuán)年度物資采購計(jì)劃和月度/季度物資申購計(jì)劃，合理安排采購進(jìn)度，確保物資的及時(shí)供應(yīng)。（三）臨時(shí)申購計(jì)劃1.對(duì)于因業(yè)務(wù)緊急或其他特殊原因需要臨時(shí)申購的物資，申購部門應(yīng)填寫臨時(shí)物資申購單，并按照物資申購流程進(jìn)行審批。2.臨時(shí)物資申購應(yīng)嚴(yán)格控制，避免頻繁發(fā)生。采購管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)臨時(shí)申購情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，找出原因并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集和整理供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨能力、售后服務(wù)等方面的資料。2.在選擇供應(yīng)商時(shí)，采購管理部門應(yīng)根據(jù)物資的性質(zhì)、質(zhì)量要求、采購金額等因素，綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、實(shí)力、價(jià)格等因素，通過招標(biāo)、詢價(jià)、實(shí)地考察等方式，選擇合適的供應(yīng)商。3.對(duì)于重要物資的供應(yīng)商，采購管理部門應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施等情況。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.采購管理部門應(yīng)定期（如每半年、每年）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.評(píng)估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于評(píng)估結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于評(píng)估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)終止合作。3.采購管理部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，不斷優(yōu)化供應(yīng)商隊(duì)伍，提高供應(yīng)商的整體水平。（三）供應(yīng)商合作1.采購管理部門應(yīng)與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過簽訂合作協(xié)議、定期溝通等方式，加強(qiáng)雙方的合作與交流。2.在合作過程中，采購管理部門應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商反饋物資使用情況和質(zhì)量問題，要求供應(yīng)商采取措施進(jìn)行改進(jìn)。3.供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同的要求，按時(shí)、按質(zhì)、按量提供物資，并提供良好的售后服務(wù)。六、物資庫存管理（一）庫存設(shè)置1.采購管理部門應(yīng)根據(jù)集團(tuán)的業(yè)務(wù)需求和物資的特性，合理設(shè)置物資庫存水平，包括安全庫存、最高庫存和最低庫存。2.安全庫存是為了應(yīng)對(duì)突發(fā)情況和供應(yīng)中斷而設(shè)置的庫存數(shù)量；最高庫存是為了避免庫存積壓而設(shè)置的庫存上限；最低庫存是為了保證業(yè)務(wù)正常開展而設(shè)置的庫存下限。（二）庫存盤點(diǎn)1.申購部門和采購管理部門應(yīng)定期（如每月、每季度）對(duì)物資庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保庫存數(shù)量的準(zhǔn)確性。2.盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)與庫存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，對(duì)于盤盈、盤虧的物資，應(yīng)查明原因并進(jìn)行相應(yīng)的處理。3.盤點(diǎn)報(bào)告應(yīng)及時(shí)提交給財(cái)務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，作為庫存管理和成本核算的依據(jù)。（三）庫存控制1.采購管理部門應(yīng)根據(jù)物資庫存水平和采購周期，合理安排采購計(jì)劃，避免庫存積壓和缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。2.對(duì)于長期閑置或積壓的物資，采購管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如調(diào)劑使用、報(bào)廢處理等，以降低庫存成本。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)物資申購和采購過程進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查物資申購計(jì)劃的編制、審批、采購實(shí)施、物資驗(yàn)收、付款結(jié)算等環(huán)節(jié)是否符合本辦法和相關(guān)規(guī)定。2.采購管理部門應(yīng)定期對(duì)物資申購和采購工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.集團(tuán)應(yīng)建立物資申購和采購工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門及下屬公司的物資申購和采購工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括物資申購計(jì)劃的準(zhǔn)確性、采購成本