干部檔管理集中管理辦法

干部檔管理集中管理辦法?一、引言干部檔案是干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的歷史記錄，是干部選拔任用、培養(yǎng)教育、管理監(jiān)督等工作的重要依據(jù)。為了加強干部檔案管理，提高干部檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本干部檔案集中管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有干部檔案的集中管理工作，包括但不限于正式員工、掛職干部、借調(diào)干部等納入干部管理范疇的人員檔案。三、管理原則（一）集中統(tǒng)一原則干部檔案由公司/組織指定的專門部門進行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性，避免檔案分散保管帶來的管理混亂和安全隱患。（二）真實準確原則嚴格審核檔案材料的真實性和準確性，確保檔案內(nèi)容能夠真實反映干部的實際情況。對虛假材料要堅決予以糾正和處理。（三）安全保密原則建立健全檔案安全保密制度，采取必要的安全防護措施，確保檔案的安全和保密。嚴禁任何單位和個人泄露干部檔案內(nèi)容。（四）方便利用原則在保證檔案安全保密的前提下，優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案利用效率，為干部管理工作和公司/組織發(fā)展提供及時、準確的檔案服務(wù)。四、管理機構(gòu)與職責（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負責干部檔案的集中管理工作。其主要職責包括：1.制定和完善干部檔案管理制度和工作流程，并組織實施。2.接收、整理、保管干部檔案，確保檔案的完整和安全。3.審核檔案材料的真實性、完整性和規(guī)范性，對不符合要求的材料及時進行處理。4.建立干部檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲和查詢。5.為干部管理部門和其他相關(guān)部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。6.定期對干部檔案進行清查和鑒定，對過期或無保存價值的檔案按照規(guī)定進行銷毀。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高檔案管理水平。（二）干部管理部門干部管理部門負責干部檔案材料的收集、整理和移交工作。其主要職責包括：1.按照檔案管理要求，及時收集干部在工作、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等過程中形成的各類檔案材料。2.對收集到的檔案材料進行初步審核，確保材料的真實性、完整性和規(guī)范性。3.定期將審核合格的檔案材料移交至檔案管理部門。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請。（三）其他相關(guān)部門其他相關(guān)部門在各自職責范圍內(nèi)，配合檔案管理部門和干部管理部門做好干部檔案管理工作。例如，人力資源部門在干部招聘、調(diào)動、離職等環(huán)節(jié)，及時提供相關(guān)檔案材料；紀檢監(jiān)察部門在干部紀律審查等工作中，將有關(guān)材料及時移交檔案管理部門。五、檔案收集與整理（一）檔案材料收集范圍干部檔案材料主要包括以下幾類：1.履歷材料：干部履歷表、簡歷等。2.自傳材料：自傳、個人總結(jié)等。3.鑒定、考核、考察材料：年度考核表、任期考核表、考察材料等。4.學(xué)歷學(xué)位材料：學(xué)歷證書、學(xué)位證書、學(xué)習(xí)成績單等。5.政治歷史情況的審查材料：政治歷史情況審查表、平反材料等。6.參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料：入黨志愿書、入團志愿書、民主黨派申請書等。7.獎勵材料：各種獎勵證書、表彰決定等。8.處分材料：處分決定、復(fù)查材料等。9.錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休等材料：錄用審批表、任免通知、工資變動審批表等。10.其他可供組織參考的材料：體檢表、專業(yè)技術(shù)資格證書等。（二）材料收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案材料的收集工作，確保材料收集的及時性和完整性。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準確、清晰，符合檔案管理的規(guī)范要求。材料應(yīng)注明形成時間、來源和用途。3.對于新形成的檔案材料，應(yīng)在材料形成后的[具體時間]內(nèi)移交至干部管理部門。干部管理部門應(yīng)在收到材料后的[具體時間]內(nèi)完成初步審核，并移交至檔案管理部門。（三）檔案整理檔案管理部門收到干部檔案材料后，應(yīng)按照以下步驟進行整理：1.分類：按照檔案材料的類別進行分類，如履歷類、自傳類等。2.編號：對每一份檔案材料進行編號，以便于管理和查詢。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案材料進行裝訂，確保材料的整齊和牢固。4.錄入：將檔案材料的信息錄入干部檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲和查詢。六、檔案保管與安全（一）保管條件檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備和設(shè)施，確保檔案的安全和完好。檔案庫房應(yīng)滿足以下條件：1.防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等要求。2.保持適宜的溫度和濕度，溫度應(yīng)控制在[具體溫度范圍]，濕度應(yīng)控制在[具體濕度范圍]。3.配備消防器材、防盜報警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）檔案上架檔案應(yīng)按照干部姓名、檔案編號等順序進行上架排列，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，確保能夠快速準確地找到所需檔案。（三）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的日常管理和安全檢查。2.嚴格控制檔案庫房的人員進出，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。3.對檔案管理人員進行安全保密教育，提高安全意識和保密意識。4.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的數(shù)量和內(nèi)容與檔案管理系統(tǒng)記錄一致。（四）信息化安全干部檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)采取必要的安全防護措施，確保檔案信息的安全。具體措施包括：1.建立用戶認證和授權(quán)機制，對不同用戶的訪問權(quán)限進行嚴格控制。2.定期對系統(tǒng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強網(wǎng)絡(luò)安全防護，防止黑客攻擊和病毒感染。七、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍因干部選拔任用、考核、審查等工作需要，可以查閱干部檔案。查閱檔案應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進行。（二）查閱程序1.查閱單位或個人應(yīng)填寫《干部檔案查閱申請表》，說明查閱理由、查閱范圍和查閱人員等信息，并經(jīng)單位負責人簽字蓋章后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，予以批準；不符合查閱條件的，應(yīng)說明理由并退回申請。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中，應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，并在《干部檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱范圍一般情況下，干部檔案不得外借。因特殊工作需要，如干部異地交流、出國審查等，確需借閱檔案的，應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進行。（四）借閱程序1.借閱單位或個人應(yīng)填寫《干部檔案借閱申請表》，說明借閱理由、借閱期限和借閱人員等信息，并經(jīng)單位負責人簽字蓋章后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，符合借閱條件的，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后，辦理借閱手續(xù)；不符合借閱條件的，應(yīng)說明理由并退回申請。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，不得逾期。歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)進行檢查，確保檔案的完整和安全。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作檔案管理部門應(yīng)定期對干部檔案進行清查和鑒定，確定檔案的保存價值。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門、干部管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員參加。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、形成時間、保存價值等因素，對檔案進行全面審查和評估。（二）銷毀范圍經(jīng)鑒定，對失去保存價值的檔案材料，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。銷毀范圍主要包括：1.重復(fù)的檔案材料。2.無保存價值的文件、資料等。3.過期的檔案材料。（三）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)編制《干部檔案銷毀清冊》，詳細記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、形成時間等信息。2.《干部檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字后，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和保密。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《干部檔案銷毀清冊》上簽字確認。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司/組織應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對干部檔案管理工作進行檢查和評估。檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案材料的收集整理情況、檔案保管和安全情況等。對發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行整改。（二）外部監(jiān)督接受上級主管部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查，積極配合做好相關(guān)工作。對上級部門提出的意見和建議，應(yīng)認真落實整改。十、責任追究對違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的單位或個人，視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任：1.不按照規(guī)定收集、整理、移交檔案材料，造成檔案材料