云南省機關檔案管理辦法

云南省機關檔案管理辦法?一、總則（一）目的與依據(jù)為了加強云南省機關檔案管理，有效保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關檔案管理規(guī)定》等相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合云南省機關實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于云南省各級黨的機關、人大機關、行政機關、政協(xié)機關、監(jiān)察機關、審判機關、檢察機關以及群團組織、民主黨派機關等（以下統(tǒng)稱機關）的檔案管理工作。（三）管理原則機關檔案管理工作應當遵循統(tǒng)一領導、分級管理，維護檔案完整與安全，便于利用的原則。（四）職責分工1.省級檔案主管部門負責對全省機關檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導。2.州（市）、縣（市、區(qū)）檔案主管部門負責對本行政區(qū)域內(nèi)機關檔案工作進行監(jiān)督指導。3.各機關應當明確檔案工作分管領導，設立檔案工作機構或者指定專人負責本機關檔案管理工作，并對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導。二、檔案管理體制與人員（一）檔案工作機構設置1.機關應當根據(jù)工作需要，設立綜合檔案室或者檔案專柜，集中管理本機關各種門類和載體的檔案。2.檔案工作機構應當具備符合檔案保管要求的庫房和必要的設施設備，確保檔案的安全保管。（二）檔案人員配備1.機關應當配備政治素質好、業(yè)務能力強、具有檔案專業(yè)知識的人員從事檔案管理工作。檔案人員應當保持相對穩(wěn)定。2.檔案人員應當接受檔案專業(yè)知識培訓，不斷提高業(yè)務水平。（三）檔案人員職責1.貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本機關檔案管理制度。2.負責本機關文件材料的收集、整理、歸檔、保管和提供利用工作。3.對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導。4.按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交檔案。三、文件材料的收集與歸檔（一）收集范圍1.反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料。2.機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料。3.本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料。4.其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。（二）收集要求1.機關各部門應當指定專人負責本部門文件材料的收集工作，及時將辦理完畢的文件材料整理后移交檔案工作機構。2.收集的文件材料應當齊全完整，字跡清晰，載體和書寫材料應當符合檔案保管要求。（三）歸檔范圍與保管期限1.機關應當按照國家有關規(guī)定，結合本機關職能和工作實際，編制本機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案主管部門審核同意后執(zhí)行。2.歸檔文件材料應當按照年度、機構（問題）、保管期限等進行分類整理。（四）歸檔時間1.文書檔案一般在第二年上半年完成歸檔。2.會計檔案在會計年度終了后，可由會計機構臨時保管一年，再移交檔案工作機構保管。3.照片、錄音、錄像等特殊載體檔案應當在活動結束后及時歸檔。四、檔案整理與保管（一）整理要求1.檔案整理應當遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.文書檔案應當按照件進行整理，采用年度-機構（問題）-保管期限的分類方法。3.科技檔案應當按照項目進行整理，保持項目文件材料的完整性和系統(tǒng)性。（二）編號與編目1.歸檔文件應當編制檔號，檔號應當遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性的原則。2.檔案應當編制目錄，目錄應當包括檔號、文號、題名、日期、保管期限等項目。（三）保管條件1.檔案庫房應當具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應當配備必要的檔案裝具，如檔案柜、密集架等。3.檔案庫房應當安裝溫濕度調(diào)控設備，定期對檔案庫房的溫濕度進行監(jiān)測和記錄，確保檔案保管環(huán)境符合要求。（四）檔案保管措施1.檔案應當按照不同門類、載體和保管期限分別存放，排列整齊有序。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色、霉變等受損檔案應當及時進行修復和搶救。五、檔案信息化建設（一）總體要求1.機關應當將檔案信息化建設納入本機關信息化建設整體規(guī)劃，同步推進檔案管理信息系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)的銜接。2.建立健全檔案信息化管理制度，保障檔案信息的安全可靠。（二）數(shù)字化加工1.機關應當對重要檔案進行數(shù)字化加工，建立檔案數(shù)字資源庫。2.數(shù)字化加工應當遵循相關標準和規(guī)范，確保檔案數(shù)字資源的質量。（三）檔案管理信息系統(tǒng)建設1.機關應當建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、歸檔、保管和利用。2.檔案管理信息系統(tǒng)應當具備數(shù)據(jù)存儲、檢索查詢、統(tǒng)計分析、安全保密等功能。（四）電子檔案管理1.機關應當加強電子檔案的管理，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全。2.電子檔案應當按照規(guī)定進行存儲和備份，定期進行檢查和維護。六、檔案利用與公布（一）利用要求1.機關應當建立檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和方法。2.檔案利用應當遵循合法、安全、方便的原則，保障檔案信息的合理利用。（二）利用程序1.本機關工作人員查閱檔案，應當填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字同意后，方可查閱。2.外單位人員查閱檔案，應當持有單位介紹信，經(jīng)本機關檔案工作機構負責人同意，并辦理登記手續(xù)后，方可查閱。3.涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應當按照有關規(guī)定進行審批和利用。（三）檔案公布1.機關檔案的公布應當按照國家有關規(guī)定進行，未經(jīng)授權，任何單位和個人不得擅自公布檔案。2.檔案公布應當遵循維護國家安全、社會穩(wěn)定和公民合法權益的原則。七、檔案移交與鑒定銷毀（一）檔案移交1.機關應當按照規(guī)定的時間和要求，向同級國家綜合檔案館移交檔案。2.檔案移交應當辦理移交手續(xù)，確保檔案的完整和安全。（二）檔案鑒定1.機關應當定期對保管期限已滿的檔案進行鑒定，鑒定工作由檔案工作機構會同相關部門組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應當根據(jù)檔案的保存價值，提出銷毀或者繼續(xù)保管的意見。（三）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應當編制檔案銷毀清冊，經(jīng)機關負責人批準后，由檔案工作機構和相關部門共同派員監(jiān)銷。2.銷毀檔案應當采用安全可靠的方式進行，確保檔案信息不泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.檔案主管部門應當對機關檔案工作進行定期檢查和不定期抽查。2.機關應當對本機關及所屬單位的檔案工作進行內(nèi)部監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案工作法律法規(guī)和方針政策的貫徹執(zhí)行情況。2.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。3.文件材料的收集、整理、歸檔情況。4.檔案的保管和利用情況。5.檔案信息化建設情況。（三）監(jiān)督檢查處理1.對檔案工作成績突出的