小公司行政工作管理辦法

小公司行政工作管理辦法?一、總則（一）目的為了規(guī)范小公司行政工作管理，提高行政工作效率和質(zhì)量，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有行政工作的管理，包括但不限于辦公用品管理、車輛管理、會(huì)議管理、文件管理、環(huán)境衛(wèi)生管理等。（三）管理原則1.制度化原則：建立健全各項(xiàng)行政管理制度，使行政工作有章可循、規(guī)范有序。2.高效原則：優(yōu)化行政工作流程，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地完成。3.服務(wù)原則：以服務(wù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展為宗旨，為公司員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的行政服務(wù)。4.節(jié)約原則：合理配置資源，降低行政成本，提高資源利用效率。二、行政管理架構(gòu)與職責(zé)（一）行政管理架構(gòu)公司設(shè)立行政部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司的行政工作。行政部門設(shè)行政經(jīng)理一名，全面負(fù)責(zé)行政部門的日常管理工作；根據(jù)工作需要，配備行政專員若干，具體負(fù)責(zé)各項(xiàng)行政事務(wù)的執(zhí)行。（二）行政部門職責(zé)1.制度建設(shè)：制定、完善公司行政管理制度和工作流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.資源管理：負(fù)責(zé)公司辦公用品、固定資產(chǎn)、車輛等資源的采購(gòu)、調(diào)配、維護(hù)和管理。3.會(huì)議管理：組織、安排公司各類會(huì)議，做好會(huì)議記錄和會(huì)議決議的跟蹤落實(shí)。4.文件管理：負(fù)責(zé)公司文件的收發(fā)、登記、歸檔、保管和借閱等工作。5.后勤保障：提供公司辦公場(chǎng)所的環(huán)境衛(wèi)生、安全保衛(wèi)、餐飲服務(wù)等后勤保障工作。6.對(duì)外聯(lián)絡(luò)：負(fù)責(zé)公司與政府部門、合作伙伴等的對(duì)外聯(lián)絡(luò)和溝通協(xié)調(diào)工作。7.其他工作：完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他行政工作任務(wù)。（三）行政經(jīng)理職責(zé)1.組織制定和實(shí)施行政工作計(jì)劃：根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和年度工作計(jì)劃，制定行政部門的年度、月度工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.管理行政團(tuán)隊(duì)：負(fù)責(zé)行政部門員工的招聘、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等管理工作，提高團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)和工作效率。3.協(xié)調(diào)內(nèi)外部關(guān)系：協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的工作關(guān)系，以及與外部相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)工作，為公司創(chuàng)造良好的內(nèi)外部環(huán)境。4.監(jiān)督和控制行政成本：對(duì)行政費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算編制、審核和控制，確保行政成本在預(yù)算范圍內(nèi)合理支出。5.處理突發(fā)事件：及時(shí)處理公司行政工作中的突發(fā)事件和緊急情況，保障公司正常的工作秩序。（四）行政專員職責(zé)1.執(zhí)行行政工作任務(wù)：按照行政部門的工作計(jì)劃和工作安排，具體執(zhí)行各項(xiàng)行政工作任務(wù)。2.協(xié)助行政經(jīng)理工作：協(xié)助行政經(jīng)理做好行政管理制度的制定、完善和執(zhí)行工作，以及行政團(tuán)隊(duì)的管理工作。3.反饋工作信息：及時(shí)向行政經(jīng)理反饋行政工作中的問題和建議，為行政決策提供參考依據(jù)。4.完成臨時(shí)工作任務(wù)：完成行政經(jīng)理交辦的其他臨時(shí)工作任務(wù)。三、辦公用品管理（一）辦公用品的分類辦公用品分為消耗品和非消耗品兩類。消耗品包括筆、墨、紙張、文件夾等；非消耗品包括辦公桌椅、電腦、打印機(jī)等。（二）辦公用品的采購(gòu)1.采購(gòu)計(jì)劃：行政部門根據(jù)公司各部門的辦公用品需求情況，制定年度、月度辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容。2.采購(gòu)審批：采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)行政經(jīng)理審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門負(fù)責(zé)組織采購(gòu)。對(duì)于金額較大的辦公用品采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)。3.供應(yīng)商選擇：行政部門應(yīng)選擇信譽(yù)良好、價(jià)格合理、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商進(jìn)行辦公用品采購(gòu)。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研和比較，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核。4.采購(gòu)驗(yàn)收：辦公用品采購(gòu)回來后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等。對(duì)于不符合要求的辦公用品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨處理。（三）辦公用品的發(fā)放1.領(lǐng)用申請(qǐng)：公司員工需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.發(fā)放原則：行政部門應(yīng)按照"按需發(fā)放、節(jié)約使用"的原則，根據(jù)員工的工作需要和辦公用品的庫(kù)存情況進(jìn)行發(fā)放。對(duì)于消耗品，應(yīng)實(shí)行限量發(fā)放制度；對(duì)于非消耗品，應(yīng)實(shí)行以舊換新制度。3.發(fā)放記錄：行政部門應(yīng)建立辦公用品發(fā)放記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄辦公用品的發(fā)放日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。（四）辦公用品的庫(kù)存管理1.庫(kù)存盤點(diǎn)：行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品的庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期一般為每月一次，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)及時(shí)上報(bào)行政經(jīng)理和公司領(lǐng)導(dǎo)。2.庫(kù)存預(yù)警：設(shè)置辦公用品的最低庫(kù)存預(yù)警線，當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于預(yù)警線時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行采購(gòu)補(bǔ)充，確保辦公用品的正常供應(yīng)。3.庫(kù)存保管：辦公用品應(yīng)存放在專門的倉(cāng)庫(kù)或儲(chǔ)物間，按照類別、規(guī)格進(jìn)行分類存放，保持倉(cāng)庫(kù)的整潔、干燥和通風(fēng)。同時(shí)，應(yīng)做好辦公用品的防火、防盜、防潮、防蟲等安全防護(hù)工作。四、車輛管理（一）車輛配備與使用范圍公司根據(jù)業(yè)務(wù)需要配備一定數(shù)量的辦公車輛，主要用于公司業(yè)務(wù)接待、商務(wù)出差、貨物運(yùn)輸?shù)裙ぷ?。車輛的使用范圍應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)禁公車私用。（二）車輛調(diào)度與安排1.用車申請(qǐng)：公司員工需要使用車輛時(shí)，應(yīng)提前填寫《用車申請(qǐng)表》，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由、乘車人數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)行政部門安排車輛。2.車輛調(diào)度：行政部門根據(jù)用車申請(qǐng)和車輛使用情況，合理調(diào)度車輛。對(duì)于緊急用車情況，應(yīng)優(yōu)先安排。3.司機(jī)安排：行政部門為每輛車輛安排專職司機(jī)，司機(jī)應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則和公司車輛管理制度，確保行車安全。（三）車輛保養(yǎng)與維修1.定期保養(yǎng)：車輛應(yīng)按照規(guī)定的保養(yǎng)周期進(jìn)行定期保養(yǎng)，確保車輛性能良好。保養(yǎng)費(fèi)用由行政部門統(tǒng)一支付。2.維修管理：車輛出現(xiàn)故障需要維修時(shí)，司機(jī)應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。行政部門應(yīng)安排專業(yè)人員對(duì)車輛進(jìn)行檢查和評(píng)估，確定維修方案和維修費(fèi)用。維修費(fèi)用經(jīng)行政經(jīng)理審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行維修。3.維修記錄：行政部門應(yīng)建立車輛維修記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄車輛的維修時(shí)間、維修部位、維修費(fèi)用等信息。（四）車輛安全管理1.司機(jī)培訓(xùn)：定期組織司機(jī)進(jìn)行交通安全培訓(xùn)，提高司機(jī)的安全意識(shí)和駕駛技能。2.車輛檢查：司機(jī)應(yīng)每天對(duì)車輛進(jìn)行例行檢查，包括車輛外觀、輪胎、剎車、燈光等，確保車輛安全性能良好。3.事故處理：車輛發(fā)生交通事故時(shí)，司機(jī)應(yīng)立即向行政部門和保險(xiǎn)公司報(bào)告，并保護(hù)好事故現(xiàn)場(chǎng)。行政部門應(yīng)及時(shí)組織人員進(jìn)行事故處理，配合交警部門進(jìn)行調(diào)查和責(zé)任認(rèn)定。對(duì)于因司機(jī)違規(guī)駕駛導(dǎo)致的交通事故，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。五、會(huì)議管理（一）會(huì)議分類公司會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議兩類。定期會(huì)議包括公司周會(huì)、月會(huì)、季度會(huì)、年度會(huì)等；臨時(shí)會(huì)議根據(jù)工作需要隨時(shí)召開。（二）會(huì)議組織1.會(huì)議申請(qǐng)：需要召開會(huì)議的部門或人員應(yīng)提前填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，注明會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)行政部門安排。2.會(huì)議通知：行政部門根據(jù)會(huì)議申請(qǐng)，及時(shí)向參會(huì)人員發(fā)出會(huì)議通知。會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等內(nèi)容。3.會(huì)議準(zhǔn)備：行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地的安排、會(huì)議設(shè)備的調(diào)試、會(huì)議資料的準(zhǔn)備等工作。同時(shí)，應(yīng)提前安排好會(huì)議的餐飲、住宿等后勤保障工作。（三）會(huì)議主持與記錄1.會(huì)議主持：會(huì)議主持人應(yīng)按照會(huì)議議程主持會(huì)議，控制會(huì)議節(jié)奏，確保會(huì)議高效有序進(jìn)行。2.會(huì)議記錄：行政部門安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容和決議事項(xiàng)。會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄應(yīng)及時(shí)整理并發(fā)送給參會(huì)人員確認(rèn)。（四）會(huì)議決議執(zhí)行與跟蹤1.決議落實(shí)：會(huì)議結(jié)束后，各部門應(yīng)按照會(huì)議決議事項(xiàng)，明確責(zé)任人和完成時(shí)間，認(rèn)真組織落實(shí)。2.跟蹤檢查：行政部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議決議的執(zhí)行進(jìn)度和存在的問題。對(duì)于未按時(shí)完成的決議事項(xiàng)，應(yīng)督促相關(guān)部門盡快落實(shí)。六、文件管理（一）文件分類公司文件分為內(nèi)部文件和外部文件兩類。內(nèi)部文件包括公司規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等；外部文件包括政府部門文件、合作伙伴文件等。（二）文件收發(fā)與登記1.文件接收：行政部門負(fù)責(zé)公司文件的接收工作，對(duì)收到的文件進(jìn)行登記，注明文件名稱、文號(hào)、收文日期、發(fā)文單位等信息。2.文件分發(fā)：行政部門根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員。對(duì)于重要文件，應(yīng)及時(shí)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)批閱。3.文件發(fā)送：公司對(duì)外發(fā)送的文件，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門負(fù)責(zé)發(fā)送。文件發(fā)送應(yīng)注明發(fā)送日期、接收單位、文件名稱、文號(hào)等信息。（三）文件歸檔與保管1.文件歸檔：行政部門應(yīng)按照文件的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類歸檔，建立文件檔案目錄。文件歸檔應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件保管：文件檔案應(yīng)存放在專門的檔案室或文件柜中，采取防火、防盜、防潮、防蟲等安全措施，確保文件的安全和完整。（四）文件借閱與銷毀1.文件借閱：公司員工需要借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。借閱文件應(yīng)按時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。2.文件銷毀：對(duì)于過期、失效或無保存價(jià)值的文件，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。文件銷毀應(yīng)進(jìn)行登記，注明銷毀文件的名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀日期等信息。七、環(huán)境衛(wèi)生管理（一）辦公場(chǎng)所環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)1.辦公區(qū)域：辦公桌面整潔，物品擺放有序；地面干凈，無灰塵、雜物；門窗玻璃明亮，無污漬。2.公共區(qū)域：走廊、樓梯、電梯等公共區(qū)域保持清潔衛(wèi)生，無垃圾、無積水；衛(wèi)生間干凈整潔，無異味。（二）環(huán)境衛(wèi)生清掃與維護(hù)1.日常清掃：行政部門安排專人負(fù)責(zé)辦公場(chǎng)所的日常清掃工作，包括地面清掃、桌面擦拭、衛(wèi)生間清潔等。清掃時(shí)間一般為每天上班前和下班后。2.定期消毒：定期對(duì)辦公場(chǎng)