圖書館財務(wù)專用章分開管理制度

圖書館財務(wù)專用章分開管理制度

一、總則1.目的為加強本圖書館財務(wù)管理，規(guī)范財務(wù)專用章的使用與管理，保障圖書館資金安全，提高運營效益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及圖書館實際情況，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于圖書館全體涉及財務(wù)專用章使用與管理的員工。同時，對于與圖書館有財務(wù)往來的外部單位及個人，涉及財務(wù)專用章相關(guān)事項時也需遵循本制度相關(guān)規(guī)定。3.企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)本圖書館秉持“知識共享，服務(wù)至上”的經(jīng)營理念。在財務(wù)專用章管理方面，堅持嚴(yán)謹(jǐn)、公正、透明的原則，確保每一次印章使用都符合圖書館整體利益，以保障能夠持續(xù)為顧客提供優(yōu)質(zhì)的知識服務(wù)資源，促進(jìn)知識的廣泛傳播與交流。4.指導(dǎo)原則-安全性原則：確保財務(wù)專用章的保管、使用安全，防止印章被盜用、濫用，保障圖書館資金安全。-規(guī)范性原則：嚴(yán)格規(guī)范財務(wù)專用章的使用流程、審批程序，確保每一個環(huán)節(jié)都有章可循。-效率性原則：在保障安全與規(guī)范的前提下，優(yōu)化管理流程，提高財務(wù)工作效率，以促進(jìn)圖書館運營效益提升。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.管理層職責(zé)-圖書館館長對財務(wù)專用章管理工作負(fù)總責(zé)，負(fù)責(zé)審批涉及財務(wù)專用章使用的重大事項，監(jiān)督制度的執(zhí)行情況，確保財務(wù)專用章管理符合圖書館整體戰(zhàn)略規(guī)劃與運營需求。-副館長協(xié)助館長開展工作，在館長授權(quán)范圍內(nèi)，對部分財務(wù)專用章使用事項進(jìn)行審批，并對分管領(lǐng)域內(nèi)的財務(wù)專用章使用情況進(jìn)行監(jiān)督。2.財務(wù)部門職責(zé)-財務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)制定和完善財務(wù)專用章具體管理細(xì)則，組織實施財務(wù)專用章的日常管理工作，審核財務(wù)專用章使用申請，對使用情況進(jìn)行登記備案，并定期向管理層匯報財務(wù)專用章使用情況。-會計人員負(fù)責(zé)按照財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，正確使用財務(wù)專用章進(jìn)行財務(wù)核算、報表編制等工作中的蓋章操作，確保印章使用準(zhǔn)確無誤，并妥善保管與財務(wù)專用章使用相關(guān)的憑證、文件等資料。-出納人員負(fù)責(zé)保管現(xiàn)金收訖章、現(xiàn)金付訖章等與現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)密切相關(guān)的財務(wù)專用章，嚴(yán)格按照現(xiàn)金管理制度使用印章，確?，F(xiàn)金收付業(yè)務(wù)的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。3.監(jiān)督部門職責(zé)-審計部門負(fù)責(zé)定期對財務(wù)專用章的管理和使用情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查是否存在違規(guī)使用印章的行為，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并向管理層報告審計結(jié)果。-行政部門負(fù)責(zé)對財務(wù)專用章保管的硬件設(shè)施、安全環(huán)境等進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保印章保管安全，同時協(xié)助處理因財務(wù)專用章管理引發(fā)的糾紛和問題。三、管理流程1.印章的刻制與啟用-財務(wù)專用章的刻制需經(jīng)圖書館館長審批同意后，由行政部門按照國家相關(guān)規(guī)定，到指定的印章刻制單位進(jìn)行刻制。-新刻制的財務(wù)專用章啟用前，需由行政部門會同財務(wù)部門進(jìn)行備案登記，記錄印章的樣式、啟用時間等信息，并留存印模。同時，發(fā)布內(nèi)部通知，告知全體員工新印章的啟用情況。2.印章的保管-財務(wù)專用章應(yīng)實行分開保管制度。財務(wù)專用章（用于銀行結(jié)算等重要業(yè)務(wù)）由財務(wù)經(jīng)理指定專人保管，一般情況下，該保管人員不得同時保管法人章?，F(xiàn)金收訖章、現(xiàn)金付訖章等與現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)相關(guān)的印章由出納人員負(fù)責(zé)保管。-印章保管人員應(yīng)配備專門的保管設(shè)備，如保險柜等，確保印章存放安全。保管設(shè)備應(yīng)設(shè)置專人專用的密碼或鑰匙，密碼或鑰匙不得隨意告知他人。-印章保管人員因請假、出差等原因暫時離崗時，應(yīng)辦理印章交接手續(xù)，填寫《財務(wù)專用章交接登記表》，明確交接時間、交接內(nèi)容、交接雙方等信息，并經(jīng)財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)。交接過程應(yīng)有第三人在場監(jiān)交，確保交接工作的準(zhǔn)確性和完整性。3.印章的使用-使用申請：任何部門或個人因工作需要使用財務(wù)專用章，必須填寫《財務(wù)專用章使用申請表》，詳細(xì)說明使用印章的原因、用途、涉及金額、預(yù)計使用時間等信息，并按照審批流程進(jìn)行審批。-審批流程：-一般性財務(wù)業(yè)務(wù)，涉及金額較小的，由財務(wù)經(jīng)理審批。-重大財務(wù)事項，如大額資金支付、對外擔(dān)保等，需經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核后，報圖書館館長審批。-對于涉及多個部門的復(fù)雜財務(wù)事項，還需相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽后，再按照上述流程進(jìn)行審批。-蓋章操作：印章保管人員在收到經(jīng)審批的《財務(wù)專用章使用申請表》后，應(yīng)仔細(xì)核對申請內(nèi)容與相關(guān)文件、憑證的一致性，確認(rèn)無誤后方可蓋章。蓋章完畢后，在《財務(wù)專用章使用登記表》上記錄印章使用的詳細(xì)信息，包括使用日期、申請人、用途、蓋章文件名稱及編號等，并由申請人簽字確認(rèn)。4.印章的停用與銷毀-當(dāng)財務(wù)專用章因損壞、更換等原因需要停用時，由財務(wù)部門提出申請，經(jīng)圖書館館長批準(zhǔn)后，辦理停用手續(xù)。停用的印章應(yīng)及時收回，由行政部門會同財務(wù)部門進(jìn)行封存保管。-對于已停用且不再使用的財務(wù)專用章，應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀前，需編制《財務(wù)專用章銷毀清單》，詳細(xì)記錄印章名稱、編號、銷毀原因、銷毀時間等信息。銷毀過程應(yīng)有審計部門和行政部門人員在場監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)對財務(wù)專用章管理制度提出合理化建議和意見，以促進(jìn)制度的不斷完善。-員工在按照規(guī)定流程申請使用財務(wù)專用章時，有權(quán)要求相關(guān)審批人員在規(guī)定時間內(nèi)給予明確答復(fù)，對于不合理的拒絕有權(quán)向上級部門申訴。-員工有權(quán)了解與自身工作相關(guān)的財務(wù)專用章使用情況，財務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定提供必要的信息。2.員工義務(wù)-全體員工有義務(wù)遵守本財務(wù)專用章管理制度，不得擅自違規(guī)使用財務(wù)專用章。-涉及財務(wù)專用章使用的員工，應(yīng)妥善保管與印章使用相關(guān)的文件、憑證等資料，不得隨意丟棄或泄露相關(guān)信息。-員工發(fā)現(xiàn)財務(wù)專用章管理存在問題或異常情況時，有義務(wù)及時向財務(wù)部門或相關(guān)監(jiān)督部門報告。3.圖書館權(quán)利與義務(wù)-圖書館有權(quán)對財務(wù)專用章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對違反制度的行為進(jìn)行糾正和處理。-圖書館有義務(wù)為財務(wù)專用章的保管和使用提供必要的安全保障設(shè)施和工作環(huán)境，確保財務(wù)工作的正常開展。同時，圖書館應(yīng)定期組織員工進(jìn)行財務(wù)專用章管理制度培訓(xùn)，提高員工的風(fēng)險意識和規(guī)范操作能力。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-內(nèi)部審計監(jiān)督：審計部門定期對財務(wù)專用章的管理和使用情況進(jìn)行內(nèi)部審計，審查印章保管、使用流程是否符合制度規(guī)定，相關(guān)文件、記錄是否完整準(zhǔn)確。審計過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時出具審計報告，提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。-日常監(jiān)督檢查：財務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對財務(wù)專用章的保管和使用情況進(jìn)行檢查，確保印章保管安全、使用規(guī)范。行政部門也應(yīng)不定期對印章保管的硬件設(shè)施、安全環(huán)境等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)隱患及時督促整改。-員工監(jiān)督：鼓勵全體員工對財務(wù)專用章管理情況進(jìn)行監(jiān)督，對于發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為并及時報告的員工，給予適當(dāng)獎勵。同時，設(shè)立舉報郵箱和電話，接受員工和外部單位的監(jiān)督舉報。2.獎勵機制-對于在財務(wù)專用章管理工作中表現(xiàn)突出的員工，如嚴(yán)格遵守制度、及時發(fā)現(xiàn)并避免重大風(fēng)險等，圖書館將給予表彰和獎勵，包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。-對于提出合理化建議并被采納，有效改進(jìn)財務(wù)專用章管理制度或提高管理效率的員工，給予相應(yīng)的獎勵。3.懲罰機制-對于違反財務(wù)專用章管理制度的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、降職、辭退等。對于因違規(guī)使用財務(wù)專用章給圖書館造成經(jīng)濟損失的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。-對于在財務(wù)專用章管理工作中存在疏忽、失職行為，但尚未造成嚴(yán)重后果的員工，給予批評教育、責(zé)令整改等處理，并根據(jù)績效考核制度扣減相應(yīng)績效分?jǐn)?shù)。六、附則1.制度解釋權(quán)本制度由圖書館財務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇特殊情況或制度未涵蓋的問題，由財務(wù)部門會同相關(guān)部門研究提出解決方案，并報圖書