集團(tuán)企業(yè)印鑒管理辦法

集團(tuán)企業(yè)印鑒管理辦法一、引言在集團(tuán)企業(yè)的運營管理中，印鑒作為企業(yè)行使權(quán)力、確認(rèn)法律行為的重要憑證，其管理的規(guī)范性和安全性直接關(guān)系到企業(yè)的合法權(quán)益和正常運營秩序。隨著集團(tuán)企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和業(yè)務(wù)的日益多元化，印鑒的使用頻率和范圍也在不斷增加，因此，建立一套科學(xué)、完善、有效的印鑒管理辦法顯得尤為重要。本辦法旨在規(guī)范集團(tuán)企業(yè)印鑒的管理和使用，防范印鑒使用風(fēng)險，保障企業(yè)的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合集團(tuán)企業(yè)的實際情況制定。二、適用范圍本辦法適用于集團(tuán)總部及所屬各子公司、分公司、事業(yè)部等各級下屬單位（以下統(tǒng)稱“下屬單位”）的所有印鑒管理工作。本辦法所指印鑒包括企業(yè)公章、法定代表人章、財務(wù)專用章、合同專用章、業(yè)務(wù)專用章等具有法律效力的印章。三、管理原則（一）合法性原則印鑒的刻制、使用和管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保印鑒的使用符合法律要求。（二）安全性原則建立健全印鑒安全管理制度，采取必要的安全防范措施，確保印鑒的安全保管和使用，防止印鑒被盜用、冒用、濫用等情況發(fā)生。（三）授權(quán)性原則印鑒的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的授權(quán)審批，明確授權(quán)范圍和權(quán)限，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)擅自使用印鑒。（四）規(guī)范性原則規(guī)范印鑒的刻制、保管、使用、停用、銷毀等各個環(huán)節(jié)的操作流程，確保印鑒管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。四、組織與職責(zé)（一）集團(tuán)總部綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善集團(tuán)企業(yè)印鑒管理辦法，并監(jiān)督各下屬單位的執(zhí)行情況。2.負(fù)責(zé)集團(tuán)總部印鑒的統(tǒng)一刻制、發(fā)放、備案和銷毀工作。3.負(fù)責(zé)對各下屬單位印鑒管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和考核。4.協(xié)調(diào)處理印鑒管理過程中的重大問題和突發(fā)事件。（二）集團(tuán)總部財務(wù)管理部門1.負(fù)責(zé)集團(tuán)總部財務(wù)專用章、法定代表人章等財務(wù)印鑒的保管和使用管理。2.制定財務(wù)印鑒使用的具體操作流程和審批制度。3.對財務(wù)印鑒的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保財務(wù)印鑒的安全使用。（三）各下屬單位綜合管理部門1.負(fù)責(zé)本單位印鑒的日常管理工作，包括印鑒的刻制申請、保管、使用、停用、銷毀等。2.貫徹執(zhí)行集團(tuán)企業(yè)印鑒管理辦法，制定本單位印鑒管理實施細(xì)則。3.定期向集團(tuán)總部綜合管理部門報告本單位印鑒管理工作情況。（四）各下屬單位財務(wù)管理部門1.負(fù)責(zé)本單位財務(wù)印鑒的保管和使用管理，嚴(yán)格按照財務(wù)制度和審批流程使用財務(wù)印鑒。2.配合綜合管理部門做好印鑒管理工作，提供相關(guān)財務(wù)印鑒使用信息。（五）印鑒保管人1.負(fù)責(zé)印鑒的安全保管，確保印鑒存放地點的安全可靠。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程和使用范圍使用印鑒，不得擅自出借、轉(zhuǎn)讓印鑒。3.對印鑒的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，定期向本單位綜合管理部門匯報印鑒使用情況。（六）印鑒使用人1.嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程和使用范圍申請使用印鑒，不得越權(quán)使用印鑒。2.對使用印鑒的文件、合同等資料的真實性、合法性負(fù)責(zé)。五、印鑒的刻制（一）刻制申請1.各單位因工作需要刻制印鑒時，應(yīng)填寫《印鑒刻制申請表》，詳細(xì)說明刻制印鑒的名稱、種類、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，報集團(tuán)總部綜合管理部門審核。2.新設(shè)立的下屬單位應(yīng)在辦理工商注冊登記后，及時向集團(tuán)總部綜合管理部門申請刻制單位公章、財務(wù)專用章等必要印鑒。（二）審核與批準(zhǔn)1.集團(tuán)總部綜合管理部門收到《印鑒刻制申請表》后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，重點審核刻制印鑒的必要性、合規(guī)性和規(guī)范性。2.對于符合要求的申請，由集團(tuán)總部綜合管理部門報集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批；對于不符合要求的申請，應(yīng)及時反饋給申請單位并說明理由。（三）刻制與發(fā)放1.經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，集團(tuán)總部綜合管理部門統(tǒng)一安排具有合法資質(zhì)的刻章單位進(jìn)行印鑒刻制。2.印鑒刻制完成后，集團(tuán)總部綜合管理部門應(yīng)進(jìn)行驗收，確保印鑒的質(zhì)量和規(guī)格符合要求。3.驗收合格后，集團(tuán)總部綜合管理部門將印鑒發(fā)放給申請單位，并辦理印鑒交接手續(xù)，由申請單位印鑒保管人簽字確認(rèn)。（四）備案1.各單位在收到新刻制的印鑒后，應(yīng)及時將印鑒樣式、啟用時間等信息報集團(tuán)總部綜合管理部門備案。2.集團(tuán)總部綜合管理部門應(yīng)建立印鑒管理檔案，對各單位印鑒的刻制、發(fā)放、備案等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。六、印鑒的保管（一）保管要求1.印鑒應(yīng)存放在專門的保險柜或其他安全可靠的地方，實行雙人雙鎖保管制度，確保印鑒的安全。2.印鑒保管人應(yīng)定期檢查印鑒的存放情況，確保印鑒無損壞、無丟失。3.印鑒保管人因工作調(diào)動、離職等原因需要更換時，應(yīng)辦理印鑒交接手續(xù)，由本單位綜合管理部門監(jiān)督交接過程，并填寫《印鑒交接登記表》。（二）財務(wù)印鑒保管1.財務(wù)專用章和法定代表人章應(yīng)分別由不同的人員保管，不得由一人同時保管。2.財務(wù)印鑒保管人應(yīng)嚴(yán)格按照財務(wù)制度和審批流程使用財務(wù)印鑒，不得擅自將財務(wù)印鑒帶出財務(wù)部門使用。（三）臨時保管1.因特殊情況需要臨時委托他人保管印鑒時，印鑒保管人應(yīng)填寫《印鑒臨時保管申請表》，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理印鑒臨時交接手續(xù)。2.臨時保管人應(yīng)嚴(yán)格按照印鑒管理辦法和原印鑒保管人的要求保管和使用印鑒，不得擅自將印鑒轉(zhuǎn)借他人。七、印鑒的使用（一）使用申請1.各單位因工作需要使用印鑒時，應(yīng)填寫《印鑒使用申請表》，詳細(xì)說明使用印鑒的文件名稱、用途、份數(shù)等信息，并經(jīng)本單位相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.涉及重大事項或金額較大的合同、協(xié)議等文件使用印鑒時，還應(yīng)經(jīng)集團(tuán)總部相關(guān)部門審核和集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批流程1.一般事項的印鑒使用申請，由本單位印鑒管理部門負(fù)責(zé)人審批；重要事項的印鑒使用申請，應(yīng)報本單位負(fù)責(zé)人審批。2.涉及集團(tuán)總部的印鑒使用申請，應(yīng)先經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審核同意后，報集團(tuán)總部綜合管理部門審核，再由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）使用登記1.印鑒保管人在使用印鑒前，應(yīng)認(rèn)真核對《印鑒使用申請表》的審批情況，確認(rèn)無誤后，在《印鑒使用登記表》上詳細(xì)記錄使用時間、使用人、使用文件名稱、份數(shù)等信息，并由使用人簽字確認(rèn)。2.對于使用印鑒的文件、合同等資料，印鑒保管人應(yīng)留存一份復(fù)印件作為檔案資料保存。（四）使用規(guī)范1.印鑒應(yīng)在規(guī)定的使用范圍內(nèi)使用，不得超出授權(quán)范圍使用印鑒。2.印鑒使用應(yīng)清晰、完整，不得模糊、殘缺。3.嚴(yán)禁在空白文件、合同等資料上加蓋印鑒。（五）外出使用1.因工作需要將印鑒帶出單位使用時，應(yīng)填寫《印鑒外出使用申請表》，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由印鑒保管人攜帶印鑒外出，并負(fù)責(zé)印鑒的安全保管和使用。2.印鑒外出使用期間，印鑒保管人應(yīng)嚴(yán)格按照審批的使用范圍和使用期限使用印鑒，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或延長使用期限。3.印鑒使用完畢后，印鑒保管人應(yīng)及時將印鑒帶回單位，并向本單位綜合管理部門報告印鑒使用情況。八、印鑒的停用與銷毀（一）停用1.各單位因機構(gòu)撤銷、合并、名稱變更等原因需要停用印鑒時，應(yīng)及時填寫《印鑒停用申請表》，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，報集團(tuán)總部綜合管理部門備案。2.印鑒停用后，印鑒保管人應(yīng)將印鑒交回本單位綜合管理部門，由綜合管理部門進(jìn)行封存保管。（二）銷毀1.對于停用的印鑒，各單位應(yīng)定期清理，并填寫《印鑒銷毀申請表》，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，報集團(tuán)總部綜合管理部門審核。2.集團(tuán)總部綜合管理部門收到《印鑒銷毀申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，對于符合銷毀條件的印鑒，報集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，集團(tuán)總部綜合管理部門應(yīng)組織專人對擬銷毀的印鑒進(jìn)行監(jiān)銷，并填寫《印鑒銷毀登記表》，由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。4.銷毀印鑒應(yīng)采用粉碎、熔化等方式，確保印鑒無法恢復(fù)使用。九、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.集團(tuán)總部綜合管理部門應(yīng)定期對各下屬單位印鑒管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印鑒的刻制、保管、使用、停用、銷毀等各個環(huán)節(jié)的操作情況。2.各下屬單位綜合管理部門應(yīng)定期對本單位印鑒管理工作進(jìn)行自查，并將自查情況報集團(tuán)總部綜合管理部門。（二）專項檢查1.集團(tuán)總部綜合管理部門可根據(jù)工作需要，對各下屬單位印鑒管理工作進(jìn)行專項檢查，如針對印鑒使用風(fēng)險較高的業(yè)務(wù)領(lǐng)域或重點項目進(jìn)行專項檢查。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)單位限期整改。（三）責(zé)任追究1.對于違反印