銀行大宗采購管理辦法

銀行大宗采購管理辦法一、引言在銀行運營過程中，大宗采購涉及資金量大、影響范圍廣，對銀行的成本控制、服務質量提升以及合規(guī)運營都有著至關重要的作用。為了確保銀行大宗采購活動的公平、公正、公開，提高采購效率，保證采購質量，依據相關法律法規(guī)和金融行業(yè)標準，結合本行實際運營情況，特制定本管理辦法。希望大家認真學習并嚴格遵守本辦法，共同為銀行的穩(wěn)健發(fā)展貢獻力量。二、適用范圍本辦法適用于本行各部門、各分支機構開展的所有大宗采購活動。這里所說的大宗采購，主要是指采購金額達到一定標準，且對銀行整體運營具有重要影響的物資采購、服務采購以及工程采購等項目。三、采購原則1.合法合規(guī)原則：所有采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及金融行業(yè)的相關規(guī)定，確保采購流程和結果合法有效。這是我們開展采購工作的基本底線，大家在操作過程中務必時刻牢記。2.公平公正原則：對待所有供應商要一視同仁，不得偏袒或歧視任何一方。在采購過程中，要確保所有供應商都能在公平的環(huán)境下參與競爭，依據明確、統(tǒng)一的標準進行評審。3.公開透明原則：除涉及商業(yè)機密等特殊情況外，采購信息應盡量公開，包括采購項目的需求、采購流程、評審標準等，讓供應商能夠清楚了解采購要求，同時也便于內部和外部的監(jiān)督。4.效益優(yōu)先原則：在滿足銀行運營需求的前提下，要注重采購成本的控制和效益的提升。通過合理的采購策略和談判技巧，爭取獲得最優(yōu)的性價比，為銀行節(jié)省資金。我們鼓勵大家在采購過程中積極思考，尋找降低成本、提高效益的方法。四、采購組織與職責1.采購管理委員會組成：由行領導、相關業(yè)務部門負責人以及風險管理、法律合規(guī)等部門的專業(yè)人員組成。職責：負責審議銀行大宗采購的戰(zhàn)略規(guī)劃、政策制度；對重大采購項目進行決策；協(xié)調解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題。采購管理委員會的決策對于銀行大宗采購工作的方向起著關鍵作用，各位委員要認真履行職責，充分發(fā)表意見。2.采購部門職責：負責制定具體的采購計劃，組織實施采購活動，包括發(fā)布采購公告、邀請供應商、組織開標評標、簽訂采購合同等工作。同時，要對采購項目的執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)督，確保供應商按照合同約定履行義務。采購部門是采購工作的直接執(zhí)行主體，工作任務繁重且責任重大，希望大家能夠嚴謹細致地做好每一項工作。3.需求部門職責：提出采購需求，明確采購項目的技術規(guī)格、服務要求等詳細內容。協(xié)助采購部門進行供應商的考察和評估，參與采購項目的驗收工作。需求部門最了解自身業(yè)務需求，要與采購部門密切配合，提供準確、詳細的需求信息，以保證采購項目能夠切實滿足業(yè)務發(fā)展需要。4.風險管理部門職責：對采購項目進行風險評估，識別潛在風險，并提出相應的風險防控措施。在采購合同簽訂前，對合同條款進行風險審查，確保銀行利益得到有效保護。風險管理貫穿采購工作的始終，風險管理部門要發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，為采購活動保駕護航。5.法律合規(guī)部門職責：對采購活動的合法性、合規(guī)性進行審查，確保采購流程和合同條款符合法律法規(guī)要求。為采購工作提供法律咨詢和支持，處理采購過程中可能出現(xiàn)的法律糾紛。法律合規(guī)是采購工作的重要保障，法律合規(guī)部門要嚴格把關，避免銀行陷入法律風險。五、采購流程1.需求提出與審批需求提出：需求部門根據業(yè)務發(fā)展需要，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購項目的名稱、數(shù)量、技術規(guī)格、預算金額、預計使用時間等內容，并提交至采購部門。需求審核：采購部門收到需求申請表后，會同相關技術部門和財務部門對需求的合理性、可行性進行審核。審核內容包括需求是否符合銀行整體發(fā)展戰(zhàn)略，技術方案是否成熟可行，預算是否合理等。需求審批：經審核通過的需求申請表，按照銀行內部審批流程，報相關領導審批。審批通過后，采購部門將其納入采購計劃。希望需求部門在提出需求時，能夠充分考慮實際業(yè)務需求和銀行整體資源情況，確保需求的合理性和可操作性。2.采購計劃制定計劃編制：采購部門根據審批通過的采購需求，結合市場情況和銀行資金安排，制定詳細的采購計劃。采購計劃應包括采購項目名稱、采購方式、預計采購時間、預算金額、供應商資格條件等內容。計劃審批：采購計劃報采購管理委員會審議通過后，方可組織實施。采購計劃是采購工作的重要指引，采購部門要認真編制，確保計劃的科學性和嚴謹性。3.采購方式選擇公開招標：對于采購金額較大、具有廣泛競爭市場的項目，一般應采用公開招標方式。公開招標要按照國家相關法律法規(guī)和銀行規(guī)定的程序進行，發(fā)布招標公告，邀請不特定的供應商參與投標，通過公平競爭確定中標供應商。邀請招標：當項目具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購，或者采用公開招標方式的費用占項目合同金額的比例過大時，可以采用邀請招標方式。邀請招標應向三家以上具備承擔招標項目能力、資信良好的特定供應商發(fā)出投標邀請書。競爭性談判：對于技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求，或者招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的，以及重新招標未能成立的項目，可以采用競爭性談判方式。競爭性談判要與不少于三家的供應商進行談判，通過多輪報價和談判，確定成交供應商。單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式，必須嚴格按照規(guī)定的審批程序進行審批。詢價采購：采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的政府采購項目，可以采用詢價方式采購。詢價采購要向三家以上供應商發(fā)出詢價通知書，對供應商的報價進行比較，確定成交供應商。希望大家在選擇采購方式時，要嚴格按照規(guī)定的適用條件進行，確保采購方式的合理性和合法性。4.供應商選擇與管理供應商庫建立：采購部門負責建立和維護銀行的供應商庫，對供應商進行分類管理。供應商庫應包括供應商的基本信息、資質證書、業(yè)績情況、信用記錄等內容。供應商資格審查：在采購項目實施前，采購部門要對參與投標或報價的供應商進行資格審查，確保供應商具備承擔采購項目的能力和條件。資格審查內容包括供應商的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、相關資質證書、財務狀況、業(yè)績證明等。供應商評價：采購項目完成后，采購部門要組織需求部門等相關部門對供應商的表現(xiàn)進行評價，評價內容包括產品質量、服務水平、交貨期、價格合理性等方面。評價結果要記錄在供應商庫中，作為今后選擇供應商的重要參考。我們鼓勵大家積極與優(yōu)質供應商建立長期合作關系，同時對于表現(xiàn)不佳的供應商要及時進行調整。5.采購文件編制與發(fā)布采購文件編制：采購部門根據采購方式和項目需求，編制相應的采購文件，如招標文件、談判文件、詢價文件等。采購文件應包括采購項目的詳細要求、評審標準、合同條款等內容。采購文件審核：采購文件編制完成后，要提交風險管理部門和法律合規(guī)部門進行審核，確保文件內容符合風險管理和法律合規(guī)要求。采購文件發(fā)布：審核通過的采購文件要按照規(guī)定的渠道和方式進行發(fā)布，公開招標的招標文件要在指定的媒體上發(fā)布，邀請招標的投標邀請書要發(fā)送給特定的供應商，競爭性談判文件、詢價文件等要發(fā)給參與談判或詢價的供應商。采購文件是供應商參與采購活動的重要依據，編制時要做到內容清晰、準確、完整。6.開標、評標與定標開標：公開招標和邀請招標項目要按照規(guī)定的時間和地點進行開標。開標由采購部門主持，邀請所有投標人參加。開標時要當眾檢查投標文件的密封情況，宣讀投標人名稱、投標價格和投標文件的其他主要內容。評標：評標由采購部門依法組建的評標委員會負責。評標委員會由技術、經濟等方面的專家和采購部門、需求部門的代表組成，成員人數(shù)為五人以上單數(shù)，其中技術、經濟等方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二。評標委員會要按照采購文件規(guī)定的評審標準和方法，對投標文件進行評審和比較，推薦中標候選人。定標：采購管理委員會根據評標委員會推薦的中標候選人，確定中標供應商。中標供應商確定后，要在指定的媒體上進行公示，公示期不少于三個工作日。公示無異議后，采購部門向中標供應商發(fā)出中標通知書。開標、評標與定標是采購過程中的關鍵環(huán)節(jié)，參與人員要嚴格遵守相關規(guī)定，確保過程的公平、公正、公開。7.合同簽訂與履行合同簽訂：中標通知書發(fā)出后，采購部門要在規(guī)定的時間內與中標供應商簽訂采購合同。合同條款要與采購文件和中標供應商的投標文件內容一致，明確雙方的權利和義務、產品或服務的規(guī)格、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、違約責任等內容。合同簽訂前，要經風險管理部門和法律合規(guī)部門審核。合同履行：合同簽訂后，供應商要按照合同約定履行義務，采購部門和需求部門要對合同履行情況進行跟蹤和監(jiān)督，確保供應商按時、按質、按量提供產品或服務。在合同履行過程中，如發(fā)生變更或糾紛，要按照合同約定的程序進行處理。合同是保障雙方權益的重要依據，大家要認真對待合同簽訂和履行工作，確保合同的有效執(zhí)行。8.驗收與付款驗收：采購項目完成后，需求部門要組織相關人員按照合同約定的驗收標準對采購的產品或服務進行驗收。驗收合格后，出具驗收報告。對于大型或復雜的采購項目，可邀請專業(yè)機構或專家參與驗收。付款：采購部門根據驗收報告和合同約定的付款方式，辦理付款手續(xù)。付款前，要確保供應商提供了合法有效的發(fā)票等相關憑證。驗收和付款是采購工作的收尾環(huán)節(jié)，要嚴格把關，確保采購項目達到預期要求，同時保證資金支付的安全、合規(guī)。六、監(jiān)督與檢查1.內部審計監(jiān)督：銀行內部審計部門定期對大宗采購活動進行審計監(jiān)督，審計內容包括采購流程的合規(guī)性、采購文件的完整性、供應商選擇的合理性、合同簽訂與履行情況等。對審計發(fā)現(xiàn)的問題，要及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。2.日常監(jiān)督檢查：采購管理委員會、風險管理部門、法律合規(guī)部門等要對采購活動進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購過程中出現(xiàn)的問題。同時，鼓勵銀行員工對采購活動中的違規(guī)行為進行舉報，對于舉報屬實的給予一定獎勵。希望大家能夠積極配合監(jiān)督檢查工作，共同維護采購工作的規(guī)范運行。七、責任追究1.對于采購部門及相關人員：在采購活動中，如存在違反本辦法規(guī)定，與供應商串通損害銀行利益，或者因工作失誤導致采購項目出現(xiàn)重大質量問題、延誤交付等情況，將視情節(jié)輕重，對相關責任