銷售合同信息管理辦法

銷售合同信息管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司銷售合同信息管理，規(guī)范銷售合同信息的收集、整理、存儲(chǔ)、使用和保密等工作，維護(hù)公司的合法權(quán)益，提高公司的經(jīng)營(yíng)管理水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》等相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有銷售合同信息的管理，包括但不限于與客戶簽訂的產(chǎn)品銷售合同、服務(wù)銷售合同等各類銷售合同所涉及的信息。（三）定義1.銷售合同信息：指與銷售合同相關(guān)的所有信息，包括合同基本信息（如合同編號(hào)、合同名稱、簽約雙方、簽約時(shí)間、合同金額等）、合同條款內(nèi)容、履行情況信息（如交貨時(shí)間、付款情況等）、附件信息（如技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量保證協(xié)議等）。2.合同管理人員：指負(fù)責(zé)銷售合同信息管理的相關(guān)人員，包括合同管理員、法務(wù)人員、銷售部門相關(guān)人員等。二、管理職責(zé)（一）銷售部門1.負(fù)責(zé)銷售合同的簽訂工作，確保合同條款符合公司利益和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.及時(shí)將簽訂后的銷售合同原件及相關(guān)附件提交給合同管理部門。3.負(fù)責(zé)提供銷售合同履行過(guò)程中的相關(guān)信息，如客戶反饋、交貨情況、付款情況等，并及時(shí)更新合同履行狀態(tài)。（二）合同管理部門1.負(fù)責(zé)銷售合同信息的收集、整理、分類和歸檔工作。2.建立和維護(hù)銷售合同信息管理系統(tǒng)，確保合同信息的安全和完整。3.對(duì)銷售合同信息進(jìn)行定期檢查和清理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。4.為公司各部門提供銷售合同信息查詢和咨詢服務(wù)。（三）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)銷售合同的合法性進(jìn)行審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。2.處理與銷售合同相關(guān)的法律糾紛，提供法律支持和建議。3.對(duì)合同管理人員進(jìn)行法律知識(shí)培訓(xùn)，提高合同管理的法律意識(shí)。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)銷售合同的財(cái)務(wù)審核工作，包括合同金額、付款方式、發(fā)票開具等。2.及時(shí)記錄銷售合同的收款情況，與銷售部門和合同管理部門進(jìn)行信息共享。3.協(xié)助合同管理部門對(duì)銷售合同的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和控制。三、銷售合同信息收集與整理（一）信息收集1.銷售部門在簽訂銷售合同后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將合同原件及相關(guān)附件提交給合同管理部門。提交的合同資料應(yīng)包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量保證協(xié)議等所有與合同相關(guān)的文件。2.合同管理部門在接收銷售合同資料時(shí)，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的檢查，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)資料不完整或存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知銷售部門補(bǔ)充或更正。3.銷售部門和其他相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門提供銷售合同履行過(guò)程中的相關(guān)信息，如交貨時(shí)間、驗(yàn)收情況、付款情況等。信息提供應(yīng)采用書面形式或通過(guò)合同信息管理系統(tǒng)進(jìn)行錄入。（二）信息整理1.合同管理部門應(yīng)按照合同編號(hào)、簽約時(shí)間、客戶名稱等分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)銷售合同信息進(jìn)行整理。建立合同檔案，將合同原件及相關(guān)附件按照一定的順序裝訂成冊(cè)，并在檔案封面注明合同編號(hào)、合同名稱、簽約雙方等基本信息。2.對(duì)銷售合同信息進(jìn)行電子化處理，將合同文本及相關(guān)信息錄入合同信息管理系統(tǒng)。錄入的信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括合同基本信息、合同條款內(nèi)容、附件信息等。3.對(duì)銷售合同信息進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)中，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。四、銷售合同信息存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.銷售合同信息采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的存儲(chǔ)方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的合同檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司的服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備中，并設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限。合同信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)等功能，確保電子檔案的安全和完整。（二）保管期限1.銷售合同信息的保管期限按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，銷售合同信息的保管期限為合同履行完畢后[X]年。2.對(duì)于涉及重要客戶、重大金額或具有特殊法律意義的銷售合同，其保管期限可以適當(dāng)延長(zhǎng)。（三）保管責(zé)任1.合同管理部門負(fù)責(zé)銷售合同信息的保管工作，應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案管理制度，確保合同信息的安全和完整。2.合同管理人員應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。五、銷售合同信息使用與查詢（一）信息使用1.公司各部門因工作需要使用銷售合同信息時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請(qǐng)。申請(qǐng)時(shí)應(yīng)說(shuō)明使用目的、使用范圍和使用期限等。2.合同管理部門在接到信息使用申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核。對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)提供相關(guān)合同信息；對(duì)于不符合規(guī)定的申請(qǐng)，應(yīng)拒絕并說(shuō)明理由。3.使用銷售合同信息的部門和人員應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)的使用目的和使用范圍使用信息，不得將信息泄露給其他單位或個(gè)人。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還或刪除相關(guān)信息。（二）信息查詢1.公司內(nèi)部人員可以通過(guò)合同信息管理系統(tǒng)進(jìn)行銷售合同信息查詢。查詢時(shí)應(yīng)輸入正確的查詢條件，如合同編號(hào)、客戶名稱、簽約時(shí)間等。2.對(duì)于涉及商業(yè)秘密或敏感信息的銷售合同，查詢權(quán)限應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格控制。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查詢相關(guān)信息。3.外部單位或個(gè)人需要查詢公司銷售合同信息時(shí)，應(yīng)持有合法的證明文件，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查詢時(shí)應(yīng)在合同管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行，不得復(fù)制或帶走合同信息。六、銷售合同信息保密（一）保密范圍銷售合同信息中的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等屬于保密信息，應(yīng)嚴(yán)格保密。保密信息包括但不限于合同條款內(nèi)容、產(chǎn)品價(jià)格、客戶名單、技術(shù)方案等。（二）保密措施1.公司與接觸銷售合同信息的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.對(duì)涉及保密信息的銷售合同信息進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)。3.在合同信息管理系統(tǒng)中設(shè)置審計(jì)功能，對(duì)用戶的訪問(wèn)行為進(jìn)行記錄和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常訪問(wèn)情況。4.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育，提高員工的保密意識(shí)。嚴(yán)禁員工在未經(jīng)授權(quán)的情況下泄露銷售合同信息。（三）保密責(zé)任1.對(duì)于違反保密規(guī)定，泄露銷售合同信息的人員，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將追究法律責(zé)任。2.如因公司原因?qū)е落N售合同信息泄露，給公司造成損失的，公司應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、銷售合同信息監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司應(yīng)建立銷售合同信息管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)銷售合同信息管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。監(jiān)督工作由公司內(nèi)部審計(jì)部門或其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)。2.監(jiān)督內(nèi)容包括銷售合同信息的收集、整理、存儲(chǔ)、使用和保密等方面的工作情況。檢查銷售合同信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，確保系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。（二）檢查方式1.定期檢查：公司內(nèi)部審計(jì)部門或其他相關(guān)部門應(yīng)每[X]個(gè)月對(duì)銷售合同信息管理工作進(jìn)行一次定期檢查。檢查內(nèi)容包括合同檔案的完整性、信息錄入的準(zhǔn)確性、信息使用的合規(guī)性等。2.不定期檢查：根據(jù)工作需要，公司可以對(duì)銷售合同信息管理工作進(jìn)行不定期檢查。檢查可以采用抽查的方式，對(duì)部分銷售合同信息進(jìn)行詳細(xì)檢查。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于在監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改通