銷售公司合同管理辦法

銷售公司合同管理辦法一、總則（一）目的為加強[銷售公司名稱]（以下簡稱“公司”）的合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，有效防范合同風險，維護公司的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、分支機構(gòu)在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于銷售合同、采購合同、服務(wù)合同、租賃合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則。合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的規(guī)定。2.風險防范原則。在合同管理過程中，要充分識別和評估合同風險，采取有效的風險防范措施，降低合同風險。3.全過程管理原則。對合同從簽訂前的準備、簽訂、履行到終止的全過程進行全面管理，確保合同的順利履行。4.權(quán)責明確原則。明確各部門、各崗位在合同管理中的職責和權(quán)限，做到權(quán)責清晰、分工明確。二、合同管理機構(gòu)及職責（一）合同管理領(lǐng)導小組公司設(shè)立合同管理領(lǐng)導小組，由公司總經(jīng)理任組長，分管副總經(jīng)理任副組長，各部門負責人為成員。合同管理領(lǐng)導小組的主要職責如下：1.審議公司合同管理制度和重大合同管理事項。2.協(xié)調(diào)解決合同管理過程中的重大問題。3.對合同管理工作進行監(jiān)督和指導。（二）合同管理部門公司指定[具體部門名稱]為合同管理部門，負責公司合同的日常管理工作。合同管理部門的主要職責如下：1.制定和完善公司合同管理制度，并組織實施。2.審核合同文本，對合同的合法性、合規(guī)性、完整性進行審查。3.建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行記錄和跟蹤。4.組織合同的歸檔和保管工作。5.協(xié)調(diào)處理合同糾紛，參與合同訴訟和仲裁活動。6.對各部門的合同管理工作進行指導和監(jiān)督。（三）業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門是合同的承辦部門，負責合同的前期洽談、起草、履行等工作。業(yè)務(wù)部門的主要職責如下：1.負責合同項目的市場調(diào)研和可行性分析，確定合同的基本條款和條件。2.起草合同文本，確保合同內(nèi)容符合公司的業(yè)務(wù)需求和利益。3.對合同相對方的主體資格、資信狀況等進行調(diào)查和評估。4.組織合同的談判和簽訂工作。5.負責合同的履行，及時跟蹤合同的執(zhí)行情況，處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題。6.定期向合同管理部門報告合同的履行情況。（四）法務(wù)部門法務(wù)部門負責對合同的法律風險進行審查和評估，為合同管理提供法律支持和服務(wù)。法務(wù)部門的主要職責如下：1.對合同文本進行法律審查，提出法律意見和建議。2.參與合同的談判和簽訂工作，提供法律咨詢和指導。3.處理合同糾紛，代理公司進行合同訴訟和仲裁活動。4.開展法律培訓和宣傳工作，提高員工的法律意識和合同管理水平。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂前的準備工作1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)當對合同相對方的主體資格、資信狀況、履約能力等進行全面調(diào)查和評估。調(diào)查內(nèi)容包括但不限于：（1）營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)證照的真實性和有效性。（2）法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等相關(guān)文件的真實性和合法性。（3）近三年的財務(wù)報表、經(jīng)營業(yè)績等相關(guān)資料，了解其財務(wù)狀況和經(jīng)營能力。（4）以往的合同履行情況，是否存在違約記錄。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當根據(jù)調(diào)查結(jié)果，撰寫合同相對方的資信調(diào)查報告，報合同管理部門和法務(wù)部門審核。對于資信狀況不佳、履約能力存在疑問的合同相對方，應(yīng)當謹慎簽訂合同，必要時可以要求其提供擔保。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當根據(jù)合同項目的具體情況，起草合同文本。合同文本應(yīng)當符合以下要求：（1）內(nèi)容完整、條款明確、表述清晰，避免出現(xiàn)歧義。（2）符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的規(guī)定。（3）明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，合理分配風險。（4）具備可操作性，便于合同的履行和監(jiān)督。（二）合同審核流程1.業(yè)務(wù)部門起草合同文本后，應(yīng)當先進行內(nèi)部審核，確保合同內(nèi)容符合公司的業(yè)務(wù)需求和利益。審核內(nèi)容包括但不限于：（1）合同的標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、履行地點等主要條款是否明確。（2）合同的違約責任、爭議解決方式等條款是否合理。（3）合同的簽訂是否符合公司的審批權(quán)限和程序。2.業(yè)務(wù)部門內(nèi)部審核通過后，將合同文本及相關(guān)資料提交合同管理部門進行審核。合同管理部門主要審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性，審核內(nèi)容包括但不限于：（1）合同是否符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的規(guī)定。（2）合同的條款是否完備，是否存在重大遺漏或不合理之處。（3）合同的格式是否規(guī)范，文字表述是否準確。3.合同管理部門審核通過后，將合同文本及相關(guān)資料提交法務(wù)部門進行法律審查。法務(wù)部門主要審查合同的法律風險，提出法律意見和建議。審查內(nèi)容包括但不限于：（1）合同的主體是否適格，是否具有簽訂合同的資格和能力。（2）合同的內(nèi)容是否合法有效，是否存在違反法律法規(guī)強制性規(guī)定的條款。（3）合同的違約責任和爭議解決方式是否明確、合理，是否有利于維護公司的合法權(quán)益。4.合同管理部門和法務(wù)部門審核通過后，將合同文本及相關(guān)資料提交公司領(lǐng)導審批。公司領(lǐng)導根據(jù)合同的金額、重要程度等因素，按照公司的審批權(quán)限進行審批。（三）合同簽訂1.經(jīng)公司領(lǐng)導審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當與合同相對方進行合同的簽訂工作。合同簽訂應(yīng)當遵循平等、自愿、公平、誠實信用的原則，確保合同的簽訂是雙方真實意思的表示。2.合同簽訂應(yīng)當采用書面形式，合同文本應(yīng)當由雙方簽字或蓋章確認。簽字人應(yīng)當具有合法的授權(quán)，蓋章應(yīng)當清晰、完整。3.對于重大合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)當進行公證或見證，以增強合同的法律效力。4.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當及時將合同副本送交合同管理部門和法務(wù)部門備案。四、合同履行管理（一）合同履行的一般要求1.合同生效后，各部門應(yīng)當嚴格按照合同約定履行自己的義務(wù)，確保合同的順利履行。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當建立合同履行臺賬，對合同的履行情況進行記錄和跟蹤。記錄內(nèi)容包括但不限于：合同的簽訂時間、履行期限、履行進度、付款情況、驗收情況等。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當定期對合同的履行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。對于可能影響合同履行的重大事項，應(yīng)當及時向合同管理部門和公司領(lǐng)導報告。（二）合同變更和解除1.在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化，需要變更或解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當及時與合同相對方進行協(xié)商，并簽訂書面的變更或解除協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應(yīng)當按照合同簽訂的審核流程進行審批，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后方可生效。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當及時通知相關(guān)部門，并對合同履行臺賬進行更新。（三）合同付款管理1.財務(wù)部門應(yīng)當按照合同約定的付款方式和時間進行付款。付款前，應(yīng)當審核合同的履行情況和相關(guān)憑證，確保付款符合合同約定和公司財務(wù)制度的規(guī)定。2.對于需要預(yù)付款的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當在合同中明確預(yù)付款的金額、支付方式、支付時間和退款條件等條款。預(yù)付款支付后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當跟蹤合同的履行情況，確保預(yù)付款的安全。3.對于分期付款的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當按照合同約定的付款節(jié)點及時催收款項。如出現(xiàn)逾期付款情況，應(yīng)當及時采取措施進行催收，必要時可以通過法律途徑解決。（四）合同驗收管理1.對于涉及產(chǎn)品或服務(wù)交付的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當在合同約定的驗收期限內(nèi)組織驗收工作。驗收應(yīng)當按照合同約定的標準和方法進行，確保產(chǎn)品或服務(wù)符合合同要求。2.驗收合格后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當出具驗收報告，并將驗收報告送交合同管理部門和財務(wù)部門備案。驗收不合格的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當及時與合同相對方協(xié)商解決，要求其采取補救措施或承擔違約責任。五、合同檔案管理（一）合同檔案的范圍合同檔案包括合同文本、合同審批文件、合同履行過程中的相關(guān)憑證、變更或解除協(xié)議、糾紛處理文件等與合同有關(guān)的所有資料。（二）合同檔案的歸檔1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當在[具體時間]內(nèi)將合同原件及相關(guān)資料送交合同管理部門歸檔。合同管理部門應(yīng)當對合同檔案進行分類整理，建立合同檔案目錄。2.合同履行過程中產(chǎn)生的相關(guān)資料，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當及時送交合同管理部門歸檔。合同管理部門應(yīng)當定期對合同檔案進行更新和補充。（三）合同檔案的保管1.合同管理部門應(yīng)當建立專門的合同檔案庫，對合同檔案進行妥善保管。合同檔案庫應(yīng)當具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保合同檔案的安全。2.合同檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和公司內(nèi)部規(guī)章制度執(zhí)行。對于重要合同或涉及商業(yè)秘密的合同，應(yīng)當適當延長保管期限。（四）合同檔案的查閱和借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應(yīng)當填寫《合同檔案查閱/借閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到合同管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.查閱或借閱合同檔案時，應(yīng)當遵守合同管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得損壞、涂改、丟失合同檔案。借閱合同檔案的，應(yīng)當在規(guī)定的期限內(nèi)歸還。六、合同糾紛處理（一）糾紛處理的原則1.及時處理原則。在發(fā)現(xiàn)合同糾紛后，應(yīng)當及時采取措施進行處理，避免糾紛擴大化。2.依法處理原則。合同糾紛處理應(yīng)當依據(jù)國家法律法規(guī)和合同約定，維護公司的合法權(quán)益。3.協(xié)商解決優(yōu)先原則。對于合同糾紛，應(yīng)當首先通過協(xié)商的方式解決，盡量避免通過訴訟或仲裁等方式解決。（二）糾紛處理的程序1.當發(fā)生合同糾紛時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當及時向合同管理部門和法務(wù)部門報告，并提供相關(guān)的合同資料和糾紛情況說明。2.合同管理部門和法務(wù)部門應(yīng)當對糾紛情況進行調(diào)查和分析，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)當報公司領(lǐng)導審批。3.根據(jù)糾紛處理方案，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當與合同相對方進行協(xié)商，爭取達成和解協(xié)議。如協(xié)商不成，可以根據(jù)合同約定的爭議解決方式，選擇通過訴訟或仲裁等方式解決糾紛。4.在糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門、合同管理部門和法務(wù)部門應(yīng)當密切配合，共同做好證據(jù)收集、法律文書起草、出庭應(yīng)訴等工作。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理部門應(yīng)當定期對各部門的合同管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂和履行情況、合同檔案管理情況等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，合同管理部門應(yīng)當及時提出整改意見，并要求相關(guān)部門限期整改。整改情況應(yīng)當進行跟蹤和復(fù)查，確保問題