集團(tuán)印章如何管理辦法

集團(tuán)印章如何管理辦法?一、引言在集團(tuán)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理中，印章作為企業(yè)權(quán)力和信用的象征，具有極其重要的法律意義和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。一枚小小的印章，承載著企業(yè)的意志和決策，其使用和管理的規(guī)范與否，直接關(guān)系到集團(tuán)的合法權(quán)益、經(jīng)營(yíng)安全和社會(huì)形象。隨著集團(tuán)業(yè)務(wù)的不斷拓展和多元化發(fā)展，印章的使用場(chǎng)景日益復(fù)雜，使用頻率也大幅增加，這對(duì)印章管理工作提出了更高的要求。為了加強(qiáng)集團(tuán)印章管理，規(guī)范印章使用流程，防范印章使用風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)公司法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，特制定本管理辦法。本辦法旨在建立一套科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、有效的印章管理體系，確保集團(tuán)印章的安全、合理、合法使用，為集團(tuán)的穩(wěn)健發(fā)展提供有力保障。二、適用范圍本辦法適用于集團(tuán)總部及各下屬子公司、分公司、事業(yè)部等所有具有獨(dú)立法人資格或非獨(dú)立法人資格的下屬機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱"各單位"）。集團(tuán)內(nèi)所有印章的刻制、保管、使用、停用、銷毀等管理活動(dòng)，均應(yīng)嚴(yán)格按照本辦法執(zhí)行。三、管理原則（一）集中管理原則集團(tuán)對(duì)印章實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確印章管理的責(zé)任主體和管理流程，確保印章管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。集團(tuán)總部設(shè)立專門的印章管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)集團(tuán)印章的管理工作，各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本單位印章的具體管理工作，并接受集團(tuán)印章管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）分級(jí)負(fù)責(zé)原則根據(jù)印章的重要程度和使用范圍，實(shí)行分級(jí)管理、分級(jí)負(fù)責(zé)。集團(tuán)總部印章由集團(tuán)印章管理部門直接管理，各單位印章由各單位自行管理，但需在集團(tuán)印章管理部門備案。各單位負(fù)責(zé)人對(duì)本單位印章的使用和管理負(fù)總責(zé)，印章管理人員對(duì)印章的日常保管和使用操作負(fù)直接責(zé)任。（三）嚴(yán)格審批原則印章使用必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)審批不得擅自使用印章。所有印章使用申請(qǐng)均需按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審核，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用。審批過(guò)程應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，確保印章使用的合理性、合法性和必要性。（四）風(fēng)險(xiǎn)防控原則建立健全印章使用風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)印章使用過(guò)程的監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)隱患。對(duì)違規(guī)使用印章的行為，要嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任，確保集團(tuán)印章安全可控。四、印章分類及用途（一）公章集團(tuán)公章是集團(tuán)最高權(quán)力的象征，代表集團(tuán)對(duì)外開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)、簽訂合同、出具證明等。公章的使用范圍涵蓋集團(tuán)的重大決策、重要文件、對(duì)外協(xié)議等，具有最高的法律效力。（二）法人章法人章代表集團(tuán)法定代表人的身份和意志，主要用于銀行賬戶開戶、支票簽發(fā)、合同簽訂等涉及法定代表人簽字的業(yè)務(wù)活動(dòng)。法人章的使用通常與公章配合，共同確認(rèn)集團(tuán)的重要決策和行為。（三）合同專用章合同專用章專門用于集團(tuán)對(duì)外簽訂各類合同和協(xié)議。使用合同專用章可以明確合同簽訂的主體和范圍，提高合同簽訂的效率和規(guī)范性，同時(shí)也便于對(duì)合同的管理和監(jiān)督。（四）財(cái)務(wù)專用章財(cái)務(wù)專用章主要用于集團(tuán)財(cái)務(wù)管理活動(dòng)，如銀行結(jié)算、財(cái)務(wù)報(bào)表出具、稅務(wù)申報(bào)等。財(cái)務(wù)專用章的使用涉及集團(tuán)的資金安全和財(cái)務(wù)信息保密，必須嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行管理。（五）其他專用章根據(jù)集團(tuán)業(yè)務(wù)需要，還可能刻制其他專用章，如發(fā)票專用章、人事專用章、行政專用章等。這些專用章分別用于特定的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，其使用范圍和審批流程應(yīng)根據(jù)具體情況進(jìn)行明確規(guī)定。五、印章刻制（一）刻制申請(qǐng)各單位因業(yè)務(wù)需要刻制印章時(shí)，應(yīng)向集團(tuán)印章管理部門提出書面申請(qǐng)。申請(qǐng)內(nèi)容應(yīng)包括印章名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等詳細(xì)信息，并說(shuō)明刻制印章的必要性和合理性。申請(qǐng)需經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋本單位公章。（二）審核批準(zhǔn)集團(tuán)印章管理部門收到刻制申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)的合法性、合理性、必要性等。對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)，報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批；對(duì)于不符合規(guī)定的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)反饋并說(shuō)明理由。（三）刻制辦理經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，集團(tuán)印章管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一安排印章刻制工作?？讨朴≌聭?yīng)選擇具有合法資質(zhì)的刻章單位，并與其簽訂刻章合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)?？陶聠挝粦?yīng)按照規(guī)定的規(guī)格、材質(zhì)和樣式進(jìn)行刻制，確保印章質(zhì)量符合要求。（四）備案登記印章刻制完成后，集團(tuán)印章管理部門應(yīng)及時(shí)將印章印模留存?zhèn)浒?，并建立印章管理檔案。各單位應(yīng)在收到印章后，及時(shí)到集團(tuán)印章管理部門辦理印章領(lǐng)用登記手續(xù)，領(lǐng)取印章使用登記表和印章保管責(zé)任書。六、印章保管（一）保管人員各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印章保管工作。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章管理規(guī)定和操作流程。印章保管人員應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定，如有特殊情況需要更換，應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)，并報(bào)集團(tuán)印章管理部門備案。（二）保管要求印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或保險(xiǎn)箱內(nèi)，確保印章安全。保險(xiǎn)柜或保險(xiǎn)箱應(yīng)設(shè)置專人密碼和鑰匙，密碼和鑰匙應(yīng)由不同人員分別保管。印章保管人員應(yīng)定期檢查印章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人和集團(tuán)印章管理部門。（三）保管責(zé)任印章保管人員對(duì)印章的安全和完整負(fù)直接責(zé)任。如因保管不善導(dǎo)致印章丟失、被盜用等情況，保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。各單位負(fù)責(zé)人對(duì)本單位印章的保管工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，應(yīng)定期對(duì)印章保管情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。七、印章使用（一）使用申請(qǐng)需要使用印章時(shí)，使用人應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用途等信息，并經(jīng)本單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。對(duì)于重大事項(xiàng)或涉及金額較大的用印申請(qǐng)，還需報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審核審批印章管理人員收到《印章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)內(nèi)容的真實(shí)性、合法性和完整性。審核無(wú)誤后，按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)，予以蓋章；對(duì)于不符合規(guī)定的申請(qǐng)，應(yīng)拒絕蓋章并說(shuō)明理由。（三）用印操作印章管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照《印章使用申請(qǐng)表》上的內(nèi)容進(jìn)行用印操作。用印時(shí)應(yīng)確保印章清晰、完整，不得模糊、重疊或加蓋在無(wú)關(guān)的位置。用印后，應(yīng)在《印章使用登記表》上詳細(xì)記錄用印時(shí)間、用印事項(xiàng)、用印人等信息，并由用印人簽字確認(rèn)。（四）特殊情況處理如遇緊急情況需要使用印章，而無(wú)法及時(shí)履行審批手續(xù)時(shí)，使用人應(yīng)先通過(guò)電話或其他方式向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，經(jīng)同意后方可使用印章。使用后，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)，并在《印章使用登記表》上注明情況。八、印章停用與銷毀（一）停用情形印章因單位名稱變更、機(jī)構(gòu)撤銷、印章?lián)p壞等原因需要停用時(shí)，各單位應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)印章管理部門提出書面申請(qǐng)。申請(qǐng)內(nèi)容應(yīng)包括停用印章的名稱、原因、停用時(shí)間等信息，并附相關(guān)證明材料。（二）停用處理集團(tuán)印章管理部門收到停用申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。對(duì)于符合停用條件的，通知相關(guān)單位停止使用該印章，并收回印章。收回的印章應(yīng)進(jìn)行封存保管，并在印章管理檔案中注明停用情況。（三）銷毀申請(qǐng)對(duì)于停用的印章，各單位應(yīng)在停用后一定期限內(nèi)，向集團(tuán)印章管理部門提出銷毀申請(qǐng)。申請(qǐng)內(nèi)容應(yīng)包括銷毀印章的名稱、原因、銷毀方式等信息，并附印章停用證明材料。（四）銷毀審批集團(tuán)印章管理部門收到銷毀申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括銷毀申請(qǐng)的合法性、合理性、必要性等。對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)，報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批；對(duì)于不符合規(guī)定的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)反饋并說(shuō)明理由。（五）銷毀處理經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，集團(tuán)印章管理部門負(fù)責(zé)組織印章銷毀工作。銷毀印章應(yīng)選擇安全、可靠的銷毀方式，如粉碎、熔化等。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)督，并拍照或錄像留存。銷毀完成后，應(yīng)及時(shí)將銷毀情況記錄在印章管理檔案中。九、監(jiān)督檢查（一）定期檢查集團(tuán)印章管理部門應(yīng)定期對(duì)各單位印章管理情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括印章的刻制、保管、使用、停用、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)。檢查周期一般為每半年一次，也可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。（二）不定期抽查除定期檢查外，集團(tuán)印章管理部門還應(yīng)不定期對(duì)各單位印章管理情況進(jìn)行抽查。抽查可以采取現(xiàn)場(chǎng)檢查、調(diào)閱檔案、詢問(wèn)相關(guān)人員等方式進(jìn)行。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)單位限期整改。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人，集