醫(yī)院檔案管理辦法并發(fā)文

醫(yī)院檔案管理辦法并發(fā)文?《醫(yī)院檔案管理辦法》一、引言在醫(yī)療行業(yè)不斷發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案作為醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理、醫(yī)療服務(wù)、科研教學(xué)等各項(xiàng)活動(dòng)的重要記錄，其重要性日益凸顯。有效的檔案管理不僅有助于醫(yī)院規(guī)范內(nèi)部管理流程、提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，還能為醫(yī)療糾紛處理、醫(yī)學(xué)研究等提供有力的支持。為了加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本醫(yī)院實(shí)際情況，特制定本管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于醫(yī)院內(nèi)部各部門、科室形成的各類檔案的管理，包括但不限于醫(yī)療檔案、行政檔案、科研檔案、教學(xué)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。三、管理原則（一）集中統(tǒng)一管理原則醫(yī)院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)全院的檔案管理工作，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。（二）安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，采取必要的安全措施，確保檔案的安全保密，防止檔案信息的泄露、損毀和丟失。（三）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立健全檔案管理制度和操作流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。（四）有效利用原則充分發(fā)揮檔案的信息資源作用，為醫(yī)院的各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展和進(jìn)步。四、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善醫(yī)院檔案管理制度和工作流程，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門、科室的檔案收集、整理、歸檔工作，確保檔案質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的安全和完整。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高檔案管理水平。6.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解和掌握檔案管理的最新政策和要求。（二）各部門、科室1.負(fù)責(zé)本部門、科室檔案的收集、整理和初步審核工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交檔案。2.確定一名兼職檔案管理員，具體負(fù)責(zé)本部門、科室的檔案管理工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。五、檔案分類與歸檔（一）檔案分類根據(jù)醫(yī)院檔案的形成特點(diǎn)和管理需要，將檔案分為以下幾類：1.醫(yī)療檔案：包括門診病歷、住院病歷、護(hù)理記錄、醫(yī)療檢查報(bào)告、手術(shù)記錄等。2.行政檔案：包括醫(yī)院行政管理文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事檔案等。3.科研檔案：包括科研項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、立項(xiàng)批復(fù)、科研報(bào)告、科研論文等。4.教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)評(píng)估材料等。5.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.基建檔案：包括醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。7.設(shè)備檔案：包括醫(yī)院設(shè)備的采購(gòu)合同、技術(shù)資料、維修記錄等。8.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等。（二）歸檔范圍凡是反映醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)、具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，均應(yīng)納入歸檔范圍。具體歸檔范圍按照國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。（三）歸檔時(shí)間1.醫(yī)療檔案：門診病歷和住院病歷應(yīng)在患者出院后及時(shí)歸檔，一般不超過(guò)15個(gè)工作日。2.行政檔案：當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年歸檔。3.科研檔案：科研項(xiàng)目完成后，應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)歸檔。4.教學(xué)檔案：學(xué)期教學(xué)任務(wù)完成后，應(yīng)在學(xué)期結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔。5.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)年度終了后，應(yīng)在次年3個(gè)月內(nèi)歸檔。6.基建檔案：基本建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，應(yīng)在3個(gè)月內(nèi)歸檔。7.設(shè)備檔案：設(shè)備到貨驗(yàn)收后，應(yīng)及時(shí)歸檔。8.聲像檔案：活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)在1個(gè)月內(nèi)歸檔。（四）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、字跡清晰、簽署完備。2.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類方案和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，編制歸檔文件目錄。3.歸檔的電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在耐久性好的載體上，并進(jìn)行備份和異地保存。4.歸檔的聲像檔案應(yīng)注明時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。六、檔案保管與保護(hù)（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠的地方，并與其他用房分開(kāi)。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、密集架等，并按照檔案分類和編號(hào)順序進(jìn)行排列。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全和完整。（二）檔案保管措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案損壞、霉變、蟲(chóng)蛀等問(wèn)題。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度控制在14℃-24℃，相對(duì)濕度控制在45%-60%。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。（三）檔案保護(hù)技術(shù)1.采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)，如數(shù)字化存儲(chǔ)、光盤(pán)存儲(chǔ)等，提高檔案的安全性和耐久性。2.對(duì)重要檔案進(jìn)行備份，并異地保存，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.檔案鑒定小組應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行鑒定，一般每5年進(jìn)行一次全面鑒定。3.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值、歷史意義、現(xiàn)實(shí)作用等因素，確定檔案的保管期限。（二）檔案銷毀1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。八、檔案利用與服務(wù)（一）檔案利用方式1.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門、科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，并經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并辦理復(fù)制手續(xù)。（二）檔案服務(wù)內(nèi)容1.檔案管理部門應(yīng)積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具和參考資料，為醫(yī)院的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。2.建立檔案利用效果反饋機(jī)制，及時(shí)了解檔案利用情況和用戶需求，不斷改進(jìn)檔案服務(wù)工作。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、共享和利用，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.建立醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和在線查詢。2.對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取必要的技術(shù)手段和管理措施，確保檔案信息的安全保密。（三）保障措施1.加大檔案信息化建設(shè)的資金投入，配備必要的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)。2.加強(qiáng)檔案信息化人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平。3.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案信息化建設(shè)和管理工作。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門、科室的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。2.醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入年度目標(biāo)考