政府信息化檔案管理辦法

政府信息化檔案管理辦法?一、引言在當(dāng)今數(shù)字化時代，信息技術(shù)的飛速發(fā)展深刻地改變了政府的管理模式和工作方式。政府檔案作為政府活動的真實記錄，是政府履行職能、開展工作的重要依據(jù)和歷史見證。傳統(tǒng)的檔案管理方式已難以滿足政府高效運作和社會發(fā)展的需求，信息化檔案管理成為必然趨勢。為了規(guī)范政府信息化檔案管理工作，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本政府部門實際情況，特制定本管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于本政府部門及下屬各單位在各項工作中形成的各種類型的信息化檔案的管理，包括但不限于電子公文、電子報表、電子圖紙、音視頻文件等。三、管理原則（一）合法性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保信息化檔案的形成、收集、整理、存儲、利用等各個環(huán)節(jié)都合法合規(guī)。（二）完整性原則保證信息化檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，涵蓋政府工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，避免檔案缺失或遺漏。（三）安全性原則采取必要的技術(shù)和管理措施，確保信息化檔案的安全存儲和傳輸，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。（四）可用性原則建立科學(xué)合理的檔案檢索和利用機制，方便政府工作人員和社會公眾依法查閱和利用信息化檔案，提高檔案的使用效率。四、管理職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善本政府部門信息化檔案管理的規(guī)章制度和工作流程。2.組織開展信息化檔案的收集、整理、存儲、鑒定、銷毀等工作。3.建立和維護(hù)信息化檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)安全。4.對各部門的信息化檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。5.開展信息化檔案的開發(fā)利用工作，為政府決策和社會公眾提供服務(wù)。（二）各業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門信息化檔案的形成、收集和整理工作，確保檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.按照規(guī)定的時間和要求，將本部門的信息化檔案移交檔案管理部門進(jìn)行集中管理。3.配合檔案管理部門做好信息化檔案的鑒定、銷毀等工作。4.依法查閱和利用本部門的信息化檔案，確保檔案的合理使用。（三）信息技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)信息化檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)支持和維護(hù)工作，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.提供必要的技術(shù)手段，確保信息化檔案的安全存儲和傳輸。3.協(xié)助檔案管理部門和各業(yè)務(wù)部門解決信息化檔案管理過程中的技術(shù)問題。五、信息化檔案的形成與收集（一）形成要求1.各部門在開展各項工作過程中，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求形成信息化檔案。電子文件應(yīng)具有規(guī)范的元數(shù)據(jù)，包括文件名稱、文件編號、生成時間、作者、來源等，以確保檔案的可識別和可追溯。2.對于重要的信息化檔案，應(yīng)同時保存紙質(zhì)版本和電子版本，并確保兩者內(nèi)容一致。（二）收集范圍1.各類電子公文，包括命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等。2.電子報表，如統(tǒng)計報表、財務(wù)報表等。3.電子圖紙，包括工程設(shè)計圖紙、規(guī)劃圖紙等。4.音視頻文件，如會議錄像、活動視頻、音頻資料等。5.其他具有保存價值的電子文件和數(shù)據(jù)。（三）收集方法1.各部門應(yīng)建立信息化檔案收集制度，明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作。2.對于日常工作中形成的信息化檔案，應(yīng)及時進(jìn)行收集和整理，并按照規(guī)定的格式和要求存儲在本部門的服務(wù)器或指定的存儲設(shè)備中。3.對于重要的會議、活動等形成的信息化檔案，應(yīng)在活動結(jié)束后及時進(jìn)行收集和整理，并移交檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的信息化檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。六、信息化檔案的整理與存儲（一）整理要求1.信息化檔案應(yīng)按照分類、編號、編目等要求進(jìn)行整理，以便于管理和利用。2.電子文件應(yīng)按照年度、保管期限、文件類型等進(jìn)行分類，并建立相應(yīng)的索引和目錄。3.對于多個文件組成的項目或案件，應(yīng)將相關(guān)文件進(jìn)行集中整理，形成一個完整的檔案單元。（二）存儲方式1.信息化檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行存儲，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等。2.存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余備份和災(zāi)難恢復(fù)功能，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.信息化檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）存儲環(huán)境1.存儲信息化檔案的場所應(yīng)具備良好的物理環(huán)境，包括溫度、濕度、防火、防盜、防潮、防磁等條件。2.存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運行。七、信息化檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對信息化檔案的保存價值進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循客觀、公正、科學(xué)的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、各業(yè)務(wù)部門和相關(guān)專家組成。2.鑒定小組應(yīng)定期對信息化檔案進(jìn)行全面檢查和評估，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。3.對于保管期限已滿、失去保存價值的信息化檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。（三）銷毀程序1.對于擬銷毀的信息化檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報本政府部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀信息化檔案應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如數(shù)據(jù)擦除、物理銷毀等。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。八、信息化檔案的利用與服務(wù)（一）利用權(quán)限1.政府工作人員因工作需要查閱和利用信息化檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請和審批。2.社會公眾查閱和利用政府信息化檔案，應(yīng)遵守國家有關(guān)檔案開放利用的規(guī)定，按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請和審批。（二）利用方式1.提供在線查詢服務(wù)，政府工作人員和社會公眾可以通過互聯(lián)網(wǎng)登錄信息化檔案管理系統(tǒng)，查詢和利用相關(guān)檔案信息。2.提供現(xiàn)場查閱服務(wù)，對于一些不宜公開的檔案或需要查閱原始檔案的情況，可提供現(xiàn)場查閱服務(wù)。（三）服務(wù)要求1.檔案管理部門應(yīng)建立健全信息化檔案利用服務(wù)制度，明確服務(wù)流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)熱情、周到地為利用者提供服務(wù)，及時解答利用者的疑問。3.對于利用者提出的檔案利用需求，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)予以答復(fù)和處理。九、信息化檔案的安全管理（一）安全制度1.建立健全信息化檔案安全管理制度，明確安全管理職責(zé)和工作流程。2.加強對信息化檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止黑客攻擊和病毒感染。3.對信息化檔案的訪問進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限，分配不同的訪問權(quán)限。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對信息化檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，確保在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。（三）應(yīng)急處置1.制定信息化檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。3.在發(fā)生安全事件時，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處置，并向上級主管部門報告。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的信息化檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的形成、收集、整理、存儲、利用等各個環(huán)節(jié)。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，