銀行建筑印章管理辦法

銀行建筑印章管理辦法一、前言親愛(ài)的同事們，銀行建筑印章在我們的業(yè)務(wù)開(kāi)展中起著至關(guān)重要的作用。它不僅代表著銀行的權(quán)威與信譽(yù)，更是各類(lèi)業(yè)務(wù)文件有效性的關(guān)鍵標(biāo)識(shí)。隨著銀行業(yè)務(wù)的不斷拓展，涉及建筑相關(guān)的事務(wù)日益增多，如新建辦公大樓、網(wǎng)點(diǎn)裝修改造等。在這些過(guò)程中，印章的使用頻率也大幅提高。為了確保印章使用的安全性、規(guī)范性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及銀行業(yè)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，我們特制定本《銀行建筑印章管理辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)銀行的利益與形象。二、適用范圍本辦法適用于我行所有涉及建筑相關(guān)業(yè)務(wù)的印章管理，包括但不限于總行及各分支機(jī)構(gòu)用于建筑項(xiàng)目合同簽訂、工程文件確認(rèn)、款項(xiàng)支付等環(huán)節(jié)所使用的各類(lèi)印章。無(wú)論是大型的總行辦公建筑建設(shè)，還是基層網(wǎng)點(diǎn)的小型裝修工程，只要涉及印章使用，都應(yīng)遵循本辦法規(guī)定。三、印章分類(lèi)與定義1.公章：代表我行整體，用于具有最高法律效力的建筑相關(guān)文件，如重大建筑項(xiàng)目的合作協(xié)議、向政府部門(mén)提交的關(guān)鍵建筑審批文件等。2.合同專(zhuān)用章：專(zhuān)門(mén)用于簽訂各類(lèi)建筑工程合同，包括施工合同、設(shè)計(jì)合同、監(jiān)理合同等。3.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章（建筑相關(guān)）：主要用于建筑項(xiàng)目款項(xiàng)收付、費(fèi)用結(jié)算等財(cái)務(wù)相關(guān)文件，如工程款支付憑證、建筑材料采購(gòu)發(fā)票蓋章等。4.項(xiàng)目專(zhuān)用章：根據(jù)具體建筑項(xiàng)目設(shè)立，僅用于該項(xiàng)目特定范圍內(nèi)的文件，如項(xiàng)目?jī)?nèi)部聯(lián)系單、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告等。此類(lèi)印章需明確標(biāo)注項(xiàng)目名稱(chēng)及使用范圍。四、印章的刻制與啟用1.刻制申請(qǐng)：當(dāng)因業(yè)務(wù)需要刻制新的建筑印章時(shí)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表需詳細(xì)說(shuō)明印章的名稱(chēng)、類(lèi)型、使用范圍、預(yù)計(jì)使用期限等信息。例如，如果是為某一新建分行大樓項(xiàng)目刻制項(xiàng)目專(zhuān)用章，要寫(xiě)明項(xiàng)目名稱(chēng)、具體負(fù)責(zé)部門(mén)等。申請(qǐng)表需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并提交至上級(jí)主管部門(mén)審核。審核過(guò)程中，上級(jí)主管部門(mén)會(huì)對(duì)申請(qǐng)理由、印章用途等進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保確有必要刻制。2.審批流程：主管部門(mén)審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交至行領(lǐng)導(dǎo)審批。行領(lǐng)導(dǎo)會(huì)從銀行整體戰(zhàn)略、風(fēng)險(xiǎn)把控等角度綜合考量，做出最終審批決定。對(duì)于涉及金額較大、影響范圍廣的建筑項(xiàng)目印章刻制申請(qǐng)，可能還需經(jīng)過(guò)行內(nèi)相關(guān)委員會(huì)審議通過(guò)。3.刻制執(zhí)行：獲得批準(zhǔn)后，由指定的行政部門(mén)負(fù)責(zé)聯(lián)系經(jīng)公安機(jī)關(guān)備案的正規(guī)刻章機(jī)構(gòu)進(jìn)行印章刻制。嚴(yán)禁任何部門(mén)或個(gè)人私自刻制印章。在印章刻制過(guò)程中，行政部門(mén)要與刻章機(jī)構(gòu)保持密切溝通，確保印章的規(guī)格、樣式符合國(guó)家規(guī)定及我行要求。例如，公章的尺寸、字體等都有嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)。4.印章啟用：印章刻制完成后，行政部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)印章進(jìn)行驗(yàn)收。檢查印章的外觀(guān)、印模清晰度等是否符合要求。驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《印章啟用登記表》，注明印章名稱(chēng)、啟用日期、保管人等信息。同時(shí)，發(fā)布正式的印章啟用通知，告知全行各部門(mén)該印章已正式啟用。通知中應(yīng)附上印章印模，方便各部門(mén)識(shí)別。五、印章的保管1.保管原則：印章保管遵循“專(zhuān)人負(fù)責(zé)、分崗管理”原則。每枚印章都應(yīng)指定專(zhuān)人保管，保管人需具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。例如，公章保管人應(yīng)是行內(nèi)資深、可靠的管理人員。不同類(lèi)型印章應(yīng)分崗保管，避免由同一人保管全部印章，以降低風(fēng)險(xiǎn)。如合同專(zhuān)用章與財(cái)務(wù)專(zhuān)用章應(yīng)由不同部門(mén)人員分別保管。2.保管設(shè)施：印章保管應(yīng)配備專(zhuān)門(mén)的保管設(shè)備，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并確保設(shè)備具備良好的防盜、防火、防潮性能。例如，公章應(yīng)存放在帶密碼鎖的保險(xiǎn)柜中，鑰匙和密碼分別由不同人員掌握。保管場(chǎng)所應(yīng)具備安全監(jiān)控設(shè)施，確保印章存放環(huán)境的安全性。監(jiān)控記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。3.保管人職責(zé)：保管人要妥善保管印章，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。如因特殊情況需要臨時(shí)交接，應(yīng)填寫(xiě)《印章交接登記表》，注明交接時(shí)間、交接原因、交接雙方等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。保管人應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)印章有磨損、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并申請(qǐng)更換。每日下班前，保管人要將印章放入指定保管設(shè)備并妥善鎖好。六、印章的使用1.使用申請(qǐng)：當(dāng)需要使用建筑印章時(shí)，使用人應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表需詳細(xì)說(shuō)明用印文件名稱(chēng)、用印事項(xiàng)、用印份數(shù)等信息。例如，如果是為某建筑項(xiàng)目的施工合同用印，要寫(xiě)明合同名稱(chēng)、合同對(duì)方、合同金額等關(guān)鍵信息。同時(shí)，需附上用印文件的電子版或紙質(zhì)版，供審核人員查看。對(duì)于重要文件，還應(yīng)提供文件起草背景、主要條款說(shuō)明等資料。2.審核流程：申請(qǐng)表首先提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人要對(duì)用印事項(xiàng)的真實(shí)性、必要性進(jìn)行審核，確保用印符合部門(mén)業(yè)務(wù)需求。例如，審核該建筑項(xiàng)目是否真實(shí)存在，用印文件內(nèi)容是否與項(xiàng)目實(shí)際情況相符。審核通過(guò)后，提交至法律合規(guī)部門(mén)審核。法律合規(guī)部門(mén)從法律風(fēng)險(xiǎn)角度對(duì)用印文件進(jìn)行審查，確保文件內(nèi)容不違反法律法規(guī)及我行相關(guān)規(guī)定。如審查合同條款是否存在法律漏洞、是否對(duì)我行權(quán)益有充分保障等。對(duì)于涉及金額較大或重要的建筑項(xiàng)目用印，還需經(jīng)行領(lǐng)導(dǎo)審批。行領(lǐng)導(dǎo)會(huì)綜合考慮項(xiàng)目整體情況、銀行利益等因素做出審批決定。3.用印登記：經(jīng)審核批準(zhǔn)后，保管人在《印章使用登記簿》上進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括用印日期、用印文件名稱(chēng)、用印份數(shù)、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人等信息。登記完成后，保管人方可在用印文件上加蓋印章。蓋章時(shí)要確保印章清晰、位置準(zhǔn)確，符合文件格式要求。4.特殊情況處理：如遇緊急情況需要立即用印，而相關(guān)審核人員無(wú)法及時(shí)審批時(shí)，使用人應(yīng)通過(guò)電話(huà)、郵件等方式向?qū)徍巳藛T說(shuō)明情況，并獲得口頭批準(zhǔn)。事后，使用人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)補(bǔ)齊書(shū)面申請(qǐng)及審核手續(xù)。例如，在緊急用印后的24小時(shí)內(nèi)，完成所有書(shū)面材料的提交和審批流程。七、印章的停用與銷(xiāo)毀1.停用申請(qǐng)：當(dāng)建筑項(xiàng)目結(jié)束、印章使用期限屆滿(mǎn)或因其他原因需要停用印章時(shí)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《印章停用申請(qǐng)表》。說(shuō)明停用原因、停用印章名稱(chēng)等信息。例如，如果是某建筑項(xiàng)目完工，相應(yīng)的項(xiàng)目專(zhuān)用章就應(yīng)申請(qǐng)停用。申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，提交至上級(jí)主管部門(mén)審核。2.審批與停用：主管部門(mén)審核通過(guò)后，發(fā)布印章停用通知，告知全行各部門(mén)該印章已停用，不得再使用。同時(shí)，收回停用印章，交至指定保管場(chǎng)所存放。對(duì)于停用的印章，應(yīng)在印章表面做明顯標(biāo)記，防止誤用。例如，可以在印章上刻上“停用”字樣。3.銷(xiāo)毀處理：對(duì)于長(zhǎng)期停用且無(wú)保留價(jià)值的印章，由行政部門(mén)定期組織銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前，填寫(xiě)《印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)行領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)選擇安全可靠的方式，如采用專(zhuān)業(yè)的印章銷(xiāo)毀設(shè)備進(jìn)行粉碎、熔毀等。銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)有至少兩名監(jiān)銷(xiāo)人員在場(chǎng)，確保印章徹底銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀完成后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《印章銷(xiāo)毀登記表》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀記錄存檔保存。八、監(jiān)督與檢查1.定期檢查：銀行內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)建筑印章管理情況進(jìn)行檢查。檢查頻率至少每半年一次，確保印章管理辦法得到有效執(zhí)行。檢查內(nèi)容包括印章的刻制、保管、使用、停用及銷(xiāo)毀等各個(gè)環(huán)節(jié)。例如，檢查印章刻制是否經(jīng)過(guò)正規(guī)審批流程，保管設(shè)備是否安全可靠，用印登記是否完整準(zhǔn)確等。2.不定期抽查：除定期檢查外，上級(jí)主管部門(mén)有權(quán)對(duì)各部門(mén)印章管理情況進(jìn)行不定期抽查。抽查可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、調(diào)閱資料等方式進(jìn)行。對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。整改完成后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)提交整改報(bào)告，確保問(wèn)題得到徹底解決。3.違規(guī)處理：對(duì)于違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管印章等行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。情節(jié)較輕的，給予批評(píng)教育、警告等處分；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究法律責(zé)任。如因違規(guī)使用印章給銀行造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)賠償